Gdy wymagania przerastają twoje możliwości

Zauważasz, że inni pracują od 8 do 16, mają czas na śniadanie, a nawet na pogawędki. Ty natomiast na biurku masz stos papierów, pracujesz intensywnie, często po godzinach, czas płynie szybko, ale pierwszy posiłek jesz dopiero w domu. Frustrujesz się, czując, że wszyscy wokół nic nie robią, a ty jedyna bezustannie pracujesz. Czujesz się wykorzystywana przez przełożonego i współpracowników. Ale może, do czego ciężko ci się przyznać przed sobą, problem tkwi w tobie, a nie w otoczeniu? Postaraj się zmienić swoje podejście i postępowanie, a to pozwoli na przyjemniejszą i efektywniejszą pracę.

Dlaczego tak dużo pracujesz?

Zacznij szukać przyczyn płynących z zewnątrz, a następnie skup się na powodach, które leżeć mogą po twojej stronie. To pozwoli na obiektywne rozpatrzenie problemu:

• Za mała liczba personelu - szef nie zatrudnia kolejnej potrzebnej osoby, gdyż wie, że sama dasz sobie radę; wykazałaś to wiele razy i nigdy go nie zawiodłaś, więc po co firma ma się narażać na koszty związane z zatrudnieniem i wdrożeniem nowego pracownika?

• Szef ufa tylko tobie, powierzając ci swoje sprawy, które stanowią dodatek do twoich codziennych zajęć; wymaga wykonania wielu zadań, które nie są związane z twoim stanowiskiem, wiedząc, że poradzisz sobie lepiej niż inni. Może warto z nim porozmawiać, żeby odciążył cię z części spraw, gdyż twoja wydajność spada.

• Brak jasnego zakresu obowiązków i pełnej informacji - jeśli nie zostało dokładnie wyjaśnione, co wchodzi w skład twoich zadań, możesz spodziewać się ich nadmiaru, ponieważ osoba ustalająca zakres obowiązków może nawet nie wiedzieć, jak wiele ci przekazała. Jeśli nie masz zaś pełnej informacji co do zadań, gubisz się, a wykonywanie poszczególnych czynności znacznie się przedłuża.

• Zła organizacja pracy - dlatego masz wrażenie, że pracy jest coraz więcej. Złą organizację charakteryzują chaotyczne działania, brak koncentracji, nieład w dokumentach, gubienie ich, niezadowolenie innych ze współpracy z tobą, zaległe terminy i sprawy, brak czasu i zmęczenie. W twojej głowie rośnie wir myśli dotyczący kolejnych obowiązków, wokół bałagan, a wewnątrz ciebie stres, że nie podołasz. Wiesz, że dziś znów zostaniesz po godzinach (a pracę powinnaś wziąć jeszcze do domu). Takie postępowanie do niczego nie prowadzi! Nie masz czasu na odpoczynek, zadowolenie z pracy jest zerowe, przestajesz racjonalnie postrzegać rzeczywistość, gdyż ciągle myślisz o zadaniach. Odbierana jesteś jako bezradna lub obsesyjnie poświęcająca się pracy. Musisz nauczyć się planować swoje zadania i zwrócić uwagę na zarządzanie sobą w czasie.

• Bierzesz na siebie zbyt dużą odpowiedzialność - niektórzy uważają, że bez nich funkcjonowanie firmy nie jest możliwe. Ma to swoje źródła w perfekcjonizmie, ale i niskim poczuciu wartości. Ciągle pragniemy udowadniać, że jesteśmy w stanie zrobić coś lepiej i szybciej. Bierzemy na siebie wszystkie zadania, gdyż boimy się, że inni popełnią błędy. Wierzymy wyłącznie sobie i swoim umiejętnościom. Taka postawa jest męcząca dla innych, bowiem poprzez swoje zachowania umniejszane są ich poczynania. Musisz zrozumieć, że jesteś jedną z osób, które tworzą firmę, ale nie jedyną.

• Przejmujesz obowiązki innych - wiele osób na stanowiskach sekretarskich i asystenckich obciążona jest zadaniami współpracowników. Każdy traktuje sekretariat jako miejsce, gdzie zlecać można niewielkie, lecz czasochłonne zadania - tzw. zadania śmieciowe, które wydają się innym zbyt męczące, nudne lub pochłaniające większą część dnia. Nie odmawiasz, kiedy przychodzi do ciebie prezes, nie umiesz powiedzieć „nie” dyrektorom i kierownikom działów. Współpracowników też nie chcesz zranić i w ten sposób pracujesz za innych, co nie wiąże się z wyższą pensją, a jedynie z większym poziomem stresu i zmęczenia. Pomoc innym - oczywiście, ale nie dawaj się nagminnie wykorzystywać. Im rzadziej będziesz odmawiała, tym częściej pojawiać się będą prośby o przysługę, które z czasem przerodzą się w chleb codzienny, a ich wykonanie będzie wręcz wymagane. Przyczyną takiego stanu rzeczy może być twój brak asertywności, lęk przed narażeniem się na utratę pracy, chęć przypodobania się otoczeniu lub niejasny podział obowiązków.

•  „Spychologia” to szczególny powód zaległości w pracy - zjawisko wiąże się z sytuacjami opisanymi powyżej, natomiast główną rolę odgrywa świadome przerzucanie na innych odpowiedzialności, w celu oczyszczenia własnego imienia i pokazania dobrej jakości swojej pracy. Przyczynami tego zjawiska jest brak czytelnego zakresu obowiązków, brak spójności i zgrania w grupie, a także walka o wyniki i skupianie się na własnych celach.

•  „Papierologia”, czyli nadmierna biurokracja, to kolejne ze zjawisk, które poznało wielu z nas - nie wyrabiasz się z zadaniami docelowymi, bowiem wymagana jest od ciebie sprawozdawczość podyktowana chęcią kontrolowania pracowników przez przełożonych (ta metoda burzy zaufanie i zrozumienie). Zamiast dzwonić do klientów, siedzisz nad bilingami telefonicznymi, śledząc wszelkie połączenia i powiązania między pracownikami.

Niebezpieczne skutki zbyt dużej ilości obowiązków

Wszystko szkodzi w nadmiarze. Podobnie jest z nadmiarem obowiązków - ich wykonanie pochłania znaczną część twojej energii, którą można spożytkować w inny sposób. Co powoduje pracoholizm?

• stres wynikający z pośpiechu i presji czasu, połączony z poczuciem winy, że czegoś nie wykonałaś w terminie,

• objawy somatyczne związane ze stresem: wysokie ciśnienie krwi, chudnięcie (nie masz czasu jeść) lub tycie (jesz sporo, ale wieczorem), bóle głowy, karku, brzucha,

• problemy z rodziną - poświęcasz się pracy, a rodzinę stawiasz na drugim miejscu, przez co wasze więzi zaczynają być coraz słabsze,

• czujesz upokorzenie, że jesteś wykorzystywana, a twoja praca nie jest odpowiednio doceniana,

• pojawiają się konflikty - nie umiesz poradzić sobie ze współpracownikami obciążającymi cię swoimi obowiązkami,

• wypalenie zawodowe, czyli wygaśnięcie motywacji do dalszego działania, objawiające się wyczerpaniem emocjonalnym, obojętnością wobec innych i niską samooceną,

• nerwowość, płaczliwość, frustracja, stany depresyjne.

Jak się chronić i działać?

Opisane sytuacje negatywnie wpływają na twoje zdrowie i pracę. Teraz, kiedy już znasz przyczyny przemęczenia, związanego z nadmiernymi wymaganiami, powinnaś skupić się na rozwiązaniach. Po pierwsze, przeanalizuj zasady kultury organizacyjnej firmy, w której pracujesz. I zastanów się nad możliwościami zmian - czy jesteś w stanie coś zasugerować, czy ktoś liczy się z twoim zdaniem, czy raczej przejaw twojego zainteresowania okaże się niemile widziany. Jeśli masz wyrozumiałego szefa, możesz wiele wskórać zwykłą rozmową, jeśli jednak wiesz, że nie masz na co liczyć i myślisz o zmianie pracy, to.... i tak warto zaryzykować, bo nic już stracić nie możesz. Zanim jednak podejmiesz radykalne kroki, pomyśl czy nawału pracy nie da się okiełznać odrobiną zorganizowania i samodyscypliny. A teraz krok po kroku zapoznaj się z tym, co jesteś w stanie uczynić, aby praca nie przerastała twoich możliwości.

Aspekty zarządzania:

• Zakres obowiązków i podział zadań - każda szanująca się firma, zwłaszcza taka, która zatrudnia dużo pracowników, musi posiadać wewnętrzny system, który ściśle określa role poszczególnych osób w firmie. Istotne jest więc, aby każdy pracownik miał jasny zakres obowiązków, a zadania były sprawiedliwie podzielone pod względem trudności czy czasu potrzebnego na ich wykonanie.

• Jasne reguły pracy - hierarchia i jasne zależności służbowe, odpowiednie narzędzia pracy, zasady moralne i etyka biznesu, to kolejne wartości, które wspomogą cię w uporaniu się z natłokiem spraw.

• Możliwości decydowania - zbyt duże i zbyt małe możliwości decyzyjne mogą stanowić niebezpieczeństwo. W przypadku pierwszych, ponosisz ryzyko pomyłki, biorąc odpowiedzialność za zadania. W przypadku drugich, twoje działania są zablokowane, bowiem czekasz na decyzje innych. Zarząd powinien przydzielić ci odpowiedzialność za poszczególne działania.

• Przestrzeganie kodeksu pracy - nie wolno pozwolić, aby elementy kodeksu pracy były naruszane, co dzieje się zwłaszcza w niewielkich firmach. Każda organizacja ma obowiązek przestrzegać podstawowych reguł kodeksu pracy i nie możesz siedzieć codziennie, bez dodatkowego wynagrodzenia, po godzinach, bez przerw na posiłek w ciągu dnia, bo praca musi zostać wykonana. W tej sytuacji szef zobowiązany jest do wprowadzenia innych rozwiązań.

• Dobrany personel - zgrana grupa, dobrze zrekrutowana i wyselekcjonowana, a przede wszystkim umiejętnie prowadzona i zarządzana to sukces każdego z pracowników, bowiem możesz liczyć na pomoc oraz na pełną i odpowiedzialną współpracę.

• Zapewnienie udziału w kursach i szkoleniach pozwalających na wykonanie zadań. Pracownikom należy dać możliwości lepszego wykonania obowiązków poprzez szkolenie umiejętności. Pracodawcy muszą w pracownika inwestować, a wtedy problem natłoku pracy czy braku wiedzy do wykonania działań zmniejszy się.

Działania zależne od ciebie:

• Rozmowa z szefem - jeśli czujesz się niesprawiedliwie traktowana, bo przydzielono ci zbyt dużo zadań, powinnaś porozmawiać z szefem. Rozmowa z przełożonym powinna być przemyślana i przygotowana: warto odpowiedzieć jaki jest główny trzon twoich zajęć, podkreślić, że zależy ci na doskonaleniu się w tej dziedzinie. Powinnaś powiedzieć, że inne zadania również są rozwijające, ale nie możesz poświęcić im tak dużej uwagi, więc prosisz o praktykantkę, która pomoże ci się uporać z czasochłonnymi sprawami. Możesz też zasugerować zatrudnienie nowej osoby, co w długim okresie przyniesie korzyści firmie. Ty najlepiej znasz swojego szefa i wiesz jak odpowiednio przeprowadzić z nim rozmowę i co możesz uzyskać.

• Rozmowa ze współpracownikami - grupa pracownicza bywa trudna w negocjacjach. Warto od samego początku zaznaczać swoją rolę w firmie, poprzez przyjmowanie tylko określonych zadań: „Dziś mam trzy ważne zadania od przełożonych, a więc jeśli chcesz, mogę pomóc ci jutro, ponieważ dziś nie mam takiej możliwości.”. Warto pomagać innym, ponieważ sami możemy pomocy potrzebować, ale trzeba też odmawiać, ponieważ każdy powinien wykonywać swoje zadania, a nie przekazywać je innym.

• Planowanie - obranie realnych do spełnienia celów, które osiągane będą etapami, a także wyodrębnienie najważniejszych zadań na dany okres.

• Porządek - porządek na biurku, odpowiednio opisana dokumentacja, widoczny plan zadań to ważne elementy pomagające odnaleźć się w natłoku pracy.

• Mniejsze oczekiwania wobec siebie - jesteś perfekcjonistką? Czas z tym skończyć, ponieważ niszczysz siebie i bywasz lekko irytująca dla innych. Czynności powinny być dobrze wykonane, jednak w granicach rozsądku - naprawdę nie musisz pracować 24 godziny na dobę, żeby zadowolić wszystkich.

• Dystans do pracy - praca to tylko praca. Może być głębszą wartością, jednak nie jest wartością jedyną. Masz jeszcze zdrowie, emocje, rodzinę i przyjaciół.

• Zarządzanie sobą w czasie - sprawne zarządzanie pozwoli na wykonanie najważniejszych czynności w ciągu dnia. Ustalaj priorytety, omijaj gaduły, nie bądź gadułą, szanuj czas swój i innych. Zarezerwuj 1,5-2 godziny na niezaplanowane zadania w ciągu dnia.

Sylwia Szykuła