Refundacja zakupu okularów lub szkieł to dopiero początek obowiązków. Trzeba jeszcze rozliczyć podatki. Sprawdź, czy wiesz jak.

• Komu pracodawca musi zapewnić okulary lub szkła kontaktowe?
• Czy zapewnienie okularów i refundacja to to samo?
• Jakie są zasady refundacji okularów i szkieł kontaktowych?

Komu pracodawca musi zapewnić okulary lub szkła kontaktowe?

Od 17 listopada 2023 r. pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom nie tylko okularów ale również szkieł kontaktowych korygujących wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badań: wstępnych, okresowych lub kontrolnych), wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (zarówno wolnostojącego jak i laptopa). Omawiany obowiązek pracodawca ma wobec osób zatrudnionych (w tym praktykantów i stażystów), którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zatem takie zapewnienie będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy (zob. pismo GIP z 21 grudnia 2012 r.), którzy przez co najmniej 4 godziny dziennie użytkują w pracy monitor (w przypadku pracowników dla których dobowa norma jest niższa, np. niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym będą to co najmniej 3,5 godziny dziennie takiego użytkowania).

Czy zapewnienie okularów i refundacja to to samo?

Przez zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok należy rozumieć zarówno zakupienie ich przez pracodawcę jak i refundację kosztów ich zakupu poniesionych przez pracownika. W tym ostatnim przypadku w kompetencji pracodawcy pozostaje ustalenie zasad refundacji. Jednak istotne jest to, że zarówno zakupienie bezpośrednio przez pracodawcę jak i refundacja musi dotyczyć okularów lub szkieł zgodnych z zaleceniem lekarza a nie każdych. Nie ma przy tym znaczenia, że okulary lub szkła kontaktowe będą wykorzystywane również w celach prywatnych. 
Zasady zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych bez względu na formę (zakupienie przez pracodawcę czy refundacja kosztów poniesionych przez pracownika), należy zawrzeć w regulacjach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy lub zarządzeniu, z którymi trzeba zapoznać pracowników. 

Jakie są zasady refundacji okularów i szkieł kontaktowych?

Ustalenie zasad zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych w formie refundacji jest o tyle istotne, że ich brak może zobowiązać pracodawcę do zwrotu całego wydatku poniesionego przez pracownika. Przy określaniu zasad refundacji należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:
- wysokość refundacji,
- okres, na jaki przysługuje refundacja (np. rok, 2 lata), 
- termin ubiegania się przez pracownika o zwrot kosztów (np. 2 miesiące od daty wydania orzeczenia lekarskiego).
Należy zaznaczyć, że w każdym przypadku wysokość refundacji może być miarkowana i pracodawca ma prawo zrefundować wydatek samodzielnie poniesiony przez pracownika ale przy uwzględnieniu nawet najniższych cen zakupu obowiązujących na rynku lokalnym.

Ze względu na różnice w korzystaniu z okularów i szkieł kontaktowych zasady refundacji można ustalić odrębnie w części dotyczącej wysokości i częstotliwości.
Pracodawca ustalił w regulacjach wewnątrzzakładowych wysokość refundacji z tytułu zakupu przez pracownika okularów lub szkieł kontaktowych wykorzystywanych w pracy z monitorem ekranowym (w zależności od zaleceń lekarza okulisty podczas badań profilaktycznych), w następujący sposób:

Jeżeli pracownik może używać podczas pracy z monitorem ekranowym okularów lub szkieł kontaktowych refundacja będzie dotyczyć tylko okularów albo szkieł. Wybór powinien należeć do pracodawcy i to również należy zastrzec w zasadach refundacji. Zaleca się unikanie sytuacji, kiedy pracownik będzie występował do pracodawcy w tym samym okresie, na który została przyznana refundacja, o zwrot wydatków za okulary a następnie szkła. Wyjątkiem może być sytuacja, kiedy podczas badań profilaktycznych lekarz zaleci pracownikowi podczas pracy z monitorem noszenie wyłącznie szkieł.