REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym /fot. Shutterstock
Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, w jaki sposób usprawnić działania firmy. Szczególnie trudne wydaje się to w przypadku branży rachunkowej (tj. biur rachunkowych). Klientów jest dużo, pracy także, a przy tym należy ją wykonać szybko i dokładnie. Co zatem należy zrobić, aby efektywność księgowych była większa oraz jakie narzędzia mogą w tym pomóc?

Wyeliminuj chaos

Czym właściwie jest optymalizacja pracy? To znalezienie najlepszego rozwiązania, które będzie dopasowane do potrzeb firmy. Wprowadzając je do przedsiębiorstwa, zwraca się uwagę na jego sytuację oraz postawione cele.

REKLAMA

Udoskonalanie procesów w przedsiębiorstwie służy przede wszystkim poprawie wydajności pracy. Jak ją podnieść? Rozpoczynając dzień, każdy pracownik powinien mieć plan działania, który pozwoli wykonać wszystkie niezbędne zadania na czas. Sprawna organizacja może stanowić prawdziwe wybawienie w sytuacjach stresogennych. Daje poczucie panowania nad wszystkim i pomaga w wypełnianiu obowiązków.

Jej podstawą jest planowanie zadań i wyznaczanie celów. Każdego ranka warto spisać wszystkie swoje obowiązki na dany dzień oraz umówione spotkania. Bardzo pomocne okazuje się też oszacowanie, ile czasu potrzebujemy na konkretną czynność. Ustalenie mniejszych przedziałów czasowych w planie sprawi, że zmobilizowanie się będzie dużo łatwiejsze.

Zadania dobrze jest ułożyć w kolejności od najważniejszych do mniej znaczących. Dzięki wykonaniu najtrudniejszych podpunktów na początku, pracownik płynnie przechodzi do kolejnych, mając poczucie dobrze wykonanej pracy. W tym momencie warto też zwrócić uwagę na konieczność skupiania się na jednej czynności zamiast na pięciu jednocześnie. Tylko w ten sposób można utrzymać wysoki poziom koncentracji. Realizacja rozsądnie wyznaczonych celów sprawia zatem, że efektywność znacząco wzrasta.

Nową organizację pracy mogą skutecznie wesprzeć technologie. Ogromną pomocą w ustalaniu harmonogramów są nie tylko zwykłe kalendarze, ale także oprogramowania czy aplikacje, które automatycznie wysyłają przypomnienia o czekających zadaniach. Umożliwiają one również nadawanie priorytetów zadań, aby łatwiej było ułożyć pracę.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracuj wydajnie, nie ciężko

Optymalizacja pracy sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, najwięcej korzyści przyniesie jednak w zespołach wykonujących różnorodne czynności dla wielu podmiotów. Tak jest między innymi w księgowości. W biurach rachunkowych zawsze jest wiele do zrobienia, a księgowi muszą nie tylko radzić sobie z codziennymi obowiązkami, ale też stale dopasowywać swoją pracę do zmieniających się przepisów. Pomagają w tym także technologie.

- Dzisiejsza księgowość jest innowacyjna. Podąża w kilku kierunkach, a ich celem jest nie tylko usprawnienie pracy w rachunkowości, ale także ułatwienie życia klientowi. To tzw. sytuacja win-win, w której zyskują wszyscy. Najnowsze trendy potwierdzają, że ta branża stale się zmienia. Coraz częściej digitalizuje się dane, w czym pomagają najnowsze oprogramowania. Wiele spraw można już załatwić za pomocą smartfona. Dużym udogodnieniem stają się także programy, dzięki którym klient i księgowy mogą skonsultować bieżące kwestie, mając przed oczami ważne dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Aby jednak optymalizacja procesów była udana, potrzeba odpowiednich, specjalistycznych narzędzi, które nadążą za potrzebami.

Wszystko pod ręką

Nie ulega wątpliwości, że nowoczesne biura rachunkowe potrzebują rozwiązań pomagających organizować, a co za tym idzie – przydzielających obowiązki pracownikom.

Dziś nie trzeba już zapisywać zadań do wykonania w kalendarzu ani analogowo mierzyć czasu poświęconego na konkretne czynności. Ponadto telefony czy maile nie są jedynymi możliwościami kontaktu z klientem. Ryzyko, że ważna korespondencja gdzieś się zagubi, zostaje zatem wyeliminowane. Najnowsze programy radzą sobie ze wszystkimi organizacyjnymi trudnościami, jakie stawia przed nimi człowiek.

- Informacja o tym, ile czasu zajmuje obsługa danego klienta, jest kluczowa z perspektywy biura rachunkowego. Pomaga chociażby podczas rozliczenia z kontrahentem, kiedy trzeba oszacować, czy cena za daną usługę jest adekwatna. Niekiedy okazuje się też, że pewne zadania można wykonać szybciej. Efektywne zarządzanie biurem powinno bazować na informacjach, ile czasu zajmuje pracownikom obsługa zapytań od klientów. Takie dane można uzyskać np. dzięki opcji logowania czasu pracy czy z ujednoliconego kanału komunikacji. W ten sposób wszystko znajduje się w jednym miejscu – dodaje Krzysztof Wojtas.

Na co jeszcze zwracać uwagę, szukając programu do zarządzania biurem? Planującemu pracę właścicielowi biura z pewnością przydadzą się narzędzia szczegółowo organizujące codzienne działania. Może to być tworzenie konkretnych zadań dla pracowników, zaznaczanie terminu ich wykonania oraz opcje sortowania czy filtrowania, aby łatwiej było je odnaleźć w gęstwinie dokumentów.

INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Z perspektywy biura bardzo istotne są również dane o stanie wysyłki informacji do klientów (o ZUS-ie, podatkach), podziale prac czy obłożeniu pracowników. Szczególne ważne jest to, aby były to narzędzia łatwe w analizie oraz szybko dostępne. Wiadomo bowiem, że w księgowości liczy się każda minuta.

Korzyści dla księgowości

Raport „Portret księgowych. Zapracowani, ale usatysfakcjonowani” opublikowany w 2017 roku przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce pokazuje, że dużym problemem dla księgowych są naglące terminy. Zwróciło na to uwagę aż 31,6% badanych. Z kolei 27,8% stwierdziło, że utrudnieniem codziennych działań jest konieczność podporządkowania życia harmonogramowi zadań.

Jednoznacznie wynika z tego, że branża rachunkowa czeka na dobre, ułatwiające życie rozwiązania. Innowacyjna księgowość na miarę XXI wieku opiera się dziś na wielu pomysłach biorących się z doświadczenia pracowników. Przykładowo, co zrobić, gdy pojawia się problem z dotrzymaniem terminów? Wystarczy użyć zadań cyklicznych, w ramach których umieścimy informację, że do 20. dnia miesiąca należy wyliczyć podatki, zaś do 25. VAT. Wszystkie dane dotyczące zarządzania biurem oraz korespondencja z klientami znajdują się również w jednym miejscu. Wniosek? Nowoczesne narzędzia przygotowane na bazie uwag klientów mogą znacząco usprawnić czynności w branży księgowości. Przekłada się to nie tylko na większą kontrolę nad działaniami pracownika, ale także pozwala uzyskać dodatkowy czas na obsługę kolejnych klientów.

Odpowiednio przeprowadzona optymalizacja w biurze rachunkowym daje zatem możliwość efektywniejszej pracy. Nowoczesne rozwiązania sprawiają, że księgowi panują nad wszystkim, mając odpowiednie dane na wyciągnięcie ręki. Wprowadzenie tego typu zmian szybko przyniesie firmie korzyści oraz pozwoli jej stać się bardziej konkurencyjną na rynku.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bezpłatne webinarium: USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych

USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych. ZAPRASZAMY na BEZPŁATNE WEBINARIUM 13.06.2024; godzina: 11:00.

Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym

Biura rachunkowe muszą sprostać ważnym obowiązkom związanym z regulacjami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Na infor.pl można znaleźć poświęconą temu sekcję edukacyjną z testem, który pomoże sprawdzić wiedzę. Partnerem akcji jest Apfino.pl proponująca rozwiązanie AML dla biur rachunkowych.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Podziel się swoją opinią na temat raportowania AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (w skrócie AML) nakłada na biura rachunkowe wiele obowiązków. Zapraszamy do udziału w sondzie i wypowiedzenie się na temat procedury AML z punktu widzenia pracownika lub właściciela biura rachunkowego.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź, ile wiesz o AML

Pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź swoją wiedzę na temat regulacji AML, czyli przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

REKLAMA

Przed czym ubezpieczenie OC chroni biuro rachunkowe? Czy księgowi ubezpieczają się na zbyt niskie sumy?

Biura rachunkowe i firmy księgowe najczęściej wybierają ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej z sumami gwarancyjnymi na poziomie od 50 do 100 tys. zł – podaje Leadenhall Insurance. W ramach polisy ubezpieczyciel przejmuje od księgowych finansową odpowiedzialność za nieprawidłowości i uchybienia, które popełniają podczas obsługi swoich klientów. Do najbardziej kosztownych pomyłek należą błędy w deklaracjach podatku VAT - poszkodowani klienci mogą obciążyć księgowych odsetkami naliczonymi przez Urząd Skarbowy.

Zapobieganie praniu pieniędzy. Oto niezbędne procedury AML dla biur rachunkowych

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu polega m.in. na stosowaniu tzw. środków bezpieczeństwa finansowego oraz przestrzeganiu wymaganych w tym zakresie procedur. Pierwszym ze stosowanych środków bezpieczeństwa jest identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości. Dokonanie tych czynności należy udokumentować.

Jak rozwinąć swoje biuro rachunkowe? 9 pomysłów, które sprawią, że w Twoim biurze pojawi się więcej Klientów

Otworzyłeś biuro rachunkowe lub kancelarię podatkową i masz mało klientów? Jesteś nowy w swojej miejscowości, nikt Cię nie zna, konkurencja od lat działa prężnie, a Ty chciałbyś w końcu zacząć zarabiać? Sprawdź, co możesz zrobić by rozruszać swoją działalność. Przygotowaliśmy niezbędnik z podpowiedziami dla właścicieli biur rachunkowych i kancelarii podatkowych, w którym znajdziesz pomysły na to, co zrobić, by zyskać nowych klientów.

Obowiązek sporządzania i aktualizacji ogólnej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

Każde biuro rachunkowe powinno znać i rozumieć ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, które może wystąpić w związku z charakterem oraz zakresem prowadzonej przez siebie działalności. Temu celowi służy tzw. ogólna ocena ryzyka. Co ważne dokument ten należy nie tylko sporządzić ale też aktualizować dostosowując go do zmieniających się okoliczności, nie rzadziej niż co dwa lata.

REKLAMA

Nawet milion złotych kary. Tych zasad muszą przestrzegać biura rachunkowe

Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub prowadzący księgi podatkowe znajdują się na liście jednostek obowiązanych do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa o AML). Wiąże się to z szeregiem obowiązków, z których nie każde biuro zdaje sobie sprawę

Uproszczone procedury. Kiedy biuro rachunkowe może je stosować?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy  przewiduje łagodniejsze reguły identyfikacji i weryfikacji klientów w ściśle określonych przypadkach. Są to okoliczności, w których ryzyko wystąpienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu jest znacząco ograniczone, jeżeli nie całkowicie wyeliminowane. "Uproszczenie" nie zwalnia biura z obowiązków nałożonych przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

REKLAMA