Kursy i szkolenia dla pracowników

Kursy i szkolenia dla pracowników

Lidia Zagórska

Jakie świadczenia przysługują pracownikowi podejmującemu szkolenie? Czy wydatki poniesione w tym celu przez pracodawcę zawsze mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów? Czy świadczenia takie są dla pracownika przychodem ze stosunku pracy?

Ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 17 i art. 94 kodeksu pracy. Zasady i warunki, na jakich powinno odbywać się podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472 z późn.zm.).

Za podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych w rozumieniu rozporządzenia uważa się kształcenie w szkołach dla dorosłych i szkołach wyższych oraz kształcenie, dokształcanie, a także doskonalenie w formach pozaszkolnych. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego może odbywać się w systemie dziennym, wieczorowym, zaocznym, samokształcenia kierowanego, eksternistycznym lub w systemie mieszanym.

Pracownik może podnosić kwalifikacje zawodowe i wykształcenie ogólne zarówno w formach szkolnych, jak i pozaszkolnych, na podstawie skierowania zakładu pracy lub bez takiego skierowania.

Formami kształcenia, dokształcania, a także doskonalenia w formach pozaszkolnych są studia podyplomowe, kursy, seminaria, staże zawodowe, staże specjalizacyjne, praktyki zawodowe itp., zaś kształcenie dorosłych w formach szkolnych odbywa się w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i szkołach wyższych.

W zależności do tego, czy pracownik jest skierowany przez pracodawcę na kurs bądź szkolenie, w rozporządzeniu przewiduje się dla takiego pracownika odmienne preferencje.

Pracownikowi uczestniczącemu w szkoleniu na podstawie skierowania pracodawcy przysługuje:

• zwrot kosztów uczestnictwa, w tym zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu,

• urlop szkoleniowy na udział w obowiązkowych zajęciach oraz zwolnienie z części dnia pracy.

Za urlop szkoleniowy oraz za zwolnienie z części dnia pracy przysługuje pracownikowi wynagrodzenie jak za urlop wypoczynkowy.

Pracownikowi, który dokształca się na kursach bez skierowania pracodawcy, może być udzielony bezpłatny urlop i zwolnienie z części dnia pracy – bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Nie ma ograniczeń czasowych, co do długości takiego urlopu, bowiem decyduje o tym porozumienie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Przykład

Studia wieczorowe należą do szkolnych form kształcenia. Janowi K. podejmującemu kształcenie na takich studiach – na podstawie skierowania pracodawcy – poza płatnym urlopem szkoleniowym przysługują przyznane przez pracodawcę dodatkowe świadczenia w postaci:

1) zwrotu kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju (nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy Jana K.),

2) pokrycia kosztów podręczników i innych materiałów szkoleniowych,

3) pokrycia opłaty za naukę, pobieranej przez szkołę oraz

4) dodatkowego urlopu szkoleniowego.

Wydatki poniesione przez pracodawcę kosztami uzyskania przychodu

Uczestnictwo pracownika w szkoleniu, które opłaca pracodawca, wywołuje określone skutki podatkowe. Poniesione na doskonalenie zawodowe pracownika wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy. Nie ma znaczenia, czy pracownik uczestniczy w kursie, czy szkoleniu na podstawie skierowania, czy też nie. Istotny jest fakt poniesienia wydatku przez pracodawcę. Nie istnieją też żadne ograniczenia przy zaliczaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów, np. ograniczenia pozwalające zaliczyć do kosztów określoną tylko kwotę. Potwierdziło to również Ministerstwo Finansów w piśmie z 18 czerwca 1996 r., nr PO 3--722-339/HS/96, w którym zostało wyjaśnione, że wydatki na rzecz pracowników mające na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, związane z osiąganymi przychodami na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 22 ust. 1 ustawy o p.d.o.f.), stanowią koszty uzyskania przychodów.

Niewątpliwie wydatek na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika zostaje poniesiony przez pracodawcę w celu osiągnięcia przychodów. Oczywiście trudno jest ustalić, w jakim stopniu szkolenie pracownika wpłynęło na osiągnięcie konkretnego przychodu oraz czy dzięki temu dane przedsiębiorstwo może wykazać się zwiększonym przychodem, pracodawca powinien jednak wykazać, że szkolenie ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, wpływa na jakość i zakres wykonywanych usług, a tym samym na konkurencyjność firmy.

Do konieczności wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami na szkolenie a przychodem odniósł się w swoich wyrokach NSA.

• W wyroku z 29 października 1997 r., sygn. akt 797/96, NSA orzekł, że: aby cenę szkolenia zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu istnieć musi bezpośrednie przełożenie zdobytych umiejętności na powstanie przychodu. Przykładowo, tego rodzaju związek przyczynowy zachodzi wówczas, gdy rzemieślnik ukończy kurs pozwalający mu obsługiwać maszynę zastępującą pracę ręczną i wielokrotnie zwiększającą produkcję.

• W wyroku z 13 maja 1998 r., sygn. akt 1354/97, NSA orzekł, że: podnoszenie kwalifikacji pracowniczych ma wpływ na osiąganie przychodów i powinno być zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu, choć taki wydatek trudno wiązać z konkretnym przychodem. Jest to koszt ogólny działalności firmy, podobnie jak płace pracowników i inne tego typu koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Istotnym argumentem, potwierdzającym zasadność zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych ściśle wiązało się z wykonywaną przez pracownika pracą oraz z charakterem działalności pracodawcy.

• W wyroku z 15 marca 2000 r., sygn. akt SA/Sz 59/99, NSA zakwestionował np. zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na kurs prawa jazdy: Wydatek na kurs prawa jazdy kierownika działu handlowego również nie ma wyraźnego, bezpośredniego związku z przychodami firmy i z charakterem pracy tego pracownika. Posiadanie prawa jazdy typu B jest sprawą osobistą takiego pracownika i nie obciąża kosztów działalności pracodawcy.

Przykład

Pracodawca sfinansował Adamowi B. kurs języka obcego. Wydatki takie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostanie wykazane, że znajomość języka obcego będzie wykorzystywana na potrzeby przedsiębiorcy. Jeżeli kontrahentami pracodawcy są podmioty zagraniczne i Adam B. uczestniczy w negocjacjach, wówczas nie będzie problemów z wykazaniem związku pomiędzy poniesionymi wydatkami a przedmiotem działalności firmy. Problemy mogą natomiast pojawić się w przypadku, gdy pracodawca działa tylko i wyłącznie na rynku lokalnym.

Wątpliwa jest także np. możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na dokształcanie zawodowe zleceniobiorcy bądź pełnomocnika przedsiębiorcy.

• Na ten temat wypowiedział się NSA w wyroku z 25 listopada 1999 r., sygn. akt SA/Sz 2058/98, zgodnie z którym: kurs dotyczący finansów i fakturowania, tematycznie związany z czynnościami faktycznymi wykonywanymi na stanowiskach pracy, nie ma związku z czynnościami prawnymi należącymi do pełnomocnika. Ponadto należy podkreślić, że kwalifikacje pełnomocnika zawsze obciążają koszty osoby, która pełnomocnictwo przyjmuje, a nie osoby, która go udziela i podlegają rekompensacie tylko w formie umówionego wynagrodzenia. Nie można więc uznać za koszt uzyskania przychodów wydatków poczynionych na szkolenie pełnomocnika.

Wydatki poniesione za pracownika jako przychód ze stosunku pracy

Sfinansowanie szkolenia przez pracodawcę powoduje powstanie przychodu ze stosunku pracy po stronie pracownika. Jednakże ustawodawca zwolnił od podatku dochodowego od osób fizycznych uzyskane przez pracownika świadczenia z tytułu szkolenia. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o p.d.o.f. zwolnieniu podlega wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika.

Zwolnienie nie będzie miało zastosowania do świadczeń uzyskanych z tytułu dokształcania w formach pozaszkolnych, w którym pracownik uczestniczył bez skierowania zakładu pracy. W rozporządzeniu brak jest bowiem upoważnienia do pokrywania kosztów szkolenia przez pracodawcę, jeżeli zgadza się o­n na udział pracownika w kursie, nie udzielając mu skierowania. Zostało to potwierdzone w piśmie Ministerstwa Finansów z 22 listopada 1994 r., nr PO 5/1-804-01619/94.

Przykład

Tomasz C. wysłany na studia wieczorowe nie musi posiadać skierowania pracodawcy, aby uzyskane przez niego świadczenia podlegały zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych. Studia wieczorowe należą bowiem do szkolnych form kształcenia i w tym przypadku przychód pracownika nie będzie podlegać opodatkowaniu.

Zwolnienie nie dotyczy także wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Od 1 stycznia 2004 r. pracownik – w związku z pokryciem przez pracodawcę wydatków na szkolenie – nie ma obowiązku złożenia oświadczenia, o którym była mowa w art. 21 ust. 9 ustawy o p.d.o.f. W oświadczeniu tym pracownik stwierdzał, że otrzymanego świadczenia nie zaliczy do wydatków, o których była mowa w art. 27a ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy o p.d.o.f., to jest na odpłatne dokształcanie i doskonalenie zawodowe podatnika oraz odpłatne kształcenie w szkołach wyższych. W związku z likwidacją powyższych ulg pracownik, któremu pracodawca nie zwrócił wydatków na szkolenie, nie będzie mógł odliczyć od podatku poniesionych wydatków.

Wydatki na pokrycie kursów bądź szkoleń nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek odprowadzanych do ZUS. Na podstawie przepisu § 2 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.) nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika. Odrębnymi przepisami, o których tutaj mowa, są oczywiście przepisy rozporządzenia z 12 października 1993 r. Jedynie wynagrodzenia otrzymywane za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujące pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych, będą stanowiły podstawę wymiaru składek.

Podstawa prawna:

art. 22 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.).

Masz wątpliwości, napisz:

prawo.autorzy@infor.pl