Outsourcing księgowy

Prowadząc własną firmę, kluczową decyzją jest wybór między wewnętrznym działem księgowości a outsourcingiem tej usługi. Każda z tych opcji ma swoje zalety i wady, które warto rozważyć, biorąc pod uwagę specyfikę działalności oraz indywidualne preferencje. 

Niemal każda firma (z nielicznymi wyjątkami), odczuwa dziś negatywne skutki epidemii koronawirusa. Jeśli nie bezpośrednio, to przykre konsekwencje dotyczą często partnerów biznesowych czy samych konsumentów oraz odbiorców usług. Nie ma wątpliwości, że skutki tej wyjątkowej sytuacji będą długofalowe, a rozwiązania takie jak outsourcing procesów wsparcia, dotąd uważane za nie do końca potrzebne, staną się teraz pierwszym wyborem przedsiębiorców.

Przeprowadzone wśród firm badania wskazują, że blisko 65% przedsiębiorstw korzysta z outsourcingu usług księgowych, podatkowych i prawniczych, a blisko co drugie z nich zleca je jednej firmie. Wśród największych zalet współpracy z jednym zespołem księgowo-podatkowo-prawniczym przedsiębiorcy wymieniają poczucie bezpieczeństwa prowadzenia działalności gospodarczej, a także oszczędność czasu i kosztów.

Zastosowanie nowoczesnych technologii i automatyzacja procesów z jednej strony oraz uszczelnianie systemu podatkowego z drugiej – to największe wyzwania strojące obecnie przed działami podatkowymi i księgowymi w firmach. Przedsiębiorcom zależy przede wszystkim na jakości usług księgowych oraz na maksymalnym bezpieczeństwie w przypadku kontroli.

Z okazji Dnia Księgowego, który przypada na 9 czerwca przedstawiciele najważniejszych instytucji związanych z branżą rachunkową, spotkali się w Centrum Konferencyjnym Stadionu Narodowego w Warszawie na konferencji „Rok po deregulacji. Rynek usług księgowych po uwolnieniu zawodu”, i debatowali na temat przyszłości branży. Wisienkę na torcie dodała Maria Ożga, finalistka II edycji programu MasterChef, najbardziej znana „Księgowa w Kuchni”, która specjalnie dla uczestników zaserwowała uroczysty tort.

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki prowadzące działalność gospodarczą obowiązek sporządzenia zasad (polityki) rachunkowości, w których należy określić sposób prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych.

Outsourcing usług księgowych, polegający za zleceniu prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, może być procesem efektywnym, lecz powinien być na bieżąco kontrolowany i monitorowany. Kluczowym etapem jest dobór właściwego modelu funkcjonowania outsourcingu usług księgowych. Decyzję powinien ułatwić usługodawca, firma świadcząca usługi księgowe, dostarczając przedsiębiorstwu informacji uzyskanych na bazie swojego doświadczenia.

Rząd chce wprowadzić zmiany w ustawie o rachunkowości, które poprawią warunki wykonywania działalności gospodarczej i pozwolą na lepszy rozwój sektora przedsiębiorczości. Zmiany mają być korzystne szczególnie dla mikroprzedsiębiorstw.

Elastyczność działania klienta to jeden z elementów, które wpływają na decyzję o outsourcingu. Innym z ważnych punktów jest również elastyczność rozwiązań, które mogą być zaproponowane i wprowadzone przez zewnętrznego dostawcę. Dzięki temu przedsiębiorstwo, w szybko zmieniającej się sytuacji rynkowej, nie jest przypisane do jednego, sztywnego, schematu działania, a może korzystać z elastycznych i dopasowanych do niego rozwiązań, jak również może w każdej chwili zmienić ustalony schemat działania na nowy.

Po raz kolejny konkurencyjność …Argument, który pojawia się w przypadku praktycznie każdego nowego narzędzia zarządzania wprowadzanego do przedsiębiorstwa. Stąd prawdopodobnie już nieco wyeksploatowany. Jednakże biorąc pod uwagę bardzo młody rynek outsourcingu funkcji szkoleniowej na świecie (w Stanach Zjednoczonych pierwsze wyspecjalizowane firmy w tej dziedzinie rozpoczęły działalność w połowie lat 2000) i raptem pierwsze kroki w Polsce, samo założenie budowania konkurencyjności w oparciu o zewnętrzny dział szkoleń jest jak najbardziej zasadne. Jeżeli większość firm jeszcze nie korzysta z takiego rozwiązania, te, które jako pierwsze się na nie zdecydują, mogą bardzo szybko zaobserwować jego pozytywne efekty.

Outsourcing księgowości, finansów, płac i kadr to pojęcia w Polsce powszechnie znane. Zdecydowana większość małych i średnich firm optymalizuje koszty działania zlecając te procesy właśnie firmom zewnętrznym. Dynamicznie rozwija się także rynek dostawców usług outsourcingu w zakresie finansów oraz tzw payroll i hr. To rynek firm księgowych, doradczych, w tym zarówno grono kilku tysięcy polskich firm księgowych, jak i coraz liczniejsza grupa zagranicznych firm doradczych i centrów księgowych znajdujących swoje miejsce na polskim rynku.

Referencje pomagają w uwiarygodnieniu kompetencji i doświadczenia. Firma, która popiera swoje działania referencjami, a dodatkowo upublicznia je w Internecie- zawsze będzie na wygranej pozycji. Dlaczego - klient nie chce "kota w worku", a referencje to wizytówka firmy.

Firma zewnętrzna przejmuje w połowie roku,w spółce prawa handlowego prowadzenie ksiąg. Proces odbywa się w siedzibie klienta, przy użyciu jego systemu. O czym warto wiedzieć?