Przeprowadzka w trakcie miesiąca a wyższe koszty uzyskania przychodów

• Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy
• Miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy
• Oświadczenie podatnika a miesiąc zastosowania podwyższonych kosztów

Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy

Wysokość kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy została jasno określona w przepisach. Nie oznacza to jednak, że zawsze jest taka sama. W zależności od okoliczności i indywidualnej sytuacji pracownika przy comiesięcznym obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy pracodawca może być zobowiązany do uwzględnienia różnych kwot. I tak, jak wynika z art. 22 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1) wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2) nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3) wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4) nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy

Jednym z najbardziej typowych przypadków mających wpływ na wysokość kosztów uwzględnianych przy kalkulacji zaliczki na podatek dochodowy jest miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Jeśli taki pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy wynoszą dla niego 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł. Stosowanie przez pracodawcę przy obliczaniu comiesięcznych zaliczek na podatek podwyższonych kosztów uzyskania przychodów jest jednak możliwe tylko pod warunkiem, że pracownik złoży w tym zakresie stosowne oświadczenie. Od 2023 r. może zrobić to np. na formularzu PIT-2, w którym podwyższonym kosztom poświęcono część F. Warto pamiętać, że dopóki pracownik nie złoży pracodawcy takiego oświadczenia, to nawet jeśli wie on o tym, że pracownik jest formalnie uprawniony do stosowania podwyższonych kosztów, nie może samodzielnie podjąć decyzji o uwzględnianiu ich podczas obliczania zaliczki na podatek. Wnioski i oświadczenia podatkowe dotyczą bowiem indywidualnej sytuacji podatnika, o której pracodawca nie ma pełnej wiedzy i co do której nie może podejmować decyzji.

Oświadczenie podatnika a miesiąc zastosowania podwyższonych kosztów

Gdy podatnik złoży wymagane oświadczenie, to zgodnie z obowiązującymi przepisami płatnik ma obowiązek uwzględnić je najpóźniej w miesiącu kolejnym po miesiącu, w którym zostało złożone. Użycie sformułowania „najpóźniej” oznacza, że płatnik może zrobić to wcześniej, o ile ma taką możliwość, np. oświadczenie zostało złożone odpowiednio wcześnie przed wypłatą wynagrodzenia za dany miesiąc. Pracodawcy często odsuwają w czasie zastosowanie podwyższonych kosztów, bo nie mają pewności, czy mogą zastosować je w sytuacji, gdy oświadczenie zostało złożone w trakcie miesiąca. Należy pamiętać o tym, że prawo do tych kosztów jest związane faktem zamieszkiwania w określonej lokalizacji. Jeśli więc w danym miesiącu podatnik w niej zamieszkiwał, ma prawo do podwyższonych kosztów za ten miesiąc niezależnie od tego, w którym momencie złoży pracodawcy-płatnikowi oświadczenie. Prawa tego nie zmienia również fakt, że np. przeprowadzka miała miejsce w trakcie miesiąca. Tak samo, jak w sytuacji, gdy pracownik nie przepracuje całego miesiąca, pracodawca nie pomniejsza proporcjonalnie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, również w sytuacji, gdy w trakcie miesiąca się przeprowadzi, płatnik nie dzieli tego miesiąca proporcjonalnie na niższe i wyższe koszty uzyskania przychodów, a stosuje wyższe w odniesieniu do całego tego okresu. Pracodawca może więc zastosować podwyższone koszty wcześnie, a jeśli tego nie zrobi, pracownik będzie mógł odpowiednio to skorygować składając roczne rozliczenie podatkowe.