Rada rodziców wydaje wspólne pieniądze. Ale czy na pewno prawidłowo dokumentuje wydatki? Sprawdź, czy wiadomo, na co idą twoje składki.

• Czy rada rodziców może występować w obrocie prawnym?
• Jak dokumentować zakupy finansowane przez radę rodziców?

Czy rada rodziców może występować w obrocie prawnym?

Rady rodziców funkcjonują na podstawie art. 83 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe. Działają w szkołach i placówkach i reprezentują ogół rodziców uczniów. Status prawny rad rodziców budzi wątpliwości. W praktyce przyjmuje się, że są one społecznymi organami pomocniczymi szkół i nie mają zdolności do samodzielnego występowania w obrocie prawnym, a w konsekwencji nie mogą posiadać swojego NIP czy też być podatnikiem VAT.
Także Ministerstwo Edukacji Narodowej wskazuje w wyjaśnieniach, że rada rodziców może gromadzić środki finansowe. Jako organ szkoły publicznej, dla której organem prowadzącym jest jednostka samorządu terytorialnego – rada nie ma osobowości i zdolności prawnej. Nie może zatem zatrudniać osób, zawierać umów, itp.
Rada rodziców ustala w swoim regulaminie m.in. zasady wydatkowania środków finansowych, które gromadzi na:
1) subkoncie na koncie szkoły albo
2) odrębnym koncie rady rodziców.

Jak dokumentować zakupy finansowane przez radę rodziców?

W przypadku dokonywania zakupów za środki zgromadzone przez radę, dokumentowanych fakturą, w praktyce możliwe są dwa przypadki:

1) gdy nabywcą jest szkoła – w takim wypadku na fakturze jako nabywca powinna zostać wskazana gmina będąca jednostką nadrzędną w stosunku do tejże szkoły, przy której działa rada i to jej NIP powinien być wskazany jako NIP nabywcy; w takim wypadku dane szkoły czy rady rodziców mogą pojawić się na fakturze jako dodatkowe dane odbiorcy (np. w uwagach czy informacjach dodatkowych;

2) przedstawiciel rady rodziców będzie dokonywał w jej imieniu zakupu, a faktycznym nabywcą nie będzie w tym wypadku szkoła (gmina); w takiej sytuacji transakcji dokonuje konkretny rodzic jako przedstawiciel rady, a transakcja powinna co do zasady zostać udokumentowana paragonem (odrębnym zagadnieniem jest w tym wypadku to, czy regulamin rady dopuszcza dokonywanie takich transakcji); oczywiście osoba dokonująca zakupu może również na ogólnych zasadach zażądać wystawienia faktury, lecz jako nabywca będzie na niej wówczas również wskazana osoba fizyczna (rodzic dokonujący zakupu), a rada rodziców może jedynie zostać wskazana jako odbiorca – analogicznie jak w przypadku faktury wystawionej na gminę.

Podstawa prawna
art. 15 ust. 1, art. 106b, art. 106e, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)
art. 83 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 900)