Wzór wezwania do zapłaty w obrocie profesjonalnym [Wzór do pobrania]

• Zatory płatnicze
• Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
• Wezwanie do zapłaty
• Jak przeciwdziałać zatorom płatniczym i skutecznie dochodzić zapłaty?

Zatory płatnicze

Takie opóźnienia w płatnościach są szczególnie powszechne w branżach transportowej i budowlanej, gdzie opóźnienie zleceniodawcy dotyka spedytorów i przewoźników, a opóźnienie inwestora uderza we wszystkich wykonawców robót. Koniec końców na takiej sytuacji cierpi cały rynek. Wszak nie każdy przedsiębiorca jest w stanie pozwolić sobie na dłuższy przestój w płynności. Takie przedsiębiorca nieraz zmuszony jest do korzystania ze skonta i zmniejszenia swojego wynagrodzenia w zamian za wcześniejszą płatność. W taki sposób duże podmioty są w stanie dodatkowo „rabatować” swoją działalność operacyjną.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Warto dochodzić terminowych płatności i wiedzieć, że koszty poniesione w związku z odzyskiwaniem należności można odzyskać. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 08.03.2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 403; t.j. Dz. U. z 2023 poz. 1790) wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do uzyskania odsetek, czyli od pierwszego dnia opóźnienia przysługuje od dłużnika, bez konieczności kierowania odrębnego wezwania, zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości od 40 do 100 euro (w zależności od wartości opóźnionego świadczenia). Rekompensata, przeliczona na złote przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne należna jest od każdej opóźnionej płatności. Dodatkowo, roszczenia o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności przedawniają się po upływie 3 lat i dochodzić ich można niezależnie od odsetek, czy należności głównej ^[1].

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności należy się z samego faktu opóźnienia dłużnika i nie wymaga wykazywania rzeczywistego poniesienia przez wierzyciela kosztów. Celem rekompensaty ma być nie tyle pokrycie faktycznych kosztów, jakie wierzyciel poniósł celem uzyskania zapłaty, ale stworzenie sankcji dla nielojalnego kontrahenta, co ma m.in. taki skutek, że wierzycielowi zawsze należy się rekompensata, gdy nabył uprawnienie do odsetek od swej wierzytelności z transakcji handlowej, bez względu na to, czy faktycznie poniósł koszty związane z odzyskiwaniem tych należności ^[2]. Rekompensata ma za zadanie mobilizować dłużników do terminowych płatności oraz zapewnić wierzycielowi możliwość uzyskania przynajmniej tej konkretnej kwoty związanej z koniecznością dochodzenia należności z uwagi na nieterminowość w regulowaniu świadczenia przez kontrahenta ^[3].

Wezwanie do zapłaty

W obrocie gospodarczym, podstawę zapłaty stanowi przeważnie faktura VAT lub nota księgowa (ewentualnie odsetkowa, obciążeniowa, karna). Tam też powinien zostać określony termin jej zapłaty. Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Niezależnie od powyższego mimo braku płatności warto podjąć próbę polubownego wyjaśnienia sprawy przed ewentualnym skierowaniem pozwu. Szczególnie, że zgodnie z art. 45812 k.p.c. niezależnie od wyniku sprawy sąd może obciążyć kosztami procesu w całości lub części stronę, która przed wytoczeniem powództwa zaniechała próby dobrowolnego rozwiązania sporu, uchyliła się od udziału w niej lub uczestniczyła w niej w złej wierze i przez to przyczyniła się do zbędnego wytoczenia powództwa lub wadliwego określenia przedmiotu sprawy.

Tym samym, zaniechanie wezwania dłużnika do zapłaty może przynieść negatywne skutki w toku procesu. Do niniejszej publikacji załączony jest wzór wezwania do zapłaty do zastosowania w obrocie profesjonalnym (B2B) w sytuacji, gdy wierzyciel dochodzi zapłaty z umowy będącej transakcją handlową.

Jak przeciwdziałać zatorom płatniczym i skutecznie dochodzić zapłaty?

Niezależnie od powyższego, warto zwrócić uwagę na prewencyjne działania, takie jak staranne weryfikowanie wiarygodności potencjalnych kontrahentów, ustalanie jasnych zasad płatności (w szczególności ustalanie sposobu dostarczania faktury, dokumentów towarzyszących, a także obliczania terminu zapłaty) oraz systematyczne monitorowanie terminów płatności w ramach organizacji.

W taki sposób przedsiębiorcy mogą skutecznie minimalizować ryzyko zatorów płatniczych i chronić swoją płynność. W ramach zestawu działań mogących poprawić skuteczność dochodzenia roszczeń w przedsiębiorstwie oraz ograniczających zatory płatnicze można wskazać:

1. Audyt umów i terminów płatności polegający przede wszystkim na zbadaniu, czy w zawieranych umowach prawidłowo określono m.in. sposób i termin dostarczenia dokumentów, czy badania wykonania usługi (dostarczenia towaru) wpływające na określenie wymagalności zapłaty (np. obliczenie terminu płatności od daty wystawienia lub daty doręczenia faktury).
2. Wprowadzenie standardu weryfikacji kontrahentów, czyli zabezpieczenie się przed tzw. „znikającym kontrahentem”. Przed zawarciem umowy warto zadbać o sprawdzenie i analizę tak podstawowych rejestrów publicznych, jak rejestr przedsiębiorców, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, czy Repozytorium Dokumentów Finansowych. Dodatkowym mechanizmem sprawdzenia może być weryfikacja kontrahenta w ramach przez tzw. wywiadownie gospodarcze, czy giełdy długów. Zakres i forma sprawdzenia powinna jednak zależeć od tego, z jakim podmiotem mamy do czynienia (np. spółka kapitałowa, spółka osobowa, spółka europejska, spółka zagraniczna).
3. Wprowadzenie standardów monitorowania terminów płatności, tj. takiego zestawu zasad, aby działania windykacyjne były podejmowane natychmiast. Dochodzenie należności po dłuższym czasie nie tylko wygląda niedbale, ale obarczone jest ryzykiem przedawnienia roszczeń, bądź trudności dowodowych (część dokumentacji dot. realizacji umowy może już nie być dostępna).
4. Szkolenie działu księgowości i windykacji w powyższym zakresie. To te działy przed zawarciem powinny wypowiedzieć się w zakresie ustalenia terminów płatności, czy sposobu fakturowania, a także dokonać weryfikacji kontrahenta (ewentualnie we współpracy z działem bezpieczeństwa).

Coraz częściej w praktyce obrotu zarówno wdrożenie powyższych rozwiązań, jak i późniejszą ich koordynację powierza się radcy prawnemu, który poznając specyfikę danego przedsiębiorstwa będzie w stanie wprowadzić odpowiednie polityki działania, a także wesprzeć pracowników przedsiębiorcy w ich codziennej działalności, czy też dochodzić zapłaty należności przed sądem.

Przypisy:

• (1) Uchwała Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 30 września 2021 r., III CZP 37/20.
• (2) Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie - I Wydział Cywilny z dnia 5 września 2022 r., I AGa 135/21.
• (3) K. Menszig-Wiese (red.), Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wyd. 2, Warszawa 2023.