Nie każdy dokument, który pracownik przekaże w związku z rekrutacją, można przechowywać w aktach osobowych. Jakie są zasady?

• Dokumenty przekazane przez kandydata do pracy w aktach osobowych
• Jakich jeszcze dokumentów pracodawca może żądać od pracownika
• CV i list motywacyjny nie zawsze są potrzebne w aktach

Dokumenty zamieszczane w aktach osobowych pracowników należy dzielić na części. Zgodnie z obowiązującymi przepisami tych części ma być aż 5 i są one oznaczane literami od A do E. Część A akt osobowych to ta, która jest powszechnie postrzegana jako związana z ubieganiem się o zatrudnienie. Zamieszcza się w niej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Dokumenty przekazane przez kandydata do pracy w aktach osobowych

Katalog danych, których podania pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie został określony ustawowo (art. 22¹ k.p.). Należą do nich:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) data urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Warto zwrócić uwagę na to, że już niedługo, bo od 24 grudnia 2025 r. brzmienie pkt 6 tego wyliczenia ulegnie zmianie i będzie on obejmował przebieg dotychczasowego zatrudnienia z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy. I choć nie jest to powszechna praktyka, to jeśli w danej firmie zadawanie takich pytań się zdarzało, warto zwrócić uwagę na to, czy tego rodzaju informacje nie znalazły się w aktach pracowników.

Polecamy: Kalendarz 2026

Jakich jeszcze dokumentów pracodawca może żądać od pracownika

Danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudniania pracodawca żąda gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Dodatkowo pracodawca może żądać – ale dopiero od pracownika, a nie od kandydata do pracy – podania danych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Podania innych danych osobowych pracodawca może żądać jedynie, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

CV i list motywacyjny nie zawsze są potrzebne w aktach

Pytaniem, które często jest zadawane w praktyce jest to, czy w aktach osobowych można (należy) przechowywać CV i list motywacyjny pracownika? Zanim udzieli się odpowiedzi na to pytanie, trzeba zastanowić się nad następującymi kwestiami:
1) Czy dokumenty te nie zawierają takich samych danych, zgromadzonych w tym samym celu, co może stanowić naruszenie zasady minimalizacji danych, określonej w przepisach o ochronie danych osobowych?
2) Czy kandydat nie zawarł w nich danych o sobie i swojej rodzinie, do których pozyskiwania pracodawca nie jest uprawniony?
3) Jeżeli CV lub list motywacyjny zawierają dane, do których pozyskiwania pracodawca nie jest uprawniony (np. zdjęcie), to czy w procesie rekrutacyjnym kandydat do pracy prawidłowo wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
4) Czy pracodawca ma zamiar poprosić pracownika o wypełnienie kwestionariusza osobowego, w którym zostaną powtórzone dane zawarte w CV, a tym samym może dojść do naruszenia zasady minimalizacji danych?

Udzielenie odpowiedzi na te proste pytania pokazuje, że choć CV i list motywacyjny są dokumentami związanymi z ubieganiem się o pracę i co do zasady mogą znajdować się w części A akt osobowych, to jednak z uwagi na to, że pracodawca nie ma kontroli nad tym, jakie dane i informacje kandydat do pracy w nich przedstawi oraz z uwagi na to, że ich przechowywanie może doprowadzić do naruszenia zasady minimalizacji danych, przed zamieszczeniem ich tam należy rozważyć zasadność takiego posunięcia w szerszym kontekście niż to, czy przepisy wprost tego nie zabraniają.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Zasada ta znajduje zastosowanie również do danych związanych z wykształceniem. Z oczywistych względów pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie i pracownika, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 5 k.p.). Regulacja ta jest podstawą do żądania przez pracodawcę przedstawienia m.in. dokumentów potwierdzających wykształcenie pracownika, jednak przechowywanie ich w części A akt osobowych, należy zawsze przeanalizować pod kątem zasady minimalizacji danych.