REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć refundację okularów pracownikowi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marcin Gawlik

REKLAMA

problem Spółka zrefundowała pracownikowi część kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Zalecenie używania takich okularów zostało przez pracownika udokumentowane zaświadczeniem lekarskim. Czy taki zwrot kosztów jest dla spółki kosztem podatkowym, a jeśli tak, to w jakim wymiarze? Czy spółka powinna potraktować wypłacaną kwotę jako przychód pracownika i pobrać od niej zaliczkę? rada Wydatek w postaci zwrotu pracownikowi kosztów zakupu okularów korekcyjnych będzie dla spółki kosztem podatkowym. Wydatki takie nie zostały ograniczone kwotowo przez ustawodawcę. Jednocześnie wypłacony ekwiwalent stanowi dla pracownika przychód niepodlegający opodatkowaniu, dlatego nie wystąpi konieczność pobrania zaliczki.

 

uzasadnienie

Opisane wydatki, jako tzw. wydatki pracownicze, niewątpliwie wpływają na podniesienie komfortu pracownika. Zmniejszają także uciążliwość wykonywanej pracy, przez co przekładają się na jej efektywność. Potencjalnie mają wpływ na przychody spółki. Jednocześnie nie zostały też wyłączone przez ustawodawcę z katalogu kosztów podatkowych.

Poniesione przez spółkę wydatki na refundację okularów korekcyjnych dla pracownika będą kosztem uzyskania przychodów spółki. Wynika to także z faktu, że pracodawca ma nie tyle prawo, ile obowiązek zrekompensować pracownikowi koszt zakupu szkieł do okularów korekcyjnych, w sytuacji gdy pracownik otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące potrzebę zaopatrzenia pracownika w takie okulary.

Wskazane wydatki nie podlegają żadnym wyraźnym ograniczeniom kwotowym. Pomimo ich braku mogą być one kwestionowane przez organy podatkowe, w sytuacji gdy bez uzasadnienia przewyższają „rozsądne wielkości” (np. koszty nabycia okularów w kwocie 4000 zł, wynikające głównie z zakupu wyjątkowo drogich, modnych oprawek, a nie samych szkieł). Należy więc kierować się ogólnymi regułami oceny zasadności wydatku.

Stosownie do treści ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).

W myśl Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami są tu zapisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973). Na ich podstawie pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną. Obowiązany jest również zapewnić okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Co istotne jednak, przepis ten dotyczy pracowników (a nie np. osoby wykonującej na rzecz pracodawcy czynności na podstawie umów o dzieło/zlecenia) użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

WAŻNE!

Jeżeli pracownik otrzymał od lekarza medycyny pracy zaświadczenie wskazujące potrzebę użytkowania okularów w pracy przy monitorze, pracodawca zobligowany jest do zwrotu kosztów ich zakupu, a zwrócona pracownikowi kwota nie będzie podlegała opodatkowaniu.

Potwierdzają to interpretacje dokonywane przez organy podatkowe, w tym m.in. postanowienie z 7 września 2005 r., nr II US.PB-I-415/40a/05, w którym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stwierdza, iż:

uwzględniając unormowania art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzić należy, iż przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Aby podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki muszą być jednak zwracane na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a nie na podstawie jakichkolwiek innych przepisów. Podkreślił to wyraźnie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku w postanowieniu z 30 maja 2006 r., nr II US pb IB/415-44/99c/40/06/KSz, stwierdzając:

zwolnienie z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie miało zastosowanie tylko w sytuacji, gdy mamy do czynienia z przypadkiem wyczerpującym dyspozycję przepisu § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. W przeciwnym wypadku po stronie pracownika wystąpi przychód w wysokości sfinansowanej przez zakład pracy wartości okularów, podlegający kumulacji z innymi przychodami pracownika ze stosunku pracy, opodatkowany według zasad określonych w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie jednak ze względu na bardzo dużą rozpiętość cenową szkieł i oprawek pracodawca nie został zobligowany do każdorazowego zwrotu całego dokonanego przez pracownika wydatku. Może on w regulaminie pracy ustalić, że zwrotowi podlegają jedynie wydatki do określonej wysokości. Co do zasady jednak przekazywana kwota powinna odpowiadać wartości i umożliwić zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza (np. cena najtańszych dostępnych na rynku oprawek oraz szkieł).

PRZYKŁAD

Firma zatrudnia na pełnym etacie pracownika do prac organizacyjno-biurowych. Praca ta wiąże się m.in. z koniecznością obsługi komputera w wymiarze ok. 2 h dziennie. Ze względu na problemy ze wzrokiem pracownik ten uzyskał zaświadczenie lekarskie o konieczności stosowania szkieł korekcyjnych. Jednocześnie inny pracownik zatrudniony w firmie i wykonujący pracę wyłącznie przy komputerze (8 godzin dziennie) zakupił z własnej inicjatywy specjalne okulary zmniejszające zmęczenie oczu podczas pracy z monitorem. W obu przypadkach pracownicy zwrócili się do firmy o zwrot poniesionych kosztów.

W żadnym z powyższych wypadków firma nie jest zobligowana do zwrotu kosztów. W pierwszym z nich praca przy komputerze odbywa się w zbyt krótkim czasie w stosunku do wymiaru dobowego, w drugim pracownik nie uzyskał wymaganego przepisami zaświadczenia. Jeśli spółka zdecyduje się dokonać zwrotu opisanych wydatków, to kwoty te nie będą u pracowników zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Będą natomiast mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu spółki.

l art. 15 i art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

l art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

l art. 2376 § 1 i 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 64, poz. 426

l § 2 pkt 4 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe - Dz.U. Nr 148, poz. 973

Marcin Gawlik

konsultant podatkowy  

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS zakończył wysyłkę listów [Waloryzacja i trzynaste emerytury]

13 czerwca 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że zakończył coroczną wysyłkę listów do emerytów i rencistów. W kopercie znajdują się dwie decyzje: o marcowej waloryzacji oraz trzynastej emeryturze.

Sezon na wynajem mieszkań dla studentów 2025 rozpoczęty. Mniej ofert, wyższe ceny, większy popyt

W maju liczba wyszukiwań mieszkań na wynajem na Otodom przekroczyła 1,1 mln. Zainteresowanie lokalami „studenckimi”, „blisko uczelni” czy „na studia” wzrosło aż o 83% rok do roku. Najczęściej poszukiwane są mieszkania dwupokojowe z budżetem do 3 tys. zł miesięcznie.

Umiarkowany stopień niepełnosprawności – sprawdź, ile możesz zyskać w 2025 r.

Masz umiarkowany stopień niepełnosprawności? Być może nie zdajesz sobie sprawy, ile przywilejów Ci przysługuje – od dodatkowych dni wolnych w pracy, przez znaczące dofinansowanie turnusów rehabilitacyjnych, aż po specjalne świadczenia i kartę parkingową. Sprawdź, jak skorzystać z tych rozwiązań w 2025 roku i nie pozwól, by brak informacji kosztował Cię realne pieniądze.

Wiemy o ile wzrosną emerytury i renty w 2026 r. Rząd podał wskaźnik waloryzacji świadczeń – podwyżka jeszcze niższa, niż w tym roku

12 czerwca br. Rada Ministrów przyjęła propozycję zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2026 r., która będzie teraz przedmiotem negocjacji z Radą Dialog Społecznego. Jeżeli zaproponowana wysokość zwiększenia zostanie przyjęta jako ostateczna – wiemy już jaka będzie minimalna kwota podwyżki świadczeń emerytalno-rentowych od 1 marca 2026 r.

REKLAMA

4806 zł minimalnej pensji w 2026 roku? Rząd ujawnia plany, związki żądają więcej – gorący spór o wynagrodzenia

Rada Ministrów przedstawiła już propozycję, która może wpłynąć na portfele milionów Polaków. Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku ma wynieść 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. To o 140 zł więcej niż obecnie, czyli zaledwie 3-procentowa podwyżka. Nie wszyscy są zadowoleni – związki zawodowe żądają znacznie większego wzrostu, a pracodawcy ostrzegają przed negatywnymi skutkami gospodarczymi.

Można dostać blisko 6 tysięcy złotych. Polacy rzucili się na nowe świadczenie. Wypłaty ruszą niebawem. Ciągle jeszcze przyjmują wnioski

To nowe pieniężne świadczenie to już prawdziwy hit. Lawina wniosków o przyznanie wdowiej renty spadła na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W całej Polsce złożono ich już przeszło 900 tys. Maksymalna kwota jaką można otrzymać to ponad 5,6 tys. zł brutto. Wypłaty ruszą już niebawem, z początkiem lipca. ZUS ostrzega przed popełnianiem błędów w wypełnianiu dokumentów, bo może się to skończyć nieprzyznaniem świadczenia.

[Minimalne wynagrodzenie 2026] Rada Ministrów proponuje 4 806 zł brutto i 31,40 zł stawki godzinowej od 1 stycznia 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę ma wzrosnąć do 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa – do 31,40 zł. To propozycja Rady Ministrów, która trafi teraz pod obrady Rady Dialogu Społecznego.

[Propozycja Rady Ministrów] Od 1 marca 2026 r. najniższa emerytura 1 970,98 zł brutto. Wskaźnik waloryzacji emerytur i rent w 2026 r.

W czwartek, 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2026 r. Jak wynika z informacji opublikowanej przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, rząd zaproponuje Radzie Dialogu Społecznego, by wskaźnik waloryzacji emerytur i rent w 2026 r. wyniósł 20 proc. realnego wzrostu przeciętnego wynagrodzenia w 2025 r.

REKLAMA

Najniższa krajowa 2026 - jest oficjalna propozycja rządu D. Tuska

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

WZONu nie można zmusić do rozpatrywania sprawy o świadczenie wspierającego. Śmierć kończy sprawę

Z uwagi na przewlekłość postępowań o świadczenie wspierające (przewlekłość jest na poziomie WZON, a nie ZUS) częsta jest sytuacja śmierci osoby niepełnosprawnej przed przyznaniem przez WZON punktów. Ściślej są to sprawy o wydanie decyzji określającej w punktach poziom potrzeby wsparcia (swoisty test niesamodzielności). Natomiast samą decyzję o przyznaniu świadczenia wspierającego wydaje ZUS.

REKLAMA