REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

Koszty prowadzenia księgowości

REKLAMA

Względy finansowe bardzo często stawiane są na pierwszym miejscu. Zatrudnienie doświadczonej księgowej na etat to dość kosztowny wydatek. Ponadto może się okazać, że pracy w obszarze finansowym nie wystarczy dla jednej osoby na pełnym etacie. Często taka sytuacja ma miejsce na przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej lub w mniejszych przedsiębiorstwach.

REKLAMA

Dodatkowo warto wziąć pod uwagę to, że na rynku trudno znaleźć specjalistę z kompetencjami zarówno księgowymi, jak i kadrowo-płacowymi. Należy też pomyśleć o zastępstwie dla tej osoby podczas urlopu bądź zwolnienia lekarskiego. Przy zatrudnianiu księgowego na etacie do kosztów wynagrodzenia dochodzą koszty dodatkowe, min. koszty związane z organizacją miejsca pracy, koszty związane ze szkoleniami i aktualizacją wiedzy oraz wdrożenia i utrzymania oprogramowania księgowego. Dlatego rozważając opcję własnego księgowego, warto wziąć pod uwagę wszystkie koszty.

Rozważając możliwość outsourcingu księgowego, trzeba przyjrzeć się ofertom kilku dostawców i oprócz ceny zwrócić uwagę na zakres oferowanych usług oraz kompetencje dostawcy. Czasami okazuje się, że rzeczywiste koszty mogą znacznie odbiegać od tych zaplanowanych na początku albo z powodu niekompetencji biura będziemy zmuszeni ponieść dodatkowe koszty i poświęcić czas, aby naprawić szkody wynikłe z takiej współpracy.

REKLAMA

Księgowość on-line to alternatywa dla dwóch powyższych rozwiązań. Na początku często wydaje się najbardziej korzystna finansowo. Banki kuszą swoich klientów ofertą rachunków bankowych z możliwością prowadzenia księgowości on-line i skorzystania z usług księgowego. Nie mniej jednak warto szerzej przyjrzeć się ofercie i sprawdzić, jakie są koszty prowadzenia takiej obsługi oraz ile czasu i zaangażowania będzie potrzebne z naszej strony.

Przy podejmowaniu decyzji warto porównać zarówno kwestie honorarium, jak i to, co staje się dla nas coraz cenniejsze, czyli nasz czas i potrzebę poświęcenia go na sprawy księgowe oraz elastyczność współpracy. Najlepsi specjaliści często posiadają gotowe rozwiązania wspierające przedsiębiorców w zarządzaniu dokumentacją księgową, automatyzujące procesy płatności bądź przygotowujące budżety lub raporty zarządcze, które dzięki dobrej jakości informacjom pozwalają sprawniej zarządzać firmą.

Kompetencje i zaufanie

Przedsiębiorcy, decydując się na zatrudnienie własnego księgowego, hipotetycznie mogą osobiście zbadać kwalifikacje i kompetencje kandydata na księgowego firmy. To decyzja o pewnym stopniu ryzyka, ponieważ trudno jest zweryfikować kompetencje księgowego, nie będąc specjalistą w tym zakresie. Ryzyko pojawienia się ewentualnego błędu czy zaniedbania może skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-podatkowymi, dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto skorzystać z referencji i poleceń danego kandydata.

Współczesna księgowość to nie tylko rejestracja danych księgowych, to również kompetencje doradcze, jakich oczekujemy od naszego księgowego. Mnogość przepisów, ale też dostępność różnych rozwiązań, często wymagają dużego doświadczenia. Nie sposób, aby jedna osoba zdobyła takie doświadczenie. Prawdziwą wartość zapewnia zespół specjalistów, którzy mogą wesprzeć nas w rozwiązywaniu problemów. W dużych organizacjach usługi świadczą interdyscyplinarne zespoły, które oprócz trafnego zdiagnozowania potrzeb potrafią w umiejętny sposób pomóc w danej sytuacji. 

Dostawcy usług outsourcingowych często mają swoją historię pracy i klientów, którzy mogą wystawić odpowiednie referencje i potwierdzić tym samym poziom kompetencji danego biura. Warto również wziąć pod uwagę doświadczenie pracujących u danego dostawcy osób, u których przekrojowe doświadczenie w różnych sytuacjach buduje kompetencje i umiejętność rozwiązywania różnych problemów. Często warto zapytać danego dostawcy o usługi, takie jak doradztwo podatkowe czy prawne, aby powierzyć całość usług interdyscyplinarnemu zespołowi. 

Usługi księgowe on-line to dostęp do narzędzi księgowych ułatwiających prowadzenie księgowości firmy i rozliczanie podatków, bazujące na standardowych sytuacjach. Jednak aby obsłużyć księgowość w firmie, nie tylko kompetencje techniczne są ważne. Istotne są również interpretacja zawiłych przepisów i bogate doświadczenie, które pomoże prawidłowo rozpoznać sytuację, jak również w niecodziennych przypadkach pozwoli zastosować korzystne rozwiązanie.

Należy pamiętać, że bez pomocy osoby, która obsłuży księgowość, wszystkie obowiązki spoczywać będą na nas.

Poczucie bezpieczeństwa i odpowiedzialność za błędy księgowe

Wielu przedsiębiorców argumentuje zatrudnienie własnego księgowego potrzebą posiadania osoby znającej od podstaw sprawy finansowe firmy oraz dostępem do informacji finansowo-księgowych na miejscu i o każdej porze.

W przypadku oferty firm outsourcingowych warto poszukać takich, które oprócz dobrej opinii na rynku usług księgowych korzystają z nowoczesnych narzędzi, min. przekazywania faktur drogą elektroniczną i elektronicznego archiwum faktur, lub udostępniają informacje finansowe firmy i umożliwiają współpracę on-line, co w dobie pandemii pozwala zapewnić ciągłość współpracy oraz całodobowy dostęp do informacji.

Głównymi czynnikami, jakie warto wziąć pod uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej, są: rzetelność firmy, posiadane przez nią ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz jakość umowy o współpracy, w której dobrze zawrzeć min. klauzulę poufności.

Niestety w każdej branży zdarzają się nierzetelne firmy, które nie są w stanie zapewnić należytej staranności i pełnego bezpieczeństwa w zakresie świadczonych usług. Ufam jednak, że takie firmy weryfikuje rynek i w szybki sposób zostają one wykluczone z rzeczywistości gospodarczej.

W przypadku wyboru własnego księgowego, którego planujemy zatrudnić na etacie, kwestie jego odpowiedzialności regulują przepisy kodeksu pracy.

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe? Na jakie rozwiązanie się zdecydować

Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa, a decyzja każdorazowo wymaga analizy dostępnych rozwiązań i przedstawionych przez usługodawców ofert. Warto na pewno zdecydować się na rozwiązanie, które zapewnia wysoki stopień bezpieczeństwa i zdejmuje z głowy obowiązek dbania o obszar księgowy firmy, abyśmy mogli zająć się prowadzeniem biznesu.

Aneta Bolka, księgowa, Associate Partner w gliwickim biurze Rödl & Partner

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Najnowocześniejsze narzędzia i mnóstwo fachowej wiedzy już 26-27 października podczas Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych!

    Dwa dni szkoleń, warsztatów i porad ekspertów oraz praktyków z zakresu rachunkowości i księgowości czeka wszystkich odwiedzających czwartą edycję MKBR w Targach Kielce. Nie zabraknie tematów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur oraz prezentacji najnowszego oprogramowania wykorzystywanego w biurach rachunkowo-księgowych. Patronem medialnym Kongresu jest Infor.

    Siedziba biura rachunkowego. Jak wybrać, jak urządzić, co jest ważne? Własny lokal czy wynajęty?

    Otwierając biuro rachunkowe ponad ćwierć wieku temu nie zastanawiałam się wcale nad jego umiejscowieniem. Wyszłam z założenia, że przedsiębiorcy w zasadzie pracują i mieszkają wszędzie, więc zawsze komuś będzie blisko. To były czasy wyłącznie pracy stacjonarnej z papierowymi dokumentami, nikt nawet nie pomyślał, że może być inaczej. 

    Jakie błędy księgowi popełniają najczęściej? Czy można się od nich ubezpieczyć?

    Błędy kosztują księgowych coraz więcej – od 1 lipca 2023 r. maksymalna grzywna za wykroczenia skarbowa wzrosła do 72 tys. zł. Grzywny i mandaty karne nie zamykają listy finansowych konsekwencji pomyłek w pracy – zaliczają się do nich również m.in. roszczenia klientów i koszty postępowań karnych, karno-skarbowych i administracyjnych. Do najczęstszych błędów pracowników i właścicieli biur rachunkowych należą m.in. utrata dofinansowania z PFRON oraz uchybienia w zgłoszeniach VAT i rocznych deklaracjach PIT – podaje Leadenhall Insurance. Finansową odpowiedzialność za błędy i uchybienia w obsłudze klientów może przejąć na siebie ubezpieczyciel w ramach ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej.

    Księgowa pilnie poszukiwana. Outsourcing usług księgowo-finansowych

    Znacząco wzrosła liczba firm, które poszukują księgowych i specjalistów do spraw rachunkowości. Najnowsze dane Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości wskazują, że na 50 największych portalach rekrutacyjnych w Polsce pracodawcy opublikowali 308,5 tys. nowych ofert pracy, co stanowi wzrost w stosunku do poprzedniego miesiąca o ponad 14 proc. (Dane z maja 2023. Wzrost miesiąc do miesiąca). Jeden z najwyższych wzrostów notują ogłoszenia w obszarze księgowości i specjalistów do spraw rachunkowości. Rok do roku to aż 43 proc. Nie dziwi fakt, że coraz więcej polskich firm korzysta z outsourcingu księgowego. 

    REKLAMA

    Zmiany w KSeF 2023. Co nowego dla dużych firm od 1 września?

    Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany przepisów pozwolą na przyznawanie ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów posiadających różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne. Eksperci z Exorigo-Upos wyjaśniają, co to oznacza dla przedsiębiorców i jak powinni w tej kwestii działać.

    Obowiązkowy KSeF od lipca 2024 r. Czy przedsiębiorcy będą mieli czas na przetestowanie systemu?

    Korzyści podatkowe, ale i sporo obaw o to, jak ten system będzie wdrażany i czy nie będzie  komplikacji więcej niż korzyści. Obowiązek e-fakturowania wchodzi w życie w lipcu 2024, a w styczniu 2025 obejmie sektor MŚP zwolniony z VAT. Zmiany są oceniane przez przedsiębiorców pozytywnie, ale nie brakuje obaw natury technicznej. 

    Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF w biurze rachunkowym

    Wdrożenie systemu KSeF w biurze rachunkowym może napotkać różne wyzwania. Jakie błędy pojawiają się najczęściej?

    Chcesz być w centrum księgowości w Polsce? Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych już 26-27 października w Targach Kielce!

    Dwa dni wypełnione szkoleniami i warsztatami z praktykami z zakresu rachunkowości i księgowości. Mnóstwo fachowej wiedzy i przegląd najnowocześniejszych narzędzi wspomagających i usprawniających pracę księgowych oraz udział przedsiębiorców zainteresowanych usługami. Tak w wielkim skrócie będzie wyglądał tegoroczny Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych.

    REKLAMA

    Wdrożenie KSeF – co powinien zrobić księgowy lub biuro rachunkowe a co przedsiębiorca

    Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników. Jaka jest w procesie wdrażania obowiązkowego modelu KSeF rola przedsiębiorców, a jaka biur rachunkowych (księgowych)? 

    Jak skarbówka wybiera podatników do kontroli skarbowej? 90% skuteczności. Analiza ryzyka i narzędzia analityczne

    Ministerstwo Finansów informuje, że wybieranie przez organy Krajowej Administracji Skarbowej podatników (tzw. "typowanie") do kontroli skarbowych opiera się na analizie ryzyka z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi analitycznych. KAS rozpoczynając kontrole dba o to, by były one precyzyjnie kierowane tam, gdzie stwierdzono ryzyko poważnych nieprawidłowości. Obecnie skuteczność tych kontroli wynosi ponad 90 procent.

    REKLAMA