REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie kosztami w małej firmie doradczej

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Małe przedsiębiorstwa mają problemy z kontrolą przepływów finansowych. Często wynikają o­ne z niewłaściwej ewidencji i alokacji kosztów działalności1. Jednostki te powinny wdrażać i korzystać z możliwie prostych metod zarządzania kosztami. W ten sposób zaspokoją potrzeby informacyjne służące podejmowaniu decyzji gospodarczych.

Wspomniane wyżej metody stanowią ciekawy obszar badawczy. Temu właśnie poświęcone jest to opracowanie. Bazuje o­no na przykładzie controllingowego systemu ewidencji kosztów w firmie świadczącej usługi doradcze.

Koszty a procesy gospodarcze

Z analizy działalności małych przedsiębiorstw2 wynika, że charakteryzują się o­ne rozpiętymi strukturami organizacyjnymi bez wyraźnego podziału zadań i kompetencji. Wszyscy pracownicy zajmują się wszystkimi realizowanymi projektami oraz współpracują według bieżących poleceń kierownika. Skutkuje to rozmyciem ośrodków odpowiedzialności za przychody i koszty. Cecha ta w znaczący sposób komplikuje stosowanie w małym przedsiębiorstwie klasycznych, liniowych metod alokacji kosztów.
Z praktyki wynika, że problemem opracowania odpowiednich procedur ewidencji kosztów są obarczane osoby zajmujące się księgowością. Korzystając z doświadczeń dużych firm, próbują o­ne rozwiązywać ten problem za pomocą systemów finansowo-księgowych. Niestety, małe przedsiębiorstwa nie dysponują zazwyczaj zaawansowanymi systemami informatycznymi, które umożliwiają rozdzielenie struktur controllingowych i rachunkowych.
Próby nanoszenia polityki kontroli kosztów na prowadzone księgi rachunkowe przedsiębiorstwa rodzą szereg komplikacji.

Przykład 1
W przedsiębiorstwie X zatwierdzona polityka rachunkowości przewiduje prosty układ kosztów w zespole kont „4” oraz składanie wariantu porównawczego rachunku zysków i strat. Menedżer wymaga jednak grupowania kosztów według ich miejsc powstawania. Wymaga to zmian w stosowanym planie kont i rozliczenie kosztów poprzez zespół kont „5”.
Kolejnym wymaganiem jest zazwyczaj grupowanie kosztów według rodzaju w ramach poszczególnych miejsc powstawania. Księgowy buduje więc pierwszą analitykę kont „5”. Jeżeli zaistnieje konieczność kolejnego grupowania np. według odpowiedzialnych pracowników, a następnie według szczegółowo realizowanych projektów, to analityka kont zespołu „5” nabiera niespotykanej wielowymiarowości. Skutkiem jest rosnąca w tempie geometrycznym liczba kont analitycznych. Rozwiązanie takie jest zazwyczaj bardzo mało efektywne i utrudniające życie przedsiębiorstwa.
Ewolucja nowoczesnych przedsiębiorstw wspieranych zaawansowanymi technologiami informatycznymi zmierza do przekształcania tradycyjnych struktur organizacyjnych w elastyczne zespoły robocze skupiające się na określonych procesach biznesowych3. Przedsiębiorstwo nie jest postrzegane jako wydziały i piony, lecz jako zestaw procesów niezbędnych do wytworzenia i sprzedaży określonych produktów4.
W przypadku firm doradczych produktem jest usługa polegająca na realizacji w sposób systematyczny lub jednostkowy, określonych kontraktem czynności wspierających działalność klienta5. Głównymi działaniami realizowanymi przez firmy konsultingowe są6:
1) projektowanie produktu – określanie standardowych warunków umów i zleceń na oferowane usługi, badanie zapotrzebowania oraz dostosowanie własnych działań do warunków rynkowych,
2) marketing i sprzedaż produktów
– wszelkie działania związane z pozyskaniem klienta (czyli kampanie reklamowe i promocyjne, telemarketing, ofertowanie i negocjacje itp.),
3) realizacja projektów – konkretne działania według ustandaryzowanych procedur dotyczące podpisanych umów bądź przyjętych zleceń,
4) utrzymanie i ogólny zarząd firmy – pozostałe czynności związane z organizacją pracy przedsiębiorstwa.
Procesy w firmie doradczej można podzielić na dwa obszary: produktywny (projektowanie, sprzedaż i realizację projektów) oraz administracyjny (utrzymanie i ogólny zarząd). Można również wydzielić procesy tworzące łańcuch wartości dodanej (realizacja projektów doradczych). Działania pozostałe należy sfinansować zyskami generowanymi w procesie realizacji podpisanych umów.
Gromadząc i ewidencjonując ponoszone koszty według poszczególnych procesów gospodarczych uzyskuje się bazę danych umożliwiającą przeprowadzenie podstawowych rachunków decyzyjnych. Mając na uwadze chociażby wcześniej omówione problemy z analitycznym rozdrobnieniem kont, należałoby objąć obszar decyzyjny odrębnymi rejestrami.
UWAGA
Doświadczenia polskich przedsiębiorstw wskazują, że w obszarze rachunków decyzyjnych korzysta się najczęściej z ogólnie dostępnych arkuszy kalkulacyjnych (schemat 1). Wydaje się, że przy niskich nakładach związanych z zakupem oprogramowania, narzędzia te zaspokajają oczekiwania informacyjne przedsiębiorstw.
Technologię tę można wykorzystać również w małym przedsiębiorstwie. Metodycznie będzie o­na bazować na:
1) podstawach rachunku kosztów działań – koszty są ewidencjonowane i przypisywane określonym działaniom przedsiębiorstwa (procesom biznesowym),
2) elementach kalkulacji zleceniowej – przypisanie kosztów do odpowiednich procesów następuje na podstawie karty pracy każdego pracownika przedsiębiorstwa (timesheet’u), w którym są ujawniane godziny pracy przyporządkowane określonym działaniom oraz inne koszty, kwalifikowane przez odpowiedzialną osobę.
Przykładowy arkusz pracowniczy prezentuje tabela 1. Na podstawie zestawienia wszystkich arkuszy pracowniczych dane o kosztach sumowane są według wyszczególnionych działań i zbierane w arkuszu zbiorczym (tabela 2).
 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 
W konstrukcji arkuszy najważniejsza jest ich uniwersalność przejawiająca się m.in.:
•  zmienną liczbą realizowanych projektów – zmiana liczby wierszy w arkuszu pracowniczym i kolumn w arkuszu globalnym,
•  zmienną liczbą pracowników – zmiana liczby wierszy w arkuszu globalnym oraz zmiana liczby sumowanych arkuszy pracowniczych,
•  dowolnym okresem podlegającym analizie – zestawianie arkuszy pracowniczych i globalnych w okresach stanowiących wielokrotność tygodnia pracy, bez względu na okresy sprawozdawcze określone w polityce rachunkowości,
•  wielowymiarowością udostępnianych danych – dane z arkuszy można dowolnie zestawiać za pomocą narzędzi kalkulacyjnych w zależności od zapotrzebowania na określoną informację.

Decyzyjny rachunek kosztów

Zebrane informacje na temat kosztów procesów realizowanych przez firmę można porównać w każdym momencie z uzyskiwanymi przychodami. Na podstawie dokonanych zestawień można m.in. przeprowadzić:
1) analizę rentowności – pojedynczych projektów, ich grup, a także klientów,
2) analizę aktywności – badanie zaangażowania przedsiębiorstwa w poszczególne procesy gospodarcze, a także okresów pozostawania bez zleceń (przestojów),
3) ocenę pracy zatrudnionych osób – zestawione arkusze konkretnego pracownika charakteryzują jego pracę,
4) budżetowanie – dokonywanie planów finansowych dotyczących realizacji procesów gospodarczych oraz kontrola ich wykonania.
Dla pojedynczego projektu najważniejsza jest kontrola zyskowności w trakcie jego realizacji. Przykładowo, jeżeli bieżąca suma kosztów przypisanych do projektu zbliża się lub przekroczyła określone umową przychody, to należy zastanowić się nad kontynuacją działań lub ich zaniechaniem (odstąpieniem od umowy).
Rentowność wielu projektów można badać w dwóch obszarach (tabela 3). Pierwsza tabela wskazuje, że zyskowniejszymi dla przedsiębiorstwa są usługi doradztwa finansowego. Z drugiej tabeli wynika, że na niższą rentowność doradztwa personalnego wpływa niski zysk z audytu stanowisk pracy. Wniosek – należy przeprojektować oferowane usługi związane z audytem, zwiększyć ich cenę albo z nich zrezygnować, zwiększając wysiłki w pozyskiwaniu klientów na usługi doradztwa finansowego.
 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 
Podobne zestawienia przychodów i kosztów można dokonywać w przekroju klientów, bez względu na rodzaj świadczonego doradztwa. W ten sposób można określić rentowność danego kontaktu i podejmować decyzje w zakresie dalszej współpracy.
Zestawienie przychodów i kosztów globalnych może służyć oszacowaniu progu rentowności przedsiębiorstwa (tabela 4). Porównując sumy kosztów i przychodów można oszacować, że próg rentowności wynosi w przybliżeniu 7000. Wynika z tego, że aby wygenerować zysk, należy zwiększyć liczbę realizowanych projektów lub nieznacznie podnieść ich cenę. W poszukiwaniu ilościowego progu rentowności można posłużyć się przeciętnymi cenami usług w poszczególnych rodzajach doradztwa.
 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 
Zwiększenie działań w obszarze produktywnym jednocześnie ze zwiększeniem przychodów spowoduje zmniejszenie poziomu kosztów obszaru poza łańcuchem wartości dodanej. Zatem korzyść z intensyfikacji działań produktywnych będzie oddziaływała na rentowność firmy w sposób podwójny: zmniejszając próg rentowności i zwiększając marże pokrycia.
Z danych tabeli 4 można również oceniać aktywność przedsiębiorstwa. Wynika z niej, że przedsiębiorstwo skupia się głównie na procesie sprzedaży. Pomimo największych nakładów sił i środków, nie uzyskuje wystarczających efektów tych działań w obszarze realizowanych zleceń. Może to świadczyć o zbyt wygórowanych cenach oferty lub niewystarczająco dopasowanych do potrzeb rynkowych produktach. Być może należy więcej uwagi poświęcić na projektowanie nowych usług, a dopiero w dalszej kolejności intensyfikować sprzedaż.
Dość wysoki poziom kosztów w obszarze ogólnego zarządu wskazuje na brak zleceń przeznaczonych do realizacji. Najprawdopodobniej zarząd firmy kieruje działania swych pracowników, w okresach pozostawania bez pracy produktywnej, na czynności związane z ogólną administracją przedsiębiorstwa.
Za pomocą omówionej metody można też budować budżety bazujące na danych z arkusza ogólnego (tabela 5).
 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 
Wykonując budżet można śledzić rosnące poziomy kosztów i odpowiednio regulować zaangażowanie przedsiębiorstwa w poszczególne działania. Porównanie wykonania budżetu z jego założeniami dostarcza informacji o odchyleniach, które odpowiednio przeanalizowane mogą wpływać na decyzje firmy.

Wnioski

Małe przedsiębiorstwa w Polsce cierpią na deficyt wiedzy i umiejętności w zakresie pomiaru i regulacji procesów finansowych. Aby mogły o­ne skutecznie konkurować na wspólnotowym rynku Unii Europejskiej, należy jak najszybciej wyposażyć je we właściwe narzędzia i kompetencje.
Omówiona metoda gromadzenia i przetwarzania danych o ponoszonych kosztach w małym przedsiębiorstwie wypełnia lukę informacyjną wynikającą z uproszczonych metod rachunkowości finansowej. Nadaje się do wykorzystania w każdym małym przedsiębiorstwie, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Może być wdrażana w firmach prowadzących księgi rachunkowe, a także ewidencje podatkowe. Bazuje o­na przy tym na prostych narzędziach informatycznych.
Procesowa orientacja zarządzania kosztami umożliwia w dalszej kolejności wdrożenie bardziej zaawansowanych systemów informatycznych (np. klasy ERP). Metoda ta może również służyć jako narzędzie pomocne w konstruowaniu mierników Strategicznej Karty Wyników i to nie tylko w obszarze finansowym.

Jacek Jaworski
– dyrektor doradztwa finansowego „G&G Consulting” Sp. z o.o., adiunkt w Katedrze Finansów Przedsiębiorstw Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku;
Pytania: czytelnicy.controlling@infor.pl


1 Patrz: J. Jaworski, Wybrane problemy zarządzania finansami małego przedsiębiorstwa, [w] Nowe tendencje w zarządzaniu wartością przedsiębiorstwa, E. Urbańczyk (red.), KREOS, Szczecin 2003, s. 531.
2 Patrz: H. Bieniok, Zarządzanie małą firmą, Wyd. Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice 1995; T. Kiziukiewicz, K. Sawicki i inni, Rachunkowość małych firm, PWE, Warszawa 1998.
3 B. Kubiak, A. Korowicki, Restrukturyzacja zarządzania procesami gospodarczymi współczesnej organizacji z wykorzystaniem technologii informacji, [w] Human Computer Interaction, Fundacja Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk 1997, s. 13–33.
4 Z. Leszczyński, T. Wnuk, Controlling, Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce, Warszawa 1999, s. 515.
5 C. Markham, Konsulting dla menedżerów, Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce, Warszawa 1997, s. 28.
6 Ibidem, s. 41–50.
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Na jak długo dostanę orzeczenie o niepełnosprawności? [ZMIANY 2025]

Od czego zależy okres ważności orzeczenia o stopniu niepełnosprawności? Na jaki czas orzeka się o niepełnosprawności dziecka? Kogo dotyczą najnowsze zmiany? Odpowiadamy na kluczowe pytania.

ZUS obniża stopień niepełnosprawności. Dla osób niepełnosprawnych to (cudowne ozdrowienie). Ze znacznego na umiarkowany. Z umiarkowanego na lekki

Infor.pl udostępnia łamy czytelnikom. Dziś list o pokrzywdzeniu przez ZUS obniżeniem grupy inwalidzkiej. Nie znamy wersji ZUS-u ani dokumentów medycznych z akt tej sprawy. Pomimo to list publikujemy, aby pokazać, że chyba w historii opisanej przez Czytelniczkę nie zadziałał mechanizm wyjaśniania (przez ZUS albo działających w jego imieniu lekarzy) przyczyn obniżenia wysokości grupy inwalidzkiej. Gdyby lepiej wyjaśniono osobom niepełnosprawnym wychodzącym z komisji ZUS o przyczynach niekorzystnej dla nich decyzji, to być może w przestrzeni publicznej mniej byłoby sarkastycznych zwrotów typu "cudowne uzdrowienie przez ZUS".

Oprocentowanie lokat i kont oszczędnościowych - koniec maja 2025 r. Banki tną procenty ale nadal można dostać nawet 7-8%

Pod koniec maja 2025 r. niełatwo jest znaleźć bank, który w ciągu ostatnich tygodni nie dokonałby cięcia oprocentowania depozytów. Jest już jasne, że drugi miesiąc z rzędu pogorszeniu ulegnie też oferta detalicznych obligacji skarbowych. Jest to efekt uboczny długo wyczekiwanych cięć stóp procentowych, które w maju uchwaliła Rada Polityki Pieniężnej.

Energia ze słońca w najkorzystniejszym wariancie. Oto jak falownik hybrydowy zmienia działanie instalacji fotowoltaicznej i pomaga oszczędzać pieniądze

Nowoczesne, hybrydowe falowniki mogą całkowicie zmienić sposób, w jaki korzystamy z energii. Zamiast oddawać nadwyżki do sieci, możemy je przeznaczyć na własne potrzeby – na przykład podgrzewanie wody czy zasilanie innych urządzeń w domu. A gdy sieć zawiedzie? Falownik zadba o to, by prąd płynął dalej, zasilając obwody gwarantowane – nawet gdy sąsiedzi siedzą po ciemku. Energia jest tuż obok, wystarczy tylko wiedzieć, jak ją właściwie wykorzystać. To elastyczność, która zmienia zasady zarządzania energią – teraz to my decydujemy, jak i kiedy jej używać.

REKLAMA

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Koszty sądowe: Uchwała NSA ważna dla adwokatów i radców prawnych

Wniosek o wznowienie postępowania ws. administracyjnej motywowany wyrokiem TK nie musi dotyczyć istoty takiej sprawy, ale może też odnosić się np. do ponownego określenia wysokości wynagrodzenia za pomoc prawną z urzędu - tak wynika z uchwały NSA.

Reforma odpadowa nabiera tempa: System kaucyjny i ROP mają zrewolucjonizować sposób gospodarowania odpadami w Polsce

Reforma odpadowa nabiera tempa. System kaucyjny i Rozszerzona Odpowiedzialność Producenta (ROP) mają zrewolucjonizować sposób gospodarowania odpadami w Polsce. Choć przepisy zostały uchwalone, a termin wdrożenia systemu kaucyjnego wyznaczono na 1 października 2025 roku, uczestnicy debaty podczas gali Innowacyjny Samorząd 2025 nie mają złudzeń – przed samorządami i przedsiębiorcami stoi szereg wyzwań, a sukces reformy zależeć będzie od współpracy, edukacji i spójności legislacyjnej.

REKLAMA

Podatek od spadków i darowizn: NSA wydał kluczową uchwałę

NSA wypowiedział się w sprawie zeznań podatkowych i terminów związanych z dziedziczeniem. Podjęta przez sąd uchwała okazuje się korzystna dla obywateli.

Zorientowana na człowieka i godna zaufania sztuczna inteligencja (AI) - czyli jaka? Jakie praktyki związane ze sztuczną inteligencją są zakazane przez AI Act?

AI Act to rdzeń prawny dla uregulowania zasad handlu i stosowania technologii ze sztuczną inteligencją w Unii Europejskiej. Ten kluczowy dokument, który można sklasyfikować w segmencie prawa materialnego należy czytać przede wszystkim jako listę „zakazów” dla pełnej wolności gospodarczej w szczytnym celu: mianowicie chodzi o utrzymanie właściwej równowagi pomiędzy ochroną rynku a konkurencyjnością Europy wobec innych rynków światowych.

REKLAMA