Podróż służbowa (delegacja)

Delegacje służbowe od lat stanowią jeden z podstawowych elementów funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Spotkania z kontrahentami, udział w szkoleniach, konferencjach, targach branżowych czy realizacja projektów poza siedzibą firmy powodują, że pracodawcy regularnie rozliczają podróże swoich pracowników. W praktyce jednak rozliczenie delegacji nie sprowadza się wyłącznie do wypłaty diety. Obejmuje również zwrot kosztów przejazdów, noclegów, komunikacji miejscowej oraz innych wydatków niezbędnych do wykonania zadania służbowego. Co ciekawe, z możliwości rozliczenia diet mogą korzystać nie tylko pracownicy. W określonych przypadkach prawo podatkowe pozwala również przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą zaliczyć wartość diet do kosztów uzyskania przychodów. Jest to rozwiązanie, o którym wielu przedsiębiorców nadal nie wie, przez co niepotrzebnie rezygnuje z możliwości obniżenia podstawy opodatkowania. W tym artykule omawiam obowiązujące w 2026 roku zasady rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych oraz wyjaśniam, jak prawidłowo rozliczyć wyjazdy pracowników i właścicieli firm.

Jak pokazuje najnowszy raport opublikowany na Fortune.com oraz dane z Global Rescue Winter Traveler Sentiment and Safety Survey, branża podróży biznesowych odzyskuje swoją dawną dynamikę, a liczba rezerwacji podróży służbowych wzrasta, podczas gdy na znaczeniu tracą spotkania wirtualne. Pokolenie Z wyraża coraz większe zainteresowanie podróżami służbowymi, widząc w nich kluczowy element rozwoju kariery. Mimo to nie wszyscy pracownicy mają równe szanse na skorzystanie z tej możliwości.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że podróż służbowa nie jest czasem pracy w rozumieniu art. 128 § 1 kodeksu pracy i nie stanowi wykonywania pracy. Przyjęcie zasady wliczania do czasu pracy czasu dojazdu oraz powrotu z miejsca wykonania zadania, wynikającego z podróży służbowej przypadającego poza rozkładowym czasem pracy pracownika i tym samym zapewnienia pracownikowi za ten czas wynagrodzenia w każdym przypadku, wymagałoby wprowadzenia zmian w obowiązujących przepisach prawa. W Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej nie toczą się prace legislacyjne nad zmianami w przepisach dotyczących czasu pracy w kontekście podróży służbowych. Taką informację przekazała 16 lutego 2023 r. Marlena Maląg, Minister Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską.