Pracodawca może zdecydować w jakiej formie będzie prowadził akta osobowe. Jednak tych zasad musi przestrzegać zawsze

• Takich zasad trzeba przestrzegać
• Korektor nie jest zabroniony, ale nie zawsze warto go używać

Do 2019 r. pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia akt osobowych pracowników w formie papierowej. Mogli równolegle prowadzić także akta w wersji elektronicznej, ale nie było to równoznaczne z możliwością zrezygnowania z wersji papierowej. Od 2019 r. pracodawca może zdecydować, czy chce prowadzić akta papierowe, elektroniczne, czy też w tzw. formie mieszanej (art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.).

Takich zasad trzeba przestrzegać

Niezależnie od tego, w jakiem formie pracodawca decyduje się prowadzić dokumentację pracowniczą, zamieszczane w niej dokumenty należy przechowywać w porządku określonym w obowiązujących przepisach. W przypadku akt osobowych pracownika dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt musi zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów (§ 4 pkt 1 rozporządzenia dokumentacyjnego). Co należy rozumieć przez ułożenie chronologiczne? Tego przepisy nie wyjaśniają. Za prawidłowe można więc uznać zarówno taką interpretację, która przewiduje, że chodzi o układnie dokumentów zgodnie z datą wydania (wytworzenia) dokumentu, jak i taką, że chodzi o datę dostarczenia dokumentu pracodawcy.
Ze względów praktycznych częściej przyjmuje się oczywiście, że chodzi o kolejność wpływu do pracodawcy. Przyjęcie odmiennej interpretacji wiązałoby się z koniecznością przyjęcia, że dostarczanie dokumentów, które trzeba umieścić pomiędzy tymi już znajdującymi się w aktach, będzie wymagało odpowiedniego przenumerowania, co może być kłopotliwe szczególnie w przypadku akt prowadzonych w formie papierowej.

Trudności pojawiają się również w przypadku, gdy podczas umieszczania dokumentów w aktach zostanie popełniony błąd albo zajdzie konieczność usunięcia dokumentu z akt. Również do takich sytuacji przepisy nie odnoszą się wprost – nie uregulowano w nich techniki nanoszenia tych poprawek. Wskazano jedynie, że dokumenty mają być ponumerowane. Należy zatem przyjąć, że istotny jest efekt końcowy, a nie strona techniczna działania. Po wprowadzeniu zmian ani chronologia, ani numeracja zgromadzonych dokumentów nie mogą po prostu być zaburzone. Dla przykładu, jeśli zajdzie potrzeba usunięcia dokumentu z akt, należy przenumerować strony poprzez przekreślenie poprzedniego i naniesienie numeru odpowiedniego po zmianach. Należy też dokonać stosownych poprawek w wykazie dokumentów znajdujących się w odpowiedniej części akt osobowych.

Polecamy: Kalendarz 2026

Korektor nie jest zabroniony, ale nie zawsze warto go używać

Rozwiązaniem często stosowanym w praktyce jest w takich przypadkach również usuwanie dokumentu z akt i umieszczanie w jego miejscu kartki z numerem odpowiadającym numerowi tego dokumentu oraz adnotacją o usunięciu. Dzięki takiemu zabiegowi nie trzeba poprawiać numeracji. Należy jednak pamiętać, że również w takiej sytuacji trzeba dokonać poprawki w wykazie dokumentów znajdujących się na początku danej części akt osobowych. Jednak i w tym przypadku przepisy nie wskazują jak konkretnie należy to zrobić. Za dopuszczalne uznaje się dokonywanie skreśleń, dopóki nie skutkuje to nieczytelnością wykazu. Jeśli jednak ilość poprawek rośnie, a skreślenia czynią go mało czytelnym, należy go przepisać.
Wiele wątpliwości wiąże się z używaniem do dokonywania poprawek korektora. Odnosi się to zarówno do poprawiania numeracji dokumentów, jak i nanoszenia poprawek w wykazach. I choć przepisy nie zabraniają wprost takiego działania, to jednak warto pamiętać o tym, że stosowanie korektora w tego rodzaju dokumentacji często jest wykluczane przez procedury wewnątrzzakładowe.

Warto pamiętać również o tym, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powiązane ze sobą tematycznie można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W tej sytuacji przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części (§ 4 ust. 2 rozporządzenia dokumentacyjnego).