REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umiejętność zarządzania sobą w czasie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Gabriela Elert
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszym świecie ciągłe zapracowanie to norma, a tempo, terminy, stosy dokumentów do uporządkowania oraz setki e-maili do przeczytania to codzienność. Dlatego uczmy się zarządzać swoim czasem.

Umiejętność zarządzania sobą w czasie, czy potocznie nazywane zarządzanie czasem, należy bez wątpienia do najbardziej cenionych i poszukiwanych atrybutów profesjonalnego pracownika. Prześledźmy jak ważna jest to umiejętność na przykładzie pracy asystentki. Nie wyobrażam sobie procesu rekrutacji na powyższe stanowisko bez kluczowego zadania weryfikującego tę cechę. Zazwyczaj polega ono na przygotowaniu planu dnia, na podstawie wielu zadań o różnym statusie ważności, doskonale odzwierciedlając sposób myślenia kandydatki. Rekruterzy opierają się na analizie wyników tej zdolności, ponieważ jest to podstawowa umiejętność zawodowa, pozwalająca dobrze wykonywać swoje dotychczasowe zadania, i pracować - uwzględniając dalszą perspektywę - na własny rozwój, awans, ale także zapewniająca porządek, ład i spokój w firmie.

Dlaczego umiejętność zarządzania czasem jest tak ważna w zawodzie asystentki?

1. Poprawi twoją wydajność i skuteczność

Czas to wyjątkowy „współpracownik” - bardzo wymagający, a do tego nie ma możliwości negocjacji. Jeśli dodamy kilka nieprzewidywalnych w danej sytuacji cech utrudniających zarządzanie czasem, na przykład: współpracownicy, niemiła, stresująca atmosfera w firmie, plotki, duża ilość pracy papierkowej, okazać się może, że nasze funkcjonowanie zawodowe to życie w permanentnym chaosie. Możesz to zmienić pracując mądrzej, co nie oznacza, że dłużej i ciężej. Dzięki temu więcej osiągniesz, a twoja praca stanie się mniej stresująca, a bardziej satysfakcjonująca.

2. Zmniejszy presję czasu, która wiąże się z twoją pracą

Przekonanie, że masz za dużo obowiązków, a za mało czasu na ich realizację, że załatwianie nagłych spraw wyklucza możliwość wykonania zaplanowanych czynności, nie ułatwia ci ani pracy, ani życia. Ciągłe frustracje zawodowe w końcu odbiją się echem na twoim życiu osobistym - wystarczy jedynie podjąć kroki w celu lepszej organizacji czasu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3. Sprawi, że zostaniesz zauważona

Osoba efektywnie zarządzająca czasem zawsze zostanie dostrzeżona w firmie. Umiejętność ta sprawia, że niektórzy osiągają większy sukces zawodowy niż inni, nawet przy podobnym lub takim samym poziomie utalentowania.

Podstawowe kroki do efektywnego zarządzania czasem

REKLAMA

1. Kategoryzowanie elementów pracy. Aby skutecznie radzić sobie z kilkoma zadaniami jednocześnie, musisz wprowadzić pewien porządek i ład we własne funkcjonowanie. Warunkiem wstępnym każdego działania jest planowanie - obejmuje ono czynności typu: zbieranie informacji, analizę, konsultowanie, a także ogłaszanie planów i w efekcie podejmowanie decyzji. Następnie przechodzisz do realizacji zadań, czyli implementacji. Do niej zaliczamy zadania pojedyncze, jak napisanie raportu, oraz zadania składowe, jak przeprowadzka biura. Aby target został osiągnięty, ważna jest również kontrola działań, a także wszechobecna komunikacja z innymi na każdym etapie dążenia do celu. Pamiętaj jednak, że miarą efektywności są rezultaty ogólnego działania zmierzającego w założonym wcześniej kierunku. Zadania wykonywane pojedynczo, choć nawet w jednym czasie, wcale nie muszą być wartościowe i przydatne, ponieważ nie przyświeca im jeden ogólny cel. Zauważ, że działanie samo w sobie nie jest jednocześnie rezultatem.

2. Ocena stylu pracy. Jest podstawą do dokonania cennych zmian. Najlepszym sposobem jest notowanie przez minimum tydzień, co robisz w ciągu każdego dnia. Skrupulatne wypełnianie tabeli doskonale pokazuje ile i na co przeznaczasz najwięcej czasu, uzmysławia obszary zadań, na które czas po prostu marnujesz.

Kiedy już będziesz miała świadomość, jakie czynności pochłaniają cię najbardziej, przygotuj podobną tabelę, w której określ sobie na co i ile czasu chciałabyś przeznaczać w idealnej sytuacji. Pozwoli ci to także na określenie celu działania, dla lepszej organizacji własnego czasu pracy.

3. Planowanie pracy - najlepszym sposobem i jednocześnie najprostszym jest sporządzenie planu spraw do załatwienia w formie pisemnej, po to, aby stale do niego zaglądać. Może on zawierać:

• Plan na kolejny dzień.

• Plan tygodniowy.

• Listę zobowiązań, które wykonujesz cyklicznie.

• Plan miesięczny.

Skrupulatny i jednocześnie realny plan zadań do wykonania zależeć będzie od długości etapów, na jakie dzieli się twoja praca. Musi być klarowny i odpowiadać przede wszystkim tobie. Samo to, że go stworzysz będzie czynnikiem dyscyplinującym w zarządzaniu sobą w czasie. Ułatwi ci to dokonanie wyborów - co wykonasz w pierwszej kolejności, co przełożysz na później, a czego w ogóle nie zrobisz. Efektywne zarządzanie czasem usprawni ciebie i twoje działania, wpłynie na podjęcie decyzji, jak zrobić najwięcej w najkrótszym czasie.

Wykonaj następujące czynności:

• Wyczerpująco spisz zadania do wykonania.

• Oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego z zadań.

• Dodaj czas na sprawy nie do przewidzenia w danym momencie.

• Ustal priorytety.

REKLAMA

Jeśli masz dużo zadań do wykonania, ważne będzie podzielenie czynności na kategorie - możesz posłużyć się tabelą, o której pisałam powyżej, w razie potrzeby zmodyfikuj ją tak, aby była wygodna dla ciebie. Możesz zmienić kategorie z „ważność A” na „priorytet”; „ważność B” na „pilne”; „ważność C” na „na już”; „ważność D” na „na później”. Możesz także wedle uznania rozszerzyć dowolnie kategorie.

4. Wyznaczanie jasnych celów - dobrze określone cele charakteryzują się następującymi cechami: są szczegółowe, osiągalne, realistyczne, wymierne oraz ograniczone w czasie. Jeśli choć jeden z wymienionych czynników nie zostanie spełniony, efektywne zarządzanie czasem nie jest możliwe. Tak jak firma funkcjonuje najlepiej, kiedy ma wyraźnie określone cele, tak struktura zarządzania sprawdza się, kiedy pracownicy wiedzą, do czego dążą. Zwróć uwagę na swoje stanowisko pracy - czy jest coś niejasnego w tej kwestii? Jeśli tak, natychmiast to wyjaśnij z przełożonym, tak abyś miała w opisie swojego stanowiska wyraźnie określone, czego się od ciebie spodziewa.

Dobra organizacja pracy jako warunek efektywnego zarządzania czasem

Już drobne pomyłki w organizacji pracy negatywnie wpływają na twoją efektywność. Drobne przesunięcia czasowe nakładają się, powodując nawarstwienie się spraw do załatwienia. Narasta stres i frustracja, a zła organizacja powoduje, że mamy problem ze znalezieniem potrzebnych danych, przeskakujemy z zadania na zadanie, w panice próbując zdążyć z terminem, spóźniamy się z raportami, pracujemy w bałaganie, w wyniku czego pozornie włożona praca nie przekłada się na efekty. Stworzenie planu pracy oraz wyznaczenie celu to najważniejsze kroki, jakie musisz poczynić, aby zauważyć pierwsze efekty lepszej organizacji pracy. Stopniowo zacznij korzystać z kalendarza, w którym jasno i szczegółowo zapisuj informacje, nie używaj skrótów, oraz - co ważne - wypełniaj go ołówkiem, aby stale nanosić poprawki nie stwarzając bałaganu. Staraj się utrzymywać porządek na biurku - mylne jest przekonanie, że na zawalonym papierami biurku „wiesz gdzie co leży”. W tym celu proponuję podział dokumentów na przychodzące i wychodzące. W połączeniu z użytkowaniem planu pracy, stosowaniem kalendarza oraz systematycznością przyniesie to niespodziewany efekt.

Każdy ruch podjęty w celu poprawienia efektywności swojej pracy sprawi, że wykonując obowiązki, będziesz robiła więcej i lepiej. Oto korzyści, jakich doświadczysz:

• Uzyskasz przejrzystość planu, dzięki czemu łatwiejsza będzie jego realizacja.

• Dostrzeżesz fakt, że poszczególne zadania powiązane są z celami ogólnymi.

• Jesteś lepiej zorganizowana.

• Nie musisz już o wszystkim pamiętać.

• Umiesz spostrzegać rzeczy najistotniejsze.

• Nie marnujesz energii na sprawy mało istotne lub nieistotne.

• Znajdujesz sposoby lepszego wykonania zadań.

• Lepiej radzisz sobie z przeszkodami i niespodziankami.

Pamiętaj: „Dzień jest nieskończenie długi dla tego, kto potrafi go docenić i wykorzystać” - Goethe.

Gabriela Elert

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nieoczekiwana sierpniowa waloryzacja emerytur - emeryci i renciści muszą tego dopilnować, żeby otrzymać wyższe świadczenia

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - waloryzacja emerytur i rent przeprowadzana jest raz w roku, od 1 marca. Na wskaźnik waloryzacji, który decyduje o kwocie podwyżki - ma wpływ kilka czynników (w tym zwłaszcza ubiegłoroczna inflacja). Dotychczas nie była jednak zagwarantowana minimalna kwota takiej corocznej waloryzacji. Stan ten - ma ulec zmianie już w sierpniu 2025 r.

Ważny apel ZUS do Polaków. Nie róbcie tego w czerwcu, bo stracicie duże pieniądze

Nadal pracować czy już nie. Z tym dylematem mierzą się ci, którzy osiągnęli emerytalny wiek. Jeśli już ktoś zdecyduje się na pożegnanie z zawodowym życiem, nie bez znaczenia jest moment przejścia na zasłużony odpoczynek. Niektóre miesiące pod tym względem są po prostu fatalne. Do takich należy czerwiec. Decyzja o przejściu teraz na ZUS-owską pensję może oznaczać stratę nawet kilkuset złotych w skali miesiąca. W skali roku to naprawdę duże pieniądze.

WZON. Tata nie wstaje z łóżka i Komisja przyznała mu 78 punktów wsparcia. Poniżenie osób niepełnosprawnych

Kolejny list czytelnika Infor.pl o nieprawidłowościach (jego zdaniem) w procesie przyznawania punktów przez WZON, od których zależy wysokość świadczenia wspierającego albo w ogóle jego przyznanie. Publikowaliśmy wcześniej listy np.: 1) osoby niewidomej, która otrzymała 61 punktów oraz osoby sparaliżowanej od pasa w dół z ... 43 punktami. Obie osoby to niepełnosprawność w stopniu znacznym, orzeczenia o niepełnosprawności stałe.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop [PROJEKT MRPiPS z 10 czerwca 2025]

W środę, 11 czerwca 2025 r. do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania trafił projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projekt zakłada m.in. zmianę przepisów dotyczących wypłaty ekwiwalenty za urlop.

REKLAMA

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW o wyborze na urząd prezydenta

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW w sprawie stwierdzenia wyniku wyboru prezydenta RP, którą podczas uroczystości na Zamku Królewskim wręczył mu szef PKW Sylwester Marciniak.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Co dalej z paktem migracyjnym? UE wciąż czeka na ruch dwóch krajów, w tym Polski

Już 25 krajów UE przekazało swoje plany wdrażania paktu migracyjnego, nie zrobiły tego Węgry i Polska - wynika z opublikowanego w środę 11 czerwca raportu Komisji Europejskiej. KE wezwała w nim spóźnione państwa do przyspieszenia działań w tej sprawie.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Kiedy zakończenie roku szkolnego 2024/2025? Kiedy rozpoczęcie roku szkolnego 2025/2026? /Kalendarz roku szkolnego/

Choć jeszcze niedawno rozbrzmiewał pierwszy dzwonek, dziś uczniowie i nauczyciele odliczają już ostatnie dni do wakacji. Kiedy zakończenie roku szkolnego 2024/2025? A co z rokiem szkolnym 2025/2026? Jak wygląda kalendarz roku szkolnego 2025/2026?

REKLAMA