REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-doręczenia: 10 najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ekspert ds. prawa i rynku pracy
e-doręczenia pytania i odpowiedzi
E-doręczenia pytania i odpowiedzi
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

E-doręczenia funkcjonują od 1 stycznia 2025 roku. Przedstawiamy 10 najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi ekspertki. Jakie podmioty muszą posiadać adres do e-doręczeń? Czy w przypadku braku odbioru przesyłek z e-doręczeń w określonym czasie będzie domniemanie doręczenia?
rozwiń >

E-doręczenia - najczęstsze pytania

Artykuł zawiera 10 najczęściej pojawiających się pytań dotyczących e-doręczeń.

REKLAMA

1. Czy Koło Gospodyń Wiejskich musi posiadać skrzynkę do e-doręczeń?

Nie. Wszystkie podmioty niepubliczne, takie jak:

  • fundacje
  • inne osoby prawne
  • izby rzemieślnicze
  • izby gospodarcze
  • Kolumna Transportu Sanitarnego
  • kółka rolnicze
  • kościół
  • niepubliczne szkoły, zespoły szkół i placówki oświatowe
  • organizacje pożytku publicznego
  • związki, zrzeszenia lub ich prezentacje
  • związki pracodawców
  • organizacje pracodawców
  • partie polityczne
  • podmioty zagraniczne
  • przedszkola niepubliczne
  • przedstawicielstwa zagraniczne
  • stowarzyszenia rejestrowe
  • uczelnie wyższe
  • wspólnoty mieszkaniowe
  • związki zawodowe

mogą ale muszą korzystać z e-doręczeń.

2. Czy spółdzielnie mieszkaniowe muszą mieć skrzynki od 01.01.2025 r.?

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy. Należy skorzystać z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcemy utworzyć adres do e-Doręczeń dla:

  • oddziału zagranicznego przedsiębiorcy
  • przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG
  • spółki jawnej
  • spółki komandytowej
  • spółki komandytowo-akcyjnej
  • spółki partnerskiej
  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
  • spółki akcyjnej
  • prostej spółki akcyjnej
  • spółki europejskiej
  • spółdzielni
  • spółdzielni europejskiej
  • samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych
  • towarzystwa reasekuracji wzajemnej
  • towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
  • europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych
  • głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji
  • głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń
  • innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców

3. Jakie jest uzasadnienie, żeby zastąpić epuap?

Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aktualnie tylko elektroniczne skrzynki podawcze na ePUAP są formalnie przyporządkowane – na podstawie wniosku kierowanego do ministra właściwego do spraw informatyzacji – do podmiotów publicznych wskazanych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zdania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, z późn. zm.). Ustawa ta nakłada na nie bowiem obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki podawczej. Adresy skrzynek innych podmiotów nie są weryfikowane. W efekcie „powiązanie” adresu skrzynki na ePUAP z osobą fizyczną lub pomiotem niepublicznym możliwe jest jedynie w sytuacji:

  • odebrania przez podmiot publiczny podpisanego elektronicznie podania wniesionego na jego elektroniczną skrzynkę podawczą;
  • wskazania przez podmiot niepubliczny adresu skrzynki w podaniu wniesionym na papierze.

REKLAMA

Aktualne zasady dopuszczają do sytuacji, kiedy dowolny podmiot (osoba fizyczna, podmiot niepubliczny, a nawet podmiot publiczny) może mieć wiele adresów elektronicznych na ePUAP, zakładanych często tylko w celu wysłania i odebrania korespondencji w jednej sprawie. Nie istnieje ograniczenie dla podmiotów posiadania jednego, ustalonego adresu elektronicznego ani możliwość jego wskazania w przeznaczonym do tego rejestrze. W efekcie funkcjonuje wiele adresów elektronicznych, które są znane tylko określonym podmiotom publicznym korespondującym z danym podmiotem w określonej sprawie. Każdy z podmiotów publicznych zarządza własną listą adresów elektronicznych swoich klientów, niejednokrotnie będąc zmuszonym do przechowywania kilku adresów elektronicznych dla jednego klienta, a dodatkowo przetwarzać informację, w której sprawie którego adresu użyć.

Z punktu widzenia osób fizycznych i podmiotów niepublicznych jednym z najbardziej uciążliwych aspektów obecnie funkcjonującego rozwiązania jest to, że doręczenie na adres elektronicznej skrzynki podawczej jest skuteczne tylko w niektórych procedurach.

Obecnie praktycznie każdy może korzystać z usługi doręczenia elektronicznego na ePUAP przy wykorzystaniu swojego konta. Narzędzie to jest skuteczne jednakże tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i tylko w ramach spraw wszczętych za jego pomocą lub tych, dla których została wyrażona zgoda na doręczanie elektroniczne. Nowe skrzynki doręczeń będą stwarzać ich posiadaczom możliwość działania w szerszym spektrum.

4. Jeśli nie odbiorę przesyłek z e-Doręczeń w określonym czasie, czy będzie domniemanie doręczenia?

Doręczenie jest skuteczne z chwilą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru. Zgodnie z art. 41 ustawy o doręczeniach elektronicznych, dowód otrzymania jest wystawiany po:

  • odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
  • wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
  • upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.

5. Czy instytucje publiczne wysyłając teraz do mnie korespondencję, muszą sprawdzić w bazie adresów czy tam jestem, czy ja muszę to gdzieś zgłosić?

Podmiot publiczny znajdzie Twój adres do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych. Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.

6. Czy trzeba mieć podpis elektroniczny, żeby korzystać z e-doręczeń?

Nie. Aby korzystać z e-doręczeń można skorzystać z:

  • profilu zaufanego
  • e-dowodu,
  • bankowością elektroniczną,
  • aplikacji mobilnej mObywatel,
  • eID.

7. Czy w przypadku firmy należy podać maila każdego pracownika, który będzie upoważniony?

REKLAMA

Podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną są obowiązane do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest z kolei tylko uprawniony, a nie zobowiązany do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.

Pracownik może pełnić funkcję administratora skrzynki do doręczeń – dane takiej osoby wskazuje się we wniosku o uruchomienie adresu do doręczeń. Następnie wyznaczony administrator do doręczeń może wskazywać inne osoby fizyczne i nadawać im dostęp do skrzynki, upoważniając do dokonywania czynności na skrzynce.

Istnieją systemy obiegu dokumentów, które wspierają komunikację urzędową za pomocą integracji z platformą e-Doręczenia. Korespondencja wpływa bezpośrednio do takiej zintegrowanej skrzynki odbiorczej skąd jest przekazywana do odpowiednich osób w firmie. Zastanawiałeś/łaś się kiedyś czy w ogóle można przesyłać takie pisma jak wypowiedzenie drogą mailową?

8. Czy może Pani powiedzieć, jakie są wady i zagrożenia wynikające z korzystania z e-doręczeń?

Zagrożeniem może być realne i skuteczne zaopatrzenie podmiotów publicznych w odpowiednią infrastrukturę techniczną oraz przeszkolenie pracowników, tak aby potrafili z niej efektywnie korzystać.

Sporą obawę budzi wzajemne nakładanie się przepisów –niejasne jest, czy po wprowadzeniu do Kodeksu postępowania cywilnego art. 1312 § 1 , np. sąd winien doręczać pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, czy na adres do doręczeń elektronicznych. Wydaje się, że niestety każdorazowo będzie należało się dowiedzieć, który sposób doręczeń funkcjonuje w danej sprawie.

Ryzyko związane z bezpieczeństwem danych:

  • Utrata poufności: E-doręczenia mogą być narażone na przechwycenie przez osoby niepowołane (np. hakerów) w wyniku ataków cybernetycznych.
  • Phishing i oszustwa: Istnieje ryzyko podszywania się pod nadawcę lub użytkownika w celu wyłudzenia danych lub modyfikacji treści dokumentów.
  • Złośliwe oprogramowanie: Przesyłki elektroniczne mogą zawierać wirusy lub inne szkodliwe programy.

Ryzyko techniczne:

  • Awaria systemu: Problemy techniczne mogą uniemożliwić odebranie lub wysłanie e-dokumentów na czas.
  • Błędy integracji systemów: Różne platformy mogą nie być ze sobą kompatybilne, co prowadzi do błędów w doręczeniach.
  • Problemy z potwierdzeniem doręczenia: W przypadku systemów niewłaściwie skonfigurowanych może być trudność w udowodnieniu, że dokument faktycznie dotarł do odbiorcy.

Ryzyko prawne:

  • Wątpliwości co do ważności dokumentu: Jeżeli system e-doręczeń nie spełnia standardów (np. unijnego rozporządzenia eIDAS), dokumenty mogą być kwestionowane w postępowaniach prawnych.
  • Brak pełnej zgodności z przepisami: W różnych krajach istnieją różne wymagania dotyczące e-doręczeń – brak dostosowania systemu do wymogów prawa może skutkować nieważnością doręczenia.

Ryzyko błędów użytkownika:

  • Błędny adres odbiorcy: Wysłanie dokumentu na niewłaściwy adres e-mail może prowadzić do ujawnienia danych osobowych lub opóźnień.
  • Nieznajomość obsługi systemu: Brak odpowiedniego przeszkolenia pracowników może skutkować błędami, np. nieodczytaniem doręczenia w terminie.

Ryzyko braku dostępności:

  • Dostęp cyfrowy: Nie wszyscy obywatele mają równy dostęp do Internetu lub odpowiednich narzędzi cyfrowych, co może prowadzić do wykluczenia cyfrowego.
  • Problemy z identyfikacją tożsamości: Nieprawidłowe przypisanie konta do osoby fizycznej lub prawnej może prowadzić do nadużyć.
Ważne

Uwaga! Projekt ustawy zakłada podwyższenie kwoty wolnej od podatku!

9. Po jakim okresie korespondencja z e-doręczeń będzie się archiwizować?

Skrzynka doręczeń służy do czasowego przechowywania korespondencji. Podmiot korzystający ze skrzynki doręczeń jest zobowiązany do archiwizowania na bieżąco (poza skrzynką) zgromadzonej korespondencji.

Podmiot korzystający z PURDE (publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego) ma zapewnioną możliwość przechowywania w skrzynce doręczeń przychodzącej i wychodzącej korespondencji do pojemności odpowiednio 30 GB dla podmiotu publicznego oraz 3 GB dla podmiotu niepublicznego. Po zapełnieniu 98% gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń użytkownik traci możliwość pobierania na skrzynkę, wysyłania oraz tworzenia nowej korespondencji. Będzie miał jedynie możliwość odczytywania i usuwania korespondencji.

10. Czy nadal US i ZUS będą wysyłać korespondencję przez e-US i PUE?

Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) zmienia się w eZUS. Użytkownicy mogą już zalogować się do systemu na nowym ekranie. E-US nadal będzie funkcjonował. Dzięki udostępnieniu usługi doręczeń na konto e-US, użytkownicy, którzy wyrazili zgodę na e-Korespondencję odbierają potrzebne dokumenty, w tym zaświadczenia nie wychodząc z domu. Usługa doręczeń na konto w e-US pozwala na dwustronną komunikację Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) z jej klientami, co umożliwia załatwienie szerokiego katalogu spraw KAS online.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Po co raz na 7 lat przepuszczać osoby niepełnosprawne ze stałym orzeczeniem przez specjalistów w WZON?

Tak pyta nasza czytelniczka. I argumentuje „Skoro niektóre osoby niepełnosprawne mają orzeczenia na stałe z MZON lub ZUS, bo ich schorzenia nie rokują poprawy, to po co zasadnym jest "przepuszczanie" ich co 7 lat przez "specjalistów" WZON? Moim zdaniem chyba tylko po to, by tysiące osób oceniających miały nadal zapewnioną pracę. Może i ona niewdzięczna, ale chyba nie aż taka zła, skoro są chętni...

Szymon Hołownia – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Szymon Hołownia – do jakiej partii należy kandydat na Prezydenta RP w 2025 r.? Jaki program wyborczy ma Szymon Hołownia? Przedstawiamy wiek, zawód, wykształcenie kandydata na Prezydenta RP oraz listę wszystkich kandydatów i najnowszy sondaż.

Sławomir Mentzen – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Sławomir Mentzen – do której partii należy kandydat na Prezydenta RP? Przedstawiamy program wyborczy Sławomira Mentzena, wiek, zawód oraz wykształcenie. Sprawdź listę wszystkich kandydatów na Prezydenta RP w 2025 r. Kto prowadzi w najnowszym sondażu prezydenckim?

Czy można butelkować wodę wodociągową? Sąd administracyjny stawia sprawę jasno

Zdaniem sądu woda wodociągowa nie spełnia wymagań, by trafić do butelek. Tylko naturalne wody mineralne i źródlane gwarantują czystość i bezpieczeństwo, co ma kluczowe znaczenie dla zdrowia konsumentów. Co zatem wybierać? Woda butelkowana to synonim najwyższej jakości – sprawdź, dlaczego!

REKLAMA

Środki zaskarżenia w sprawach o dostęp do informacji publicznej

Organy odwoławcze i sądy, do których trafiają sporne sprawy, chętniej wykorzystują pojęcie „nadużywania” prawa do informacji, chociaż nie wynika ono z żadnego przepisu prawa, a stanowi zagrożenie dla prawa do informacji.

Jest projekt w sprawie ustanowienia całorocznego czasu letniego

Czy to koniec zmiany czasu w Polsce? Posłowie PSL-TD złożyli w Sejmie projekt nowelizacji ustawy o czasie urzędowym na terenie Polski. Czasem obowiązującym cały rok miałby być czas letni.

660 tys. rolników w tarapatach: Muszą udowodnić, że są aktywnymi gospodarzami

Nowe regulacje dotyczące wprowadzenia kryterium „aktywnego rolnika” budzą obawy wśród polskich rolników. Zmiana ma na celu skierowanie wsparcia do osób rzeczywiście zajmujących się produkcją rolną, jednak może dotknąć aż 660 tysięcy gospodarzy, którzy będą musieli udowodnić swoją aktywność zawodową. Ministerstwo Rolnictwa zapewnia, że procedura weryfikacji będzie uproszczona, ale rolnicy obawiają się dodatkowych trudności i wykluczenia z systemu dopłat. Jakie będą skutki tej reformy?

Rafał Trzaskowski – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Rafał Trzaskowski – do której partii należy? Przedstawiamy program wyborczy kandydata na Prezydenta RP w 2025 roku, wiek, zawód oraz wykształcenie. Sprawdź pełną listę kandydatów w wyborach 2025 r. i wyniki najnowszego sondażu.

REKLAMA

Karol Nawrocki – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Karol Nawrocki - jaka partia popiera kandydata na Prezydenta RP? Przedstawiamy program wyborczy Karola Nawrockiego, wiek, zawód oraz wykształcenie. Sprawdź listę wszystkich kandydatów w wyborach 2025 r. Jakie są wyniki najnowszego sondażu prezydenckiego?

Tylko 61 punktów. Dla WZON osoba niewidoma całkiem samodzielna. Świadczenie wspierające od 78 punktów. A świadczenie pielęgnacyjne? Stopień znaczny niepełnosprawności

Redakcja otrzymała list od czytelniczki, która jako niewidoma osoba niepełnosprawna otrzymała 61 punkty w WZON. Punkty oceniają jej niesamodzielność. Dla 100 punktów poziomu potrzeby wsparcia mamy całkowitą niesamodzielność. 61 punktów to osoba całkiem nieźle sobie radząca sama. A więc niezasługująca na świadczenie wspierające (w 2025 r. maksymalnie wynosi powyżej 4100 zł). Żeby dostać niewielką wartość tego świadczenia (713 zł) nasza czytelniczka musiałaby mieć 78 punktów (w 2025 r.). Oznacza to, że osoba niewidoma jest dramatycznie poza system świadczenia wspierającego. No bo może chodzić, ma sprawne ręce.

REKLAMA