REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych. Kompleksowy system ochrony sygnalistów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Doktor nauk prawnych. Przez 15 lat adiunkt i wykładowca w szkołach wyższych i doradca w JST. Specjalizuje się w ustroju administracji publicznej, procesach zachodzących w organizacjach sektora publicznego i Compliance
Procedura zgłoszeń zewnętrznych. Kompleksowy system ochrony sygnalistów
Procedura zgłoszeń zewnętrznych. Kompleksowy system ochrony sygnalistów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 25 września 2024r. winny zostać wprowadzone i obowiązywać procedury zgłoszeń wewnętrznych. Natomiast 25 grudnia 2024 r. to data wprowadzenia procedur zgłoszeń zewnętrznych. To obowiązek organów publicznych.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych

REKLAMA

Oczywiste podobieństwa treściowe obu procedur nie mogą przysłonić ich różnic. O ile nie zmienia się osoba sygnalisty i jej sytuacja, to istnienie procedury zgłoszeń zewnętrznych ma być gwarancją powszechności zgłoszeń. Stąd obowiązek jej wprowadzenia przez organy publiczne, rozumiane w bardzo szeroki sposób, bez wyłączeń populacyjno-podmiotowych.

REKLAMA

Co więcej, procedura zgłoszeń zewnętrznych ma pierwszeństwo przed procedurą zgłoszeń wewnętrznych, w tym sensie, że sygnalista nie musi dokonać najpierw zgłoszenia wewnętrznego, a dopiero następnie zgłoszenia zewnętrznego. Przyjęta przez ustawodawcę reguła, że sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego nie jest oczywista. W fazie projektowej były proponowane rozwiązania oparte na konstrukcji szczeblowej, co także jest zgodne z dyrektywą 2019/1937. 

W okresie przejściowym do 25.12.2024 r. reguła ta jest wyłączona z praktycznej realizacji ze względu na różne terminy uzyskania mocy obowiązującej przez poszczególne procedury.

REKLAMA

Sytuację sygnalisty umożliwiającą dokonanie zgłoszenia w dalszym ciągu wyznacza pojęcie „kontekst związany z pracą”. Procedura zgłoszeń zewnętrznych obejmuje jednak wyłącznie zgłoszenia naruszenia prawa, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, dalej u.o.s. Informacja o naruszeniu prawa winna zostać powzięta przez sygnalistę właśnie w kontekście związanym z pracą. Organ publiczny został więc pozbawiony swobody w kształtowaniu przedmiotu zgłoszenia, polegającej na jego rozszerzeniu.

Różnica w przedmiocie zgłoszenia może skutkować błędami w ocenie przez sygnalistę dopuszczalnego zakresu zgłoszenia dla danej procedury. Jest to szczególnie istotne w sytuacji rzeczywistej organizacyjnej tożsamości podmiotu przyjmującego zgłoszenie w imieniu organu publicznego i podmiotu publicznego. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stąd proponowane rozwiązanie, aby w przypadku, gdy zgłoszenie złożone w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych dotyczy informacji o:

1) nadużyciach oraz nieprawidłowościach w znaczeniu ustalonym w polityce antykorupcyjnej i etyce działania w administracji gminnej;

2) naruszeniu standardów etycznych wynikających z polityki antykorupcyjnej i etyki działania w administracji gminnej oraz kodeksów etycznych, a także narzędzi wspomagających realizację tej polityki;

3) naruszeniu określonych przepisów wewnętrznych,

uzyskanych w kontekście związanym z pracą w urzędzie jako podmiocie prawnym, stosować odpowiednio procedurę zgłoszeń wewnętrznych, a nie odstępować od jego rozpatrzenia. 

Sytuacja taka będzie prawdopodobna w JST, a proponowane rozwiązanie będzie możliwe tylko wtedy, gdy procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie ustanowiona w urzędzie JST jako podmiocie publicznym.

Należy bowiem podkreślić, że dość powszechna będzie (jest) sytuacja, że urząd gminy (starostwo powiatowe, urząd marszałkowski) będzie występował równocześnie w roli podmiotu publicznego właściwego w zakresie zgłoszeń wewnętrznych i podmiotu obsługującego organy JST w zakresie zgłoszeń zewnętrznych.

Elementem dodatkowym w procedurze zgłoszeń zewnętrznych jest możliwość uzyskania przez sygnalistę zaświadczenia, w którym organ publiczny potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów. W tym miejscu należy wyłącznie wskazać, że art. 38 u.o.s. jest samodzielną podstawą prawną do wydawania zaświadczeń i nie wymaga wykazania przez sygnalistę interesu prawnego w uzyskaniu zaświadczenia. Samo zaś zaświadczenie, jako akt wiedzy organu publicznego, nie tworzy sytuacji prawnej sygnalisty, ale potwierdza, że danej osobie w związku ze złożeniem zawiadomienia przysługuje przewidziana w ustawie o ochronie sygnalistów ochrona prawna.

To jednak zbyteczny element w kształcie ustalonym przez ustawodawcę. Ochrona sygnaliście przysługuje bowiem z mocy prawa i zbędne jest potwierdzanie tej okoliczności. Co najwyżej organ publiczny może potwierdzić, że sygnalista wypełnił przesłanki do złożenia zawiadomienia w określonym trybie. To jednak proces, a nie stan, którego rzeczywistym potwierdzeniem jest podjęcie przez organ działań następczych. Natomiast przeciwieństwem jest odstąpienie od rozpatrzenia zgłoszenia[i].

Wystarczającym dokumentem wydaje się potwierdzenie przyjęcia zgłoszenie. To czynność i dokument przewidziany w obu procedurach. Tryb zaświadczeniowy może być potencjalnie uznawany przez sygnalistów jako dający „faktyczną” gwarancję ochrony. Takie, mylne jednak, przekonanie może następnie wywoływać niezamierzone skutki w postaci preferowania procedury zgłoszeń zewnętrznych, z automatycznym pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Taka sytuacja ograniczy zaś możliwość zgłaszania nadużyć naruszeń standardów etycznych i innych wewnętrznych procedur.

Wytyczne w zakresie ustalenia i wprowadzenia procedury

Tak jak w przypadku procedury zgłoszeń wewnętrznych, tak i w tym przypadku należy oddzielić samą procedurę od aktu, którym zostanie wprowadzona. W sytuacji JST będzie to akt organu wykonawczego  JST (zarządzenie lub uchwała)  w sprawie ustalenia i wprowadzenia procedury zgłoszeń zewnętrznych. 

Istota proponowanego przeze mnie rozwiązania, w ramach Kompleksowego wdrażania ochrony sygnalistów w samorządzie terytorialnym[ii], sprowadza się do:

1) uprzedniego przyjęcia przez organ stanowiący uchwały wyznaczającej kierunki działania dla organu wykonawczego w zakresie polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów jako jednolitej polityki lokalnej, z której wynikają kierunkowe zalecenia dla organu wykonawczego, a mianowicie:

a) wprowadzenie jednego systemu zgłoszeń zewnętrznych w ramach realizacji prawnego obowiązku wdrożeniowego obu organów danej gminy, obsługiwanego przez urząd jako aparat pomocniczy organu wykonawczego, z zastrzeżeniem, o którym mowa w pkt c,

b) powierzenie urzędowi, jako aparatowi pomocniczemu organu wykonawczego danej gminy, zadań organu stanowiącego tej gminy wynikających z jego roli jako organu publicznego, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, w tym wydawania zaświadczeń, z zastrzeżeniem, o którym mowa w pkt c,

c) jeden system zgłoszeń zewnętrznych powinien uwzględniać funkcjonalność polegającą na możliwości dokonania zgłoszenia do organu stanowiącego w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa przez organ wykonawczy i kierowników jednostek organizacyjnych danej gminy; w takim wypadku obowiązek podjęcia adekwatnych działań następczych przejmuje komisja skarg, wniosków i petycji.

2) powierzenia nadzoru nad wykonywaniem zarządzenia pełnomocnikowi ds. etyki i polityki antykorupcyjnej, który jest również odpowiedzialny za aktualizację procedury.

3) powierzenia wykonania zarządzenia sekretarzowi JST;

4) publikacji zarządzenia w Biuletynie Informacji Publicznej JST i wywieszeniu na tablicy ogłoszeń w urzędzie JST;

5) rozdzielenia terminu wejścia w życie zarządzenia od samej procedury; zalecam, aby zarządzenie zostało wydane możliwie wcześnie przed datą obowiązywania procedury, tj. 25.12.2024 r.

W przypadku samej procedury zgłoszeń zewnętrznych istota proponowanego rozwiązania, w ramach kompleksowego podejścia do wdrażania ochrony sygnalistów w samorządzie terytorialnym, sprowadza się do:

1) związania procedury z przyjętymi przez organ stanowiący JST kierunkami działania organu wykonawczego JST w zakresie lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów w administracji samorządowej;

2) stosowania zasady, że pojęcia używane w procedurze, a zdefiniowane w aktach powszechnie obowiązujących mają znaczenie w nich ustalone i nie mogą być powtórnie definiowane w procedurze;

3) gwarancji kierownictwa urzędu uznania za osoby powiązane z sygnalistą również: upoważnionych pracowników urzędu będących właścicielami procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej oraz wszystkich osób, które biorą udział w działaniach następczych;

4) określenia wiodącej roli pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej w sprawach ochrony sygnalistów, niezależnie od wyodrębnienia organizacyjnego komórki właściwej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów;

5) wyodrębnienia procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, w rozumieniu zarządzania procesowego, nawet jeżeli w urzędzie system ten nie został wdrożony, i ustanowienie właściciela procesu. Jest nim każdorazowo upoważniony pracownik komórki organizacyjnej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów, który przyjął zgłoszenie. Właściciel procesu prowadzi sprawę indywidualnego zgłoszenia od początku do jej zamknięcia i przysługują mu wszelkie uprawnienia niezbędne do jej załatwienia, w tym prawo wydawania poleceń służbowych osobom, z którymi nie wiąże go stosunek podległości. Władztwo właściciela procesu wynika z dekoncentracji władztwa służbowego kierownika urzędu w zakresie załatwiania spraw sygnalistów, którego źródłem jest procedura i zarządzenie ją wprowadzające;

6) monitorowania przez pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej / na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/szkoleniowego/bezpłatnego). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pełnomocnik zobowiązany jest poinformować osobę wykonującą w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy w celu wstrzymania tych działań lub ich cofnięcia.

7) systemowego obowiązku posiadania upoważnień przez pracowników załatwiających sprawy sygnalistów;

8) wyznaczenia stanowiska służbowego pierwszego kontaktu z sygnalistą;

9) ustalenia kanałów zgłoszeniowych dla zgłoszeń zewnętrznych;

10) ustalenia kryteriów weryfikacji zgłoszenia przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej urzędu ds. załatwiania spraw sygnalistów przyjmującego zgłoszenie dokonane za pośrednictwem kanałów zgłoszeniowych określonych w procedurze, w zakresie:

a) identyfikacji sygnalisty,

b) właściwości organu JST,

c) istnienia innego trybu,

d) przedmiotu zgłoszenia i jego szczegółowości,

e) prawdziwości przedmiotu zgłoszenia,

f) ochrony tajemnicy,

g) wielokrotności zgłoszenia w tym samym przedmiocie;

11) ustalenia skutków dokonanej weryfikacji, w tym odstąpienia od rozpatrzenia zgłoszenia;

12) ustalenia praw i obowiązków prowadzących działania następcze;

13) ustalenia funkcjonalnych gwarancji bezstronności i należytej staranności;

14) ustalenia trybu postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonych anonimowo;

15) ustalenia trybu wydawania zaświadczeń;

16) ustalenia treści klauzuli informacyjnej w zakresie ochrony danych osobowych i zasad postępowania z danymi osobowymi;

17) przyjęcia zasady, że interpretacja celów, zakresu i pojęć użytych w procedurze następuje w pierwszej kolejności z uwzględnieniem celów i treści przepisów ustawy o ochronie sygnalistów oraz dyrektywy 2019/1937, a następnie celów i zapisów lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania w administracji gminnej;

18) ustalenia zasady, że zmiana procedury następuje w tym samym trybie co jej przyjęcie.

dr Cezary Kociński 

[i] Zob. C. Kociński, Zaświadczenia w sprawach sygnalistów,  https://serwisy.gazetaprawna.pl/samorzad/artykuly/9647870,zaswiadczenia-w-sprawach-sygnalistow.html (dostęp: 30.11.2024 r.)

[ii] Zob. C. Kociński, Kompleksowe podejście do ochrony sygnalistów w administracji samorządu terytorialnego, https://www.riskcompliance.pl/news/kompleksowe-podejscie-do-ochrony-sygnalistow-w-administracji-samorzadu-terytorialnego/ (dostęp: 30.11.2024 r.)

 

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy pierwsza wypłata renty wdowiej?

Z danych ZUS wynika, że do 11 czerwca 2025 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynęło 898,7 tys. wniosków. Większość wniosków o rentę wdowią złożyły kobiety. Kiedy pierwsza wypłata renty wdowiej? Gdzie złożono najwięcej wniosków?

Bez edukacji nie ma kaucji – klucz do sukcesu systemu kaucyjnego leży w świadomości społecznej

Choć Polacy popierają wprowadzenie systemu kaucyjnego, brak wiedzy o jego działaniu może zagrozić skuteczności reformy. Edukacja i przemyślana komunikacja to fundamenty, bez których nawet najlepsza technologia nie spełni swojej roli.

Wrzutka na ostatniej prostej prezydentury. Deregulacja dla przedsiębiorców, pracowników, konsumentów, bo 29 w 1: dotkliwe zmiany w aż 29. ustawach na skutek podpisu Prezydenta z 5 czerwca 2025 r.

Na ostatniej prostej swojej prezydentury - Prezydent Andrzej Duda podpisał istotną ustawę, w szczególności dla przedsiębiorców, ale nowe regulacje odczują też pracownicy czy konsumenci. Można powiedzieć, że jest to 29 w 1: bo dotkliwe zmiany są w aż 29. ustawach na skutek tej jednej ustawy i podpisu Prezydenta w dniu 5 czerwca 2025 r.

WZON. Tylko 78 punkty. Tyle za brak nerki, przebyty zawał, rak, zawał mózgu, RZS. Zadłużenie jego jest duże bo jakby nie rehabilitacje - to lekarz powiedział - by już jego nie było

Kolejny list czytelnika Infor.pl o nieprawidłowościach (jego zdaniem) w procesie przyznawania punktów przez WZON, od których zależy wysokość świadczenia wspierającego albo w ogóle jego przyznanie. Publikowaliśmy wcześniej listy np.: 1) osoby niewidomej, która otrzymała 61 punktów oraz osoby sparaliżowanej od pasa w dół z ... 43 punktami. Obie osoby to niepełnosprawność w stopniu znacznym, orzeczenia o niepełnosprawności stałe.

REKLAMA

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW o wyborze na urząd prezydenta

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW w sprawie stwierdzenia wyniku wyboru prezydenta RP, którą podczas uroczystości na Zamku Królewskim wręczył mu szef PKW Sylwester Marciniak.

Co dalej z paktem migracyjnym? UE wciąż czeka na ruch dwóch krajów, w tym Polski

Już 25 krajów UE przekazało swoje plany wdrażania paktu migracyjnego, nie zrobiły tego Węgry i Polska - wynika z opublikowanego w środę 11 czerwca raportu Komisji Europejskiej. KE wezwała w nim spóźnione państwa do przyspieszenia działań w tej sprawie.

Nawet 30 tys. zł kary za podpalenia, w tym za wypalanie traw i rozniecanie ognia w lasach, na łąkach i torfowiskach

Zostaną wprowadzone wyższe kary za podpalenia, w tym za wypalanie traw i rozniecanie ognia w lasach, na łąkach i torfowiskach. Tak zakłada projekt autorstwa Ministerstwa Sprawiedliwości. Zgodnie z propozycją górna granica grzywny za sprowadzenie zagrożenia pożarowego wzrośnie z 5 do 30 tys. zł; mandaty za wykroczenia wzrosną z 500 zł do 5 tys. zł.

Trzynastki za 2025 r. pewne już jesienią? Pracownicy kultury mogą składać propozycje zmian do tego projektu do 15 czerwca 2025 r.

W maju 2025 r. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego poinformowało o rozpoczęciu prac nad nowelizacją ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Pracownicy kultury mogą składać propozycje zmian do tego projektu 15 czerwca 2025 r.

REKLAMA

Co z 800 plus gdy matka nie-Polka, ojciec nie-Polak a dziecko Polak bądź Polka?

Co z 800 plus gdy matka nie-Polka, ojciec nie-Polak a dziecko Polak bądź Polka? Takie prawne wątpliwości powstają, ale w rzeczywistości rozwiewa jest ustawa, jak i praktyka jak i orzecznictwo sądowe.

Karol Nawrocki składa deklarację, chodzi o 60 tys. zł rocznie bez podatku

Karol Nawrocki powiedział, że rząd może liczyć na niego w kwestii podpisania ustawy wprowadzającej kwotę wolną od podatku na poziomie 60 tys. zł rocznie. Zapewnił też, że Pałac Prezydencki będzie otwarty dla wszystkich środowisk.

REKLAMA