Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym

• Moim obowiązkiem jest tylko solidne prowadzenie ksiąg i nie muszę stosować AML
• Czy można te wszystkie czynności zautomatyzować?
• Prowadzę tylko księgi podatkowe i nie muszę stosować AML
• Ocena ryzyka? – to nie dla mnie
• Wystarczy, że ściągnę procedurę AML z Internetu
• Wystarczy zawiadomić GIIF o podejrzeniach i to uwalnia od odpowiedzialności
• Sekcja na infor.pl
• Partner Apfino.pl

Konieczność ciągłego nadążania za zmianami przepisów w biurach rachunkowych powoduje, że tzw. 'inne obowiązki" bywają zapominane albo przekładane "na później", gdy będzie mniej pracy, co jak wiadomo nigdy nie następuje. Jedną z takich dziedzin są obowiązki nałożone przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML, ang. Anti-Money Laundering). Jednak czy słusznie biura rachunkowe spychają te obowiązki na drugi plan? Ustalmy kilka faktów.

Moim obowiązkiem jest tylko solidne prowadzenie ksiąg i nie muszę stosować AML

Nie jest to prawda. Biura rachunkowe stały się częścią systemu prawnego wprowadzonego w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Są jedną z kilkudziesięciu rodzajów jednostek, na które ustawa AML nakłada określone obowiązki. Obowiązków tych jest niemało, a każde naruszenie jest zagrożone karą administracyjną.
Przypomnijmy.  Są to obowiązki wynikające z ustawy stosowania środków bezpieczeństwa finansowego:
- wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie przepisów ustawy o AML 
- obowiązek identyfikacji klienta, pełnomocnika, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, weryfikacji tożsamości, sprawdzenie list sankcyjnych oraz sprawdzenie czy są one zgodne z wiedzą biura o kliencie oraz innymi źródłami
- obowiązek dokonania wyliczenia oceny ryzyka klienta na podstawie zebranych informacji 
- obowiązek dokonania oceny ryzyka biura rachunkowego jako instytucji obowiązanej 
- bieżącego monitorowania i oceny stosunków gospodarczych klienta, w tym pozyskiwania informacji o ich celu i charakterze, analizy transakcji klienta w celu zapewnienia, czy są zgodne z wiedzą biura o kliencie, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych znajdujących się w dyspozycji klienta, zapewnienie bieżącej aktualizacji dokumentów i danych dotyczących klienta,
- wprowadzenia wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, 
- stosowania dodatkowych procedur w przypadku klientów zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, członków ich rodzin i najbliższych współpracowników, obejmujący obowiązek zgromadzenia dodatkowych informacji o kliencie oraz źródłach pochodzenia jego majątku,
- gromadzenia danych i dokumentowanie zastosowanych wobec klienta procedur bezpieczeństwa oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji;   
- udziału w szkoleniach osób prowadzących biuro rachunkowe oraz osób wykonujących obowiązki związane z AML   
- wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, 
- w skrajnych przypadkach rozwiązania umowy i zakończenia współpracy z klientem albo powstrzymanie się od podjęcia współpracy  np. w przypadku gdy biuro rachunkowe nie mogło zastosować środków bezpieczeństwa wymaganych ustawą AML (np. klient odmówił podania wymaganych danych lub nie można ich było zweryfikować z odpowiednimi dokumentami).
Jak widać, obowiązków jest niemało, a co więcej – nie da się ich wykonać jednorazowo, ad hoc albo sporadycznie. Aby pozostać w zgodzie z prawem, warto kompleksowo ustalić w jaki sposób biuro będzie wykonywało u siebie obowiązki AML, wdrożyć określone procedury i je wykonywać. Podjęte czynności należy dokumentować de facto zabezpieczając się przed skutkami ewentualnej kontroli wykonania obowiązków w zakresie AML.

Czy można te wszystkie czynności zautomatyzować?

Niestety odpowiedzialność prawna zawsze spoczywa na biurze rachunkowym, należy kompleksowo wdrożyć rozwiązane odpowiadające zakresowi ustawy. Istnieją jednak narzędzia, które pomagają oszczędzać czas i prowadzą za rękę przez najbardziej pracochłonny proces identyfikacji klienta, wyliczania ryzyka klienta, ocenę ryzyka instytucji i dokumentując cały proces. Dobrym przykładem jest platforma Apfino należąca do grupy Comarch producenta znanego oprogramowania dla Biur rachunkowych Optima. 

Prowadzę tylko księgi podatkowe i nie muszę stosować AML

Niestety nie. Obowiązki nałożone ustawą AML powinny być wykonywane zarówno przez biura rachunkowe zajmujące się pełną księgowością firm, jak i te, które prowadzą tylko księgi podatkowe. Zakres działalności nie ma znaczenia. 

Ocena ryzyka? – to nie dla mnie

Niesporządzenie w postaci elektronicznej lub papierowej oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu jest zagrożone karą administracyjną. Przygotowanie takiej oceny (ogólnej) oraz ocena takiego ryzyka (zindywidualizowana) wobec każdego klienta, to jeden z obowiązków nałożony przepisami AML. Biuro powinno wiedzieć jakie sytuacje mogą świadczyć o ryzyku wystąpienia przestępstwa prania pieniędzy, czy finansowania terroryzmu.

Wystarczy, że ściągnę procedurę AML z Internetu

Każde biuro rachunkowe musi opracować indywidualną procedurę wewnętrzną. Musi być ona dostosowana do charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności. 
Procedura taka jest o tyle istotna, że opisuje ona cały proces czynności podejmowanych w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy. Z niej faktycznie wynika, kto, co i kiedy robi w ramach wykonywania obowiązków AML. Musi ona zapewniać wszystkie wymagane ustawą elementy – od zasad identyfikacji klienta, po archiwizację gromadzonych dokumentów.

Niewypełnienie tego obowiązku jest jedną z najczęściej występujących przyczyn nakładania kar pieniężnych na jednostki obowiązane (zob. www.mf.gov.pl „Sankcje administracyjne”).
Obowiązek dotyczy nie tylko  posiadania dokumentu ale przede wszystkim stosowania tej procedury co można i należy wykazać w postaci dokumentacji z przebiegu stosowania procedury. 
Przykład:
Jeżeli biuro rachunkowe dokonało identyfikacji klienta powinny powstać zapisy z tej czynności, jeżeli biuro dokonało oceny ryzyka klienta powinno ono również zostać zarchiwizowane.
Biuro rachunkowe nie musi analizować transakcji klientów
W ramach obowiązków w zakresie AML biuro ma obowiązek:
- bieżącego monitorowania i oceny stosunków gospodarczych klienta, w tym pozyskiwania informacji o ich celu i charakterze,
- analizy transakcji klienta w celu zapewnienia, czy są zgodne z wiedzą biura o kliencie, 
- badania źródła pochodzenia wartości majątkowych znajdujących się w dyspozycji klienta,

Wystarczy zawiadomić GIIF o podejrzeniach i to uwalnia od odpowiedzialności

Składając zawiadomienie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowe o podejrzanych okolicznościach lub transakcjach, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy biuro nie uwalnia się od obowiązków nałożonych ustawą AML. W komunikacie nr 22 Generalny Inspektor zwrócił uwagę, że przekazanie zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86 ustawy AML nie jest przesłanką zwalniającą biuro z wykonywania wobec danego klienta obowiązków nałożonych ustawą AML. Biuro nie może więc zaprzestać gromadzenia informacji o kliencie tylko z tego powodu, że o swoich podejrzeniach poinformowało GIIF. 
Warto wspomnieć, że wszystkie instytucje obowiązane, a więc także biura rachunkowe, mają obowiązek przekazywania zawiadomień o działalności i transakcjach podejrzanych, tzw. SAR-ów (Suspicious Activity Reports). 
Ze sprawozdania za 2023 r. wynika, że liczba przekazywanych zawiadomień była rekordowa. W informatycznym GIIF zarejestrowano 4746 zawiadomienia opisowe, które włączono do prowadzonych postępowań analitycznych. Ta tendencja wzrostowa z dużym prawdopodobieństwem wynika z coraz aktywniejszej analizy podejmowanej przez instytucje obowiązane.

Sekcja na infor.pl

Na stronie www.infor.pl/biura-rachunkowe/aml/ znajduje się specjalna sekcja adresowana do biur rachunkowych, zawierająca teksty poświęcone przepisom mającym przeciwdziałać praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Można tam również znaleźć test, który pomoże sprawdzić swoją wiedzę o AML i zdiagnozować, czy biuro wypełnia wymagane standardy. Zapraszamy do jego wypełnienia.

Partner Apfino.pl

Usługa AML dla BR od Comarch Apfino.pl przeprowadzi biuro rachunkowe przez proces wymagany przez prawo od identyfikacji klienta, weryfikację ocenę ryzyka oraz ocenę ryzyka biura rachunkowego. Biuro rachunkowe tylko wpisze NIP klienta i adres email. Dalej Apfino poprowadzi pracownika za rękę:
•    wyśle potrzebne formularze do klienta, żeby biuro nie musiało uzupełniać,
•    połączy się z bazami zewnętrznymi i potwierdzi wprowadzone dane automatycznie,
•    wyliczy ryzyka,
•    w ostatnim etapie poprosi pracownika biura o zatwierdzenie wyliczonego poziomu ryzyka przez pracownika biura rachunkowego
Cały proces będzie zapisany i udokumentowany z dokładnymi datami w jednym miejscu, gdzie będzie można również załączyć skany kwestionariuszy.