Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Czy to początek końca Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Ministerstwo Finansów zapowiedziało zewnętrzny audyt informatyczny systemu i przesunęło termin obligatoryjnego wdrożenia systemu przez przedsiębiorstwa.

Termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF, który miał obowiązywać zgodnie z pierwotnym harmonogramem już 1 lipca 2024 r., zostaje przesunięty w czasie. Minister finansów nie podał konkretnej daty wdrożenia obowiązkowego KseF ale zapowiedział, że na pewno nie zdarzy się to w 2024 roku. To ogłoszenie ministra finansów wywołało dyskusję na temat potencjalnych konsekwencji i korzyści dla przedsiębiorców.

Minister finansów Andrzej Domański 19 stycznia 2024 r. na konferencji prasowej poinformował, że w 2024 roku na pewno nie zostanie uruchomiony obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowa data wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w Polsce zostanie podana po przeprowadzeniu zewnętrznego audytu KSeF.

W odpowiedzi na pytanie redakcji Biuletynu VAT, Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów poinformował 9 stycznia 2024 r., że w chwili obecnej nie są prowadzone w MF prace nad przesunięciem terminu obowiązkowego KSeF.

Odpowiedź na pytanie zadane w tytule jest prosta i zna ją każdy, kto zajmuje się na co dzień fakturowaniem: w Krajowym Rejestrze eFaktur będą od 1 lipca 2024 r. zgromadzone miliony dokumentów, które obiektywnie nie będą fakturami potwierdzającymi realnie wykonane czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Będzie to więc kosztowny śmietnik, który będzie wyłącznie przysparzał bólu głowy zarówno władzy jak i milionom podatników – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. 

Czy faktycznie KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT już od 1 lipca 2024 roku? Coraz częściej pojawiają się głosy o potrzebie przesunięcia tego terminu. Ostatnio Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie (największa izba gospodarcza w Polsce, zrzeszająca prawie 1500 firm) poparła postulat Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców dotyczący przesunięcia w czasie terminu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF to platforma stworzona na potrzeby faktur, gdzie będziemy mieć swoje konto. Czy każdy będzie miał jakiś swój osoby program do wystawiania faktur, który będzie z tym KSEF współdziałał?

KSeF w czasie wojny. Ostatnie lata nie oszczędzają nam sytuacji kryzysowych, jak pandemia czy wojna w Ukrainie. Poza ich oczywistym wpływem na funkcjonowanie każdego z nas, mocno odciskają się one także na sytuacji przedsiębiorców. W obliczu wielu wyzwań, z którymi muszą się w najbliższym czasie zmierzyć, jest także obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nauczeni doświadczeniem podatnicy już dzisiaj zadają pytania o to, jak system będzie funkcjonował w sytuacjach kryzysowych i jakie kroki podjąć, aby jak najlepiej się do nich przygotować już dziś.

E-faktury będą obowiązywały w całej Unii Europejskiej. Od 1 stycznia 2024 roku państwa członkowskie UE będą mogły nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktu elektronicznych bez konieczności uzyskania decyzji derogacyjnej od KE. Od 2028 roku to rozwiązanie powinno być obligatoryjne w całej Unii Europejskiej, data nie jest jednak potwierdzona. System zaprezentowany przez Komisję Europejską określany jest jako VAT in Digital Age (ViDA). Ma on na celu dostosowanie obecnego systemu rozliczeń VAT do współczesnych wyzwań ery cyfrowej.

Ministerstwo Finansów zachęca już dziś do logowania się do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i testowania możliwości tego elektronicznego systemu fakturowania. Sposób logowania do KSeF będzie się różnił w zależności od tego, czy użytkownikiem jest osoba fizyczna, czy spółka.

Ministerstwo Finansów opublikowało 27 listopada 2023 r. projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur. Zaproponowane zmiany mają dostosować  wystawiania faktur uproszczonych do obowiązkowego KSeF. Zmiany mają wejść w życie 1 lipca 2024 r., z wyjątkiem tych dotyczących faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną VAT, które będą obowiązywały od 2025 r.

W komunikacie z 27 listopada 2023 r. Ministerstwo Finansów poinformowało o rozpoczęciu konsultacji dwóch aktów wykonawczych dotyczących powszechnego stosowania KSeF od 1 lipca 2024 r. To rozporządzenie techniczne oraz nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Nowe przepisy zawarte w tych projektach rozwiązania będą stosowane już w pierwszym etapie funkcjonowania obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024 r. Oczywiście trzeba mieć świadomość, że w grudniu bieżącego roku zostanie najprawdopodobniej powołany nowy rząd, a wraz z nim nowy minister finansów, który nie musi akceptować treści obecnych projektów i może wstrzymać wydanie tych przepisów.

Nadal 27 proc. firm nie przygotowało się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, który od 1 lipca 2024 roku będzie obowiązkowy dla czynnych płatników VAT – wynika z badania. Dotychczas postępy w kwestii zmiany sposobu fakturowania poczyniły największe firmy. Elektroniczne systemy do fakturowania zintegrowane lub gotowe na integrację z KSeF działają już w co trzecim przedsiębiorstwie zatrudniającym co najmniej 250 osób. Wśród mikroprzedsiębiorców, którzy także są objęci nowymi regulacjami, aż 53 proc. nie wykonało żadnego kroku w kierunku KSeF.

Jeśli od lipca 2024 roku nie będzie not korygujących, to jak postąpić (jak skorygować fakturę) w przypadku pomyłki w danych nabywcy lub innych, które do tej pory mogą być korygowane notą?

Już w połowie 2024 r. wejdzie w życie obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla polskich podatników VAT. Oznacza to brak możliwość wystawienia faktury w inny sposób niż poprzez KSeF w przypadku przytłaczającej większości transakcji innych niż konsumenckie. Dlaczego już? Bo skala wyzwań oznacza, że tego czasu nie zostało już dużo, a same czynności konieczne przed wprowadzeniem ww. obowiązku mogą okazać się bardzo rozbudowane – co przedstawiam poniżej.

MF informuje w komunikacie: Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto już dziś zacząć działać w tym systemie, żeby dobrze przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. Podobne rozwiązania standaryzujące system wystawiania faktur są wprowadzane w różnych krajach na całym świecie. MF i KAS rozpoczynają ogólnopolski cykl spotkań on-line mający przybliżyć główne założenia KSeF.

Od 1 lipca 2024 r. jednostki  sektora finansów publicznych będą miały obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jakie działania powinny zostać podjęte przez te jednostki, aby wdrożenie przebiegło szybko i bezproblemowo? Czy KSeF będzie musiał być stosowany w każdej jednostce? Kto powinien wystąpić o nadanie uprawnień w KSeF w przypadku jednostek scentralizowanych o skomplikowanej strukturze? Na te i inne pytanie odpowiedzi udzielają eksperci w publikacji  "KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych".

Już wkrótce wszystkie firmy będące czynnym podatnikiem VAT zostaną objęte KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. Oznacza to, że od 1 lipca 2024 roku wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla dużej ilości przedsiębiorstw. Niewypełnienie tego wymogu od 2025 roku będzie podlegać karze w wysokości nawet 100% podatku wykazanego na fakturze.

Niemcy i Francja czekają. Holendrzy stawiają warunek. Do 2028 r. wszystkie kraje UE muszą wprowadzić e-faktury. 

W tytule niniejszego tekstu przedstawiono tezę zaliczającą się do tzw. oczywistych oczywistości. Aby jakikolwiek dokument mógł wywoływać skutki inter pares, musi być zgodna wola stron, chyba że wynika to z przepisu prawa regulującego wprost stawki cywilnoprawne (ius cogens). Czy takim przepisem jest ustawa o VAT regulujący wystawianie faktur? Odpowiedź jest oczywista: nie, przynajmniej od dnia 1 lipca 2004 r., gdy zaczęła obowiązywać nowa, unijna ustawa z dnia 11 marca 2004 r. – pisze profesor Witold Modzelewski.

A co z fakturami pro forma? Czy będzie można je wystawiać w KSeF?

Większość naszej sprzedaży nie jest fakturowana, tylko ewidencjonowana na kasie. Czy do KSeF trzeba będzie wysyłać raporty kasowe?

Wspólnota mieszkaniowa nie jest podatnikiem VAT. Czy również ją będzie dotyczył obowiązek fakturowania w KSeF?

A co z fakturami VAT RR dla rolników ryczałtowych? Czy też będą wystawiane w KSeF?

Moment wejścia w życie obligatoryjnego  KSeF zbliża się nieuchronnie. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe później tj. od 1 stycznia 2025 r.  Zatem KSeF już wkrótce zmieni rzeczywistość rozliczeniową wielu firm i księgowych. Wdrożenie nowej platformy Ministerstwa Finansów wymusi zmiany w obiegu dokumentów księgowych oraz ich dekretacji.