REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedury w biurze rachunkowym. Instrukcja wdrożenia nowego księgowego (wzór)

Procedury w biurze rachunkowym. Instrukcja wdrożenia nowego księgowego (wzór)
Procedury w biurze rachunkowym. Instrukcja wdrożenia nowego księgowego (wzór)
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak wdrożyć nowego księgowego w biurze rachunkowym krok po kroku? Sprawdź naszą instrukcję.

Procedury i instrukcje w biurze rachunkowym

Procedura jest to ustalony sposób prowadzenia działania na podstawie instrukcji.

Instrukcją nazywamy zbiór zasad, przepisów ustalających sposób postępowania, działania. Zasada zaś to podstawowa norma postępowania.

Wdrażanie procedur jest procesem ciągłym, czyli jest zbiorem czynności wzajemnie ze sobą powiązanych, których realizacja jest niezbędna dla uzyskania określonego rezultatu.

To wszystko zaś tworzy system, czyli zespół wzajemnie powiązanych procesów dziejących się w przestrzeni czasowej i pomagający jako całość w realizacji założonych wcześniej głównych celów prowadzenia biznesu.

REKLAMA

Bez procedur nie da się efektywnie prowadzić biura rachunkowego. Mogą być one przekazywane ustnie, mogą być spisane, ale najlepiej sprawdzają się rozwiązania systemowe, które kierują działaniami zespołu, koordynują je, monitorują, kontrolują i prowadzą w ustalonym kierunku.

Procedury ściśle techniczne, dotyczące pracy na programach księgowych, mogą być skopiowane z innego biura rachunkowego, ale już procedury administracyjne czy organizacyjne niekoniecznie będą odpowiednie. Dlaczego? Bo każdy właściciel biura rachunkowego jest innym typem osobowościowym, pracownicy i klienci też są indywidualnościami. Biura prowadzone są w różnych miejscach, w różnej formie i mają różne cele. Dodatkowo procedury zmieniają się w czasie i na bieżąco trzeba je uaktualniać. Poniżej przedstawiam wybrane procedury stosowane w moim biurze rachunkowym, jako inspirację do tworzenia własnych.

Dział administracji/sekretariat

Dla działu administracji/sekretariatu warto opracować:

● instrukcję nawiązania współpracy z klientem,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● informację powitalną dla nowego klienta,

● instrukcję przyjmowania dokumentów elektronicznych,

● instrukcję przyjmowania dokumentów papierowych,

● instrukcję przyjmowania zleceń dodatkowych,

● instrukcję zakończenia współpracy z klientem.

(…)

Dział księgowości

Dla działu księgowości warto opracować następujące instrukcje:

● przydzielania dokumentów do wprowadzenia,

● sprawdzania poprawności zapisów księgowych,

● obiegu dokumentów dostarczanych drogą elektroniczną,

● obiegu papierowych dokumentów księgowych,

● zmiany opiekuna księgowego,

● wdrożenia nowego księgowego.

(…)

Instrukcja wdrożenia nowego księgowego (Wzór)

 

………………………………

(nazwa)

 

Instrukcja wdrożenia nowego księgowego

1. Nowy księgowy otrzymuje umowę o pracę bądź współpracę na czas próbny trwający trzy miesiące.

2. Kierownik wskazuje nowemu pracownikowi stanowisko pracy i zleca pierwsze zadanie, jakim jest zapoznanie się z procedurami obowiązującymi w kancelarii.

3. Pracownik sekretariatu tworzy nowemu pracownikowi konta w systemie księgowym i w systemie organizacji pracy.

4. Następnie kierownik przedstawia nowemu pracownikowi księgowego, który będzie opiekunem w początkowym okresie pracy.

5. Nowy pracownik księgowy rozpoczyna pracę jako asystent księgowego, którego podstawowym zadaniem jest wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego oraz wykonywanie innych zadań księgowych.

6. Kierownik zespołu przydziela asystentowi księgowego dokumenty do wprowadzenia do programu księgowego.

7. Pracownik sekretariatu bądź kierownik zleca asystentowi zadania do wykonania, wpisując je do systemu organizacji pracy.

8. Każde zadanie przed nadaniem statusu „wykonane” musi być sprawdzone przez opiekuna księgowego.

9. Jeśli po miesiącu pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego nie popełnia błędów, to w drugim miesiącu pracy można zaniechać sprawdzania poprawności każdego zadania i robić to wyrywkowo.

10. Jeśli po miesiącu pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego popełnia błędy, to w drugim miesiącu pracy każde zadanie przed nadaniem statusu „wykonane” musi być sprawdzone przez opiekuna.

11. Jeśli po dwóch miesiącach pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego nie popełnia błędów, to w trzecim miesiącu pracy można zaniechać sprawdzania poprawności każdego zadania i robić to wyrywkowo.

12. Jeśli po trzech miesiącach pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego nie popełnia błędów, to przedłużamy umowę o pracę lub współpracę na czas nieokreślony.

13. Jeśli po trzech miesiącach pracy pod kontrolą opiekuna nowy pracownik wciąż popełnia błędy, umowy nie przedłużamy.

 

 

Elżbieta Krywko, doradca podatkowy nr 05830, dyrektor zarządzający biurem rachunkowym od 1995 r., mentor i trener biznesu, autorka:
- systemu organizacji pracy biura rachunkowego Ordynatka,
- systemu organizacji dokumentów Ordynatka,
- systemu wczesnego ostrzegania przed trudnymi klientami Podpadziochy,
- organizatorka spotkań integracyjnych właścicieli biur rachunkowych w Olsztynie,
- założycielka grupy „Biuro rachunkowe od kuchni – zarządzanie BR”.

 

Niniejszy artykuł jest fragmentem publikacji „Zarządzanie biurem rachunkowym”. Teraz książka z serwisem online. Sprawdź ofertę>>

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bezpłatne webinarium: USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych

USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych. ZAPRASZAMY na BEZPŁATNE WEBINARIUM 13.06.2024; godzina: 11:00.

Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym

Biura rachunkowe muszą sprostać ważnym obowiązkom związanym z regulacjami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Na infor.pl można znaleźć poświęconą temu sekcję edukacyjną z testem, który pomoże sprawdzić wiedzę. Partnerem akcji jest Apfino.pl proponująca rozwiązanie AML dla biur rachunkowych.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Podziel się swoją opinią na temat raportowania AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (w skrócie AML) nakłada na biura rachunkowe wiele obowiązków. Zapraszamy do udziału w sondzie i wypowiedzenie się na temat procedury AML z punktu widzenia pracownika lub właściciela biura rachunkowego.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź, ile wiesz o AML

Pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź swoją wiedzę na temat regulacji AML, czyli przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

REKLAMA

Przed czym ubezpieczenie OC chroni biuro rachunkowe? Czy księgowi ubezpieczają się na zbyt niskie sumy?

Biura rachunkowe i firmy księgowe najczęściej wybierają ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej z sumami gwarancyjnymi na poziomie od 50 do 100 tys. zł – podaje Leadenhall Insurance. W ramach polisy ubezpieczyciel przejmuje od księgowych finansową odpowiedzialność za nieprawidłowości i uchybienia, które popełniają podczas obsługi swoich klientów. Do najbardziej kosztownych pomyłek należą błędy w deklaracjach podatku VAT - poszkodowani klienci mogą obciążyć księgowych odsetkami naliczonymi przez Urząd Skarbowy.

Zapobieganie praniu pieniędzy. Oto niezbędne procedury AML dla biur rachunkowych

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu polega m.in. na stosowaniu tzw. środków bezpieczeństwa finansowego oraz przestrzeganiu wymaganych w tym zakresie procedur. Pierwszym ze stosowanych środków bezpieczeństwa jest identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości. Dokonanie tych czynności należy udokumentować.

Jak rozwinąć swoje biuro rachunkowe? 9 pomysłów, które sprawią, że w Twoim biurze pojawi się więcej Klientów

Otworzyłeś biuro rachunkowe lub kancelarię podatkową i masz mało klientów? Jesteś nowy w swojej miejscowości, nikt Cię nie zna, konkurencja od lat działa prężnie, a Ty chciałbyś w końcu zacząć zarabiać? Sprawdź, co możesz zrobić by rozruszać swoją działalność. Przygotowaliśmy niezbędnik z podpowiedziami dla właścicieli biur rachunkowych i kancelarii podatkowych, w którym znajdziesz pomysły na to, co zrobić, by zyskać nowych klientów.

Obowiązek sporządzania i aktualizacji ogólnej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

Każde biuro rachunkowe powinno znać i rozumieć ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, które może wystąpić w związku z charakterem oraz zakresem prowadzonej przez siebie działalności. Temu celowi służy tzw. ogólna ocena ryzyka. Co ważne dokument ten należy nie tylko sporządzić ale też aktualizować dostosowując go do zmieniających się okoliczności, nie rzadziej niż co dwa lata.

REKLAMA

Nawet milion złotych kary. Tych zasad muszą przestrzegać biura rachunkowe

Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub prowadzący księgi podatkowe znajdują się na liście jednostek obowiązanych do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa o AML). Wiąże się to z szeregiem obowiązków, z których nie każde biuro zdaje sobie sprawę

Uproszczone procedury. Kiedy biuro rachunkowe może je stosować?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy  przewiduje łagodniejsze reguły identyfikacji i weryfikacji klientów w ściśle określonych przypadkach. Są to okoliczności, w których ryzyko wystąpienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu jest znacząco ograniczone, jeżeli nie całkowicie wyeliminowane. "Uproszczenie" nie zwalnia biura z obowiązków nałożonych przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

REKLAMA