Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT

• Obowiązek zapłaty na rachunek bankowy sprzedawcy wskazany w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista)
• Konsekwencje podatkowe zapłaty gotówką lub przelewem na rachunek spoza białej listy
• Podsumowanie

Ważne!
Rekomendowanym rozwiązaniem jest zapłata przez klientów przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście. Ograniczy to ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji podatkowych po stronie nabywców usług księgowych. Szczegóły w dalszej części artykułu.

Obowiązek zapłaty na rachunek bankowy sprzedawcy wskazany w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista)

Na nabywcach towarów lub usług, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ciążą określone obowiązki związane z dokonywaniem płatności. Należy do nich m.in. obowiązek dokonywania płatności:

1. za pośrednictwem rachunku płatniczego,

2. na rachunek sprzedawcy, który widnieje na tzw. białej liście podatników VAT (czyli w wykazie podatników VAT).

Dokonanie płatności gotówką lub zapłata przelewem na rachunek spoza białej listy mogą skutkować wystąpieniem negatywnych konsekwencji podatkowych. Będą one dotyczyły jednak nabywcy, a nie sprzedawcy (biura rachunkowego). W celu określenia całokształtu konsekwencji podatkowych dla nabywcy uwzględniono skutki mogące wystąpić w VAT i Ordynacji podatkowej oraz w zakresie podatków dochodowych.

Konsekwencje podatkowe zapłaty gotówką lub przelewem na rachunek spoza białej listy

Zapłata realizowana przez nabywcę w gotówce (a więc z pominięciem rachunku płatniczego) lub przelewem, ale na rachunek spoza białej listy, może w określonych sytuacjach wiązać się z negatywnymi konsekwencjami podatkowymi, w tym m.in. z:

• brakiem możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych (regulacje na podstawie ustaw dotyczących podatków dochodowych),

• odpowiedzialnością solidarną nabywcy za zaległości podatkowe VAT sprzedawcy (regulacje Ordynacji podatkowej).

Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych

Podatnicy zasadniczo są obowiązani wyłączyć z kosztów podatkowych wydatki w takiej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy - Prawo przedsiębiorców została dokonana:

1.  

   1. z pominięciem rachunku płatniczego (przykładowo nastąpiła gotówką) lub

   2. na rzecz czynnego podatnika VAT przelewem, ale na rachunek nieznajdujący się na dzień zlecenia przelewu na białej liście podatników VAT (dotyczy to dostawy towarów/świadczenia usług, potwierdzonych fakturą).

Natomiast transakcja, o której mowa w art. 19 ustawy - Prawo przedsiębiorców, to taka transakcja, w której:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2. jednorazowa jej wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

   

   Autopromocja

   Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych

   Sprawdź

Warto przy tym pamiętać, że limit 15 000 zł dotyczy wartości transakcji, a nie samej faktury. Jak wskazują organy podatkowe, tym limitem zasadniczo będzie więc ogólna wartość należności lub zobowiązań określona w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Oznacza to, że obowiązek płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15 000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł (por. interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 września 2017 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.119.2017.1.WS).

Mając na uwadze powyższe oraz zakładając, że w analizowanym przypadku:

• biuro rachunkowe oraz jego klienci są przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców,

• biuro rachunkowe oraz jego klienci zawarli umowę o świadczenie usług, której wartość przekracza 15 000 zł, mimo że poszczególne faktury są o wartości poniżej tej kwoty,

• biuro rachunkowe jest czynnym podatnikiem VAT dokumentującym wykonanie swoich usług fakturą VAT,

po stronie nabywcy mogą wystąpić negatywne konsekwencje w postaci wyłączenia określonych wydatków z kosztów podatkowych z powodu uregulowania płatności z pominięciem rachunku płatniczego lub zapłaty przelewem, ale na rachunek spoza białej listy.

Polecamy: „Instrukcje księgowego – 96 praktycznych procedur z serwisem online”

Polecamy: „Wynagrodzenia od 1 lipca 2022 r. Rozliczanie płac po zmianach”

Odpowiedzialność solidarna za niezapłacony VAT

Niezależnie od konsekwencji w podatkach dochodowych Ordynacja podatkowa w pewnych sytuacjach przewiduje również szczególny rodzaj odpowiedzialności nabywcy, gdy ten dokona zapłaty na rachunek spoza białej listy.

Na podstawie art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej podatnik VAT, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz ze sprzedawcą zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek spoza białej listy.

Dotyczy to jednak wyłącznie zapłaty na rzecz czynnego podatnika VAT oraz tylko tych transakcji, które spełniają przesłanki wynikające z art. 19 ustawy - Prawo przedsiębiorców (tj. gdy stroną transakcji jest przedsiębiorca i jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł).

Przy założeniu zatem, podobnie jak w przypadku podatków dochodowych, że przesłanki wynikające z ustawy - Prawo przedsiębiorców zostały spełnione oraz biuro rachunkowe i klienci są podatnikami VAT (biuro czynnym podatnikiem VAT), nabywca może odpowiadać solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległości podatkowe.

Podsumowanie

Klienci nabywający usługi od biura rachunkowego w celu uniknięcia opisanych konsekwencji podatkowych generalnie powinni dokonać zapłaty:

• przelewem na rachunek biura rachunkowego,

• na rachunek, który widnieje na białej liście (dotyczy sytuacji, gdy biuro rachunkowe jest czynnym podatnikiem VAT).

W przeciwnym razie (w określonych przypadkach) po stronie nabywców mogą wystąpić negatywne konsekwencje w postaci braku możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych lub mogą oni zostać pociągnięci do odpowiedzialności solidarnej za zaległości VAT sprzedawcy.

Jeżeli klient biura dokonałby płatności przelewem, ale na rachunek spoza białej listy, to może się uchronić od wskazanych konsekwencji poprzez złożenie zawiadomienia na formularzu ZAW-NR lub poprzez realizację przelewu przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Do czasu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego na złożenie ZAW-NR jest 14 dni liczone od dnia zlecenia przelewu.

Podstawa prawna:

• art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1570,

• art. 15d ust. 1 i 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561,

• art. 22p ust. 1 i 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561,

• art. 117ba § 1 i 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1301.

Powołane interpretacje organów podatkowych:

interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 września 2017 r. (sygn. 0112-KDIL3-3.4011.119.2017.1.WS).

Adrian Błaszkiewicz, ekspert w zakresie VAT