Kategorie

Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym

SaldeoSMART
SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.
Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym /fot. Shutterstock
Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym /fot. Shutterstock
Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, w jaki sposób usprawnić działania firmy. Szczególnie trudne wydaje się to w przypadku branży rachunkowej (tj. biur rachunkowych). Klientów jest dużo, pracy także, a przy tym należy ją wykonać szybko i dokładnie. Co zatem należy zrobić, aby efektywność księgowych była większa oraz jakie narzędzia mogą w tym pomóc?

Wyeliminuj chaos

Czym właściwie jest optymalizacja pracy? To znalezienie najlepszego rozwiązania, które będzie dopasowane do potrzeb firmy. Wprowadzając je do przedsiębiorstwa, zwraca się uwagę na jego sytuację oraz postawione cele.

Udoskonalanie procesów w przedsiębiorstwie służy przede wszystkim poprawie wydajności pracy. Jak ją podnieść? Rozpoczynając dzień, każdy pracownik powinien mieć plan działania, który pozwoli wykonać wszystkie niezbędne zadania na czas. Sprawna organizacja może stanowić prawdziwe wybawienie w sytuacjach stresogennych. Daje poczucie panowania nad wszystkim i pomaga w wypełnianiu obowiązków.

Jej podstawą jest planowanie zadań i wyznaczanie celów. Każdego ranka warto spisać wszystkie swoje obowiązki na dany dzień oraz umówione spotkania. Bardzo pomocne okazuje się też oszacowanie, ile czasu potrzebujemy na konkretną czynność. Ustalenie mniejszych przedziałów czasowych w planie sprawi, że zmobilizowanie się będzie dużo łatwiejsze.

Zadania dobrze jest ułożyć w kolejności od najważniejszych do mniej znaczących. Dzięki wykonaniu najtrudniejszych podpunktów na początku, pracownik płynnie przechodzi do kolejnych, mając poczucie dobrze wykonanej pracy. W tym momencie warto też zwrócić uwagę na konieczność skupiania się na jednej czynności zamiast na pięciu jednocześnie. Tylko w ten sposób można utrzymać wysoki poziom koncentracji. Realizacja rozsądnie wyznaczonych celów sprawia zatem, że efektywność znacząco wzrasta.

Nową organizację pracy mogą skutecznie wesprzeć technologie. Ogromną pomocą w ustalaniu harmonogramów są nie tylko zwykłe kalendarze, ale także oprogramowania czy aplikacje, które automatycznie wysyłają przypomnienia o czekających zadaniach. Umożliwiają one również nadawanie priorytetów zadań, aby łatwiej było ułożyć pracę.

Pracuj wydajnie, nie ciężko

Optymalizacja pracy sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, najwięcej korzyści przyniesie jednak w zespołach wykonujących różnorodne czynności dla wielu podmiotów. Tak jest między innymi w księgowości. W biurach rachunkowych zawsze jest wiele do zrobienia, a księgowi muszą nie tylko radzić sobie z codziennymi obowiązkami, ale też stale dopasowywać swoją pracę do zmieniających się przepisów. Pomagają w tym także technologie.

- Dzisiejsza księgowość jest innowacyjna. Podąża w kilku kierunkach, a ich celem jest nie tylko usprawnienie pracy w rachunkowości, ale także ułatwienie życia klientowi. To tzw. sytuacja win-win, w której zyskują wszyscy. Najnowsze trendy potwierdzają, że ta branża stale się zmienia. Coraz częściej digitalizuje się dane, w czym pomagają najnowsze oprogramowania. Wiele spraw można już załatwić za pomocą smartfona. Dużym udogodnieniem stają się także programy, dzięki którym klient i księgowy mogą skonsultować bieżące kwestie, mając przed oczami ważne dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Aby jednak optymalizacja procesów była udana, potrzeba odpowiednich, specjalistycznych narzędzi, które nadążą za potrzebami.

Wszystko pod ręką

Nie ulega wątpliwości, że nowoczesne biura rachunkowe potrzebują rozwiązań pomagających organizować, a co za tym idzie – przydzielających obowiązki pracownikom.

Dziś nie trzeba już zapisywać zadań do wykonania w kalendarzu ani analogowo mierzyć czasu poświęconego na konkretne czynności. Ponadto telefony czy maile nie są jedynymi możliwościami kontaktu z klientem. Ryzyko, że ważna korespondencja gdzieś się zagubi, zostaje zatem wyeliminowane. Najnowsze programy radzą sobie ze wszystkimi organizacyjnymi trudnościami, jakie stawia przed nimi człowiek.

- Informacja o tym, ile czasu zajmuje obsługa danego klienta, jest kluczowa z perspektywy biura rachunkowego. Pomaga chociażby podczas rozliczenia z kontrahentem, kiedy trzeba oszacować, czy cena za daną usługę jest adekwatna. Niekiedy okazuje się też, że pewne zadania można wykonać szybciej. Efektywne zarządzanie biurem powinno bazować na informacjach, ile czasu zajmuje pracownikom obsługa zapytań od klientów. Takie dane można uzyskać np. dzięki opcji logowania czasu pracy czy z ujednoliconego kanału komunikacji. W ten sposób wszystko znajduje się w jednym miejscu – dodaje Krzysztof Wojtas.

Na co jeszcze zwracać uwagę, szukając programu do zarządzania biurem? Planującemu pracę właścicielowi biura z pewnością przydadzą się narzędzia szczegółowo organizujące codzienne działania. Może to być tworzenie konkretnych zadań dla pracowników, zaznaczanie terminu ich wykonania oraz opcje sortowania czy filtrowania, aby łatwiej było je odnaleźć w gęstwinie dokumentów.

INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Z perspektywy biura bardzo istotne są również dane o stanie wysyłki informacji do klientów (o ZUS-ie, podatkach), podziale prac czy obłożeniu pracowników. Szczególne ważne jest to, aby były to narzędzia łatwe w analizie oraz szybko dostępne. Wiadomo bowiem, że w księgowości liczy się każda minuta.

Korzyści dla księgowości

Raport „Portret księgowych. Zapracowani, ale usatysfakcjonowani” opublikowany w 2017 roku przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce pokazuje, że dużym problemem dla księgowych są naglące terminy. Zwróciło na to uwagę aż 31,6% badanych. Z kolei 27,8% stwierdziło, że utrudnieniem codziennych działań jest konieczność podporządkowania życia harmonogramowi zadań.

Jednoznacznie wynika z tego, że branża rachunkowa czeka na dobre, ułatwiające życie rozwiązania. Innowacyjna księgowość na miarę XXI wieku opiera się dziś na wielu pomysłach biorących się z doświadczenia pracowników. Przykładowo, co zrobić, gdy pojawia się problem z dotrzymaniem terminów? Wystarczy użyć zadań cyklicznych, w ramach których umieścimy informację, że do 20. dnia miesiąca należy wyliczyć podatki, zaś do 25. VAT. Wszystkie dane dotyczące zarządzania biurem oraz korespondencja z klientami znajdują się również w jednym miejscu. Wniosek? Nowoczesne narzędzia przygotowane na bazie uwag klientów mogą znacząco usprawnić czynności w branży księgowości. Przekłada się to nie tylko na większą kontrolę nad działaniami pracownika, ale także pozwala uzyskać dodatkowy czas na obsługę kolejnych klientów.

Odpowiednio przeprowadzona optymalizacja w biurze rachunkowym daje zatem możliwość efektywniejszej pracy. Nowoczesne rozwiązania sprawiają, że księgowi panują nad wszystkim, mając odpowiednie dane na wyciągnięcie ręki. Wprowadzenie tego typu zmian szybko przyniesie firmie korzyści oraz pozwoli jej stać się bardziej konkurencyjną na rynku.

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Biura rachunkowe
    1 sty 2000
    29 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?

    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.

    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie

    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych

    Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?

    Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.

    Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.

    Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.

    Czy księgowość jest kobietą?

    Tak, z pewnością w Polsce, gdzie w odróżnieniu od innych krajów, zawód księgowych został prawie całkowicie sfeminizowany. Czy oznacza to, że w pracy tej lepiej sprawdzają się panie?

    Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.

    Polecamy e-booka "Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.", czyli 11 zmian z krótkim i praktycznym komentarzem ekspertów INFORLEX. Pobierz bezpłatnie.

    Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych – merytoryczna wiedza i nowoczesne rozwiązania

    Współczesna księgowość to nie tylko słupki, faktury i żmudne wyliczenia na podstawie dokumentów dostarczanych przez klientów. Biura rachunkowe to nowoczesne przedsiębiorstwa szukające rozwiązań, które podwyższą jakość oferty, przyspieszą pracę, ale także sprawią, że usługi świadczone przez księgowe wkroczą na wyższy poziom. Zapraszamy na Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych, któremu patronuje medialnie Infor.pl.

    Humor biur rachunkowych - zabawne historie z życia księgowych

    W zawodzie księgowego, oprócz wymagających skupienia i wytężonej pracy chwil, bardzo często zdarzają się też sytuacje zaskakujące i komiczne, które przez długi czas wywołują uśmiech na twarzy. Z okazji przypadającego 9 czerwca Dnia Księgowego firma CashDirector S.A. zebrała zabawne historie z życia pracowników biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR (Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych) i udowadnia, że wbrew licznym stereotypom praca ta wcale nie musi być nudna.

    Kontrola biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

    Kontrola biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Biura rachunkowe podlegają kontroli wykonywania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zasady tej kontroli są określone w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa).

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML). Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

    Przeciwdziałanie praniu pieniędzy - biuro rachunkowe. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa) zawiera zamknięty katalog podmiotów zobowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą, tj. instytucje obowiązane. Wśród nich są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

    OC biur rachunkowych w 2021 roku

    OC biur rachunkowych w 2021 roku. Ustawa o rachunkowości wprost nakłada na przedsiębiorców wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W 2021 r. minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi 45 485 zł (jest zatem wyższa o niemal 3 tyś zł niż w 2020 r.).

    Wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym

    Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Identyfikacja i ocena ryzyka przez biura rachunkowe – wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym.

    Umowa biura rachunkowego z klientem – na co zwrócić uwagę?

    Umowa biura rachunkowego z klientem. Przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na postanowienia sprzeczne z dobrymi obyczajami oraz postanowienia niekorzystne dla biura rachunkowego. Co powinna zawierać umowa biura rachunkowego na prowadzenie ksiąg rachunkowych?

    Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?

    Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym. Czy w związku z obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online począwszy od 1 lipca 2021 r. biuro rachunkowe jest zobligowane do jej nabycia, czy też może zaniechać stosowania kasy fiskalnej?

    Biura rachunkowe objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

    Biura rachunkowe a przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ustawa AML. Monitorowanie i zgłaszanie podejrzeń o pranie pieniędzy będzie nowym obowiązkiem wszystkich biur księgowych.

    Biuro rachunkowe przyjazne rodzinie

    Kobiety na rynku pracy preferują pracodawców, którzy tworzą warunki dla zachowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym, wychowywaniem dzieci. Dobrym przykładem takiej firmy jest wrocławska spółka GOBS, zajmująca się zaawansowaną obsługą księgową zagranicznych spółek.

    Jak stać się ekologicznym biurem rachunkowym?

    Biura rachunkowe a ekologia. Znaczenie ekologii w naszym życiu zdecydowanie rośnie. Spotykamy się z ekologiczną żywnością, kosmetykami, ograniczamy w naszych domach produkcję śmieci. Odnawialne źródła energii cieszą się dużą popularnością. W gospodarstwach domowych takie zmiany można wprowadzić w łatwy sposób. Jak sprawić, aby także biuro rachunkowe było bardziej eko?

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym - zwolnienie

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym. Czy biuro rachunkowe może zrezygnować ze stosowania kasy fiskalnej, gdy świadczone usługi nie stanowią doradztwa a kwota obrotu nie przekroczyła limitu 20 000 zł?

    Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

    Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

    Technologie w księgowości – co zmieni się w 2021 r.?

    Księgowość a innowacje technologiczne. Technologie leżą już od lat u podstaw wielu działań biznesowych. W przypadku niektórych branż, również księgowości, czas pandemii tylko przyspieszył procesy digitalizacji. Sprawił też, że na rynku pojawiło się więcej innowacji usprawniających codzienną pracę. Należy do nich nie tylko rozwój oprogramowania wspomagającego działania księgowych, ale także blockchain, roboty w biurach, sprawniejsza obsługa klientów oraz outsourcing rachunkowości.

    Rekomendowane Biura Rachunkowe 2020

    Odpowiednio prowadzona księgowość w firmie to bardzo ważna sprawa.

    II Webinarium Ksiegowość 4.0 Przyszłość Biur Rachunkowych już 27 października

    Już po raz drugi, zainteresowani branżą biur rachunkowych i finansów będą mogli wziąć udział w bezpłatnym Webinarium Księgowość 4.0.

    Świadczenie usług księgowych na podstawie umowy ustnej

    Czy na podstawie umowy ustnej o świadczenie usług księgowo-kadrowych można ponosić odpowiedzialność? Okazuje się, że tak. O czym przekonała się księgowa, pozwana przez klienta, tj. spółkę, którą obsługiwała.

    Limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r.

    Znamy już limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości występuje po przekroczeniu limitu przychodów w wysokości 2.000.000 euro. Dokonując przeliczenia, według średniego kursu euro z dnia 1 października 2020 r., limit ten wynosi 9.030.600 zł. Oznacza to, że jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczą ten limit, zobowiązane będą do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2021 r.