REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych. Kompleksowy system ochrony sygnalistów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Doktor nauk prawnych. Przez 15 lat adiunkt i wykładowca w szkołach wyższych i doradca w JST. Specjalizuje się w ustroju administracji publicznej, procesach zachodzących w organizacjach sektora publicznego i Compliance
Procedura zgłoszeń zewnętrznych. Kompleksowy system ochrony sygnalistów
Procedura zgłoszeń zewnętrznych. Kompleksowy system ochrony sygnalistów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 25 września 2024r. winny zostać wprowadzone i obowiązywać procedury zgłoszeń wewnętrznych. Natomiast 25 grudnia 2024 r. to data wprowadzenia procedur zgłoszeń zewnętrznych. To obowiązek organów publicznych.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych

REKLAMA

Oczywiste podobieństwa treściowe obu procedur nie mogą przysłonić ich różnic. O ile nie zmienia się osoba sygnalisty i jej sytuacja, to istnienie procedury zgłoszeń zewnętrznych ma być gwarancją powszechności zgłoszeń. Stąd obowiązek jej wprowadzenia przez organy publiczne, rozumiane w bardzo szeroki sposób, bez wyłączeń populacyjno-podmiotowych.

REKLAMA

Co więcej, procedura zgłoszeń zewnętrznych ma pierwszeństwo przed procedurą zgłoszeń wewnętrznych, w tym sensie, że sygnalista nie musi dokonać najpierw zgłoszenia wewnętrznego, a dopiero następnie zgłoszenia zewnętrznego. Przyjęta przez ustawodawcę reguła, że sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego nie jest oczywista. W fazie projektowej były proponowane rozwiązania oparte na konstrukcji szczeblowej, co także jest zgodne z dyrektywą 2019/1937. 

W okresie przejściowym do 25.12.2024 r. reguła ta jest wyłączona z praktycznej realizacji ze względu na różne terminy uzyskania mocy obowiązującej przez poszczególne procedury.

REKLAMA

Sytuację sygnalisty umożliwiającą dokonanie zgłoszenia w dalszym ciągu wyznacza pojęcie „kontekst związany z pracą”. Procedura zgłoszeń zewnętrznych obejmuje jednak wyłącznie zgłoszenia naruszenia prawa, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, dalej u.o.s. Informacja o naruszeniu prawa winna zostać powzięta przez sygnalistę właśnie w kontekście związanym z pracą. Organ publiczny został więc pozbawiony swobody w kształtowaniu przedmiotu zgłoszenia, polegającej na jego rozszerzeniu.

Różnica w przedmiocie zgłoszenia może skutkować błędami w ocenie przez sygnalistę dopuszczalnego zakresu zgłoszenia dla danej procedury. Jest to szczególnie istotne w sytuacji rzeczywistej organizacyjnej tożsamości podmiotu przyjmującego zgłoszenie w imieniu organu publicznego i podmiotu publicznego. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stąd proponowane rozwiązanie, aby w przypadku, gdy zgłoszenie złożone w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych dotyczy informacji o:

1) nadużyciach oraz nieprawidłowościach w znaczeniu ustalonym w polityce antykorupcyjnej i etyce działania w administracji gminnej;

2) naruszeniu standardów etycznych wynikających z polityki antykorupcyjnej i etyki działania w administracji gminnej oraz kodeksów etycznych, a także narzędzi wspomagających realizację tej polityki;

3) naruszeniu określonych przepisów wewnętrznych,

uzyskanych w kontekście związanym z pracą w urzędzie jako podmiocie prawnym, stosować odpowiednio procedurę zgłoszeń wewnętrznych, a nie odstępować od jego rozpatrzenia. 

Sytuacja taka będzie prawdopodobna w JST, a proponowane rozwiązanie będzie możliwe tylko wtedy, gdy procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie ustanowiona w urzędzie JST jako podmiocie publicznym.

Należy bowiem podkreślić, że dość powszechna będzie (jest) sytuacja, że urząd gminy (starostwo powiatowe, urząd marszałkowski) będzie występował równocześnie w roli podmiotu publicznego właściwego w zakresie zgłoszeń wewnętrznych i podmiotu obsługującego organy JST w zakresie zgłoszeń zewnętrznych.

Elementem dodatkowym w procedurze zgłoszeń zewnętrznych jest możliwość uzyskania przez sygnalistę zaświadczenia, w którym organ publiczny potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów. W tym miejscu należy wyłącznie wskazać, że art. 38 u.o.s. jest samodzielną podstawą prawną do wydawania zaświadczeń i nie wymaga wykazania przez sygnalistę interesu prawnego w uzyskaniu zaświadczenia. Samo zaś zaświadczenie, jako akt wiedzy organu publicznego, nie tworzy sytuacji prawnej sygnalisty, ale potwierdza, że danej osobie w związku ze złożeniem zawiadomienia przysługuje przewidziana w ustawie o ochronie sygnalistów ochrona prawna.

To jednak zbyteczny element w kształcie ustalonym przez ustawodawcę. Ochrona sygnaliście przysługuje bowiem z mocy prawa i zbędne jest potwierdzanie tej okoliczności. Co najwyżej organ publiczny może potwierdzić, że sygnalista wypełnił przesłanki do złożenia zawiadomienia w określonym trybie. To jednak proces, a nie stan, którego rzeczywistym potwierdzeniem jest podjęcie przez organ działań następczych. Natomiast przeciwieństwem jest odstąpienie od rozpatrzenia zgłoszenia[i].

Wystarczającym dokumentem wydaje się potwierdzenie przyjęcia zgłoszenie. To czynność i dokument przewidziany w obu procedurach. Tryb zaświadczeniowy może być potencjalnie uznawany przez sygnalistów jako dający „faktyczną” gwarancję ochrony. Takie, mylne jednak, przekonanie może następnie wywoływać niezamierzone skutki w postaci preferowania procedury zgłoszeń zewnętrznych, z automatycznym pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Taka sytuacja ograniczy zaś możliwość zgłaszania nadużyć naruszeń standardów etycznych i innych wewnętrznych procedur.

Wytyczne w zakresie ustalenia i wprowadzenia procedury

Tak jak w przypadku procedury zgłoszeń wewnętrznych, tak i w tym przypadku należy oddzielić samą procedurę od aktu, którym zostanie wprowadzona. W sytuacji JST będzie to akt organu wykonawczego  JST (zarządzenie lub uchwała)  w sprawie ustalenia i wprowadzenia procedury zgłoszeń zewnętrznych. 

Istota proponowanego przeze mnie rozwiązania, w ramach Kompleksowego wdrażania ochrony sygnalistów w samorządzie terytorialnym[ii], sprowadza się do:

1) uprzedniego przyjęcia przez organ stanowiący uchwały wyznaczającej kierunki działania dla organu wykonawczego w zakresie polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów jako jednolitej polityki lokalnej, z której wynikają kierunkowe zalecenia dla organu wykonawczego, a mianowicie:

a) wprowadzenie jednego systemu zgłoszeń zewnętrznych w ramach realizacji prawnego obowiązku wdrożeniowego obu organów danej gminy, obsługiwanego przez urząd jako aparat pomocniczy organu wykonawczego, z zastrzeżeniem, o którym mowa w pkt c,

b) powierzenie urzędowi, jako aparatowi pomocniczemu organu wykonawczego danej gminy, zadań organu stanowiącego tej gminy wynikających z jego roli jako organu publicznego, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, w tym wydawania zaświadczeń, z zastrzeżeniem, o którym mowa w pkt c,

c) jeden system zgłoszeń zewnętrznych powinien uwzględniać funkcjonalność polegającą na możliwości dokonania zgłoszenia do organu stanowiącego w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa przez organ wykonawczy i kierowników jednostek organizacyjnych danej gminy; w takim wypadku obowiązek podjęcia adekwatnych działań następczych przejmuje komisja skarg, wniosków i petycji.

2) powierzenia nadzoru nad wykonywaniem zarządzenia pełnomocnikowi ds. etyki i polityki antykorupcyjnej, który jest również odpowiedzialny za aktualizację procedury.

3) powierzenia wykonania zarządzenia sekretarzowi JST;

4) publikacji zarządzenia w Biuletynie Informacji Publicznej JST i wywieszeniu na tablicy ogłoszeń w urzędzie JST;

5) rozdzielenia terminu wejścia w życie zarządzenia od samej procedury; zalecam, aby zarządzenie zostało wydane możliwie wcześnie przed datą obowiązywania procedury, tj. 25.12.2024 r.

W przypadku samej procedury zgłoszeń zewnętrznych istota proponowanego rozwiązania, w ramach kompleksowego podejścia do wdrażania ochrony sygnalistów w samorządzie terytorialnym, sprowadza się do:

1) związania procedury z przyjętymi przez organ stanowiący JST kierunkami działania organu wykonawczego JST w zakresie lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów w administracji samorządowej;

2) stosowania zasady, że pojęcia używane w procedurze, a zdefiniowane w aktach powszechnie obowiązujących mają znaczenie w nich ustalone i nie mogą być powtórnie definiowane w procedurze;

3) gwarancji kierownictwa urzędu uznania za osoby powiązane z sygnalistą również: upoważnionych pracowników urzędu będących właścicielami procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej oraz wszystkich osób, które biorą udział w działaniach następczych;

4) określenia wiodącej roli pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej w sprawach ochrony sygnalistów, niezależnie od wyodrębnienia organizacyjnego komórki właściwej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów;

5) wyodrębnienia procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, w rozumieniu zarządzania procesowego, nawet jeżeli w urzędzie system ten nie został wdrożony, i ustanowienie właściciela procesu. Jest nim każdorazowo upoważniony pracownik komórki organizacyjnej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów, który przyjął zgłoszenie. Właściciel procesu prowadzi sprawę indywidualnego zgłoszenia od początku do jej zamknięcia i przysługują mu wszelkie uprawnienia niezbędne do jej załatwienia, w tym prawo wydawania poleceń służbowych osobom, z którymi nie wiąże go stosunek podległości. Władztwo właściciela procesu wynika z dekoncentracji władztwa służbowego kierownika urzędu w zakresie załatwiania spraw sygnalistów, którego źródłem jest procedura i zarządzenie ją wprowadzające;

6) monitorowania przez pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej / na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/szkoleniowego/bezpłatnego). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pełnomocnik zobowiązany jest poinformować osobę wykonującą w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy w celu wstrzymania tych działań lub ich cofnięcia.

7) systemowego obowiązku posiadania upoważnień przez pracowników załatwiających sprawy sygnalistów;

8) wyznaczenia stanowiska służbowego pierwszego kontaktu z sygnalistą;

9) ustalenia kanałów zgłoszeniowych dla zgłoszeń zewnętrznych;

10) ustalenia kryteriów weryfikacji zgłoszenia przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej urzędu ds. załatwiania spraw sygnalistów przyjmującego zgłoszenie dokonane za pośrednictwem kanałów zgłoszeniowych określonych w procedurze, w zakresie:

a) identyfikacji sygnalisty,

b) właściwości organu JST,

c) istnienia innego trybu,

d) przedmiotu zgłoszenia i jego szczegółowości,

e) prawdziwości przedmiotu zgłoszenia,

f) ochrony tajemnicy,

g) wielokrotności zgłoszenia w tym samym przedmiocie;

11) ustalenia skutków dokonanej weryfikacji, w tym odstąpienia od rozpatrzenia zgłoszenia;

12) ustalenia praw i obowiązków prowadzących działania następcze;

13) ustalenia funkcjonalnych gwarancji bezstronności i należytej staranności;

14) ustalenia trybu postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonych anonimowo;

15) ustalenia trybu wydawania zaświadczeń;

16) ustalenia treści klauzuli informacyjnej w zakresie ochrony danych osobowych i zasad postępowania z danymi osobowymi;

17) przyjęcia zasady, że interpretacja celów, zakresu i pojęć użytych w procedurze następuje w pierwszej kolejności z uwzględnieniem celów i treści przepisów ustawy o ochronie sygnalistów oraz dyrektywy 2019/1937, a następnie celów i zapisów lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania w administracji gminnej;

18) ustalenia zasady, że zmiana procedury następuje w tym samym trybie co jej przyjęcie.

dr Cezary Kociński 

[i] Zob. C. Kociński, Zaświadczenia w sprawach sygnalistów,  https://serwisy.gazetaprawna.pl/samorzad/artykuly/9647870,zaswiadczenia-w-sprawach-sygnalistow.html (dostęp: 30.11.2024 r.)

[ii] Zob. C. Kociński, Kompleksowe podejście do ochrony sygnalistów w administracji samorządu terytorialnego, https://www.riskcompliance.pl/news/kompleksowe-podejscie-do-ochrony-sygnalistow-w-administracji-samorzadu-terytorialnego/ (dostęp: 30.11.2024 r.)

 

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy to w porządku? Ministerstwo odmówiło ochrony osób niepełnosprawnych (stopień znaczny) przed opłatami. Bo to działka innego ministerstwa

O jakie opłaty ponoszone przez osoby niepełnosprawne chodzi? To opłaty, które płacą za pomoc w sporządzaniu wniosków o świadczenie wspierające. Jego maksymalna wysokość 4134 zł (w 2025 r.). Za pomoc w jego przyznaniu firmy pośredniczące i kancelarie życzą sobie wielokrotność świadczenia. Może to być nawet 6-krotność wartości przyznanego świadczenia (czyli prawie 25 000 zł z: 6 x 4134 zł). To są wygórowane opłaty. Od kilku miesięcy posłowie alarmują rząd o tym procederze, który dotyka osoby niepełnosprawne w najpoważniejszym stopniu niepełnosprawności (często starsze). Rząd odmówił interwencji. Na dziś.

Jednolity plik ubezpieczeniowy (JPU) i kilkadziesiąt innych zmian w relacjach z ZUS-em. MRPiPS chce uproszczenia procedur dla płatników. Co wynika z założeń projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

W dniu 26 sierpnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Celem tej nowelizacji jest ograniczenie obowiązków płatników składek, w tym przedsiębiorców, względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz uproszczenie procedur dla płatników składek związanych ze sporządzaniem i przekazywaniem do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych oraz eliminacja powielania danych, które są już dostępne w systemie informatycznym ZUS. Głównym założeniem przygotowywanych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmian jest, aby zakres danych, które płatnik składek musiałby udostępnić ZUS był ograniczony do niezbędnego minimum. ZUS opierałby się na danych już zgromadzonych na kontach oraz w wewnętrznych systemach (np. zasiłkowych), jak również zaciągałby dane z systemów zewnętrznych (np. z MF). Rząd planuje przyjąć i skierować do Sejmu tę nowelizację w I kwartale 2026 roku.

Czym jest oskarżenie prywatne

Nie każde przestępstwo ścigane jest z urzędu. W polskim prawie karnym istnieje grupa czynów, w których to sam pokrzywdzony musi wystąpić w roli oskarżyciela – składając do sądu prywatny akt oskarżenia. Jakie to przestępstwa? Jak wygląda procedura?

Małżeńskie jubileusze w Polsce – czy państwo powinno płacić za wierność? Dlaczego potrzebne są regulacje, które umożliwią uhonorowanie par z długim stażem?

Małżeńskie jubileusze w Polsce, czyli uhonorowanie par, które wspólnie przeżyły 50, 60 czy 70 lat, stało się pięknym zwyczajem kultywowanym przez samorządy w całym kraju. W wielu gminach jubilaci otrzymują nie tylko medale „Za długoletnie pożycie małżeńskie”, ale także listy gratulacyjne, nagrody rzeczowe czy nawet świadczenia pieniężne. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wkracza prawo – Regionalne Izby Obrachunkowe i sądy administracyjne wskazują, że brak jest jednoznacznej podstawy ustawowej do finansowania takich gratyfikacji ze środków publicznych. Pojawia się więc pytanie: czy państwo powinno płacić za wierność i wspólne życie małżonków? Dyskusja wokół jubileuszy małżeńskich dotyka nie tylko kwestii tradycji i wartości rodzinnych, ale także zasady legalizmu, konstytucyjnej równości obywateli i ograniczeń prawa finansów publicznych. Spór o to, jak uregulować świadczenia dla małżeńskich jubilatów, trafił już do Senatu – i może zadecydować o przyszłości tego wyjątkowego zwyczaju.

REKLAMA

Reklama aptek wraca? Przełomowy projekt ustawy po wyroku TSUE

Rząd planuje uchylenie całkowitego zakazu reklamy aptek. Zmiana jest konsekwencją wyroku TSUE, który uznał polskie przepisy za zbyt restrykcyjne i sprzeczne z prawem unijnym. Nowa ustawa ma pozwolić aptekom na reklamę, ale w ściśle określonych ramach i z wyższymi karami za nadużycia.

14. emerytura z KRUS - ile i dla kogo w 2025 roku. Kiedy wypłata?

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego poinformowała w komunikacie, że dodatkowe roczne świadczenie pieniężne dla emerytów i rencistów, potocznie zwane "czternastą emeryturą", będzie w 2025 roku wypłacone we wrześniu, podobnie jak w poprzednich dwóch latach. Kto ma prawo do tego świadczenia, ile wyniesie w tym roku?

Rachunki uśpione wreszcie dostępne dla spadkobierców! Prezydent podpisał nowelę Prawa bankowego

Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację Prawa bankowego, która umożliwia szybkie zamknięcie tzw. „rachunków uśpionych” i ułatwia spadkobiercom dostęp do środków po zmarłych. Równocześnie przyjął ustawę wydłużającą terminy na przechowywanie nawozów naturalnych w gospodarstwach rolnych, a zdecydowanie zawetował przepisy obniżające kary za przestępstwa skarbowe.

Umowa szkoleniowa (tzw. „Lojalka”) – zasady, terminy, plusy i minusy. Kiedy trzeba dać pracownikowi urlop szkoleniowy?

Sfinansowanie przez pracodawcę kosztownego szkolenia czy studiów pracownika to inwestycja. W naturalny sposób rodzi się pytanie: co jeśli pracownik po zakończeniu nauki szybko odejdzie z firmy? Jednym z narzędzi, które mają chronić pracodawcę przed stratą takiej inwestycji, jest umowa szkoleniowa, potocznie nazywana lojalką.

REKLAMA

Świadczenia alimentacyjne. MRPiPS zapowiada ważną zmianę

Wprawdzie kryterium dochodowe pozostanie, ale ma podlegać corocznej waloryzacji. Aktualnie próg dochodowy dla świadczeń z funduszu alimentacyjnego zmienia się raz na trzy lata.

Nawet 6,3 tys. zł miesięcznie dla studentów tych uczelni. MON już uszczelnia przepisy!

Studia wojskowe kuszą wysokim uposażeniem już od pierwszego roku, jednak atrakcyjny system sprzyja nadużyciom. MON wprowadza zmiany i uszczelnia przepisy, by ograniczyć rezygnacje studentów-żołnierzy oraz straty dla budżetu państwa.

REKLAMA