Jak zachować się w sytuacjach służbowych

 

Poruszyliśmy tematykę zachowań ludzkich, przedstawiając kanony kultury osobistej i pokazaliśmy, jak należy zachowywać się w różnych sytuacjach w pracy, a także, czego należy unikać. Teraz zastanowimy się, czym się kierujemy zachowując się w taki, a nie inny sposób.

 

Każde zachowanie jest działaniem, a skoro działamy, to robimy to w jakimś celu: wykonujemy różne czynności, zadania, komunikujemy się wymieniając informacje. Ale ważne jest nie tylko to, co robimy, ale również w jaki sposób. Świadome działanie ma to do siebie, że kontrolujemy siebie i sytuację. Wiemy, co mamy robić albo szukamy sposobów realizacji celu, kierujemy wrażeniem wywieranym na innych, staramy się kreować siebie.

Z drugiej strony zachowanie nie zawsze jest do końca przemyślane. Mamy wtedy do czynienia bardziej z reakcją niż świadomym postępowaniem. Z takimi zachowaniami spotykamy się zazwyczaj przy pobudzeniu emocjonalnym, w stresie lub przy dużym przemęczeniu. Mówimy: „zachowałam się tak pod wpływem emocji”, „nie wiedziałem, co mówię, teraz tego żałuję”. Jednak tym, co łączy działanie i reakcję jest fakt, że zachowanie jest zawsze widoczne i odczuwalne dla osób przebywających w otoczeniu. Poprzez zachowanie kształtujemy otaczający nas świat. Kształtujemy relacje z innymi, zarówno pracując nad kontaktami w sposób świadomy, jak i reagując spontanicznie. Dajemy się poznać, a także sami poznajemy i oceniamy innych.

Zachowanie na świeczniku

W pracy oczekuje się i wymaga odpowiednich zachowań, tzw. służbowych lub formalnych. Asystentki i sekretarki przez to, że są blisko szefa, często znajdują się jakby „na świeczniku”, przez co ich zachowanie może decydować o wielu ważnych sprawach. Budują nie tylko swój wizerunek, ale także wizerunek przełożonego i całej organizacji.

Pośród cech powszechnie wymaganych na stanowisku sekretarki i asystentki są rozwinięte umiejętności interpersonalne. Na pewno jest to otwartość, wykazywanie chęci do nawiązywania kontaktów, nastawienie na współpracę, kultura osobista, ale również umiejętność rozwiązywania konfliktów (w tym mediacje), oddzielanie problemów od ludzi, czy też właściwe radzenie sobie z krytyką. Do umiejętności interpersonalnych należy również komunikatywność: płynne i poprawne wypowiadanie się, adekwatne reagowanie na rozmówcę, świadczące o rozumieniu przekazywanych treści i uważnym słuchaniu. Lecz na pewno w wielu firmach są jeszcze inne wymagania dotyczące radzenia sobie ze służbowymi zadaniami. Wymagania formalne w stosunku do tego stanowiska ukazują, że nie można sobie pozwolić na lekkomyślność czy zachowania niejednoznaczne. Trzeba być osobą samodzielną, zawsze gotową do nowych zadań, mieć nienaganną kulturę osobistą i odpowiednie wyczucie sytuacji.

Z głębi serca i umysłu

Nasze prawdziwe oblicze najczęściej ukazuje się w sytuacjach zaskakujących i nowych, w których górę biorą emocje. Najwięcej mówią o tym, jak sobie radzimy w trudnych sytuacjach. Gdy ktoś nas słownie atakuje, poddaje krytyce lub okazuje swoje niezadowolenie, najlepiej odroczyć reakcję. Wziąć głęboki oddech, policzyć do 10 (w myśli), pozwolić, aby ta osoba skończyła i dopiero po chwili odpowiedzieć. Fakt, że nasza reakcja zostanie na kilkanaście sekund odroczona, nie wyrządzi tyle złego, co natychmiastowa, emocjonalna odpowiedź. Dobrym sposobem jest też wyrobienie sobie w takich sytuacjach nawyku mówienia: „przepraszam, muszę pozbierać myśli”, „proszę dać mi chwilkę na przemyślenie”, po czym spokojnie wrócić do rozmowy.

Na nasze zachowania wpływa sposób wychowania, temperament i indywidualne doświadczenia. Jeśli uzmysłowimy sobie jacy jesteśmy, zrozumiemy, że posiadamy predyspozycje do pewnych zachowań. To ważne zarówno z naszego punktu widzenia, jak i z punktu widzenia pracodawcy. Praca będzie efektywna, a my zadowoleni, jeśli charakter zadań będzie odpowiadał naszym cechom i kompetencjom. I przeciwnie - niezadowolenie lub odczuwalny dyskomfort w pracy może wynikać właśnie z tego, że musimy zachowywać się wbrew sobie. W takiej sytuacji są dwa rozwiązania: albo trzeba przemyśleć w czym jesteśmy dobrzy i zmienić pracę na bardziej odpowiadającą lub uznać, że nasza osobowość jest elastyczna, podlega procesom uczenia się i podjąć pracę nad sobą. I tak na przykład osoba zamknięta w sobie może nauczyć się komunikatywności. To tylko sprawa odpowiednich ćwiczeń.

Oprócz cech osobowości, istotnymi czynnikami kierującymi zachowaniem są potrzeby. Jeżeli jesteśmy głodni - potrzebujemy jedzenia. Jeżeli nasza sytuacja życiowa wymaga wzmożonych wysiłków finansowych, bo spłacamy raty za mieszkanie - bardziej będzie nam zależało na dobrze płatnej i stałej pracy niż na rozwojowej, ale tymczasowej. Jest to też związane z uznaniem hierarchii wartości. Spełnienie indywidualnych potrzeb najsilniej motywuje do pracy. Jeśli potrzebujemy uznania, będziemy lepiej pracować, gdy szef i współpracownicy będą nas doceniać, chwalić dokonania i powierzać nam odpowiedzialne zadania. Jeżeli pragniemy się rozwijać, to szczególnie motywujące będą nowe wyzwania, kontakty ze specjalistami i autorytetami, a także udział w szkoleniach. Mądry szef na pewno nie zlekceważy naszych potrzeb.

Ważne są okoliczności

Sytuacje w pracy często mają większy wpływ na nasze zachowanie niż nasza osobowość. Jeżeli ktoś traktuje nas jako osobę niesamodzielną, to często stajemy się bezradni. Jeżeli jesteśmy traktowani jak osoby kompetentne, swoim zachowaniem dążymy do potwierdzenia tej oceny. Również, jeśli jesteśmy ciągle krytykowani, a atmosfera w pracy jest nerwowa, sami stajemy się krytyczni, niezadowoleni i zdenerwowani. Warto też wiedzieć, że nie zawsze jesteśmy oceniani jako konkretne osoby, lecz jako role, które nam przypisano. Jeśli zostaliśmy uznani za fachowca w jakiejś dziedzinie, to możemy być pytani o rady. Jeśli dano nam etykietę żartowniś, jest ryzyko, że przy poważnych sprawach nie będziemy brani pod uwagę.

Niektóre zachowania nie miałyby miejsca, gdyby nie okoliczności. Każda sytuacja jest zbiorem czynników, które modelują zachowania. W pierwszej kolejności mają znaczenie obowiązki - ich rodzaj, charakter, ponieważ to one kierują naszą aktywnością. Ważny jest także sposób przekazywania i odbierania zadań przez przełożonego oraz charakter wzajemnych relacji. Łatwiej jest pracować, gdy ma się jasność sytuacji, świadomość oczekiwań i kryteriów oceny. Niestety, nie zawsze mamy taki komfort. Sytuacje niepewne, niedookreślone bywają powodem stresów, niewłaściwych zachowań, a nawet konfliktów. Jak radzić sobie z takimi sytuacjami? Jeśli czegoś nie wiemy lub nie jesteśmy pewni - dowiedzmy się! Lepiej zdobyć się na odwagę i zapytać, niż działać po omacku.

Chociaż sami nie stworzymy właściwej atmosfery w pracy, miejmy świadomość, że nasze właściwe zachowania mogą pozytywnie na nią wpłynąć. Warto pokazywać dobre wzorce zachowań, warto współdziałać, a nie rywalizować, ponieważ to poprawia stosunki i kształtuje zachowania innych.

Joanna Szen-Ziemiańska