Nowy rok, to nowe obowiązki. Trzeba zebrać od pracowników oświadczenia. Jeśli ich nie złożą, nie mogą dostać w 2024 roku świadczeń z ZFŚS

• Od czego zależy świadczenia przyznawane z ZFŚS?
• Pracownik nie chce złożyć oświadczenia? Nie wolno przyznać mu świadczeń z ZFŚS

Od czego zależy świadczenia przyznawane z ZFŚS?

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS jest uzależnione przede wszystkim od kryterium socjalnego, na które składa się sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. Wielu pracodawców postępuje nieprawidłowo, przyznając uprawnionym świadczenia tylko na podstawie wysokości wynagrodzenia, które pracownik od niego otrzymuje, podczas gdy jest to jedynie niewielka część kryteriów, które powinien brać pod uwagę. Takie postępowanie należy więc ocenić jako nieprawidłowe. Jednak pracodawcy postępują tak nie bez powodu. Wysokość wynagrodzenia jest bowiem takim kryterium, które mogą zweryfikować we własnym zakresie, bez dużego nakładu pracy. Całościowa i zgodna z przepisami ocena kryterium socjalnego wymaga natomiast po pierwsze, współpracy ze strony pracowników, a po drugie, zwiększonego nakładu pracy osoby odpowiedzialnej w tym zakresie w imieniu pracodawcy.

Pracownik nie chce złożyć oświadczenia? Nie wolno przyznać mu świadczeń z ZFŚS

Przyznanie świadczeń z ZFŚS nie jest obowiązkiem pracodawcy. W sytuacji, gdy pracownik odmawia współpracy i nie chce złożyć oświadczenia, które jest niezbędne do ustalenia kryterium socjalnego, pracodawca nie musi przyznawać mu świadczenia. A właściwie, nie tyle nie musi, ile zgodnie z przepisami nie wolno mu tego zrobić. Pracodawcy często chcąc iść na rękę pracownikom, starają się zapobiegać tego rodzaju sytuacjom poprzez zamieszczanie w regulaminach ZFŚS zapisów, zgodnie z którymi osoby, które nie złożą oświadczenia są uznawane za będące w najlepszej sytuacji socjalnej. Takie rozwiązanie nie jest jednak godne polecenia, bo prowadzi do sytuacji, w której pracodawca postępuje niezgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w której wprost wskazano, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Pogląd ten jest również potwierdzany w przez sądy – patrz np. wyroki Sądu Apelacyjnego w Poznaniu: z 2 listopada 2022 r. (sygn. akt III AUa 378/21), z 14 września 2022 r. (sygn. akt III AUa 209/21) i z 2 sierpnia 2022 r. (sygn. akt III AUa 187/21).
Z tego samego powodu nie można również polecać rozwiązania, które przewiduje deklarację przez pracownika jedynie tego, w jakim przedziale dochodów mieści się on (jego rodzina). Także w tym wypadku nie dochodzi bowiem do ustalenia kryterium socjalnego. Chcąc postąpić zgodnie z przepisami, pracodawca musi ustalić zarówno sytuację materialną, rodzinną, jak i życiową pracowników, np. poprzez złożenie w tym zakresie stosownego oświadczenia. Warto przy tym pamiętać i w razie potrzeby poinformować pracowników, że pracodawca ma prawo do gromadzenia danych o członkach rodziny pracownika. Co więcej, może też żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. To zaś oznacza, że może żądać nie tylko złożenia stosownego oświadczenia, ale też przedłożenia odpowiednich dokumentów potwierdzających zawarte w nim informacje, również te dotyczące członków rodziny pracownika. 

Podstawa prawna

• art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998)