Kategorie

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

Rödl & Partner
Doradztwo podatkowe, prawne, biznesowe, audyt, księgowość
Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
Shutterstock
Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

Koszty prowadzenia księgowości

Względy finansowe bardzo często stawiane są na pierwszym miejscu. Zatrudnienie doświadczonej księgowej na etat to dość kosztowny wydatek. Ponadto może się okazać, że pracy w obszarze finansowym nie wystarczy dla jednej osoby na pełnym etacie. Często taka sytuacja ma miejsce na przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej lub w mniejszych przedsiębiorstwach.

Dodatkowo warto wziąć pod uwagę to, że na rynku trudno znaleźć specjalistę z kompetencjami zarówno księgowymi, jak i kadrowo-płacowymi. Należy też pomyśleć o zastępstwie dla tej osoby podczas urlopu bądź zwolnienia lekarskiego. Przy zatrudnianiu księgowego na etacie do kosztów wynagrodzenia dochodzą koszty dodatkowe, min. koszty związane z organizacją miejsca pracy, koszty związane ze szkoleniami i aktualizacją wiedzy oraz wdrożenia i utrzymania oprogramowania księgowego. Dlatego rozważając opcję własnego księgowego, warto wziąć pod uwagę wszystkie koszty.

Rozważając możliwość outsourcingu księgowego, trzeba przyjrzeć się ofertom kilku dostawców i oprócz ceny zwrócić uwagę na zakres oferowanych usług oraz kompetencje dostawcy. Czasami okazuje się, że rzeczywiste koszty mogą znacznie odbiegać od tych zaplanowanych na początku albo z powodu niekompetencji biura będziemy zmuszeni ponieść dodatkowe koszty i poświęcić czas, aby naprawić szkody wynikłe z takiej współpracy.

Księgowość on-line to alternatywa dla dwóch powyższych rozwiązań. Na początku często wydaje się najbardziej korzystna finansowo. Banki kuszą swoich klientów ofertą rachunków bankowych z możliwością prowadzenia księgowości on-line i skorzystania z usług księgowego. Nie mniej jednak warto szerzej przyjrzeć się ofercie i sprawdzić, jakie są koszty prowadzenia takiej obsługi oraz ile czasu i zaangażowania będzie potrzebne z naszej strony.

Przy podejmowaniu decyzji warto porównać zarówno kwestie honorarium, jak i to, co staje się dla nas coraz cenniejsze, czyli nasz czas i potrzebę poświęcenia go na sprawy księgowe oraz elastyczność współpracy. Najlepsi specjaliści często posiadają gotowe rozwiązania wspierające przedsiębiorców w zarządzaniu dokumentacją księgową, automatyzujące procesy płatności bądź przygotowujące budżety lub raporty zarządcze, które dzięki dobrej jakości informacjom pozwalają sprawniej zarządzać firmą.

Kompetencje i zaufanie

Przedsiębiorcy, decydując się na zatrudnienie własnego księgowego, hipotetycznie mogą osobiście zbadać kwalifikacje i kompetencje kandydata na księgowego firmy. To decyzja o pewnym stopniu ryzyka, ponieważ trudno jest zweryfikować kompetencje księgowego, nie będąc specjalistą w tym zakresie. Ryzyko pojawienia się ewentualnego błędu czy zaniedbania może skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-podatkowymi, dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto skorzystać z referencji i poleceń danego kandydata.

Współczesna księgowość to nie tylko rejestracja danych księgowych, to również kompetencje doradcze, jakich oczekujemy od naszego księgowego. Mnogość przepisów, ale też dostępność różnych rozwiązań, często wymagają dużego doświadczenia. Nie sposób, aby jedna osoba zdobyła takie doświadczenie. Prawdziwą wartość zapewnia zespół specjalistów, którzy mogą wesprzeć nas w rozwiązywaniu problemów. W dużych organizacjach usługi świadczą interdyscyplinarne zespoły, które oprócz trafnego zdiagnozowania potrzeb potrafią w umiejętny sposób pomóc w danej sytuacji. 

Dostawcy usług outsourcingowych często mają swoją historię pracy i klientów, którzy mogą wystawić odpowiednie referencje i potwierdzić tym samym poziom kompetencji danego biura. Warto również wziąć pod uwagę doświadczenie pracujących u danego dostawcy osób, u których przekrojowe doświadczenie w różnych sytuacjach buduje kompetencje i umiejętność rozwiązywania różnych problemów. Często warto zapytać danego dostawcy o usługi, takie jak doradztwo podatkowe czy prawne, aby powierzyć całość usług interdyscyplinarnemu zespołowi. 

Usługi księgowe on-line to dostęp do narzędzi księgowych ułatwiających prowadzenie księgowości firmy i rozliczanie podatków, bazujące na standardowych sytuacjach. Jednak aby obsłużyć księgowość w firmie, nie tylko kompetencje techniczne są ważne. Istotne są również interpretacja zawiłych przepisów i bogate doświadczenie, które pomoże prawidłowo rozpoznać sytuację, jak również w niecodziennych przypadkach pozwoli zastosować korzystne rozwiązanie.

Należy pamiętać, że bez pomocy osoby, która obsłuży księgowość, wszystkie obowiązki spoczywać będą na nas.

Poczucie bezpieczeństwa i odpowiedzialność za błędy księgowe

Wielu przedsiębiorców argumentuje zatrudnienie własnego księgowego potrzebą posiadania osoby znającej od podstaw sprawy finansowe firmy oraz dostępem do informacji finansowo-księgowych na miejscu i o każdej porze.

W przypadku oferty firm outsourcingowych warto poszukać takich, które oprócz dobrej opinii na rynku usług księgowych korzystają z nowoczesnych narzędzi, min. przekazywania faktur drogą elektroniczną i elektronicznego archiwum faktur, lub udostępniają informacje finansowe firmy i umożliwiają współpracę on-line, co w dobie pandemii pozwala zapewnić ciągłość współpracy oraz całodobowy dostęp do informacji.

Głównymi czynnikami, jakie warto wziąć pod uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej, są: rzetelność firmy, posiadane przez nią ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz jakość umowy o współpracy, w której dobrze zawrzeć min. klauzulę poufności.

Niestety w każdej branży zdarzają się nierzetelne firmy, które nie są w stanie zapewnić należytej staranności i pełnego bezpieczeństwa w zakresie świadczonych usług. Ufam jednak, że takie firmy weryfikuje rynek i w szybki sposób zostają one wykluczone z rzeczywistości gospodarczej.

W przypadku wyboru własnego księgowego, którego planujemy zatrudnić na etacie, kwestie jego odpowiedzialności regulują przepisy kodeksu pracy.

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe? Na jakie rozwiązanie się zdecydować

Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa, a decyzja każdorazowo wymaga analizy dostępnych rozwiązań i przedstawionych przez usługodawców ofert. Warto na pewno zdecydować się na rozwiązanie, które zapewnia wysoki stopień bezpieczeństwa i zdejmuje z głowy obowiązek dbania o obszar księgowy firmy, abyśmy mogli zająć się prowadzeniem biznesu.

Aneta Bolka, księgowa, Associate Partner w gliwickim biurze Rödl & Partner

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Biura rachunkowe
    1 sty 2000
    17 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?

    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.

    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie

    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych

    Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?

    Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.

    Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.

    Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.

    Czy księgowość jest kobietą?

    Tak, z pewnością w Polsce, gdzie w odróżnieniu od innych krajów, zawód księgowych został prawie całkowicie sfeminizowany. Czy oznacza to, że w pracy tej lepiej sprawdzają się panie?

    Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.

    Polecamy e-booka "Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.", czyli 11 zmian z krótkim i praktycznym komentarzem ekspertów INFORLEX. Pobierz bezpłatnie.

    Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych – merytoryczna wiedza i nowoczesne rozwiązania

    Współczesna księgowość to nie tylko słupki, faktury i żmudne wyliczenia na podstawie dokumentów dostarczanych przez klientów. Biura rachunkowe to nowoczesne przedsiębiorstwa szukające rozwiązań, które podwyższą jakość oferty, przyspieszą pracę, ale także sprawią, że usługi świadczone przez księgowe wkroczą na wyższy poziom. Zapraszamy na Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych, któremu patronuje medialnie Infor.pl.

    Humor biur rachunkowych - zabawne historie z życia księgowych

    W zawodzie księgowego, oprócz wymagających skupienia i wytężonej pracy chwil, bardzo często zdarzają się też sytuacje zaskakujące i komiczne, które przez długi czas wywołują uśmiech na twarzy. Z okazji przypadającego 9 czerwca Dnia Księgowego firma CashDirector S.A. zebrała zabawne historie z życia pracowników biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR (Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych) i udowadnia, że wbrew licznym stereotypom praca ta wcale nie musi być nudna.

    Kontrola biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

    Kontrola biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Biura rachunkowe podlegają kontroli wykonywania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zasady tej kontroli są określone w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa).

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML). Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy - biuro rachunkowe. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa) zawiera zamknięty katalog podmiotów zobowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą, tj. instytucje obowiązane. Wśród nich są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

    OC biur rachunkowych w 2021 roku

    OC biur rachunkowych w 2021 roku. Ustawa o rachunkowości wprost nakłada na przedsiębiorców wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W 2021 r. minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi 45 485 zł (jest zatem wyższa o niemal 3 tyś zł niż w 2020 r.).

    Wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym

    Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Identyfikacja i ocena ryzyka przez biura rachunkowe – wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym.

    Umowa biura rachunkowego z klientem – na co zwrócić uwagę?

    Umowa biura rachunkowego z klientem. Przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na postanowienia sprzeczne z dobrymi obyczajami oraz postanowienia niekorzystne dla biura rachunkowego. Co powinna zawierać umowa biura rachunkowego na prowadzenie ksiąg rachunkowych?

    Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?

    Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym. Czy w związku z obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online począwszy od 1 lipca 2021 r. biuro rachunkowe jest zobligowane do jej nabycia, czy też może zaniechać stosowania kasy fiskalnej?

    Biura rachunkowe objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

    Biura rachunkowe a przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ustawa AML. Monitorowanie i zgłaszanie podejrzeń o pranie pieniędzy będzie nowym obowiązkiem wszystkich biur księgowych.

    Biuro rachunkowe przyjazne rodzinie

    Kobiety na rynku pracy preferują pracodawców, którzy tworzą warunki dla zachowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym, wychowywaniem dzieci. Dobrym przykładem takiej firmy jest wrocławska spółka GOBS, zajmująca się zaawansowaną obsługą księgową zagranicznych spółek.

    Jak stać się ekologicznym biurem rachunkowym?

    Biura rachunkowe a ekologia. Znaczenie ekologii w naszym życiu zdecydowanie rośnie. Spotykamy się z ekologiczną żywnością, kosmetykami, ograniczamy w naszych domach produkcję śmieci. Odnawialne źródła energii cieszą się dużą popularnością. W gospodarstwach domowych takie zmiany można wprowadzić w łatwy sposób. Jak sprawić, aby także biuro rachunkowe było bardziej eko?

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym - zwolnienie

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym. Czy biuro rachunkowe może zrezygnować ze stosowania kasy fiskalnej, gdy świadczone usługi nie stanowią doradztwa a kwota obrotu nie przekroczyła limitu 20 000 zł?

    Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

    Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

    Technologie w księgowości – co zmieni się w 2021 r.?

    Księgowość a innowacje technologiczne. Technologie leżą już od lat u podstaw wielu działań biznesowych. W przypadku niektórych branż, również księgowości, czas pandemii tylko przyspieszył procesy digitalizacji. Sprawił też, że na rynku pojawiło się więcej innowacji usprawniających codzienną pracę. Należy do nich nie tylko rozwój oprogramowania wspomagającego działania księgowych, ale także blockchain, roboty w biurach, sprawniejsza obsługa klientów oraz outsourcing rachunkowości.

    Rekomendowane Biura Rachunkowe 2020

    Odpowiednio prowadzona księgowość w firmie to bardzo ważna sprawa.

    II Webinarium Ksiegowość 4.0 Przyszłość Biur Rachunkowych już 27 października

    Już po raz drugi, zainteresowani branżą biur rachunkowych i finansów będą mogli wziąć udział w bezpłatnym Webinarium Księgowość 4.0.

    Świadczenie usług księgowych na podstawie umowy ustnej

    Czy na podstawie umowy ustnej o świadczenie usług księgowo-kadrowych można ponosić odpowiedzialność? Okazuje się, że tak. O czym przekonała się księgowa, pozwana przez klienta, tj. spółkę, którą obsługiwała.

    Limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r.

    Znamy już limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości występuje po przekroczeniu limitu przychodów w wysokości 2.000.000 euro. Dokonując przeliczenia, według średniego kursu euro z dnia 1 października 2020 r., limit ten wynosi 9.030.600 zł. Oznacza to, że jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczą ten limit, zobowiązane będą do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2021 r.