Jakie są zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy?

W przedstawionej sytuacji nie można zarzucić zatrudnionemu pracownikowi opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Zbyt późne usprawiedliwienie nieobecności (lub poinformowanie o jej przyczynie) nie jest bowiem z tym równoznaczne. Zaistniała sytuacja nie powoduje, że nieobecność ta automatycznie staje się nieusprawiedliwiona.

Sąd Najwyższy w wyroku z 4 grudnia 1997 r. stanął na stanowisku, że niedopełnienie obowiązku powiadomienia pracodawcy w terminie o nieobecności w pracy i jej przyczynie rzutuje negatywnie na ocenę odpowiedzialności, rzetelności i lojalności tej osoby. Zdaniem Sądu nie można jednak takiemu pracownikowi postawić zarzutu opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.

Odnosi się to tylko do przypadków, w których przyczyna nieobecności jest z góry znana (bądź nawet możliwa do przewidzenia). Jeśli jednak było to niemożliwe (przyczyna nieobecności wystąpiła nagle, była nieprzewidywalna), pracownik powinien przekazać pracodawcy powyższe informacje niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności.

W tym przypadku nie wystąpiły żadne przyczyny uzasadniające niepowiadomienie pracodawcy w terminie (należy jednak to zbadać). Pracownik po prostu nie dopełnił tego obowiązku.

Taka sytuacja uzasadnia niepowiadomienie w terminie o nieobecności w pracy. Szczególne okoliczności, które uniemożliwiły zrealizowanie tego obowiązku, usprawiedliwiają niedotrzymanie terminu na powiadomienie o przyczynie nieobecności.

Przepis wskazuje przykładowo najczęstszą chyba sytuację, jaka może tu wystąpić, czyli chorobę obłożną połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników. Brak w takiej sytuacji środków komunikacji (telefon, poczta elektroniczna) powoduje, iż pracownik może faktycznie nie mieć możliwości powiadomienia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym terminie powrotu do pracy. Powiadomienie może być dokonane przez jakiekolwiek zachowanie pracownika, jak również osób trzecich. Jeśli pracownik jest obłożnie chory, to i tak musi załatwiać codzienne sprawy (kupno jedzenia, lekarstw): albo wychodzi z domu (co jest w takim przypadku zachowaniem warunków zwolnienia lekarskiego, nawet jeśli zaleceniem lekarza jest pozostawanie w domu), albo czynności te wykonuje ktoś inny (np. sąsiedzi). Istnieje zatem możliwość poinformowania pracodawcy (choćby z publicznego aparatu telefonicznego) o chorobie.

Zawsze jednak pracodawca powinien dowiedzieć się o przyczynie nieobecności niezwłocznie po ustaniu uniemożliwiających to przyczyn.

Przepisy nakładają na pracownika obowiązek poinformowania pracodawcy najpóźniej w drugim dniu nieobecności (a nie po 2 dniach) o przyczynie tej nieobecności. Nie jest to równoznaczne z obowiązkiem dostarczenia dowodów uzasadniających uznanie nieobecności za usprawiedliwioną. W zawiadomieniu pracownika, które może być dokonane w dowolnej formie (telefonicznie, e-mailem, przez osobę trzecią – niekoniecznie będącą członkiem rodziny pracownika), powinna zostać przekazana informacja o:

• przyczynie nieobecności (np. choroba),

• przewidywanym okresie jej trwania (np. w przypadku choroby pracownik podaje okres, na jaki zostało wystawione zwolnienie lekarskie).

Przedstawienie dowodu potwierdzającego prawdziwość tej informacji jest obowiązkiem wtórnym, którego spełnienie może mieć miejsce nawet znacznie później (np. dopiero w dniu powrotu pracownika do pracy ze zwolnienia lekarskiego).

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy (wydane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS),

• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, w przypadku odosobnienia pracownika z przyczyn wskazanych w ustawie o chorobach zakaźnych i zakażeniach,

• oświadczenie pracownika w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,

• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ admi- nistracji rządowej lub samorządu tery- torialnego, sąd, prokuraturę, policję – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,

• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Oświadczenie pracownika o sprawowaniu osobistej opieki powinno być złożone w formie pisemnej. Pismo takie powinno zostać dołączone do akt osobowych tej osoby (w części B).

Przepisy normujące tę problematykę określają, że wystarczy oświadczenie pracownika. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może chcieć potwierdzić prawdziwości takiego oświadczenia. Można uznać, że dostarczenie jako dowodu zaświadczenia o zamknięciu przedszkola w związku z tym, że nie pociąga to za sobą jakichkolwiek kosztów ani nie stwarza obciążenia dla pracownika (który i tak w tym przedszkolu bywa), może być przez pracodawcę wymagane. Trudno jednak będzie postawić pracownikowi zarzut nieusprawiedliwienia nieobecności w pracy w sytuacji, gdy takiego zaświadczenia nie dostarczy.

Pracodawca może bez problemu (np. telefonicznie) uzyskać potwierdzenie informacji o zamknięciu przedszkola.

Wprowadzenie takiego obowiązku jest sprzeczne z prawem. Obowiązujące w tym zakresie przepisy ustanawiają termin na powiadomienie pracodawcy na drugi dzień nieobecności. Termin ten należy traktować jako minimalny.

Skrócenie tego okresu, jako mniej korzystne dla pracownika niż postanowienia wynikające z powszechnych przepisów prawa pracy, nie ma mocy prawnej.

Powinien Pan zatem zmienić zapis regulaminu. Do momentu zmiany tego postanowienia w jego miejsce i tak muszą być stosowane przepisy ogólnie obowiązujące.

Przepisy nie ustanawiają zamkniętego katalogu możliwych sytuacji uzasadniających niestawienie się pracownika do pracy. Dopuszczalne jest bowiem uznanie przez pracodawcę za usprawiedliwiającą innej przyczyny nieobecności wskazanej przez pracownika. Przychylenie się do wniosku zatrudnionej osoby zależy zawsze od uznania pracodawcy (dotyczy to oczywiście sytuacji nieokreślonych bezpośrednio w przepisach).

Można stwierdzić, że powinny to być wszelkie zdarzenia, które obiektywnie uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy i jej świadczenie.

Marek Rotkiewicz

specjalista do spraw zatrudnienia, Wojewódzki Urząd Pracy