REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Whistleblowing jako wsparcie organizacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Rafał Hryniewicz
Prezes zarządu E-nform Sp. z o.o., wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Praktyków Compliance
Whistleblowing jako wsparcie organizacji
Whistleblowing jako wsparcie organizacji
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wiele podmiotów sektora prywatnego i publicznego stanie przed dylematem: Czy potraktować wdrożenie systemu wyłącznie jako koszt związany z obowiązkiem prawnym, czy jako szansę na poprawę bezpieczeństwa i doskonalenie organizacji?

Ochrona zgłaszających naruszenia prawa

Wszystko wskazuje na to, że po ponad dwóch latach opóźnień, nasz kraj lada chwila zaimplementuje wymogi Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku, dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. To oznacza, że tysiące przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 osób będą musiały wdrożyć systemy zgłaszania naruszeń.

REKLAMA

REKLAMA

W związku z tym, wiele podmiotów sektora prywatnego i publicznego stanie przed dylematem: Czy potraktować wdrożenie systemu wyłącznie jako koszt związany z obowiązkiem prawnym, czy jako szansę na poprawę bezpieczeństwa i doskonalenie organizacji?

Różne podejścia

W podejściu minimalistycznym, podmioty obowiązane do spełnienia wymogów w zakresie ochrony sygnalistów ograniczą się do:

  • ustanowienia prostej procedury zgłaszania naruszeń, spełniającej minimalne wymagania ustawowe,
  • wdrożenia rejestru zgłoszeń w granicach wymaganych ustawą,
  • ustanowienia prostych kanałów zgłaszania (np. skrzynka mailowa),
  • wyznaczenia i upoważnienia jednej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń. 

Może to stworzyć iluzję spełnienia obowiązku prawnego, ale w rzeczywistości naraża organizację na różnego rodzaju zagrożenia związane w szczególności z:

REKLAMA

  • dokonywaniem przez sygnalistów zgłoszeń nieprawidłowości poza ustanowionymi w organizacji kanałami,
  • naruszeniem bezpieczeństwa (w tym poufności), danych przetwarzanych w systemie,
  • przekazywaniem nieprawdziwych zgłoszeń o naruszeniach,
  •  utrudnianiem zgłaszania naruszeń lub działaniami odwetowymi wobec sygnalistów,
  • brakiem reakcji pracowników na nadużycia w organizacji. 

Alternatywnie, podmioty mogą wybrać podejście racjonalne, traktując system jako inwestycję w bezpieczeństwo oraz doskonalenie organizacji. W tym przypadku, działania będą bardziej zaawansowane i wielopłaszczyznowe, a system (rozumiany jako proces) może obejmować:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • działania skoncentrowane na ujawnianiu wszelkich naruszeń godzących w dobro organizacji,
  • doskonalenie procesów w celu przeciwdziałaniu wystąpienia naruszeń,
  • proaktywny dialog z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym organizacji. Nie tylko w zakresie negatywnych aspektów funkcjonowania organizacji (naruszenia czy zagrożenia), ale także tych pozytywnych (np. zgłaszanie innowacji i optymalizacji).

Drugi model polegający nie tylko na skutecznym ujawnianiu naruszeń, ale także na doskonaleniu procesów, powinien być w naszej ocenie powszechnie obowiązującym minimalnym standardem postępowania. Celem każdego pracodawcy powinno być dokładne zrozumienie przyczyn wystąpienia naruszenia oraz wdrożenie takich mechanizmów kontrolnych, by przeciwdziałać tego typu zdarzeniom w przyszłości. Samo karanie sprawców naruszenia wcale nie rozwiązuje problemów organizacji. 

W trzecim modelu organizacja wykorzystuje ustanowione kanały zgłoszeniowe do szerokiego dialogu zarówno z pracownikami, jak i osobami spoza niej. W tym przypadku organizacja przyjmuje i zarządza zgłoszeniami dotyczącymi nie tylko nieprawidłowości, ale także problemów oraz pomysłów i usprawnień. Dzięki bezpiecznym kanałom zgłoszeniowym i skutecznemu procesowi przetwarzania danych, informacja ze zgłoszenia może szybko trafić do kompetentnych osób, które rzetelnie przeanalizują dana sprawę. 

O czym pamiętać?

Bez względu na wybrany model wdrożenia i zarządzania systemem whistleblowingowym, do jego skuteczności niezbędne jest:

1. Osadzenie systemu w kulturze organizacyjnej opartej na dialogu i zaufaniu

Podstawą skutecznego systemu sygnalistów jest kultura organizacyjna, która promuje otwarty dialog i zaufanie. Oznacza to, że wszyscy pracownicy powinni czuć się komfortowo, zgłaszając wszelkie informacje (niezależnie czy dotyczą naruszeń, czy pomysłów), wiedząc, że ich głosy będą wysłuchane i odpowiednio potraktowane. Budowanie zaufania wymaga konsekwentnych działań i odpowiedniego reagowania na zgłoszenia, co wzmacnia poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników.

2. Zaangażowanie kierownictwa na wszystkich szczeblach

Kierownictwo odgrywa kluczową rolę we wdrożeniu i utrzymaniu systemu dla sygnalistów. Zaangażowanie powinno obejmować wszystkie poziomy zarządzania, od najwyższego kierownictwa po menedżerów liniowych. Kierownictwo musi dawać przykład poprzez własne zachowanie, wspierając otwartą komunikację i pokazując, że system sygnalistów jest istotnym elementem bezpiecznej i efektywnej organizacji. Regularne szkolenia dla menedżerów i liderów zespołów pomogą im zrozumieć, jak skutecznie reagować na zgłoszenia i wspierać pracowników w procesie zgłaszania naruszeń.

3. Aktywne uczestnictwo pracowników w procesie

Pracownicy są kluczowymi uczestnikami systemu dla sygnalistów. Bez ich zaangażowania i aktywności system nie będzie działał. Dlatego niezwykle ważne jest aby angażować pracowników i wsłuchiwać się w ich opinie już na etapie planowania systemu, a także w trakcie jego wdrażania i funkcjonowania.

4. Wybór skutecznych i bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń

Skuteczność systemu whistleblowingowego w dużej mierze zależy od bezpiecznych i budzących zaufanie kanałów zgłaszania naruszeń. Pracodawcy powinni zapewnić różnorodne, łatwo dostępne kanały oraz umożliwić dokonywanie zgłoszeń anonimowych.

5. Transparentne procedury zgłoszeniowe

Procedury zgłoszeniowe powinny być jasne, zrozumiałe i transparentne dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że każdy pracownik powinien wiedzieć, jak zgłosić naruszenie, co się stanie z jego zgłoszeniem oraz jakie są kroki postępowania po zgłoszeniu. Procedury te powinny być dostępne w formie pisemnej, a także omówione podczas szkoleń i spotkań informacyjnych. 

6. Skuteczna komunikacja i edukacja pracowników

Edukacja pracowników na temat systemu dla sygnalistów i jego znaczenia jest kluczowa dla jego skuteczności. Regularne szkolenia i materiały informacyjne powinny być dostępne dla wszystkich pracowników. Komunikacja powinna być jasna i regularna, obejmując wszystkie aspekty systemu, w tym procedury zgłaszania, ochronę sygnalistów oraz korzyści wynikające z aktywnego uczestnictwa w systemie.

7. Rzetelne zarządzanie zgłoszeniami i podejmowanie spójnych decyzji

Skuteczne zarządzanie zgłoszeniami wymaga rzetelności, transparentności i spójności w podejmowaniu decyzji. Oznacza to, że każde zgłoszenie powinno być dokładnie analizowane i odpowiednio dokumentowane. Decyzje dotyczące zgłoszeń muszą być podejmowane w sposób obiektywny, bez uprzedzeń, a działania podejmowane na ich podstawie powinny być konsekwentne i sprawiedliwe.

8. Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji

Ochrona danych osób zgłaszających oraz informacji zawartych w zgłoszeniach (w tym danych innych osób) jest kluczowym elementem odpowiedzialnego i skutecznego systemu dla sygnalistów. Organizacje muszą zapewnić, że wszystkie informacje są bezpieczne i dostępne tylko dla upoważnionych osób. Procedury ochrony danych powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, a pracownicy obsługujący system powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony poufności.

9. Ciągłe doskonalenie systemu na podstawie bieżących obserwacji

System sygnalistów powinien być regularnie monitorowany i oceniany, aby zapewnić jego skuteczność i dostosowanie do zmieniających się potrzeb organizacji. Bieżące obserwacje, analizy zgłoszeń oraz feedback od pracowników powinny być wykorzystywane do ciągłego doskonalenia systemu. Regularne audyty, przeglądy i aktualizacje procedur oraz technologii mogą pomóc w utrzymaniu wysokich standardów działania systemu.

Przemyślane i odpowiedzialne decyzje dotyczące wdrożenia systemu dla sygnalistów mogą przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa i doskonalenia organizacji. Jak powiedział Michał Anioł: „Drobnostek nie należy lekceważyć, bo one są podstawą doskonałości, a doskonałość nie jest drobnostką.” Życzymy mądrych i odpowiedzialnych decyzji!

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców 

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ponad 14.000 zł odprawy za rozwiązanie umowy z pracownikiem zarabiającym minimalną pensję. Tyle już w 2026 roku będą musieli zapłacić pracodawcy

W przypadku utraty pracy w najgorszej sytuacji pozostają najniżej wynagradzani pracownicy. Zazwyczaj nie mają oni oszczędności, które mogłyby w takiej sytuacji służyć im jako poduszka finansowa, a ich sytuacja życiowa gwałtownie się pogarsza.

Dom pomocy społecznej dla osób z niepełnosprawnością – zasady przyjęcia, koszty, skierowanie w 2026

W 2026 roku będą obowiązywać doprecyzowane przepisy dotyczące kierowania osób z niepełnosprawnościami do domów pomocy społecznej. Zmiany mają na celu skrócenie procedur i większe wsparcie rodzin.

Niespodziewany zwrot w sprawie Trybunału Konstytucyjnego. Koalicja 15 października zmienia strategię, a Sejm rusza z wyborem nowych sędziów

W dzisiejszym wydaniu „Dziennika Gazety Prawnej” pojawiła się informacja, która może znacząco wpłynąć na przyszłość polskiego wymiaru sprawiedliwości. Do 5 i 20 listopada trwa zbieranie kandydatur na sędziowskie wakaty w Trybunale Konstytucyjnym – poinformował dziennik, powołując się na źródła zbliżone do kierownictwa Sejmu. To ruch, który zdaniem obserwatorów może oznaczać początek poważnej zmiany w podejściu Koalicji 15 października do kwestii TK.

Od nowego roku wejdą w życie przepisy, które naprawią jedną z największych niesprawiedliwości na rynku pracy

Pracują latami – bez urlopu, bez zwolnienia, bez pewności jutra. Dziś ich wysiłek nie liczy się do stażu, jutro może to wyglądać zupełnie inaczej. Od nowego roku wejdą w życie przepisy, które naprawią jedną z największych niesprawiedliwości na rynku pracy. Skorzysta nawet 5 milionów Polaków.

REKLAMA

Zbliża się Black Friday i trwa boom rekrutacyjny na Black Friday. Czy wystarczy rąk do pracy?

Fala zakupowego szaleństwa dopiero przed nami, bo w listopadzie, ale w handlu, e-commerce i logistyce gorączka rekrutacyjna trwa od września. Firmy z całej Polski walczą z czasem, aby uzupełnić zespoły przed Black Friday, kiedy liczba zamówień i klientów potrafi wzrosnąć nawet o kilkadziesiąt procent. Jednak coraz trudniej o odpowiednie kadry: młode osoby częściej wybierają zajęcia z perspektywą stabilnego zatrudnienia, a cudzoziemcy zmagają się z przewlekłymi procedurami urzędowymi, które hamują tempo rekrutacji. Czy znajdą się pracownicy, którzy zapewnią operacyjną płynność w czasie zakupowej gorączki?

Czy moja żona ma prawo do spadku po moich rodzicach?

„Kilka lat temu, kiedy byłem jeszcze kawalerem, zmarła moja mama. Teraz jestem już żonaty i niedawno zmarł mój ojciec. Jakie prawa do spadku ma moja żona? Czy dziedziczy ona razem ze mną?” – pyta Czytelnik.

Każdy pracownik powinien dostać tę jedną dodatkową pensję. Pracodawca ma obowiązek wypłacić pieniądze

Dodatkowa pensja kojarzy się z pracownikami zatrudnionymi w sferze budżetowej. Jednak prawo do takiego świadczenia ma w określonych okolicznościach każdy pracownik, a pracodawca jest zobowiązany wypłacić mu należne pieniądze. Jednak aby tak było, konieczne jest spełnienie określonych warunków.

Nowe przepisy drogowe 2025: odbiorą prawo jazdy i zablokują kasowanie punktów karnych

Jeszcze w tym roku, w listopadzie lub grudniu wejdą w życie przepisy, które całkowicie zmienią zasady dla kierowców. Nowelizacja Prawa o ruchu drogowym wprowadza rozwiązania, o których mówi się od miesięcy. Nowe regulacje zaskoczą wielu kierowców, bo prawo jazdy będzie można stracić znacznie szybciej niż dotąd.

REKLAMA

Dodatek dopełniający - co to za świadczenie, dla kogo, ile można dostać?

Od 1 stycznia 2025 r. weszła w życie ustawa zmieniająca ustawę o rencie socjalnej. Zmiana ta była dość istotna, bowiem nowelizacja wprowadziła nowy dodatek – tak zwany dodatek dopełniający. Komu przysługuje, na jakich zasadach i ile wynosi?

Co dla osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności w 2026 r.? [LISTA]

Osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności często zastanawiają się nad tym, na jakiego rodzaju wsparcie mogą liczyć. Co daje orzeczenie? Jakie są przywileje w pracy? Czy w 2026 r. wzrosną dostępne świadczenia i zasiłki? Oto najważniejsze zasady w MOPS, PFRON i miejscu pracy.

REKLAMA