REKLAMA

REKLAMA

Kategorie

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto powinien upoważnić pracowników biura rachunkowego do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez klienta

Kto powinien upoważnić pracowników biura rachunkowego do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez klienta /fot. Fotolia
Kto powinien upoważnić pracowników biura rachunkowego do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez klienta /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Nasze biuro rachunkowe zawarło umowę na prowadzenie akt osobowych i naliczanie wynagrodzeń dla pracowników klienta. Czy możemy sami upoważniać naszych pracowników do przetwarzania przekazanych nam danych osobowych? Czy pracownika pracującego z domu możemy upoważnić za pośrednictwem e-maila?

RADA

REKLAMA

Do przetwarzania danych osobowych tych pracowników mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych osobowych (tu: pracodawca). Właściciel biura rachunkowego może wydać upoważnienie swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych, tylko jeżeli jest do tego uprawniony przez pracodawcę, który mu zlecił prowadzenie dokumentacji kadrowej. Dopuszczalne jest upoważnienie przesłane e-mailem. Szczegóły – w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Państwa klient ma obowiązek zabezpieczenia danych osobowych pracowników, jest bowiem tzw. administratorem tych danych. Ma jednak pełne prawo, aby powierzyć przetwarzanie danych osobowych pracowników Państwa biuru rachunkowemu w drodze umowy zawartej na piśmie – art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa). Do powierzenia danych przez ich administratora nie jest wymagana zgoda osoby, której dane dotyczą. Klient powinien jednak powierzyć ich przetwarzanie wyłącznie osobom upoważnionym, które zapoznały się z zasadami ochrony tych danych. Powierzanie danych osobom nieupoważnionym naraża administratora danych (tu pracodawcę) na sankcje karne. Ustawa o ochronie danych przewiduje w takim przypadku grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (nieumyślnie – do roku) – art. 51 ust. 1 i 2 ustawy. W praktyce oznacza to konieczność zadbania o to, by dostęp do danych miały tylko osoby pisemnie upoważnione (art. 37 ustawy). Osoby wyznaczone w Państwa biurze rachunkowym do prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych przez danego pracodawcę muszą zatem posiadać stosowne upoważnienie wystawione przez:

  • administratora danych, czyli pracodawcę osób, których dane są przetwarzane, bądź
  • właściciela biura rachunkowego, jeżeli administrator danych zlecił mu przetwarzanie danych osobowych pracowników (na podstawie umowy powierzenia) i uprawnił w tej umowie do wystawiania upoważnień. Postanowieniami umowy powierzenia administrator danych osobowych może bowiem nadać upoważnienie przedstawicielowi podmiotu, któremu dane są powierzane, do nadawania upoważnień jego pracownikom w imieniu pierwotnego administratora

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Informacje o udzielonych upoważnieniach powinny zostać umieszczone w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych. Ewidencję taką powinien prowadzić administrator danych (art. 39 ustawy). Powinna ona zawierać:

  • imiona i nazwiska wszystkich osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
  • daty nadania i ustania,
  • zakres upoważnień do przetwarzania tych danych,
  • identyfikatory osób, które zostały dopuszczone do przetwarzania danych w systemach informatycznych. Warto tu zauważyć, że jeśli dostęp do danych przetwarzanych w systemie informatycznym posiadają co najmniej dwie osoby, wówczas należy zapewnić, aby w systemie tym rejestrowany był dla każdego użytkownika odrębny identyfikator (login), a dostęp do danych był możliwy wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia. System informatyczny musi zatem pozwalać na kontrolę dostępu do danych.

Oczywiście biuro rachunkowe powinno udostępnić klientowi, który powierzył mu przetwarzanie danych osobowych, dane niezbędne do realizacji obowiązku prowadzenia ewidencji. W praktyce dobrym rozwiązaniem jest, by biuro samodzielnie prowadziło taką ewidencję. Obowiązek prowadzenia takiej ewidencji przez biuro może też wynikać z umowy powierzenia.

Forma upoważnienia

Ustawa nie przesądza formy upoważnienia. Dla celów dowodowych wskazane jest jednak, by miało ono formę pisemną. Z przepisów o ewidencji upoważnień wynika, że upoważnienie powinno zawierać m.in. takie dane, jak data nadania, ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych. Nie ma natomiast przeszkód, by upoważnienie było udzielone e-mailem. Warto dodać, że także na stronie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych widnieje informacja że „nie wydaje się, aby upoważnienie nadane w formie e-maila pozostawało w sprzeczności z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, jeśli spełnia wszelkie inne ww. wymogi z tej ustawy” – zob. www.giodo.gov.pl w zakładce Odpowiedzi na pytania.

Podstawa prawna:

  • art. 31, art. 37, art. 39 i art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922

Marek Smakuszewski
– doradca podatkowy, właściciel kancelarii podatkowej, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Szybka ścieżka do tytułu CGMA. Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ - jedyne w Polsce z akredytacją AICPA & CIMA

Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ od lipca 2024 roku zyskują nową, prestiżową międzynarodową akredytację z zakresu biznesu, rachunkowości i finansów. Program studiów MBA jako pierwszy w Polsce został uznany za zgodny z wymaganiami AICPA & CIMA światowego lidera w dziedzinie rachunkowości publicznej i zarządczej. Są to pierwsze studia MBA w Polsce, które uzyskały tę akredytację. 

Zakładanie firmy. Kiedy warto skorzystać z pomocy księgowego?

Codziennie w Polsce powstaje około 1000 nowych firm, a wielu początkujących przedsiębiorców wybiera jako formę prawną jednoosobową działalność gospodarczą. Rejestracja takiej firmy wymaga przesłania wniosku elektronicznego do CEIDG, jednak już na tym etapie mogą pojawić się liczne wątpliwości, dotyczące na przykład wyboru odpowiedniego kodu PKD czy formy opodatkowania. Czasem trudno je rozstrzygnąć bez pomocy eksperta księgowego.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych: Eksperci i Innowacje w Targach Kielce

Jedno z najważniejszych wydarzeń w branży księgowej i finansowej już 22 i 23 września w Targach Kielce! Kongres organizowany pod patronatem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce gromadzi wybitnych ekspertów i liderów rynku, oferując niepowtarzalną okazję do wymiany doświadczeń, zdobywania wiedzy oraz nawiązywania cennych kontaktów biznesowych.

Bezpłatne webinarium: USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych

USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych. ZAPRASZAMY na BEZPŁATNE WEBINARIUM 13.06.2024; godzina: 11:00.

REKLAMA

Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym

Biura rachunkowe muszą sprostać ważnym obowiązkom związanym z regulacjami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Na infor.pl można znaleźć poświęconą temu sekcję edukacyjną z testem, który pomoże sprawdzić wiedzę. Partnerem akcji jest Apfino.pl proponująca rozwiązanie AML dla biur rachunkowych.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Podziel się swoją opinią na temat raportowania AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (w skrócie AML) nakłada na biura rachunkowe wiele obowiązków. Zapraszamy do udziału w sondzie i wypowiedzenie się na temat procedury AML z punktu widzenia pracownika lub właściciela biura rachunkowego.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź, ile wiesz o AML

Pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź swoją wiedzę na temat regulacji AML, czyli przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Przed czym ubezpieczenie OC chroni biuro rachunkowe? Czy księgowi ubezpieczają się na zbyt niskie sumy?

Biura rachunkowe i firmy księgowe najczęściej wybierają ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej z sumami gwarancyjnymi na poziomie od 50 do 100 tys. zł – podaje Leadenhall Insurance. W ramach polisy ubezpieczyciel przejmuje od księgowych finansową odpowiedzialność za nieprawidłowości i uchybienia, które popełniają podczas obsługi swoich klientów. Do najbardziej kosztownych pomyłek należą błędy w deklaracjach podatku VAT - poszkodowani klienci mogą obciążyć księgowych odsetkami naliczonymi przez Urząd Skarbowy.

REKLAMA

Zapobieganie praniu pieniędzy. Oto niezbędne procedury AML dla biur rachunkowych

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu polega m.in. na stosowaniu tzw. środków bezpieczeństwa finansowego oraz przestrzeganiu wymaganych w tym zakresie procedur. Pierwszym ze stosowanych środków bezpieczeństwa jest identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości. Dokonanie tych czynności należy udokumentować.

Jak rozwinąć swoje biuro rachunkowe? 9 pomysłów, które sprawią, że w Twoim biurze pojawi się więcej Klientów

Otworzyłeś biuro rachunkowe lub kancelarię podatkową i masz mało klientów? Jesteś nowy w swojej miejscowości, nikt Cię nie zna, konkurencja od lat działa prężnie, a Ty chciałbyś w końcu zacząć zarabiać? Sprawdź, co możesz zrobić by rozruszać swoją działalność. Przygotowaliśmy niezbędnik z podpowiedziami dla właścicieli biur rachunkowych i kancelarii podatkowych, w którym znajdziesz pomysły na to, co zrobić, by zyskać nowych klientów.

REKLAMA