Dofinansowanie od pracodawcy do ferii zimowych 2025/2026 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych (w tym emerytowanych) pracowników i ich rodzin. Komu, na jakich zasadach i w jakiej wysokości przysługuje świadczenie?

• Dofinansowanie od pracodawcy do ferii zimowych 2025/2026 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych (w tym emerytowanych) pracowników i ich rodzin – którzy pracodawcy są zobowiązani do utworzenia ZFŚS, a którzy mogą wypłacać świadczenie urlopowe niezależnie od ZFŚS?
• Dofinansowanie od pracodawcy do ferii zimowych 2025/2026 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych (w tym emerytowanych) pracowników i ich rodzin – kto jest uprawniony do korzystania ze świadczeń z ZFŚS?
• Dofinansowanie od pracodawcy do ferii zimowych 2025/2026 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych (w tym emerytowanych) pracowników i ich rodzin – ile środków, pracodawcy powinni przeznaczać na utworzenie ZFŚS? 
• Pracodawcy, który nie wywiązuje się z obowiązku utworzenia ZFŚS, grożą konsekwencje

Dofinansowanie od pracodawcy do ferii zimowych 2025/2026 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych (w tym emerytowanych) pracowników i ich rodzin – którzy pracodawcy są zobowiązani do utworzenia ZFŚS, a którzy mogą wypłacać świadczenie urlopowe niezależnie od ZFŚS?

Działalność socjalna pracodawców, to usługi świadczone przez pracodawców m.in. na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej pracowników (i nie tylko).  Na finansowanie powyższej działalności – pracodawcy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych  (dalej: ZFŚS lub Fundusz). 

Do utworzenia ZFŚS, zobowiązani są pracodawcy:

1. zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
2. zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników  w przeliczeniu na pełne etaty, ale wyłącznie, jeżeli zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa działająca u danego pracodawcy oraz
3. prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych (np. szkoły, straż miejska, straż pożarna, policja, domy pomocy społecznej, miejskie ośrodki pomocy rodzinie czy urzędy państwowe) i samorządowych zakładów budżetowych (np. miejskie zakłady aktywności zawodowej czy zarządy cmentarzy komunalnych) – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. 

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników  w przeliczeniu na pełne etaty (u których zakładowa organizacja związkowa nie zawnioskuje o utworzenie Funduszu)  – na zasadzie dobrowolności – mogą natomiast:

1. utworzyć ZFŚS (na takich samych zasadach, jak pracodawcy do tego zobowiązani) albo
2. wypłacać pracownikom tzw. świadczenie urlopowe (które w praktyce, najczęściej przybiera formę „wczasów pod gruszą”), przy czym:
3. • wysokość tego świadczenia jest ograniczona kwotowo – tj. nie może ona przekroczyć wysokości tzw. odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, czyli:
   • • 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W bieżącym roku (tj. 2025) – wysokość tego odpisu opiewać będzie zatem na kwotę 2 723,40 zł (tj. 37,5% z 7 262,39 zł, które stanowi kwotę przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r.¹). Ww. kwota będzie miała zastosowanie do pracownika zatrudnionego na pełen etat. W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy – będzie ona natomiast podlegała proporcjonalnemu zmniejszeniu;
     • w przypadku pracownika młodocianego – w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą i odpowiednio
     • w przypadku pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W bieżącym roku (tj. 2025) – wysokość tego odpisu opiewać będzie zatem na kwotę 3 631,20 zł (tj. 50% z 7 262,39 zł, które stanowi kwotę przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r.¹). Podobnie jak wyżej – kwota ta, będzie miała zastosowanie do pracownika zatrudnionego na pełen etat. W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy – będzie ona  natomiast podlegała proporcjonalnemu zmniejszeniu. 

• świadczenie to, może być wypłacane przez pracodawcę raz w roku, pracownikowi, który korzysta w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,
• wypłata tego świadczenia musi nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego oraz
• od świadczenia tego nie jest pobierana składka na ubezpieczenia społeczne. 

Biorąc pod uwagę powyższe zasady – warto zweryfikować do której z powyższych kategorii, kwalifikują się nasz pracodawca i na jakie świadczenie, można, w związku z tym, liczyć. W przypadku pracodawców, którzy są zobowiązani lub na zasadzie dobrowolności tworzą ZFŚS – zasady przyznawania, wypłaty i wysokość świadczenia „wczasy pod gruszą”, jak również dofinansowania zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży – muszą zostać przez pracodawcę ustalone w regulaminie ZFŚS. Nie obowiązują bowiem wówczas przytoczone powyżej, ustawowe zasady dot. świadczenia urlopowego, które dotyczą wyłącznie pracodawców zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i u których zakładowa organizacja związkowa nie zawnioskowała o utworzenie Funduszu. Nie zawsze prawo do świadczenia „wczasy pod gruszą” – choć tak się powszechnie przyjmuje – musi zatem być uzależnione od wykorzystania prze pracownika co najmniej 14 dni urlopu w danym roku. 

Dofinansowanie od pracodawcy do ferii zimowych 2025/2026 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych (w tym emerytowanych) pracowników i ich rodzin – kto jest uprawniony do korzystania ze świadczeń z ZFŚS?

Te osoby – a zatem nie tylko aktualnie zatrudnieni u danego pracodawcy pracownicy – mogą liczyć na świadczenie urlopowe „wczasy pod gruszą” (o które – na takich samych zasadach – można ubiegać się zarówno w okresie letnim, jak i zimowym), jak również dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży – o ile zostały one przewidziane w ustalonym przez danego pracodawcę regulaminie ZFŚS. W praktyce jednak, pracodawcy, którzy tworzą ZFŚS – przede wszystkim, te właśnie świadczenia w nich przewidują. U pracodawców, którzy tworzą ZFŚS – jest zatem bardzo duża szansa na ich otrzymanie.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – o tym komu i w jakiej wysokości może zostać przyznane świadczenie socjalne – powinno przy tym decydować kryterium socjalne, tj. sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Na wyższe świadczenia z ZFŚS mogą zatem liczyć najgorzej zarabiający pracownicy lub osoby, których rodzina znajduje się w najtrudniejszej sytuacji materialnej lub życiowej, a na najniższe świadczenia – pracownicy najlepiej zarabiający, których rodziny nie borykają się z problemami natury materialnej lub np. zdrowotnej (z zależności od zasad ustalonych przez pracodawcę w regulaminie ZFŚS). 

W praktyce, w regulaminach ZFŚS, najczęściej – wysokość świadczeń z Funduszu, uzależniana jest od przypisania danej osoby do określonych „widełek” wysokości dochodu na osobę w rodzinie, za poprzedni rok kalendarzowy, a prawo do korzystania z Funduszu – uzależniane jest od przedstawienia pracodawcy np. zaświadczeń (zarabiających członków rodziny) z urzędu skarbowego, potwierdzających wysokość tego dochodu. 

Dofinansowanie od pracodawcy do ferii zimowych 2025/2026 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych (w tym emerytowanych) pracowników i ich rodzin – ile środków, pracodawcy powinni przeznaczać na utworzenie ZFŚS? 

W przypadku pracodawców, którzy są zobowiązani lub na zasadzie dobrowolności tworzą ZFŚS – ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – nie narzuca wysokości poszczególnych świadczeń z Funduszu (te bowiem pracodawca powinien ustalić w regulaminie ZFŚS). Określa jednak, w jakiej wysokości, pracodawca powinien utworzyć Fundusz na dany rok – ustalając wysokość tzw. corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. 

Coroczny odpis podstawowy stanowi równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy Funduszu. Na jednego zatrudnionego – wysokość odpisu podstawowego wynosi:

• 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej  w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W bieżącym roku (tj. 2025) – świadczenie urlopowe, w tym przypadku, nie będzie mogło zatem przekroczyć kwoty 2 723,40 zł (tj. 37,5% z 7 262,39 zł, które stanowi kwotę przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r.¹);
• w przypadku pracownika młodocianego – w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą i odpowiednio
• w przypadku pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej  w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W bieżącym roku (tj. 2025) – świadczenie urlopowe, w tym przypadku, nie będzie mogło zatem przekroczyć kwoty 3 631,20 zł (tj. 50% z 7 262,39 zł, które stanowi kwotę przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r.¹). 

Pracodawcy, który nie wywiązuje się z obowiązku utworzenia ZFŚS, grożą konsekwencje

Warto mieć świadomość, że pracodawca, który – zgodnie z ww. zasadami – jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS (z którego pracownikom, ich rodzinom oraz byłym pracownikom, którzy przeszli na emeryturę lub rentę i ich rodzinom, przysługiwać powinny określone świadczenia socjalne), a Funduszu tego nie tworzy – nie pozostanie bez konsekwencji. Grozi mu bowiem kara grzywny w wysokości do 5 000 zł. 

Grzywną, może również zostać ukarany pracodawca, którzy – na zasadzie dobrowolności – wypłaca pracownikom świadczenie urlopowe, ale robi to niezgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (np. nie dotrzymuje ustawowego terminu wypłaty świadczenia, który powinien przypadać nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego).

¹ Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2024 r. wyniosło bowiem 7 140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. – 7 262,39 zł, zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. Podstawę do wyliczenia wysokości odpisu podstawowego na jednego pracownika w 2025 r. stanowi zatem wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r., czyli kwota 7 262,39 zł.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 288)