REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Whistleblowing jako wsparcie organizacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Rafał Hryniewicz
Prezes zarządu E-nform Sp. z o.o., wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Praktyków Compliance
Whistleblowing jako wsparcie organizacji
Whistleblowing jako wsparcie organizacji
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wiele podmiotów sektora prywatnego i publicznego stanie przed dylematem: Czy potraktować wdrożenie systemu wyłącznie jako koszt związany z obowiązkiem prawnym, czy jako szansę na poprawę bezpieczeństwa i doskonalenie organizacji?

Ochrona zgłaszających naruszenia prawa

Wszystko wskazuje na to, że po ponad dwóch latach opóźnień, nasz kraj lada chwila zaimplementuje wymogi Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku, dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. To oznacza, że tysiące przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 osób będą musiały wdrożyć systemy zgłaszania naruszeń.

REKLAMA

W związku z tym, wiele podmiotów sektora prywatnego i publicznego stanie przed dylematem: Czy potraktować wdrożenie systemu wyłącznie jako koszt związany z obowiązkiem prawnym, czy jako szansę na poprawę bezpieczeństwa i doskonalenie organizacji?

Różne podejścia

W podejściu minimalistycznym, podmioty obowiązane do spełnienia wymogów w zakresie ochrony sygnalistów ograniczą się do:

  • ustanowienia prostej procedury zgłaszania naruszeń, spełniającej minimalne wymagania ustawowe,
  • wdrożenia rejestru zgłoszeń w granicach wymaganych ustawą,
  • ustanowienia prostych kanałów zgłaszania (np. skrzynka mailowa),
  • wyznaczenia i upoważnienia jednej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń. 

Może to stworzyć iluzję spełnienia obowiązku prawnego, ale w rzeczywistości naraża organizację na różnego rodzaju zagrożenia związane w szczególności z:

  • dokonywaniem przez sygnalistów zgłoszeń nieprawidłowości poza ustanowionymi w organizacji kanałami,
  • naruszeniem bezpieczeństwa (w tym poufności), danych przetwarzanych w systemie,
  • przekazywaniem nieprawdziwych zgłoszeń o naruszeniach,
  •  utrudnianiem zgłaszania naruszeń lub działaniami odwetowymi wobec sygnalistów,
  • brakiem reakcji pracowników na nadużycia w organizacji. 

Alternatywnie, podmioty mogą wybrać podejście racjonalne, traktując system jako inwestycję w bezpieczeństwo oraz doskonalenie organizacji. W tym przypadku, działania będą bardziej zaawansowane i wielopłaszczyznowe, a system (rozumiany jako proces) może obejmować:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • działania skoncentrowane na ujawnianiu wszelkich naruszeń godzących w dobro organizacji,
  • doskonalenie procesów w celu przeciwdziałaniu wystąpienia naruszeń,
  • proaktywny dialog z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym organizacji. Nie tylko w zakresie negatywnych aspektów funkcjonowania organizacji (naruszenia czy zagrożenia), ale także tych pozytywnych (np. zgłaszanie innowacji i optymalizacji).

REKLAMA

Drugi model polegający nie tylko na skutecznym ujawnianiu naruszeń, ale także na doskonaleniu procesów, powinien być w naszej ocenie powszechnie obowiązującym minimalnym standardem postępowania. Celem każdego pracodawcy powinno być dokładne zrozumienie przyczyn wystąpienia naruszenia oraz wdrożenie takich mechanizmów kontrolnych, by przeciwdziałać tego typu zdarzeniom w przyszłości. Samo karanie sprawców naruszenia wcale nie rozwiązuje problemów organizacji. 

W trzecim modelu organizacja wykorzystuje ustanowione kanały zgłoszeniowe do szerokiego dialogu zarówno z pracownikami, jak i osobami spoza niej. W tym przypadku organizacja przyjmuje i zarządza zgłoszeniami dotyczącymi nie tylko nieprawidłowości, ale także problemów oraz pomysłów i usprawnień. Dzięki bezpiecznym kanałom zgłoszeniowym i skutecznemu procesowi przetwarzania danych, informacja ze zgłoszenia może szybko trafić do kompetentnych osób, które rzetelnie przeanalizują dana sprawę. 

O czym pamiętać?

Bez względu na wybrany model wdrożenia i zarządzania systemem whistleblowingowym, do jego skuteczności niezbędne jest:

1. Osadzenie systemu w kulturze organizacyjnej opartej na dialogu i zaufaniu

Podstawą skutecznego systemu sygnalistów jest kultura organizacyjna, która promuje otwarty dialog i zaufanie. Oznacza to, że wszyscy pracownicy powinni czuć się komfortowo, zgłaszając wszelkie informacje (niezależnie czy dotyczą naruszeń, czy pomysłów), wiedząc, że ich głosy będą wysłuchane i odpowiednio potraktowane. Budowanie zaufania wymaga konsekwentnych działań i odpowiedniego reagowania na zgłoszenia, co wzmacnia poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników.

2. Zaangażowanie kierownictwa na wszystkich szczeblach

Kierownictwo odgrywa kluczową rolę we wdrożeniu i utrzymaniu systemu dla sygnalistów. Zaangażowanie powinno obejmować wszystkie poziomy zarządzania, od najwyższego kierownictwa po menedżerów liniowych. Kierownictwo musi dawać przykład poprzez własne zachowanie, wspierając otwartą komunikację i pokazując, że system sygnalistów jest istotnym elementem bezpiecznej i efektywnej organizacji. Regularne szkolenia dla menedżerów i liderów zespołów pomogą im zrozumieć, jak skutecznie reagować na zgłoszenia i wspierać pracowników w procesie zgłaszania naruszeń.

3. Aktywne uczestnictwo pracowników w procesie

Pracownicy są kluczowymi uczestnikami systemu dla sygnalistów. Bez ich zaangażowania i aktywności system nie będzie działał. Dlatego niezwykle ważne jest aby angażować pracowników i wsłuchiwać się w ich opinie już na etapie planowania systemu, a także w trakcie jego wdrażania i funkcjonowania.

4. Wybór skutecznych i bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń

Skuteczność systemu whistleblowingowego w dużej mierze zależy od bezpiecznych i budzących zaufanie kanałów zgłaszania naruszeń. Pracodawcy powinni zapewnić różnorodne, łatwo dostępne kanały oraz umożliwić dokonywanie zgłoszeń anonimowych.

5. Transparentne procedury zgłoszeniowe

Procedury zgłoszeniowe powinny być jasne, zrozumiałe i transparentne dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że każdy pracownik powinien wiedzieć, jak zgłosić naruszenie, co się stanie z jego zgłoszeniem oraz jakie są kroki postępowania po zgłoszeniu. Procedury te powinny być dostępne w formie pisemnej, a także omówione podczas szkoleń i spotkań informacyjnych. 

6. Skuteczna komunikacja i edukacja pracowników

Edukacja pracowników na temat systemu dla sygnalistów i jego znaczenia jest kluczowa dla jego skuteczności. Regularne szkolenia i materiały informacyjne powinny być dostępne dla wszystkich pracowników. Komunikacja powinna być jasna i regularna, obejmując wszystkie aspekty systemu, w tym procedury zgłaszania, ochronę sygnalistów oraz korzyści wynikające z aktywnego uczestnictwa w systemie.

7. Rzetelne zarządzanie zgłoszeniami i podejmowanie spójnych decyzji

Skuteczne zarządzanie zgłoszeniami wymaga rzetelności, transparentności i spójności w podejmowaniu decyzji. Oznacza to, że każde zgłoszenie powinno być dokładnie analizowane i odpowiednio dokumentowane. Decyzje dotyczące zgłoszeń muszą być podejmowane w sposób obiektywny, bez uprzedzeń, a działania podejmowane na ich podstawie powinny być konsekwentne i sprawiedliwe.

8. Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji

Ochrona danych osób zgłaszających oraz informacji zawartych w zgłoszeniach (w tym danych innych osób) jest kluczowym elementem odpowiedzialnego i skutecznego systemu dla sygnalistów. Organizacje muszą zapewnić, że wszystkie informacje są bezpieczne i dostępne tylko dla upoważnionych osób. Procedury ochrony danych powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, a pracownicy obsługujący system powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony poufności.

9. Ciągłe doskonalenie systemu na podstawie bieżących obserwacji

REKLAMA

System sygnalistów powinien być regularnie monitorowany i oceniany, aby zapewnić jego skuteczność i dostosowanie do zmieniających się potrzeb organizacji. Bieżące obserwacje, analizy zgłoszeń oraz feedback od pracowników powinny być wykorzystywane do ciągłego doskonalenia systemu. Regularne audyty, przeglądy i aktualizacje procedur oraz technologii mogą pomóc w utrzymaniu wysokich standardów działania systemu.

Przemyślane i odpowiedzialne decyzje dotyczące wdrożenia systemu dla sygnalistów mogą przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa i doskonalenia organizacji. Jak powiedział Michał Anioł: „Drobnostek nie należy lekceważyć, bo one są podstawą doskonałości, a doskonałość nie jest drobnostką.” Życzymy mądrych i odpowiedzialnych decyzji!

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców 

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne ryzyka używania AI przez pracowników. Odpowiedzialność pracodawcy wobec osób trzecich. Prawo pracy, prawo autorskie, ochrona danych poufnych i osobowych

Sztuczna inteligencja (AI) stanowi dużą pomoc w pracy, ułatwiając ją i przyspieszając w znacznym stopniu. Zdają sobie z tego sprawę zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Tak jednak ze strony pracodawców lub potencjalnych pracodawców wobec pracowników lub kandydatów, jak po ze strony pracowników, nieodpowiedzialne korzystania z AI może rodzić określone ryzyka prawne, które możemy ocenić przez pryzmat prawa pracy. Świadomość tych ryzyk jest ważna pod kątem znalezienia rozwiązań przed nimi zabezpieczających w sytuacji w której prawo powszechne takiego zabezpieczenia nie przewiduje.

Zmiana miejsca głosowania. Wybory 2025. Jak zagłosować w innym obwodzie?

Zmiana miejsca głosowania w wyborach na Prezydenta RP w dniu 18 maja 2025 r. jest możliwa. Co zrobić, aby zagłosować w obwodzie poza stałym miejscem zamieszkania? Niezbędne jest zaświadczenie o zmianie miejsca głosowania.

Ostatni dzień na rozliczenie PIT 2024 Sprawdź, co musisz zrobić, zanim system zamknie dostęp

Ministerstwo Finansów przypomina: 30 kwietnia mija termin składania zeznań podatkowych za 2024 rok. Ponad 8 milionów Polaków skorzystało już z usługi Twój e-PIT. Sprawdź, co zrobić, by nie zapłacić kary, jak uniknąć błędów i co grozi za brak reakcji.

Specustawa o przeliczeniu emerytur: Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I dopiero od połowy 2026 r.

Specustawa: ZUS załatwi sam ponowne przeliczenie emerytur. Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I niestety dopiero od połowy 2026 r.

REKLAMA

Artur Bartoszewicz – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Artur Bartoszewicz – czy należy do partii politycznej? Przedstawiamy program wyborczy kandydata na Prezydenta RP w 2025 roku, wiek, zawód oraz wykształcenie. Sprawdź pełną listę kandydatów w wyborach 2025 r. i wyniki najnowszego sondażu.

Kamery nasobne dla ratowników medycznych a RODO [Ochrona danych osobowych]

Z pewnością zgodzicie się że ratownicy medyczni są bardzo często narażeni na brutalne ataki ze strony agresywnych pacjentów. Coraz głośniej mówi się o wprowadzeniu kamer nasobnych dla ratowników medycznych. Co na to przepisy RODO i Konstytucja?

Koniec z wypłacaniem przez pracodawcę 140 zł, za okulary które kosztowały 900 zł i limitowaniem częstotliwości refundacji? Nareszcie jest decyzja A. Dziemianowicz-Bąk

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, przedstawiło swoje stanowisko w sprawie uregulowania minimalnej kwoty refundacji okularów (lub soczewek kontaktowych) korygujących wzrok dla osób pracujących przy komputerze oraz częstotliwości przysługiwania tegoż dofinansowania od pracodawcy. Wynika ono z odpowiedzi na interpelację poselską nr 4813 posłanki Marta Stożek, z dnia 12 września 2024 r.

Praca w majówkę. Czy należy się dodatek?

Zbliżają się 3 ważne dni w roku 2025: 1 maja, 2 maja, 3 maja. Niektórzy w tym czasie pracują. Czy zatem za pracę w majówkę należy się dodatek pieniężny czy inna rekompensata?

REKLAMA

Kto nowym papieżem? Media kreują „papabile”, a Kościół przygotowuje się do konklawe 2025

7 maja rozpoczyna się konklawe, które wybierze nowego papieża. Papież Franciszek niestety już nie żyje, a świat katolicki z napięciem śledzi możliwych następców. Media już teraz lansują swoich faworytów – tzw. papabili. Kim są kandydaci na nowego papieża? Jakie poglądy reprezentują? Czy Kościół czeka kontynuacja, czy radykalna zmiana?

Będą zmiany w kodach recept: S – przyznawanych osobom 65+ oraz DZ – dla osób poniżej 18. roku życia, co do odbioru bezpłatnych leków bądź innych produktów medycznych

Trwają konsultacje w zakresie zmian prawa co do wydawania i realizacji recept. Projekt przewiduje umożliwienie farmaceucie lub personelowi wydającemu uzupełnienia recepty o ten kod. Dzięki temu, pacjent otrzyma produkt bezpłatnie, po uzupełnieniu recepty w aptece, bez konieczności ponownego kontaktu z lekarzem czy dodatkowych wizyt u świadczeniodawcy. Przypominamy też o trwającym w wielu gminach w Polsce tzw. PROGRAMIE LEK. W maju 2025 r. też będą dopłaty do leków, nawet do 300 zł.

REKLAMA