Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej

Szczegółowe kwestie dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych reguluje rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,
• zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Pracownikowi przysługuje 25 proc. diety w sytuacji, gdy otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio: 15 proc. diety na śniadanie, 30 proc. diety na obiad, 30 proc. diety na kolację oraz 25 proc. diety na inne wydatki.

Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej albo za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

WAŻNE!

Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Więcej: Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej