Pracodawca obowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jednak niejednokrotnie pracodawca odmawia wydania świadectwa lub wydaje niewłaściwy dokument. W takiej sytuacji pracownik może żądać sprostowania świadectwa pracy oraz stosownego odszkodowania.
Pracodawca nie może uzależnić wydania świadectwa pracy od spełnienia przez pracownika jakichkolwiek warunków, np. uprzedniego rozliczenia z delegacji służbowej, zwrotu pożyczki udzielonej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wypełnienia karty obiegowej, zwrotu samochodu czy telefonu służbowego. Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, popełnia wykroczenie i podlega karze grzywny (art. 282 par. 1 pkt 3 k.p.).
Doręczenie świadectwa
Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu pracy. Jeżeli wydanie świadectwa w tym terminie nie jest możliwe (np. pracownik jest nieobecny w pracy z powodu choroby, osoba upoważniona nie zgłosiła się po odbiór świadectwa pracy); pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza go w inny sposób, np. poprzez gońca, firmę kurierską.
PRZYKŁAD
Pracodawca wysłał świadectwo pracy na adres wskazany przez pracownika. Okazało się, że jest on nieaktualny. Pracownik zmienił bowiem miejsce zamieszkania i nie zawiadamiał o tym pracodawcy. W takim przypadku świadectwo pracy uznaje się za doręczone, a dokument pozostawia się w aktach osobowych pracownika z odpowiednią adnotacją, np. „świadectwo pracy nie zostało doręczone pracownikowi ze względu na zmianę jego miejsca zamieszkania, o której nie poinformował pracodawcy”.
Kiedy na wniosek
Obowiązek wydania świadectwa pracy nie jest uzależniony od żądania pracownika. Pracownik nie musi składać wniosku o wydanie świadectwa pracy. Obowiązek ten powstaje bowiem z mocy prawa. W jednym tylko przypadku wydanie świadectwa pracy zależy od wniosku pracownika – gdy dotychczasowy pracodawca nawiązuje z pracownikiem kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.
PRZYKŁAD
Pracodawca po umowie na okres próbny nawiązuje z pracownikiem umowę na czas nieokreślony. W takiej sytuacji wydanie świadectwa pracy następuje na żądanie pracownika. Pracownik powinien zgłosić pracodawcy żądanie wydania świadectwa pracy najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.
W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek członka rodziny lub innej osoby będącej spadkobiercą zmarłego pracownika, pracodawca może wydać im świadectwo pracy.
Wydawanie odpisów
Pracodawca sporządza kopię świadectwa pracy, którą przechowuje w części C akt osobowych pracownika. W uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis świadectwa pracownikowi, osobie upoważnionej przez pracownika lub członkowi rodziny (spadkobiercy) zmarłego pracownika, np. gdy świadectwo pracy uległo zniszczeniu wskutek pożaru w domu pracownika lub zostało ukradzione.
Treść świadectwa pracy
Świadectwo pracy ma charakter informacyjny. Dane w nim zawarte kształtują sytuację prawną pracownika w nowym miejscu pracy oraz mają wpływ na nabycie uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Szczegółową treść świadectwa pracy określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.). W związku z tym w świadectwie pracy nie można podawać innych informacji niż wskazane w przepisach prawa, w szczególności niedopuszczalne jest zamieszczanie jakichkolwiek elementów ocennych pracownika.
Pracownik może domagać się sprostowania świadectwa pracy, czyli zmiany jego treści niezgodnej z przepisami prawa pracy. Jeżeli pracodawca zamieścił informacje nieprawdziwe, niepełne lub nieprzewidziane przepisami prawa (zbędne), pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa (postępowanie wewnątrzzakładowe). Pouczenie o możliwości wystąpienia z takim żądaniem pracodawca zamieszcza na końcu świadectwa pracy.
Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć wniosek pracownika i zawiadomić o podjętej decyzji w ciągu 7 dni od jego otrzymania. W razie uwzględnienia wniosku, pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy. W przypadku nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie o swojej negatywnej decyzji. Pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy w terminie 7 dni od daty zawiadomienia o odmowie.
Prawo do odszkodowania
Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie (czyli w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy) lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (tj. nieprawdziwego, niekompletnego lub zawierającego zbędne informacje). Jeżeli pracodawca dobrowolnie nie zaspokoi roszczenia, pracownik może wystąpić do sądu pracy. Przed wystąpieniem do sądu pracy pracownik musi wyczerpać tryb postępowania wewnątrzzakładowego. Szkoda pracownika w takim przypadku może polegać na pozostawaniu przez pewien czas bez pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.
PRZYKŁAD
Pracodawca zrezygnował z zatrudnienia pracownika z powodu niemożliwości wykazania przez niego posiadania doświadczenia zawodowego na określonym stanowisku pracy. Informacje te wynikałyby ze świadectwa pracy wydanego przez ostatniego pracodawcę. Niestety nie sporządził on świadectwa pracy. Z tego powodu pracownik stracił szansę na zatrudnienie i pozostaje bez pracy. Poniósł więc szkodę i może wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie na podstawie art. 99 k.p.
