Jak usprawiedliwić nieobecność

Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przewidywanej nieobecności w pracy oraz dostarczyć dowód na jej usprawiedliwienie. Jest to jeden z pracowniczych obowiązków, których nie należy bagatelizować. Skutki nieusprawiedliwienia nieobecności w pracy mogą okazać się bowiem dotkliwe.

Zasady postępowania w tym zakresie określają przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281). Skonkretyzowanie obowiązków pracowniczych powinno nastąpić w przepisach zakładowych i odnosić się do praktycznej organizacji pracy u danego pracodawcy. Sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności jest bowiem jednym z elementów, jaki powinien się znaleźć w regulaminie pracy (art. 104¹ par. 1 pkt 9 k.p.). Pracodawca, który nie ma obowiązku wydania tego dokumentu (zatrudnia mniej niż 20 pracowników), sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien określić w pisemnej informacji kierowanej do każdego nowo zatrudnionego pracownika (art. 29 par. 3 k.p.).

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika mogą być różne. Przytoczone rozporządzenie definiuje je w sposób ogólny jako zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożliwości wykonywania pracy, uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność.

Wśród przyczyn usprawiedliwiających absencję pracownika można wymienić:

• chorobę pracownika lub członka rodziny wymagającego jego osobistej opieki,

• sprawowanie opieki nad dzieckiem,

• konieczność stawienia się na wezwanie organów administracji, sądu, prokuratury, policji,

• odpoczynek po nocnej podróży służbowej.

Jeżeli przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o niej, jak również o przewidywanym okresie tej nieobecności.

Natomiast w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, których nie można było przewidzieć, pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Najpóźniej musi uczynić to w drugim dniu nieobecności w pracy.

Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy powinien być określony w regulacjach obowiązujących u danego pracodawcy. Wówczas pracownik ma obowiązek postępować według reguł wynikających z aktów zakładowych.

W praktyce często się zdarza, że zakładowe przepisy nie regulują odmiennie tej materii i odsyłają do przepisów powszechnie obowiązujących. W takim przypadku stosuje się ogólne zasady wynikające z rozporządzenia z dnia 15 maja 1996 r. Zgodnie zaś z tym aktem, zawiadomienie o nieobecności w pracy może być dokonane w różny sposób, a więc nie tylko osobiście, ale i za pośrednictwem innych osób, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.

Pracownik, który nie zawiadomił pracodawcy o swojej nieobecności w wyznaczonym terminie, musi liczyć się z konsekwencjami. Tylko bowiem szczególne okoliczności uniemożliwiające terminowe dopełnienie obowiązku powiadomienia pracodawcy usprawiedliwiają pracownika, który nie dotrzymał terminu. Omawiane rozporządzenie jako takie okoliczności wymienia przykładowo obłożną chorobę pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. W takim przypadku pracownik powinien powiadomić pracodawcę najpóźniej następnego dnia po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej dokonanie tego w pierwotnym terminie.

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są oświadczenia pracownika albo zaświadczenia lub inne dokumenty wydane przez uprawnione organy (instytucje).

Usprawiedliwienie nieobecności na podstawie oświadczenia pracownika następuje w razie konieczności sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza. Oświadczenie składa także pracownik, który nie stawia się do pracy po odbyciu podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Jeżeli nieobecność w pracy spowodowana jest chorobą, dowodem usprawiedliwiającym jest zaświadczenie lekarskie, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy lub decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego w razie odosobnienia pracownika z powodu choroby zakaźnej.

Dowodem usprawiedliwiającym jest także wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub inny organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami. Wezwanie takie musi być imienne i zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika przed danym organem.

Konsekwencje, jakie poniesie pracownik, który nie usprawiedliwia swojej nieobecności w pracy zależą od okoliczności. Inaczej bowiem ocenia się absencję w pracy, bez jej formalnego usprawiedliwienia i przy jednoczesnym braku okoliczności usprawiedliwiających tę nieobecność, a inaczej sytuację, gdy pracownik miał faktyczny powód usprawiedliwiający nieobecność i dopuścił się jedynie uchybień formalnych w usprawiedliwieniu.

Na różnicę tę wskazano także w orzecznictwie Sądu Najwyższego, przyjmując, że zachowanie pracownika w tym drugim przypadku nie powinno być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 126/99, OSNP 2000/20, poz. 752), a pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.

WAŻNE

Inaczej natomiast należy ocenić sytuację, gdy nie zaistniały okoliczności usprawiedliwiające nieobecność, a mimo to pracownik nie stawił się do pracy. Tego rodzaju zachowanie może bowiem nie tylko uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę, ale także spowodować rozwiązanie jej ze skutkiem natychmiastowym, gdy pracodawca uzna takie zachowanie za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Natomiast w każdym przypadku za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania absencji w pracy, pracodawca może stosować wobec pracownika kary porządkowe. Jeżeli zaś pracownik opuści pracę bez usprawiedliwienia, może narazić się na karę pieniężną.

Danuta Klucz

gp@infor.pl