REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umiejętność zarządzania sobą w czasie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Gabriela Elert
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszym świecie ciągłe zapracowanie to norma, a tempo, terminy, stosy dokumentów do uporządkowania oraz setki e-maili do przeczytania to codzienność. Dlatego uczmy się zarządzać swoim czasem.

Umiejętność zarządzania sobą w czasie, czy potocznie nazywane zarządzanie czasem, należy bez wątpienia do najbardziej cenionych i poszukiwanych atrybutów profesjonalnego pracownika. Prześledźmy jak ważna jest to umiejętność na przykładzie pracy asystentki. Nie wyobrażam sobie procesu rekrutacji na powyższe stanowisko bez kluczowego zadania weryfikującego tę cechę. Zazwyczaj polega ono na przygotowaniu planu dnia, na podstawie wielu zadań o różnym statusie ważności, doskonale odzwierciedlając sposób myślenia kandydatki. Rekruterzy opierają się na analizie wyników tej zdolności, ponieważ jest to podstawowa umiejętność zawodowa, pozwalająca dobrze wykonywać swoje dotychczasowe zadania, i pracować - uwzględniając dalszą perspektywę - na własny rozwój, awans, ale także zapewniająca porządek, ład i spokój w firmie.

Dlaczego umiejętność zarządzania czasem jest tak ważna w zawodzie asystentki?

1. Poprawi twoją wydajność i skuteczność

Czas to wyjątkowy „współpracownik” - bardzo wymagający, a do tego nie ma możliwości negocjacji. Jeśli dodamy kilka nieprzewidywalnych w danej sytuacji cech utrudniających zarządzanie czasem, na przykład: współpracownicy, niemiła, stresująca atmosfera w firmie, plotki, duża ilość pracy papierkowej, okazać się może, że nasze funkcjonowanie zawodowe to życie w permanentnym chaosie. Możesz to zmienić pracując mądrzej, co nie oznacza, że dłużej i ciężej. Dzięki temu więcej osiągniesz, a twoja praca stanie się mniej stresująca, a bardziej satysfakcjonująca.

2. Zmniejszy presję czasu, która wiąże się z twoją pracą

Przekonanie, że masz za dużo obowiązków, a za mało czasu na ich realizację, że załatwianie nagłych spraw wyklucza możliwość wykonania zaplanowanych czynności, nie ułatwia ci ani pracy, ani życia. Ciągłe frustracje zawodowe w końcu odbiją się echem na twoim życiu osobistym - wystarczy jedynie podjąć kroki w celu lepszej organizacji czasu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3. Sprawi, że zostaniesz zauważona

Osoba efektywnie zarządzająca czasem zawsze zostanie dostrzeżona w firmie. Umiejętność ta sprawia, że niektórzy osiągają większy sukces zawodowy niż inni, nawet przy podobnym lub takim samym poziomie utalentowania.

Podstawowe kroki do efektywnego zarządzania czasem

REKLAMA

1. Kategoryzowanie elementów pracy. Aby skutecznie radzić sobie z kilkoma zadaniami jednocześnie, musisz wprowadzić pewien porządek i ład we własne funkcjonowanie. Warunkiem wstępnym każdego działania jest planowanie - obejmuje ono czynności typu: zbieranie informacji, analizę, konsultowanie, a także ogłaszanie planów i w efekcie podejmowanie decyzji. Następnie przechodzisz do realizacji zadań, czyli implementacji. Do niej zaliczamy zadania pojedyncze, jak napisanie raportu, oraz zadania składowe, jak przeprowadzka biura. Aby target został osiągnięty, ważna jest również kontrola działań, a także wszechobecna komunikacja z innymi na każdym etapie dążenia do celu. Pamiętaj jednak, że miarą efektywności są rezultaty ogólnego działania zmierzającego w założonym wcześniej kierunku. Zadania wykonywane pojedynczo, choć nawet w jednym czasie, wcale nie muszą być wartościowe i przydatne, ponieważ nie przyświeca im jeden ogólny cel. Zauważ, że działanie samo w sobie nie jest jednocześnie rezultatem.

2. Ocena stylu pracy. Jest podstawą do dokonania cennych zmian. Najlepszym sposobem jest notowanie przez minimum tydzień, co robisz w ciągu każdego dnia. Skrupulatne wypełnianie tabeli doskonale pokazuje ile i na co przeznaczasz najwięcej czasu, uzmysławia obszary zadań, na które czas po prostu marnujesz.

Kiedy już będziesz miała świadomość, jakie czynności pochłaniają cię najbardziej, przygotuj podobną tabelę, w której określ sobie na co i ile czasu chciałabyś przeznaczać w idealnej sytuacji. Pozwoli ci to także na określenie celu działania, dla lepszej organizacji własnego czasu pracy.

3. Planowanie pracy - najlepszym sposobem i jednocześnie najprostszym jest sporządzenie planu spraw do załatwienia w formie pisemnej, po to, aby stale do niego zaglądać. Może on zawierać:

• Plan na kolejny dzień.

• Plan tygodniowy.

• Listę zobowiązań, które wykonujesz cyklicznie.

• Plan miesięczny.

Skrupulatny i jednocześnie realny plan zadań do wykonania zależeć będzie od długości etapów, na jakie dzieli się twoja praca. Musi być klarowny i odpowiadać przede wszystkim tobie. Samo to, że go stworzysz będzie czynnikiem dyscyplinującym w zarządzaniu sobą w czasie. Ułatwi ci to dokonanie wyborów - co wykonasz w pierwszej kolejności, co przełożysz na później, a czego w ogóle nie zrobisz. Efektywne zarządzanie czasem usprawni ciebie i twoje działania, wpłynie na podjęcie decyzji, jak zrobić najwięcej w najkrótszym czasie.

Wykonaj następujące czynności:

• Wyczerpująco spisz zadania do wykonania.

• Oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego z zadań.

• Dodaj czas na sprawy nie do przewidzenia w danym momencie.

• Ustal priorytety.

REKLAMA

Jeśli masz dużo zadań do wykonania, ważne będzie podzielenie czynności na kategorie - możesz posłużyć się tabelą, o której pisałam powyżej, w razie potrzeby zmodyfikuj ją tak, aby była wygodna dla ciebie. Możesz zmienić kategorie z „ważność A” na „priorytet”; „ważność B” na „pilne”; „ważność C” na „na już”; „ważność D” na „na później”. Możesz także wedle uznania rozszerzyć dowolnie kategorie.

4. Wyznaczanie jasnych celów - dobrze określone cele charakteryzują się następującymi cechami: są szczegółowe, osiągalne, realistyczne, wymierne oraz ograniczone w czasie. Jeśli choć jeden z wymienionych czynników nie zostanie spełniony, efektywne zarządzanie czasem nie jest możliwe. Tak jak firma funkcjonuje najlepiej, kiedy ma wyraźnie określone cele, tak struktura zarządzania sprawdza się, kiedy pracownicy wiedzą, do czego dążą. Zwróć uwagę na swoje stanowisko pracy - czy jest coś niejasnego w tej kwestii? Jeśli tak, natychmiast to wyjaśnij z przełożonym, tak abyś miała w opisie swojego stanowiska wyraźnie określone, czego się od ciebie spodziewa.

Dobra organizacja pracy jako warunek efektywnego zarządzania czasem

Już drobne pomyłki w organizacji pracy negatywnie wpływają na twoją efektywność. Drobne przesunięcia czasowe nakładają się, powodując nawarstwienie się spraw do załatwienia. Narasta stres i frustracja, a zła organizacja powoduje, że mamy problem ze znalezieniem potrzebnych danych, przeskakujemy z zadania na zadanie, w panice próbując zdążyć z terminem, spóźniamy się z raportami, pracujemy w bałaganie, w wyniku czego pozornie włożona praca nie przekłada się na efekty. Stworzenie planu pracy oraz wyznaczenie celu to najważniejsze kroki, jakie musisz poczynić, aby zauważyć pierwsze efekty lepszej organizacji pracy. Stopniowo zacznij korzystać z kalendarza, w którym jasno i szczegółowo zapisuj informacje, nie używaj skrótów, oraz - co ważne - wypełniaj go ołówkiem, aby stale nanosić poprawki nie stwarzając bałaganu. Staraj się utrzymywać porządek na biurku - mylne jest przekonanie, że na zawalonym papierami biurku „wiesz gdzie co leży”. W tym celu proponuję podział dokumentów na przychodzące i wychodzące. W połączeniu z użytkowaniem planu pracy, stosowaniem kalendarza oraz systematycznością przyniesie to niespodziewany efekt.

Każdy ruch podjęty w celu poprawienia efektywności swojej pracy sprawi, że wykonując obowiązki, będziesz robiła więcej i lepiej. Oto korzyści, jakich doświadczysz:

• Uzyskasz przejrzystość planu, dzięki czemu łatwiejsza będzie jego realizacja.

• Dostrzeżesz fakt, że poszczególne zadania powiązane są z celami ogólnymi.

• Jesteś lepiej zorganizowana.

• Nie musisz już o wszystkim pamiętać.

• Umiesz spostrzegać rzeczy najistotniejsze.

• Nie marnujesz energii na sprawy mało istotne lub nieistotne.

• Znajdujesz sposoby lepszego wykonania zadań.

• Lepiej radzisz sobie z przeszkodami i niespodziankami.

Pamiętaj: „Dzień jest nieskończenie długi dla tego, kto potrafi go docenić i wykorzystać” - Goethe.

Gabriela Elert

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Niekorzystna specustawa dla wcześniejszych emerytów - pozorne wykonanie wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. Zadowolone będą osoby nieobjęte tymi przepisami

Po opublikowaniu w dniu 3 marca 2025 r. założeń projektu ustawy o ustalaniu wysokości emerytur z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych dla osób, które do 6 czerwca 2012 r. przeszły na emerytury wcześniejsze na stronach Rządowego Centrum Legislacji ukazał się długo oczekiwany projekt tej ustawy datowany na 4 czerwca 2025 r.

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

Polacy zaciskają pasa. Najnowszy raport pokazuje, na czym oszczędzamy najczęściej

Aż 37,2% Polaków deklaruje ograniczenie wydatków na elektronikę – wynika z najnowszego raportu. W czołówce oszczędzanych kategorii znalazły się też meble, odzież i materiały budowlane. Eksperci wskazują na wysokie ceny, niską częstotliwość zakupów oraz zmieniające się priorytety konsumenckie.

REKLAMA

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

Nawet 185 tys. zł na samochód dla osoby z niepełnosprawnością. Rusza druga tura naboru wniosków PFRON 2025

Druga i zarazem ostatnia w tym roku tura naboru wniosków w programie "Samodzielność – Aktywność – Mobilność!" rozpocznie się 1 sierpnia 2025 r. To szansa na uzyskanie nawet 85 proc. dopłaty do zakupu samochodu przystosowanego do potrzeb osoby z niepełnosprawnością ruchową. Sprawdź limity, warunki i checklistę, która ułatwi Ci wypełnienie elektronicznego wniosku w systemie SOW.

Pozew o zachowek. Co powinien zawierać i gdzie złożyć dokumenty?

Jak napisać pozew o zachowek, by uniknąć błędów, które mogą spowolnić lub utrudnić dochodzenie należności? To ważne informacje dla osób, które zostały pominięte w testamencie lub otrzymały mniej niż im się należało.

Podwyżki pracowników samorządowych z wyrównaniem od 1 marca 2025 r. Rozporządzenie w Dzienniku Ustaw [STAWKI]

30 maja 2025 r. w Dzienniku Ustaw RP zostało opublikowane rozporządzenie podwyższające kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Rozporządzenie koryguje także katalog stanowisk.

REKLAMA

Bez księgowych ani rusz. Przedsiębiorcy doceniają ich nie tylko za rachunki, ale i za wsparcie strategiczne

Aż 75% przedsiębiorców w Polsce darzy swoje księgowe i księgowych dużym zaufaniem, a 71% uważa, że ich wiedza realnie wpływa na sukces firmy – wynika z najnowszego badania. Księgowi stają się dziś nie tylko strażnikami finansów, ale i partnerami w rozwoju biznesu.

Prezydent Andrzej Duda podpisał ważną ustawę. Prosiła go o to ministra z rządu Tuska

Prezydent Andrej Duda podpisał ustawę o jawności cen mieszkań, po wcześniejszym spotkaniu z minister Katarzyną Pełczyńską–Nałęcz. Nowe regulacje nakładają na deweloperów obowiązek prowadzenia stron internetowych, na których podawane mają być ceny mieszkań od początku sprzedaży do jej zakończenia.

REKLAMA