Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
Shutterstock
Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

Koszty prowadzenia księgowości

Względy finansowe bardzo często stawiane są na pierwszym miejscu. Zatrudnienie doświadczonej księgowej na etat to dość kosztowny wydatek. Ponadto może się okazać, że pracy w obszarze finansowym nie wystarczy dla jednej osoby na pełnym etacie. Często taka sytuacja ma miejsce na przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej lub w mniejszych przedsiębiorstwach.

Dodatkowo warto wziąć pod uwagę to, że na rynku trudno znaleźć specjalistę z kompetencjami zarówno księgowymi, jak i kadrowo-płacowymi. Należy też pomyśleć o zastępstwie dla tej osoby podczas urlopu bądź zwolnienia lekarskiego. Przy zatrudnianiu księgowego na etacie do kosztów wynagrodzenia dochodzą koszty dodatkowe, min. koszty związane z organizacją miejsca pracy, koszty związane ze szkoleniami i aktualizacją wiedzy oraz wdrożenia i utrzymania oprogramowania księgowego. Dlatego rozważając opcję własnego księgowego, warto wziąć pod uwagę wszystkie koszty.

Rozważając możliwość outsourcingu księgowego, trzeba przyjrzeć się ofertom kilku dostawców i oprócz ceny zwrócić uwagę na zakres oferowanych usług oraz kompetencje dostawcy. Czasami okazuje się, że rzeczywiste koszty mogą znacznie odbiegać od tych zaplanowanych na początku albo z powodu niekompetencji biura będziemy zmuszeni ponieść dodatkowe koszty i poświęcić czas, aby naprawić szkody wynikłe z takiej współpracy.

Księgowość on-line to alternatywa dla dwóch powyższych rozwiązań. Na początku często wydaje się najbardziej korzystna finansowo. Banki kuszą swoich klientów ofertą rachunków bankowych z możliwością prowadzenia księgowości on-line i skorzystania z usług księgowego. Nie mniej jednak warto szerzej przyjrzeć się ofercie i sprawdzić, jakie są koszty prowadzenia takiej obsługi oraz ile czasu i zaangażowania będzie potrzebne z naszej strony.

Przy podejmowaniu decyzji warto porównać zarówno kwestie honorarium, jak i to, co staje się dla nas coraz cenniejsze, czyli nasz czas i potrzebę poświęcenia go na sprawy księgowe oraz elastyczność współpracy. Najlepsi specjaliści często posiadają gotowe rozwiązania wspierające przedsiębiorców w zarządzaniu dokumentacją księgową, automatyzujące procesy płatności bądź przygotowujące budżety lub raporty zarządcze, które dzięki dobrej jakości informacjom pozwalają sprawniej zarządzać firmą.

Kompetencje i zaufanie

Przedsiębiorcy, decydując się na zatrudnienie własnego księgowego, hipotetycznie mogą osobiście zbadać kwalifikacje i kompetencje kandydata na księgowego firmy. To decyzja o pewnym stopniu ryzyka, ponieważ trudno jest zweryfikować kompetencje księgowego, nie będąc specjalistą w tym zakresie. Ryzyko pojawienia się ewentualnego błędu czy zaniedbania może skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-podatkowymi, dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto skorzystać z referencji i poleceń danego kandydata.

Współczesna księgowość to nie tylko rejestracja danych księgowych, to również kompetencje doradcze, jakich oczekujemy od naszego księgowego. Mnogość przepisów, ale też dostępność różnych rozwiązań, często wymagają dużego doświadczenia. Nie sposób, aby jedna osoba zdobyła takie doświadczenie. Prawdziwą wartość zapewnia zespół specjalistów, którzy mogą wesprzeć nas w rozwiązywaniu problemów. W dużych organizacjach usługi świadczą interdyscyplinarne zespoły, które oprócz trafnego zdiagnozowania potrzeb potrafią w umiejętny sposób pomóc w danej sytuacji. 

Dostawcy usług outsourcingowych często mają swoją historię pracy i klientów, którzy mogą wystawić odpowiednie referencje i potwierdzić tym samym poziom kompetencji danego biura. Warto również wziąć pod uwagę doświadczenie pracujących u danego dostawcy osób, u których przekrojowe doświadczenie w różnych sytuacjach buduje kompetencje i umiejętność rozwiązywania różnych problemów. Często warto zapytać danego dostawcy o usługi, takie jak doradztwo podatkowe czy prawne, aby powierzyć całość usług interdyscyplinarnemu zespołowi. 

Usługi księgowe on-line to dostęp do narzędzi księgowych ułatwiających prowadzenie księgowości firmy i rozliczanie podatków, bazujące na standardowych sytuacjach. Jednak aby obsłużyć księgowość w firmie, nie tylko kompetencje techniczne są ważne. Istotne są również interpretacja zawiłych przepisów i bogate doświadczenie, które pomoże prawidłowo rozpoznać sytuację, jak również w niecodziennych przypadkach pozwoli zastosować korzystne rozwiązanie.

Należy pamiętać, że bez pomocy osoby, która obsłuży księgowość, wszystkie obowiązki spoczywać będą na nas.

Poczucie bezpieczeństwa i odpowiedzialność za błędy księgowe

Wielu przedsiębiorców argumentuje zatrudnienie własnego księgowego potrzebą posiadania osoby znającej od podstaw sprawy finansowe firmy oraz dostępem do informacji finansowo-księgowych na miejscu i o każdej porze.

W przypadku oferty firm outsourcingowych warto poszukać takich, które oprócz dobrej opinii na rynku usług księgowych korzystają z nowoczesnych narzędzi, min. przekazywania faktur drogą elektroniczną i elektronicznego archiwum faktur, lub udostępniają informacje finansowe firmy i umożliwiają współpracę on-line, co w dobie pandemii pozwala zapewnić ciągłość współpracy oraz całodobowy dostęp do informacji.

Głównymi czynnikami, jakie warto wziąć pod uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej, są: rzetelność firmy, posiadane przez nią ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz jakość umowy o współpracy, w której dobrze zawrzeć min. klauzulę poufności.

Niestety w każdej branży zdarzają się nierzetelne firmy, które nie są w stanie zapewnić należytej staranności i pełnego bezpieczeństwa w zakresie świadczonych usług. Ufam jednak, że takie firmy weryfikuje rynek i w szybki sposób zostają one wykluczone z rzeczywistości gospodarczej.

W przypadku wyboru własnego księgowego, którego planujemy zatrudnić na etacie, kwestie jego odpowiedzialności regulują przepisy kodeksu pracy.

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe? Na jakie rozwiązanie się zdecydować

Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa, a decyzja każdorazowo wymaga analizy dostępnych rozwiązań i przedstawionych przez usługodawców ofert. Warto na pewno zdecydować się na rozwiązanie, które zapewnia wysoki stopień bezpieczeństwa i zdejmuje z głowy obowiązek dbania o obszar księgowy firmy, abyśmy mogli zająć się prowadzeniem biznesu.

Aneta Bolka, księgowa, Associate Partner w gliwickim biurze Rödl & Partner

Instrukcje księgowego
Instrukcje księgowego – książka z aktualizacjami w serwisie online

Zawiera zestaw 96 aktualnych instrukcji objaśniających wybrane procedury podatkowe, księgowe, kadrowe oraz z dziedziny prawa cywilnego i gospodarczego. Instrukcje w serwisie są powiązane z kalkulatorami, formularzami, wskaźnikami, materiałami wideo i aktami prawnymi.

Teraz 17% taniej!
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Biuro rachunkowe - jak współpracować z trudnym klientem
    W praktyce biura rachunkowego zdarza się co jakiś czas tzw. trudny klient. Jaki jest właściwie ten trudny klient - zdenerwowany, arogancki, irytujący? To ten, który krzyczy, szantażuje? A może ten leniwy albo ten, który ciągle Cię o coś prosi? Mogę wymieniać i wymieniać, bo wiem, że każdy z nas inaczej definiuje trudnego klienta. Jakie są typy "trudnych klientów"? Jak współpracować z trudnymi klientami?
    Wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego - jak ustalić
    Jak ustalić wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego? Co wziąć pod uwagę kalkulując cenę usługi dla klienta? Liczbę dokumentów? Czasochłonność poszczególnych czynności (np. wystawiania faktur)? A może najlepiej ustalić wynagrodzenie ryczałtowo? Jak wycenić usługi dodatkowe?
    Globalnie czy lokalnie – o przyszłości branży rachunkowej podczas MKBR
    Trzecie spotkanie pod szyldem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, które odbędzie się w Targach Kielce już 26 i 27 października 2022 roku, to najważniejsze jesienne wydarzenie przedstawicieli biur rachunkowych i ludzi związanych z sektorem księgowości.
    Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT
    Biuro rachunkowe podpisało umowy o prowadzenie księgowości, w związku z czym na koniec miesiąca wystawia na rzecz swoich klientów faktury VAT o wartości poniżej 15 000 zł. Czy klienci biura powinni zapłacić przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście? Czy mogą uregulować należność gotówką lub dokonać płatności na inne konto spoza białej listy?
    Regulacja (np. certyfikacja) zawodu księgowego. Co myślą sami księgowi?
    Certyfikacja zawodu księgowego jest odpowiedzią na zapotrzebowanie branży, co podkreśla Ministerstwo Finansów. Przez resort rozważane są trzy scenariusze: pełna regulacja, profesjonalizacja zawodu oraz brak zmian obecnego stanu z uwzględnieniem pewnych korekt. Obecnie trwają prekonsultacje społeczne. A co sądzi o tym sama branża?
    Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu – bezpłatne webinarium 23 sierpnia 2022 roku
    INFORAKADEMIA zaprasza biura rachunkowe na bezpłatne webinarium „Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 23 sierpnia 2022 roku. Polecamy!
    Księgowe poszukiwane od zaraz. Powodem Polski Ład
    Księgowe, kadrowe, specjaliści podatkowi to obecnie najbardziej poszukiwane osoby na rynku pracy. Chwilowo można nawet zaryzykować tezę, że więcej firm obecnie poszukuje właśnie tych specjalistów, a nie np. informatyków. Księgowe mogą liczyć na dobre oferty pod kątem organizacyjnym i finansowym. Jedyne oczekiwania pracodawców dotyczą znajomości i umiejętności opanowania Polskiego Ładu i bieżących nowelizacji.
    Biura rachunkowe nie chcą testować KSeF-u
    Zero faktur przesłanych do Krajowego Systemu eFaktur, dwanaście wprowadzonych tokenów – to efekty kilku tygodni testowania KSeF. Księgowi przyznają, że nie mają czasu na to, by zapoznawać się z nowym rozwiązaniem Ministerstwa Finansów.
    Czy księgowi są skazani na nadgodziny? Przemęczeni pracownicy biur rachunkowych myślą o zmianie pracy
    Czy praca w księgowości jest możliwa bez nadgodzin? 60% ankietowanych nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, a 65% respondentów ma ich co miesiąc przynajmniej 40. 15% pracuje tak dużo, że nadgodzin nawet nie liczy. W praktyce oznacza to, że wiele księgowych co najmniej przez tydzień pracuje… za darmo. Do tego dochodzą ciągłe zmiany w przepisach, galopuje Nowy Ład, a Klienci dokładają swoje. Nic dziwnego, że 58% respondentów w ostatnim czasie myśli o zmianie zawodu.
    Zakaz świadczenia usług księgowych, audytowych i doradztwa podatkowego dla podmiotów rosyjskich od 4 czerwca 2022 r. Umowy trzeba rozwiązać najpóźniej 5 lipca
    Z uwagi na agresją zbrojną Rosji na Ukrainę, w dniu 3 czerwca 2022 r. Unia Europejska przyjęła już szósty pakiet sankcji i ograniczeń wobec Rosji. Rozporządzenie Rady (UE) 2022/879 z 3 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 833/2014 dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie zawiera m.in. zakaz świadczenia - bezpośrednio lub pośrednio - usług rachunkowych, audytowych, księgowych, doradztwa podatkowego, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania oraz usług public relations na rzecz rządu rosyjskiego oraz osób prawnych, podmiotów i organów mających siedzibę w Rosji. Zakaz ten obowiązuje od 4 czerwca 2022 r.
    Księgowe perypetie, czyli jak Polski Ład namieszał
    Dzień Księgowego, przypadający na 9 czerwca, w tym roku jest szczególny, ponieważ Polski Ład wywołał spore zamieszanie w branży. Wielu księgowych stanęło przed najtrudniejszym zadaniem - wyjaśnieniem swoim klientom, jak to możliwe, że zarobią więcej, ale w kieszeni zostanie im mniej. Sieć OSCBR drugi rok z rzędu sprawdziła, jakie zabawne sytuacje przytrafiają się w biurach rachunkowych. Wbrew panującym stereotypom, praca w tym zawodzie nie zawsze jest nudna.
    Ponad 3/4 biur rachunkowych chce przywrócenia licencji zawodu księgowego
    Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, zrzeszająca 1700 podmiotów, przeprowadziła badanie na temat licencji zawodu księgowego. Prawie 77% biur rachunkowych uważa, że jej przywrócenie będzie miało pozytywny wpływ na branżę.
    Wykonywanie umowy o świadczenie usług księgowych - odpowiedzialność księgowego, jak rozmawiać z klientem
    Oprócz samej treści umowy o świadczenie usług księgowych bardzo duże znaczenie dla odpowiedzialności biura rachunkowego ma sposób, w jaki jest ona wykonywana. Duża część klientów zainteresowana jest głównie zapisami dotyczącymi ceny, a niekoniecznie dokładnie studiuje treść umowy. Jak kontaktować się z klientem? Jak reagować, gdy klient nie płaci, czy oczekuje usług wykraczających poza umowę? Jak odmawiać klientowi uwzględniania wątpliwych kosztów uzyskania przychodów? Jaką odpowiedzialność może ponieść księgowy pomagając klientom uniknąć płacenia długów, zaciągnąć kredyt na postawie nierzetelnych dokumentów, czy wystawić fakturę lub inny dokument poświadczający nieprawdę?
    Polski Ład - nowa szansa dla polskiej księgowości?
    Polski Ład a księgowość. Czy dobry księgowy może pomóc w amortyzacji negatywnych skutków Polskiego Ładu, a odpowiednie decyzje, obejmujące m.in. przekształcenie dotychczasowej działalności w spółkę, zastosowanie ulgi podatkowej, przesuwanie kosztów czy też wykorzystanie estońskiego CIT-u, przyniosą przedsiębiorcom korzyści? Jak firmy mogą poradzić sobie ze skutkami nowego rządowego programu?
    Biura rachunkowe podnoszą ceny i mają więcej klientów
    Według Krajowej Izby Biur Rachunkowych usługi księgowych podrożały już nawet o 30%, a mimo to branża odczuwa coraz większy napływ klientów. To efekt paniki wywołanej wprowadzeniem Polskiego Ładu, który wszedł w życie nawet pomimo faktu, że organizacje zrzeszające środowiska księgowych zgłaszały do Ministerstwa Finansów zastrzeżenia odnośnie zbyt obszernych przepisów i zdecydowanie zbyt krótkiego czasu na ich wdrożenie w życie.
    Ubezpieczenie dla księgowych i biur rachunkowych
    Zmiany w podatkowo-składkowe w ramach programu rządowego Polski Ład, jakie weszły w życie od początku 2022 roku spowodowały liczne wątpliwości odnośnie prawidłowości rozliczeń podatkowych. Ewentualne błędy i odpowiedzialność karno-skarbowa księgowych, będą pojawiać się przez najbliższe miesiące, ale także nawet dopiero za kilka lat. To budzi niepokój księgowych, którzy szukając zabezpieczenia przed takim ryzykiem, mogą skorzystać z ubezpieczenia ochrony karno-skarbowej (czy prawno-podatkowej). Systematycznie wzrasta liczba zapytań o taką ochronę. Dziś to różnica, która oscyluje w okolicach 60% w porównaniu z II kwartałem 2021 r.
    Usługi księgowe - rezygnacja z kasy fiskalnej
    Usługi księgowe a kasa fiskalna. Czy podatnik świadczący usługi księgowe, który mimo braku obowiązku stosowania kasy w prowadzonej działalności gospodarczej, dobrowolnie rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w kasie oraz nie przekroczył kwoty uprawnionej do korzystania ze zwolnienia ze stosowania kasy, może zrezygnować z kasy rejestrującej?
    Czego przedsiębiorcy oczekują od biur rachunkowych?
    Większość przedsiębiorców (60%) uważa, że współpraca z biurem rachunkowym może odbywać się zdalnie – wynika z analizy portalu Oferteo.pl. Wśród usług, jakich najczęściej poszukują, jest prowadzenie pełnej księgowości i sporządzanie deklaracji podatkowych.
    Pieniądze dla firm – czy musi być tak drogo?
    Każdy dyrektor finansowy, księgowa, czy właściciel firmy stara się optymalizować koszty obsługi finansowania działalności firmy. Chodzi nie tylko o sam koszt kapitału, a więc cenę kredytu, leasingu, czy faktoringu, ale także o pracę, którą należy wykonać, aby uzyskać finansowanie i je obsłużyć. W wielu przypadkach uzyskanie środków wiąże się z dużym nakładem tak nielubianej „papierkowej roboty”. Podpowiadamy, co można zautomatyzować, żeby odciążyć pracowników księgowości.
    Kongres MKBR w Targach Kielce – udane spotkanie nowoczesnych biur rachunkowych i księgowych
    Ponad 300 uczestników wzięło udział w II Międzynarodowym Kongresie Biur Rachunkowych, który trwał od 26 do 27 października w Centrum Kongresowym Targów Kielce. Księgowi wysłuchali ponad 20 wykładów i wzięli udział w 10 różnych warsztatach. To jedyne wydarzenie w Polsce, które daje możliwość rozwoju biurom rachunkowym, a ich właścicielom poznanie narzędzi do wzmacniania biznesu.
    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.
    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?
    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.
    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie
    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych
    Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?
    Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.
    Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.
    Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.