Spotkanie biznesowe przy obiedzie

W literaturze fachowej uznaje się, że podczas posiłku w restauracji najłatwiej i najskuteczniej można załatwić wiele spraw. Wiele milionowych kontraktów zostało na świecie zawartych właśnie podczas takich nieoficjalnych obiadów. Olbrzymie znaczenie ma tu oczywiście dobór miejsca i jedzenia, zachowanie podczas posiłku, odpowiednio poprowadzona konwersacja, aby stworzyć niezobowiązującą i przyjazną atmosferę.

Nie jest to sprawą łatwą, o czym możemy się przekonać sięgając po liczącą ponad 200 stron pracę Robin Jay pt. „Business lunch. Zdobywanie klientów wczesnym popołudniem”. W jednym z rozdziałów tej książki, poświęconych samej czynności jedzenia, znajdujemy opis czterdziestu sześciu kardynalnych błędów, jakie możemy popełnić jedząc posiłek w restauracji.

Przybliżmy więc podstawowe problemy. Konkretyzując sytuację załóżmy, że w opisywanym przez nas posiłku bierze udział dyrektor polskiej firmy wraz z sekretarką/asystentką oraz zagraniczny kontrahent. Ujmijmy problem z punktu widzenia sekretarki/asystentki i załóżmy, że to na niej spoczywa kwestia organizacji tego spotkania.

Wybór restauracji

Pierwszym jej zadaniem jest wybór restauracji, stolika i menu. Restauracja powinna być elegancka, cicha, posiadająca w ofercie klasyczne europejskie jedzenie i najlepiej pojedyncze stoliki znajdujące się w oddzielnych, odseparowanych od reszty pomieszczeniach. Należy ją odwiedzić co najmniej dzień wcześniej, wybrać i zarezerwować odpowiedni stolik, przygotować personel, poinstruować go odpowiednio, aby obsługa była sprawna, dokonywana zgodnie z etykietą, najlepiej zgodnie z tzw. serwisem rosyjskim – podawanie potraw na półmiskach, z których kelner nakłada na talerze, i rozdać wstępne napiwki gwarantujące obsługę na najwyższym poziomie. Należy też spróbować wybranych potraw, aby mieć gwarancję ich jakości i orientację w ich wyglądzie i smaku. Już w tym momencie dobrze jest załatwić kwestię płatności ustalając, że zostawimy kartę płatniczą czy kredytową, a rachunek uregulujemy powracając do restauracji kilka godzin po zakończeniu spotkania. Unikniemy w ten sposób poważnych problemów, które mogą się pojawić, gdyby nasz gość się upierał, że pokryje koszty posiłku.

Scenariusz spotkania

Warto wiedzieć, że spotkanie biznesowe podczas posiłku – jako spotkanie półoficjalne – jest również spotkaniem towarzyskim. Obowiązuje zatem na nim nie tylko etykieta biznesu, ale również etykieta towarzyska. Sekretarka/asystentka powinna być traktowana jako osoba towarzysząca, a więc tak jak traktuje się kobietę według etykiety towarzyskiej.

Załóżmy, że cała trójka przybywa do restauracji razem. Szef polskiej firmy otwiera drzwi do restauracji i, jeśli otwierają się na zewnątrz, przepuszcza najpierw kobietę, potem gościa (jeśli drzwi otwierają się do wewnątrz, przechodzi przez nie pierwszy i przytrzymuje je). Sekretarka/asystentka po przekroczeniu drzwi robi krok w bok i zatrzymuje się, aby szef mógł ją wyprzedzić i doprowadzić do kelnera. Kelner prowadzi towarzystwo do stolika. Za nim idzie sekretarka/asystentka, następnie gość. Pochód zamyka szef. Sekretarka/asystentka staje przy jednym z krzeseł. Szef wskazuje gościowi takie miejsce, aby gość miał po lewej stronie kobietę, a naprzeciwko szefa (sekretarka/asystentka będzie w ten sposób siedzieć po prawej stronie szefa). Następnie szef odsuwa krzesło kobiety. Staje ona pomiędzy krzesłem a stolikiem. Podczas zajmowania przez nią miejsca szef przysuwa jej krzesło. Sekretarka/asystentka nie może w żadnym wypadku powiesić torebki na oparciu krzesła. Torebka powinna być na tyle mała i płaska, aby mogła ją położyć na kolanach. Wszyscy siedzą w sposób klasyczny („mysz za plecami, kot na kolanach”– nie dotykamy plecami oparcia krzesła, kolana zsunięte, stopy całą powierzchnią dotykają podłogi, lewa stopa lekko wysunięta, nadgarstki na krawędzi stołu, dłonie nie mogą być zwinięte w pięści). Niczego nie kładziemy na stole (kluczyków do samochodu, papierosów czy telefonu komórkowego – trzeba go bezwzględnie wyłączyć przed wejściem do restauracji).

Kelner przynosi karty. Sekretarka/asystentka oznajmia, że dobrze zna tę restaurację i proponuje, że doradzi potrawy. Należy zadbać nie tylko o to, aby posiłek smakował gościowi, ale również o to, aby jedzenie poszczególnych potraw nie sprawiło mu trudności, które mogłyby wprawić go w zakłopotanie (najlepiej niech więc to będzie filet z ryby czy filet z dziczyzny). Szef rozmawia z kelnerem, dokonuje zamówienia i dobiera wino lub wina. Gdy kelner zabierając karty odchodzi, wszyscy kładą na kolanach serwetki (sekretarka/asystentka przykrywa serwetką torebkę). Kelner przynosi butelkę wina i pokazuje ją szefowi. Szef czyta dokładnie napisy na etykiecie i aprobuje wino skinieniem głowy. Kelner stojąc z jego prawej strony nalewa mu odrobinę wina do kieliszka. Szef ogląda je pod światło delikatnie przelewając wino po ścianach kieliszka, wącha je i próbuje, aby następnie zaakceptować ponownie wybór skinieniem głowy. Wszyscy piją wino trzymając kieliszki za nóżki. Oprócz wina szef zamawia również wodę mineralną niegazowaną, która także zostanie podana w kieliszkach. Przed sięgnięciem po wino lub wodę należy osuszyć usta znajdującą się na kolanach serwetką (aby na brzegach kieliszka nie pozostały tłuste plamy; sekretarka/asystentka musi uważać na to, aby nie pobrudzić brzegu kieliszka szminką do ust).

Kelner powinien w serwisie rosyjskim (podawanie potraw z półmiska) podawać potrawy z lewej strony, a w serwisie amerykańskim (potrawy na talerzach) z prawej strony, czyste talerze, chleb i masło, gorące napoje w filiżankach z lewej strony, a napoje zimne i gorące nalewać z prawej strony. Z prawej strony powinien również zabierać wykorzystane już talerze i sztućce. Pamiętajmy o tym, że wybierając restaurację odpowiadamy za wszystko, co się w niej zdarzy, również za profesjonalizm obsługi. Z tego powodu nie wolno nam również krytykować restauracji, obsługi i potraw. Jeżeli obsługa popełniła jakieś błędy, swoje uwagi przekazujemy jej w taki sposób, aby gość nie był tego świadkiem.

Small talk

Zaczynając posiłek prowadzimy rozmowę typu small talk (rozmowę o niczym – np. o wystroju restauracji). W trakcie posiłku powinna to być rozmowa towarzyska (najlepiej o sztuce, literaturze, architekturze, filmie kraju, z którego pochodzi gość). Szef i sekretarka/asystentka mają skupić się na aktywnym słuchaniu, tylko zadając pytanie wstępne i pomocnicze, umożliwiając gościowi wybór tematu rozmowy i podtrzymując jego wypowiedzi przez odpowiednio postawione pytania i czynienie uwag skłaniających do kontynuacji wątku). Rozmowę o interesach podejmiemy dopiero przy kawie. Gość musi mieć świadomość, że nie traktujemy go instrumentalnie i przedmiotowo. Może się zdarzyć, że gość będzie się czuł tak dobrze, że zacznie mówić o swoich sprawach prywatnych. Nie należy mu w tym przeszkadzać. Trzeba okazać zainteresowanie, ale w taki sposób, aby nie miało ono znamion wścibstwa.

Jedząc poszczególne potrawy pamiętajmy o tym, że powinniśmy głównie posługiwać się widelcem, ograniczając użycie noża do niezbędnego minimum. Nigdy nie używajmy go do krojenia warzyw, kartofli, pierogów, omletów, naleśników, mięsa mielonego czy ryby.

Przerywając jedzenie na chwilę lub podejmując rozmowę, sztućce kładziemy na talerzu w trójkąt, którego podstawa jest z naszej strony, a nadgarstki opieramy o krawędź stołu. Kończąc danie, sztućce kładziemy na godzinę piątą (widelec z lewej strony ząbkami do góry, nóź ostrzem zwrócony do widelca).

Opuszczenie restauracji następuje w ten sposób, że pierwsza idzie sekretarka/asystentka, drugi gość, a na końcu szef.

Stanisław Krajski

Źródło: Sekretariat