Jak zorganizować miejsce pracy urzędnika

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pomieszczenia pracy odpowiednie do rodzaju wykonywanych czynności i liczby zatrudnionych oraz utrzymywać je w stanie gwarantującym bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 214 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Szczegółowe wymagania dla takich pomieszczeń zostały określone przede wszystkim w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie bhp).

Do pomieszczeń pracy zalicza się pomieszczenia przeznaczone na pobyt pracowników, gdzie wykonywana jest praca, z wyjątkiem tych, w których:

● pracownik przebywa podczas jednej zmiany krócej niż 2 godziny, dokonując czynności dorywczych, związanych z dozorem lub konserwacją urządzeń albo utrzymaniem czystości i porządku,

● mają miejsce procesy technologiczne wymagające stosowania przez obsługujących je pracowników środków ochrony indywidualnej (np. odzieży ochronnej) i zachowania specjalnego reżimu organizacyjnego,

● prowadzona jest hodowla roślin lub zwierząt.

Do pomieszczeń stałej pracy należą te, w których pracownik przebywa w ciągu doby łącznie ponad 4 godziny. Natomiast w pomieszczeniach pracy czasowej zatrudniony może znajdować się łącznie od 2 do 4 godzin na dobę (§ 2 rozporządzenia w sprawie bhp).

Wielkość pomieszczeń

Na każdego pracownika w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia i 2 m² wolnej powierzchni podłogi, tzn. niezajętej przez urządzenia, sprzęt itp.

Wysokość pomieszczeń stałej pracy nie powinna być mniejsza niż:

● 3 m w świetle (tj. między sufitem a podłogą) – jeżeli w pomieszczeniu nie ma czynników szkodliwych dla zdrowia, np. hałasu,

● 3,3 m w świetle – o ile takie czynniki występują.

Dopuszczalna jest w pewnych sytuacjach mniejsza wysokość pomieszczeń stałej pracy. W przypadku urzędów istotna może być możliwość zmniejszenia wysokości:

● do 2,5 m w świetle – jeżeli w pomieszczeniu zatrudnionych jest nie więcej niż 4 pracowników, a na każdego z nich przypada co najmniej 15 m³ wolnej objętości pomieszczenia i nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia,

● do 2,2 m w świetle – w dyżurce, portierni, kiosku i w pomieszczeniu usytuowanym na antresoli otwartej do większego pomieszczenia, gdy nie ma czynników szkodliwych dla zdrowia,

● w przypadku zastosowania klimatyzacji – pod warunkiem uzyskania zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego (przepisy rozporządzenia w sprawie bhp nie określają minimalnej wysokości pomieszczenia w takiej sytuacji).

Dla pomieszczeń pracy czasowej minimalna wymagana wysokość to 2,2 m w świetle, gdy nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, oraz 2,5 m w pozostałych sytuacjach.

W przypadku pomieszczeń pracy o pochyłym stropie wszystkie wcześniej opisane wymagania co do wysokości należy odnosić do średniej wysokości pomieszczenia. Jednak w najniższym miejscu wysokość pomieszczenia nie może być mniejsza niż 1,9 m w świetle.

Usytuowanie pomieszczeń

Pomieszczenia stałej pracy nie powinny znajdować się poniżej poziomu otaczającego terenu. Dopuszczalne są jednak odstępstwa od tego wymogu. W przypadku urzędów znaczenie może mieć możliwość lokalizacji pomieszczeń stałej pracy poniżej poziomu terenu w:

● suterenach i piwnicach – jeżeli jest zapewnione oświetlenie dzienne,

● garażach, kotłowniach, warsztatach.

Taka lokalizacja dopuszczalna jest pod warunkiem uzyskania zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, wydanej w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy.

Temperatura

Temperatura w pomieszczeniach, w których wykonywana jest praca biurowa lub lekka fizyczna, nie może być niższa niż 18°C. W pozostałych pomieszczeniach pracy nie powinna być niższa niż 14°C, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają (wyjątek ten nie będzie więc dotyczyć urzędów).

Na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zimne napoje (§ 4 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów). Istnieje też ogólny wymóg, aby w pomieszczeniach pracy była zapewniona temperatura odpowiednia do rodzaju wykonywanych zajęć.

W pomieszczeniach pracy powinna być też zapewniona wymiana powietrza. Powietrze doprowadzane z zewnątrz przy stosowaniu wentylacji mechanicznej (tj. za pomocą wentylatorów) lub klimatyzacji musi zostać oczyszczone z pyłów i substancji szkodliwych dla zdrowia. Wentylacja lub klimatyzacja nie powinna powodować przeciągów, wyziębienia lub przegrzewania pomieszczenia. Strumień nawiewanego powietrza nie może być kierowany bezpośrednio na stanowisko pracy.

Oświetlenie

W każdym pomieszczeniu pracy należy zapewnić oświetlenie elektryczne. W pomieszczeniach stałej pracy powinno być też oświetlenie dzienne (światłem naturalnym), dostosowane do rodzaju wykonywanych czynności i wymaganej dokładności. Dopuszcza się zapewnienie wyłącznie światła elektrycznego, jeżeli stosowanie oświetlenia dziennego jest niemożliwe lub niewskazane z uwagi na technologię produkcji i zgodę wyrazi na to państwowy wojewódzki inspektor sanitarny w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy.

W pomieszczeniach sąsiadujących ze sobą, jeżeli pracownicy przechodzą z jednego do drugiego, natężenia oświetlenia nie powinny różnić się więcej niż 5-krotnie.

Okna we wszystkich pomieszczeniach pracy powinny:

● przepuszczać dostateczną ilość światła,

● być wyposażone w urządzenia zapobiegające nadmiernemu operowaniu promieni słonecznych na stanowiska pracy, np. żaluzje,

● łatwo się otwierać z poziomu podłogi i mieć możliwość ustawiania części otwieranych w pożądanym położeniu – w przypadku okien służących do wietrzenia pomieszczeń.

Podłogi, drzwi i zamki

Podłogi w pomieszczeniach pracy mają być stabilne, równe, nieśliskie, niepylące, odporne na ścieranie i nacisk oraz łatwe do utrzymania w czystości. Jeżeli pomiędzy pomieszczeniami są progi, należy je widocznie oznaczyć.

Przezroczyste ściany działowe trzeba oznakować i wykonywać z materiału odpornego na rozbicie albo zabezpieczyć tak, aby uniemożliwić pracownikowi zetknięcie się z nimi lub zranienie w razie rozbicia.

Drzwi rozsuwane muszą być wyposażone w urządzenia zapobiegające ich wypadnięciu z prowadnic, zaś drzwi otwierające się do góry – w urządzenia zabezpieczające przed przypadkowym opadnięciem. Wahadłowe drzwi muszą być przezroczyste lub posiadać przezroczyste panele. Drzwi przezroczyste powinny zostać wykonane z materiału odpornego na rozbicie lub ze szkła hartowanego i oznakowane w widocznym miejscu. Natomiast drzwi otwierane i zamykane mechanicznie mają tak funkcjonować, aby nie stwarzały zagrożenia urazem. Powinny mieć zamontowane dobrze widoczne i łatwo dostępne urządzenie do zatrzymywania oraz możliwość otwierania ręcznego.

Nie można zamykać pomieszczeń pracy, w których przebywają zatrudnieni, w sposób uniemożliwiający wyjście z nich. Należy w takich sytuacjach stosować zamki dające możliwość otworzenia od wewnątrz bez użycia klucza.

PRZYKŁAD

Niektóre pomieszczenia stałej pracy w urzędzie mają 2 m wysokości, nie jest w nich zainstalowana klimatyzacja. Pracodawca twierdzi, że jest to zgodne z prawem, gdyż budynek został zbudowany wiele lat temu z zachowaniem wówczas obowiązujących norm. Czy ma rację?

Nie. Wymogi w zakresie pomieszczeń pracy, m.in. co do ich wysokości, określone w rozporządzeniu w sprawie bhp, dotyczą takich pomieszczeń bez względu na to, kiedy został zbudowany budynek, w którym się znajdują.

PRZYKŁAD

Z powodu trudnych warunków lokalowych urzędu chcemy zrobić pomieszczenie pracy w suterenie. Pracowaliby w nim tylko urzędnicy zatrudnieni na pół etatu, którzy dziennie spędzają w pracy 4 godziny. Czy możemy zorganizować takie pomieszczenie bez zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego?

Tak. Wymóg uzyskania takiej zgody dotyczy tylko pomieszczeń stałej pracy, czyli takich, w których ten sam zatrudniony przebywa w ciągu doby powyżej 4 godzin.

PRZYKŁAD

Zimą w pomieszczeniach pracy biurowej temperatura nieraz spada poniżej 18°C. Jest to spowodowane źle działającą instalacją c.o. i nieszczelnymi oknami. Pracodawca twierdzi, że nie ma pieniędzy na remont. Czy zła sytuacja finansowa pracodawcy może być usprawiedliwieniem takiej sytuacji?

Nie. Pracodawca nie może usprawiedliwiać swą sytuacją ekonomiczną niewykonania obowiązku zapewnienia pracownikom odpowiedniej temperatury, określonej w rozporządzeniu w sprawie bhp. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 września 2001 r. (sygn. akt SA/Bk 75/01).

Z orzecznictwa

Uzyskanie zgody na lokalizację pomieszczeń pracy poniżej poziomu terenu, w miejscu pozbawionym dostępu do światła dziennego, nie wymaga dodatkowo zgody na stosowanie wyłącznie oświetlenia sztucznego w tych pomieszczeniach.

Wyrok NSA z 3 grudnia 2003 r., sygn. akt II SA 3979/02

Podstawy prawne:

● Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 115, poz. 958)

● Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 108, poz. 690)

● Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279)