Jak przygotować prezentację

Pracuję w firmie wchodzącej w skład korporacji finansowej. Od dłuższego czasu obserwuję, jak różne osoby (w tym bardzo często asystentki) przygotowują i przedstawiają rozmaite prezentacje. Bardzo rzadko na porywające tematy. Co ciekawe, choć prezentacja ma, z zasady, za zadanie przekazać konkretne informacje - prelegenci mocniej skupiają się na tysiącach tabelek, zdjęć, wykresów, niż na przekazaniu prostych, podstawowych i zrozumiałych treści. Jeśli do tego prelegent nie jest doświadczony i zjada go trema - skutek bywa opłakany. Większość słuchaczy zapytanych o tytuł i temat prezentacji, nie potrafi go przytoczyć.

A jednak jest wśród nas asystentka - mistrz prezentacji. Pani Ania - asystentka dyrektora finansowego - przygotowuje prezentacje dla swojego szefa, a także bardzo często prowadzi prezentacje na spotkaniach pracowników. Kiedy ona rozpoczyna prezentację, szepty milkną. Zwykle po zakończeniu wybuchają oklaski. Nie dlatego, że jest wybitnym znawcą tematu, ale dlatego, że do przygotowania prezentacji podchodzi od strony komunikacji i głównego celu, na dalszy plan odkładając drobiazgowe szczegóły - na nie przyjdzie czas w pytaniach.

- Dlaczego dana prezentacja odnosi sukces? - pyta pani Ania. - Najważniejsze, aby ludzie rozumieli, o czym do nich mówimy. Jeśli mnie coś wydaje się nudne, ich też zapewne nie porwie. Trudno oczekiwać burzy oklasków po prezentacji półrocznych wyników porównania kont. Z drugiej strony mam świadomość, że jeśli przygotuję krótki, konkretny dokument - nikt nie będzie znudzony, a i szefowi dam możliwość nie tylko „czytania” slajdów. Dla mnie taka prezentacja to trochę jak kino: za dużo się dzieje - niedobrze, bo za akcją nie można nadążyć. Za mało - jeszcze gorzej, bo czekam tylko, aby już wyjść. Trzeba znaleźć złoty środek. Ja wiem, że to banał, Ale trzymam się kilku podstawowych zasad.

Prześledźmy więc przygotowanie prezentacji według naszego specjalisty - pani Ani.

Jak się przygotować

- Najczęściej nie mam zbyt dużo czasu na przygotowania, dlatego trzymam poprzednie prezentacje w jednym miejscu - często wykorzystuję stare slajdy, ale zawsze pamiętam, aby nie pokazywać identycznego slajdu tym samym słuchaczom. Byłby to brak szacunku dla ich czasu.

Bardzo często zdarza się nam przygotowywać prezentację na ostatnią chwilę. Jeśli jednak mamy więcej czasu i możemy solidnie przyłożyć się do przygotowania prelekcji - warto to zrobić.

Jeśli prezentacja ma być za tydzień, to powinna być już prawie gotowa, notatki prelegenta sprawdzone, a pomoce wizualne dopracowane. A to oznacza, że dobry mówca przedkłada przygotowanie do prezentacji ponad nadanie jej fantastycznej formy. Dlatego, przede wszystkim:

• Zapisz główną myśl swojego wystąpienia. Zapisz ją nie tylko w prezentacji, ale na osobnej kartce - to właśnie o tym zdaniu musisz pamiętać tworząc wszystkie slajdy, więc warto mieć je przed oczami.

• Określ trzy-cztery najważniejsze zagadnienia, o których będziesz mówiła. Także je zapisz. To będą osie twojego wystąpienia, one nadadzą mu rytm i do nich będziesz się odnosiła.

• Kiedy slajdy będą już gotowe (o technicznej stronie ich tworzenia porozmawiamy nieco później), zapisz początek swojego wystąpienia i naucz się go na pamięć. Wystarczy 5-6 zdań. To ci pomoże pokonać tremę i nawiązać kontakt z publicznością.

Jeśli zostało ci mniej czasu, użyj slajdów, którymi już dysponujesz. Dołóż także kilka nowych. Przy ich tworzeniu zwróć większą uwagę na czytelność niż na dodatki graficzne i animacyjne. Do nowych slajdów zrób szczególnie dokładne notatki, aby nie pogubić się w trakcie prezentacji. Nawet jeśli wydaje ci się, że jesteś słabo przygotowana, nie przepraszaj publiczności za to, że „prezentacja nie jest najlepiej dopracowana, ale dowiedziałam się dopiero wczoraj, że dziś będę przemawiać”. Po prostu, zrób ją najlepiej jak umiesz.

Na dzień lub dwa dni przed prezentacją sprawdź, czy oprócz samego pliku masz wszystkie potrzebne przedmioty do prezentacji. Przyda się wskaźnik, drukowana wersja notatek prelegenta (nigdy nie czytaj ich z ekranu komputera - to odcina cię od słuchaczy), materiały do rozdania uczestnikom, eksponaty - jeśli ich potrzebujesz.

Aby sprawdzić czy jesteś już gotowa:

• Wyłącz na moment monitor komputera i powiedz, jaki jest tytuł prezentacji, jej cel, przepowiedz sobie trzy do pięciu pierwszych zdań.

• Zastanów się, do kogo będziesz mówić - czy twoja prezentacja jest dopasowana do poziomu zrozumienia tematu przez słuchaczy. Masz jeszcze czas aby ją uprościć lub przeformatować, jeśli do twojej prezentacji pozostało co najmniej 5 dni. W innym wypadku zostaw slajdy (z ewentualnymi lekkimi poprawkami) i zastanów się nad tym, jak o nich opowiedzieć, aby przybliżyć je słuchaczom.

• Pomyśl, czy umiesz wymienić trzy najważniejsze osie twojej prezentacji - to właśnie będą elementy, jakie zapamiętają słuchacze.

• Zastanów się, czy najważniejsze elementy prezentacji według ciebie, to także najważniejsze elementy prezentacji według publiczności. Jeśli wszystkie powyższe punkty sprawdziłaś i jesteś ich pewna - czas przejść do kolejnego etapu.

Przećwicz prezentację

- Najczęściej ludziom wydaje się, że mają za mało slajdów. Pamiętam mojego poprzedniego dyrektora - mówi pani Ania. - Jeśli prezentacja nie miała jednego slajdu na minutę - uważał ją za nieudaną i kazał dokładać kolejne slajdy. A z mojego doświadczenia wynika, że zawsze mówimy dłużej niż nam się wydaje. Czas inaczej mierzy się po stronie słuchacza i mówcy. Warto to wcześniej przećwiczyć.

Najlepiej po prostu wziąć zegarek, wydruk slajdów i omówić je wszystkie nie spoglądając na cyferblat. Będziesz zaskoczona, ile czasu ci to zajmie. Następnie zrób to samo patrząc na zegarek i kontrolując, ile czasu zajmuje ci każdy slajd. Teraz jest moment na to, aby skrócić lub wydłużyć opisy. Pamiętaj, aby zrobić odpowiednie notatki w „notatkach prelegenta”, aby wykorzystać twoje obserwacje w trakcie przemówienia. Jeśli dobrze czujesz się w temacie, którego dotyczy prezentacja, rozważ możliwość skrócenia jej czasu, aby zyskać kilka minut na dyskusję z publicznością. Pamiętaj także o dodaniu przykładów. Nawet jeśli nie ma na nie miejsca na slajdach - pomogą ci utrzymać uwagę publiczności, jeśli wspomnisz o nich w swoim opisie slajdów.

Przygotowanie sali

- Nie raz i nie dwa zdarzało mi się biegać w poszukiwaniu zapasowego laptopa, a także szefa, który zaraz miał rozpocząć prezentację - opowiada pani Ania. - Raz nawet nie można było znaleźć klucza do sali, w której miało się odbyć spotkanie. Aby uniknąć takich niespodzianek, staram się sprawdzić wszystko co najmniej godzinę przed planowaną prezentacją. No i oczywiście jestem mistrzynią planu „B”. Mam zapasowy laptop, pendrive z dodatkową prezentacją, nawet wodę, gdyby się okazało, że zapomniano o niej przy stoliku prelegenta.

Dobrze przygotowana sala jest bardzo ważna nie tylko dla prelegenta, ale także dla słuchaczy. Warto zatem dopilnować, aby była jasna, wywietrzona i nie przegrzana. W takich warunkach obu stronom będzie łatwiej skupić się na meritum, a nie na ziewaniu. Zanim jednak udasz się do sali, sprawdź czy masz ze sobą wszystko czego potrzebujesz lub możesz potrzebować: prezentację (komputer, płytę, dyskietkę, plansze, folie), materiały dla słuchaczy, mazaki do tablicy, wskaźnik i swoje wizytówki. Sprawdź także, czy będziesz mieć dostęp do sali, i czy ktoś pomoże ci w podłączeniu i skonfigurowaniu sprzętu. Warto również mieć w zapasie przedłużacz, wodę dla mówcy i drugi laptop - w razie gdyby pierwszy nie zadziałał. Przed wejściem do sali pamiętaj, aby wyciszyć lub wyłączyć telefon. Zastanów się także, czy będziesz korzystać z zegara w sali (warto w takim wypadku sprawdzić, czy dobrze go widzisz), czy też z innego zegarka. Na pół godziny przed prezentacją sprawdź działanie wszystkich urządzeń: komputera, rzutnika, mikrofonu, wskaźnika.

Rozpoczęcie prezentacji

- To dla mnie zawsze ogromnie stresujący moment - mówi pani Ania. - Staram się wejść na mównicę z uśmiechem i za nic w świecie nie może być w moim głosie napięcia. Najłatwiej to wyeliminować ćwicząc wcześniej takie sytuacje. Mnie najlepiej idzie to przed lustrem rano w łazience - niby nie mogę się skupić, bo robię coś innego, ale tak mi w krew wchodzi te kilka zdań, że potem nie ma żadnego „yyyy”, albo „eee” i zastanawiania się, co dalej.

Wchodząc do sali, zawsze pamiętaj o uśmiechu. Idź wyprostowana. Nawet jeśli tak naprawdę nie jesteś pewna siebie - pamiętaj, że prezentacja to teatr. Graj. Teraz już rozumiesz, dlaczego tak ważne jest przygotowanie „recytacji” pierwszych zdań prezentacji. To ci doda pewności siebie, a widownia zobaczy, że jesteś kompetentna i dobrze przygotowana. Jednocześnie pamiętaj, że entuzjazm jest zaraźliwy - jeśli ty opowiadasz o czymś z pasją i ilustrujesz to „z życia wziętymi” przykładami, łatwiej będzie ci zaangażować widownię. Jednocześnie nie spiesz się - mów wolno i dobitnie. Pamiętaj, aby używać prostego języka i dotrzeć do każdego słuchacza. I uśmiechaj się - to bywa zaraźliwe!

Technikalia

Z prezentacjami jest jak z teatrem. Wszystko jest ważne - dekoracje, kostiumy i aktorzy. Chyba najmniej sama sztuka. Bo jeśli nawet jest świetna, a reszta do niczego, to i tak publiczność wyjdzie po pierwszym akcie. I jak w teatrze - bardzo ważne są drobiazgi. Jeśli jest na to czas - warto nad nimi popracować. Czasem dobrze technicznie przygotowana prezentacja to połowa sukcesu!

Najpierw zbierasz merytoryczne dane do prezentacji, dzielisz ją na slajdy. Kiedy jednak już to zrobisz, warto się im przyjrzeć. Jeżeli masz więcej niż 12-15 plansz, to na początku pokaż plan prezentacji, ale jeśli masz 30 slajdów, to nie wystarczy. Wtedy trzeba prezentację rozbić na bloki tematyczne i powtórzyć planszę z planem za każdym razem, gdy przechodzisz do nowego zagadnienia. Warto wtedy zaznaczyć strzałką lub kolorem gdzie się obecnie znajdujemy.

Teraz przyszedł czas na dodanie pierwszej i ostatniej planszy. Pierwsza zawiera tytuł, datę, element graficzny (najczęściej logo firmy prezentującej) i dane osoby prezentującej. Ostatnia to podziękowanie za uwagę i ewentualnie dane kontaktowe do prowadzącego, gdyby po prezentacji pojawiły się jakieś pytania. W dłuższych prezentacjach warto rozważyć także dodanie slajdu drugiego, z zawartym w nim motywem przewodnim prezentacji (tym, który spisałyśmy na kartce, aby o nim nie zapomnieć podczas tworzenia prezentacji). Może to być zdanie lub odpowiedni cytat, który wprowadzi nas do treści merytorycznych.

Każdy slajd powinien mieć swój tytuł. To zwiększa czytelność prezentacji. Zatytułować trzeba także strony z podsumowaniem i te zawierające jedynie wykresy czy obrazy. Nawet jeśli z tego powodu będą one nieco mniejsze.

Ze względu na czytelność, warto także przestrzegać kilku zasad:

• Na slajdzie powinno się znaleźć maksymalnie 8 linijek tekstu. Powinny to być raczej hasła niż opisy - funkcję opisową spełnia prelegent.

• Jeśli prelegent będzie tylko czytać to, co jest wyświetlone, ludzie nie będą go słuchać. Znacznie szybciej przeczytają to, co znajduje się w prezentacji i będą się nudzić czekając na następną planszę.

• Aby łatwiej było dojrzeć treść prezentacji - nawet z tylnych rzędów - spróbuj trzymać się klasycznej czcionki (Arial, Times New Roman, Georgia, Verdana), o wielkości 20-24 pkt, wyrównanej do lewej.

• Z tego samego powodu rysunki i wykresy, które wklejasz do prezentacji, nie mogą być zbyt szczegółowe.

• Nie używaj zbyt dużej ilości kolorów - także wyróżniając najważniejsze części tekstu.

• Na jednej planszy nie powinno być więcej niż 3-4 kolory. Warto też zachować konsekwencję w ich stosowaniu, aby prezentacja nie była zbyt pstrokata. Unikaj łączenia ze sobą kolorów z przeciwstawnych granic widma - na przykład czerwonego i niebieskiego. Oczom jest trudno równocześnie zogniskować się na obydwu barwach, a więc słuchaczom może umknąć coś ważnego, co chciałaś podkreślić kolorem.

• Podobnie jak nasz mózg nie widzi dobrze tekstu pisanego kolorami przeciwstawnymi, tak też gorzej odbiera teksty pisane wersalikami. Pamiętaj zatem, by ich nie nadużywać.

• Nie powinno się przesadzać z podkreśleniami i pogrubieniami, aby całość tekstu była czytelna, zaznaczaj tylko najważniejsze fragmenty.

• Nie można także przesadzić z ozdobnikami. Grafiki będące jedynie ozdobnikami nie powinny znajdować się w lewym górnym rogu - to miejsce na dane merytoryczne, podobnie jak górna część slajdu. Obrazki mogą zdobić prawą stronę prezentacji lub dół slajdu, ale nie powinny kolidować z tekstem.

• Pamiętaj, że dla czytelności slajdu zarówno obraz, jak i tekst muszą mieć trochę „światła”, czyli wolnej przestrzeni wokół.

Powyższe zasady nie odnoszą się oczywiście do merytorycznych wykresów czy diagramów. Te traktujemy jako część merytoryczną prezentacji. Dobrze jest urozmaicić wystąpienie, przeplatając teksty z prezentacjami graficznymi. Pamiętaj, że wśród twoich słuchaczy są zarówno wzrokowcy, jak i słuchowcy.

Narzędzie takie jak Power Point daje nam wiele możliwości animacji, dołączania dźwięków, filmów. Korzystajmy z tej możliwości. Urozmaicona prezentacja jest łatwiejsza do prowadzenia. Jednocześnie należy pamiętać, aby nie wstawiać na jeden slajd więcej niż trzy animacje. W przeciwnym wypadku, jeśli będziemy chcieli do czegoś wrócić nie wychodząc z trybu prezentacyjnego, będzie to bardzo długo trwało. Poza tym, zarówno nadmiar jak i brak animacji jest czynnikiem nużącym dla odbiorcy.

Idealna prezentacja to marzenie każdego mówcy i każdego, kto stoi za przygotowaniem jego materiałów. Podsumowując dzisiejsze rozważania - aby taką prezentację przeprowadzić, wystarczy wiedzieć, o czym i do kogo chcemy mówić. Ale trzeba też włożyć sporo wysiłku w przygotowania. Jednak warto poświęcić nieco czasu, aby na koniec prezentacji usłyszeć oklaski. Aby ludzie wychodzili gratulując mówcy, a nie dyskretnie ziewając.

Nie przeczę - przygotowanie prezentacji, szczególnie dla osoby początkującej, to duży wysiłek. O wielu rzeczach trzeba pamiętać, wiele przećwiczyć i sprawdzić. Jednak każda prezentacja jest ważna - zostawia w pamięci słuchaczy nie tylko dane merytoryczne, ale także pozwala wyrobić sobie opinię o prezentującym.

Katarzyna Golińska