Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym

SaldeoSMART
SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.
Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym /fot. Shutterstock
Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym /fot. Shutterstock
Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, w jaki sposób usprawnić działania firmy. Szczególnie trudne wydaje się to w przypadku branży rachunkowej (tj. biur rachunkowych). Klientów jest dużo, pracy także, a przy tym należy ją wykonać szybko i dokładnie. Co zatem należy zrobić, aby efektywność księgowych była większa oraz jakie narzędzia mogą w tym pomóc?

Wyeliminuj chaos

Czym właściwie jest optymalizacja pracy? To znalezienie najlepszego rozwiązania, które będzie dopasowane do potrzeb firmy. Wprowadzając je do przedsiębiorstwa, zwraca się uwagę na jego sytuację oraz postawione cele.

Udoskonalanie procesów w przedsiębiorstwie służy przede wszystkim poprawie wydajności pracy. Jak ją podnieść? Rozpoczynając dzień, każdy pracownik powinien mieć plan działania, który pozwoli wykonać wszystkie niezbędne zadania na czas. Sprawna organizacja może stanowić prawdziwe wybawienie w sytuacjach stresogennych. Daje poczucie panowania nad wszystkim i pomaga w wypełnianiu obowiązków.

Jej podstawą jest planowanie zadań i wyznaczanie celów. Każdego ranka warto spisać wszystkie swoje obowiązki na dany dzień oraz umówione spotkania. Bardzo pomocne okazuje się też oszacowanie, ile czasu potrzebujemy na konkretną czynność. Ustalenie mniejszych przedziałów czasowych w planie sprawi, że zmobilizowanie się będzie dużo łatwiejsze.

Zadania dobrze jest ułożyć w kolejności od najważniejszych do mniej znaczących. Dzięki wykonaniu najtrudniejszych podpunktów na początku, pracownik płynnie przechodzi do kolejnych, mając poczucie dobrze wykonanej pracy. W tym momencie warto też zwrócić uwagę na konieczność skupiania się na jednej czynności zamiast na pięciu jednocześnie. Tylko w ten sposób można utrzymać wysoki poziom koncentracji. Realizacja rozsądnie wyznaczonych celów sprawia zatem, że efektywność znacząco wzrasta.

Nową organizację pracy mogą skutecznie wesprzeć technologie. Ogromną pomocą w ustalaniu harmonogramów są nie tylko zwykłe kalendarze, ale także oprogramowania czy aplikacje, które automatycznie wysyłają przypomnienia o czekających zadaniach. Umożliwiają one również nadawanie priorytetów zadań, aby łatwiej było ułożyć pracę.

Pracuj wydajnie, nie ciężko

Optymalizacja pracy sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, najwięcej korzyści przyniesie jednak w zespołach wykonujących różnorodne czynności dla wielu podmiotów. Tak jest między innymi w księgowości. W biurach rachunkowych zawsze jest wiele do zrobienia, a księgowi muszą nie tylko radzić sobie z codziennymi obowiązkami, ale też stale dopasowywać swoją pracę do zmieniających się przepisów. Pomagają w tym także technologie.

- Dzisiejsza księgowość jest innowacyjna. Podąża w kilku kierunkach, a ich celem jest nie tylko usprawnienie pracy w rachunkowości, ale także ułatwienie życia klientowi. To tzw. sytuacja win-win, w której zyskują wszyscy. Najnowsze trendy potwierdzają, że ta branża stale się zmienia. Coraz częściej digitalizuje się dane, w czym pomagają najnowsze oprogramowania. Wiele spraw można już załatwić za pomocą smartfona. Dużym udogodnieniem stają się także programy, dzięki którym klient i księgowy mogą skonsultować bieżące kwestie, mając przed oczami ważne dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Aby jednak optymalizacja procesów była udana, potrzeba odpowiednich, specjalistycznych narzędzi, które nadążą za potrzebami.

Wszystko pod ręką

Nie ulega wątpliwości, że nowoczesne biura rachunkowe potrzebują rozwiązań pomagających organizować, a co za tym idzie – przydzielających obowiązki pracownikom.

Dziś nie trzeba już zapisywać zadań do wykonania w kalendarzu ani analogowo mierzyć czasu poświęconego na konkretne czynności. Ponadto telefony czy maile nie są jedynymi możliwościami kontaktu z klientem. Ryzyko, że ważna korespondencja gdzieś się zagubi, zostaje zatem wyeliminowane. Najnowsze programy radzą sobie ze wszystkimi organizacyjnymi trudnościami, jakie stawia przed nimi człowiek.

- Informacja o tym, ile czasu zajmuje obsługa danego klienta, jest kluczowa z perspektywy biura rachunkowego. Pomaga chociażby podczas rozliczenia z kontrahentem, kiedy trzeba oszacować, czy cena za daną usługę jest adekwatna. Niekiedy okazuje się też, że pewne zadania można wykonać szybciej. Efektywne zarządzanie biurem powinno bazować na informacjach, ile czasu zajmuje pracownikom obsługa zapytań od klientów. Takie dane można uzyskać np. dzięki opcji logowania czasu pracy czy z ujednoliconego kanału komunikacji. W ten sposób wszystko znajduje się w jednym miejscu – dodaje Krzysztof Wojtas.

Na co jeszcze zwracać uwagę, szukając programu do zarządzania biurem? Planującemu pracę właścicielowi biura z pewnością przydadzą się narzędzia szczegółowo organizujące codzienne działania. Może to być tworzenie konkretnych zadań dla pracowników, zaznaczanie terminu ich wykonania oraz opcje sortowania czy filtrowania, aby łatwiej było je odnaleźć w gęstwinie dokumentów.

INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Z perspektywy biura bardzo istotne są również dane o stanie wysyłki informacji do klientów (o ZUS-ie, podatkach), podziale prac czy obłożeniu pracowników. Szczególne ważne jest to, aby były to narzędzia łatwe w analizie oraz szybko dostępne. Wiadomo bowiem, że w księgowości liczy się każda minuta.

Korzyści dla księgowości

Raport „Portret księgowych. Zapracowani, ale usatysfakcjonowani” opublikowany w 2017 roku przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce pokazuje, że dużym problemem dla księgowych są naglące terminy. Zwróciło na to uwagę aż 31,6% badanych. Z kolei 27,8% stwierdziło, że utrudnieniem codziennych działań jest konieczność podporządkowania życia harmonogramowi zadań.

Jednoznacznie wynika z tego, że branża rachunkowa czeka na dobre, ułatwiające życie rozwiązania. Innowacyjna księgowość na miarę XXI wieku opiera się dziś na wielu pomysłach biorących się z doświadczenia pracowników. Przykładowo, co zrobić, gdy pojawia się problem z dotrzymaniem terminów? Wystarczy użyć zadań cyklicznych, w ramach których umieścimy informację, że do 20. dnia miesiąca należy wyliczyć podatki, zaś do 25. VAT. Wszystkie dane dotyczące zarządzania biurem oraz korespondencja z klientami znajdują się również w jednym miejscu. Wniosek? Nowoczesne narzędzia przygotowane na bazie uwag klientów mogą znacząco usprawnić czynności w branży księgowości. Przekłada się to nie tylko na większą kontrolę nad działaniami pracownika, ale także pozwala uzyskać dodatkowy czas na obsługę kolejnych klientów.

Odpowiednio przeprowadzona optymalizacja w biurze rachunkowym daje zatem możliwość efektywniejszej pracy. Nowoczesne rozwiązania sprawiają, że księgowi panują nad wszystkim, mając odpowiednie dane na wyciągnięcie ręki. Wprowadzenie tego typu zmian szybko przyniesie firmie korzyści oraz pozwoli jej stać się bardziej konkurencyjną na rynku.

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Automatyczna księgowość. Jak to działa?

    Największe problemy i jednocześnie wyzwania związane z pracą księgowego to częste zmiany przepisów – 87% wskazań i niejasność przepisów – 61%. Zakres wymaganej od księgowego wiedzy nieustannie się powiększa. Zmiany zasad rozliczania powodują, że także zawodowi księgowi posiłkują się automatycznymi platformami – w przypadku faktura.pl ich liczba zwiększyła się o 95% od 2020 roku. Księgowość automatyczna może także być korzystna ze względu na zbliżającą się obligatoryjność Krajowego Systemu e-Faktur. 

    Jak pozyskać nowych klientów do biura rachunkowego i zwiększyć obroty?
    Prowadzisz biuro rachunkowe i chcesz zwiększyć jego dochody? Zastanawiasz się, jak reklamować biuro rachunkowe, by pozyskać nowych klientów? Zadbaj o cztery kwestie: przyciągnij uwagę, wykorzystuj nowoczesne kanały komunikacji, pokaż swoją sprawność w rozwiązywaniu problemów oraz zagwarantuj pełne bezpieczeństwo wrażliwych danych firmowych. Nie wiesz, od czego zacząć? Przeczytaj artykuł, by rozwiać swoje wątpliwości.
    Księgowi i podatnicy w rzeczywistości po Polskim Ładzie 2.0 - rozliczenia roczne PIT, PIT-2
    Jak wygląda praca księgowych w rzeczywistości po Polskim Ładzie 2.0? Jakie problemy mają podatnicy z podatkiem dochodowym (PIT), składką zdrowotną i PIT-2? O tym rozmawiamy z Beatą Boruszkowską, prezesem Zarządu Krajowej Izby Biur Rachunkowych.
    Procedury w biurze rachunkowym. Instrukcja wdrożenia nowego księgowego (wzór)
    Jak wdrożyć nowego księgowego w biurze rachunkowym krok po kroku? Sprawdź naszą instrukcję.
    Rekordowa edycja Kongresu Biur Rachunkowych już wkrótce!
    Biura rachunkowe. Współpraca międzynarodowa, obsługa zagranicznych klientów, zatrudnianie cudzoziemców, partnerstwo w biznesie oraz sprzedaż i marketing, digitalizacja, nowe technologie, archiwizacja dokumentów i bezpieczeństwo danych to tematy trzeciej edycji Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, który odbędzie się już 26-27 października 2022 roku w Targach Kielce!
    Ceny usług księgowych. Za co płacę księgowej i dlaczego tak drogo?
    Od czego zależy cena usług księgowych? Co wpływa na wysokość wynagrodzenia dla księgowej, czy biura rachunkowego?
    III Ogólnopolska Konferencja Księgowych, Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców
    III Ogólnopolska Konferencja Księgowych, Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców, to kontynuacja działań wspierających dialog, wymianę doświadczeń, budowanie relacji oraz przekazywanie wiedzy z zakresu usług księgowych. Wydarzenie odbędzie się 6 października 2022 r. - Wrocław, Hala Stulecia.
    Biuro rachunkowe - jak współpracować z trudnym klientem
    W praktyce biura rachunkowego zdarza się co jakiś czas tzw. trudny klient. Jaki jest właściwie ten trudny klient - zdenerwowany, arogancki, irytujący? To ten, który krzyczy, szantażuje? A może ten leniwy albo ten, który ciągle Cię o coś prosi? Mogę wymieniać i wymieniać, bo wiem, że każdy z nas inaczej definiuje trudnego klienta. Jakie są typy "trudnych klientów"? Jak współpracować z trudnymi klientami?
    Wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego - jak ustalić
    Jak ustalić wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego? Co wziąć pod uwagę kalkulując cenę usługi dla klienta? Liczbę dokumentów? Czasochłonność poszczególnych czynności (np. wystawiania faktur)? A może najlepiej ustalić wynagrodzenie ryczałtowo? Jak wycenić usługi dodatkowe?
    Globalnie czy lokalnie – o przyszłości branży rachunkowej podczas MKBR
    Trzecie spotkanie pod szyldem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, które odbędzie się w Targach Kielce już 26 i 27 października 2022 roku, to najważniejsze jesienne wydarzenie przedstawicieli biur rachunkowych i ludzi związanych z sektorem księgowości.
    Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT
    Biuro rachunkowe podpisało umowy o prowadzenie księgowości, w związku z czym na koniec miesiąca wystawia na rzecz swoich klientów faktury VAT o wartości poniżej 15 000 zł. Czy klienci biura powinni zapłacić przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście? Czy mogą uregulować należność gotówką lub dokonać płatności na inne konto spoza białej listy?
    Regulacja (np. certyfikacja) zawodu księgowego. Co myślą sami księgowi?
    Certyfikacja zawodu księgowego jest odpowiedzią na zapotrzebowanie branży, co podkreśla Ministerstwo Finansów. Przez resort rozważane są trzy scenariusze: pełna regulacja, profesjonalizacja zawodu oraz brak zmian obecnego stanu z uwzględnieniem pewnych korekt. Obecnie trwają prekonsultacje społeczne. A co sądzi o tym sama branża?
    Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu – bezpłatne webinarium 23 sierpnia 2022 roku
    INFORAKADEMIA zaprasza biura rachunkowe na bezpłatne webinarium „Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 23 sierpnia 2022 roku. Polecamy!
    Księgowe poszukiwane od zaraz. Powodem Polski Ład
    Księgowe, kadrowe, specjaliści podatkowi to obecnie najbardziej poszukiwane osoby na rynku pracy. Chwilowo można nawet zaryzykować tezę, że więcej firm obecnie poszukuje właśnie tych specjalistów, a nie np. informatyków. Księgowe mogą liczyć na dobre oferty pod kątem organizacyjnym i finansowym. Jedyne oczekiwania pracodawców dotyczą znajomości i umiejętności opanowania Polskiego Ładu i bieżących nowelizacji.
    Biura rachunkowe nie chcą testować KSeF-u
    Zero faktur przesłanych do Krajowego Systemu eFaktur, dwanaście wprowadzonych tokenów – to efekty kilku tygodni testowania KSeF. Księgowi przyznają, że nie mają czasu na to, by zapoznawać się z nowym rozwiązaniem Ministerstwa Finansów.
    Czy księgowi są skazani na nadgodziny? Przemęczeni pracownicy biur rachunkowych myślą o zmianie pracy
    Czy praca w księgowości jest możliwa bez nadgodzin? 60% ankietowanych nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, a 65% respondentów ma ich co miesiąc przynajmniej 40. 15% pracuje tak dużo, że nadgodzin nawet nie liczy. W praktyce oznacza to, że wiele księgowych co najmniej przez tydzień pracuje… za darmo. Do tego dochodzą ciągłe zmiany w przepisach, galopuje Nowy Ład, a Klienci dokładają swoje. Nic dziwnego, że 58% respondentów w ostatnim czasie myśli o zmianie zawodu.
    Zakaz świadczenia usług księgowych, audytowych i doradztwa podatkowego dla podmiotów rosyjskich od 4 czerwca 2022 r. Umowy trzeba rozwiązać najpóźniej 5 lipca
    Z uwagi na agresją zbrojną Rosji na Ukrainę, w dniu 3 czerwca 2022 r. Unia Europejska przyjęła już szósty pakiet sankcji i ograniczeń wobec Rosji. Rozporządzenie Rady (UE) 2022/879 z 3 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 833/2014 dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie zawiera m.in. zakaz świadczenia - bezpośrednio lub pośrednio - usług rachunkowych, audytowych, księgowych, doradztwa podatkowego, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania oraz usług public relations na rzecz rządu rosyjskiego oraz osób prawnych, podmiotów i organów mających siedzibę w Rosji. Zakaz ten obowiązuje od 4 czerwca 2022 r.
    Księgowe perypetie, czyli jak Polski Ład namieszał
    Dzień Księgowego, przypadający na 9 czerwca, w tym roku jest szczególny, ponieważ Polski Ład wywołał spore zamieszanie w branży. Wielu księgowych stanęło przed najtrudniejszym zadaniem - wyjaśnieniem swoim klientom, jak to możliwe, że zarobią więcej, ale w kieszeni zostanie im mniej. Sieć OSCBR drugi rok z rzędu sprawdziła, jakie zabawne sytuacje przytrafiają się w biurach rachunkowych. Wbrew panującym stereotypom, praca w tym zawodzie nie zawsze jest nudna.
    Ponad 3/4 biur rachunkowych chce przywrócenia licencji zawodu księgowego
    Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, zrzeszająca 1700 podmiotów, przeprowadziła badanie na temat licencji zawodu księgowego. Prawie 77% biur rachunkowych uważa, że jej przywrócenie będzie miało pozytywny wpływ na branżę.
    Wykonywanie umowy o świadczenie usług księgowych - odpowiedzialność księgowego, jak rozmawiać z klientem
    Oprócz samej treści umowy o świadczenie usług księgowych bardzo duże znaczenie dla odpowiedzialności biura rachunkowego ma sposób, w jaki jest ona wykonywana. Duża część klientów zainteresowana jest głównie zapisami dotyczącymi ceny, a niekoniecznie dokładnie studiuje treść umowy. Jak kontaktować się z klientem? Jak reagować, gdy klient nie płaci, czy oczekuje usług wykraczających poza umowę? Jak odmawiać klientowi uwzględniania wątpliwych kosztów uzyskania przychodów? Jaką odpowiedzialność może ponieść księgowy pomagając klientom uniknąć płacenia długów, zaciągnąć kredyt na postawie nierzetelnych dokumentów, czy wystawić fakturę lub inny dokument poświadczający nieprawdę?
    Polski Ład - nowa szansa dla polskiej księgowości?
    Polski Ład a księgowość. Czy dobry księgowy może pomóc w amortyzacji negatywnych skutków Polskiego Ładu, a odpowiednie decyzje, obejmujące m.in. przekształcenie dotychczasowej działalności w spółkę, zastosowanie ulgi podatkowej, przesuwanie kosztów czy też wykorzystanie estońskiego CIT-u, przyniosą przedsiębiorcom korzyści? Jak firmy mogą poradzić sobie ze skutkami nowego rządowego programu?
    Biura rachunkowe podnoszą ceny i mają więcej klientów
    Według Krajowej Izby Biur Rachunkowych usługi księgowych podrożały już nawet o 30%, a mimo to branża odczuwa coraz większy napływ klientów. To efekt paniki wywołanej wprowadzeniem Polskiego Ładu, który wszedł w życie nawet pomimo faktu, że organizacje zrzeszające środowiska księgowych zgłaszały do Ministerstwa Finansów zastrzeżenia odnośnie zbyt obszernych przepisów i zdecydowanie zbyt krótkiego czasu na ich wdrożenie w życie.
    Ubezpieczenie dla księgowych i biur rachunkowych
    Zmiany w podatkowo-składkowe w ramach programu rządowego Polski Ład, jakie weszły w życie od początku 2022 roku spowodowały liczne wątpliwości odnośnie prawidłowości rozliczeń podatkowych. Ewentualne błędy i odpowiedzialność karno-skarbowa księgowych, będą pojawiać się przez najbliższe miesiące, ale także nawet dopiero za kilka lat. To budzi niepokój księgowych, którzy szukając zabezpieczenia przed takim ryzykiem, mogą skorzystać z ubezpieczenia ochrony karno-skarbowej (czy prawno-podatkowej). Systematycznie wzrasta liczba zapytań o taką ochronę. Dziś to różnica, która oscyluje w okolicach 60% w porównaniu z II kwartałem 2021 r.
    Usługi księgowe - rezygnacja z kasy fiskalnej
    Usługi księgowe a kasa fiskalna. Czy podatnik świadczący usługi księgowe, który mimo braku obowiązku stosowania kasy w prowadzonej działalności gospodarczej, dobrowolnie rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w kasie oraz nie przekroczył kwoty uprawnionej do korzystania ze zwolnienia ze stosowania kasy, może zrezygnować z kasy rejestrującej?
    Czego przedsiębiorcy oczekują od biur rachunkowych?
    Większość przedsiębiorców (60%) uważa, że współpraca z biurem rachunkowym może odbywać się zdalnie – wynika z analizy portalu Oferteo.pl. Wśród usług, jakich najczęściej poszukują, jest prowadzenie pełnej księgowości i sporządzanie deklaracji podatkowych.