Sygnaliści i ich ochrona - przepisy. Wdrożenie w Polsce unijnej dyrektywy już wkrótce. Czy jeszcze w 2024 roku?

• Kim jest sygnalista?
• Ochrona sygnalistów
• Do czego przepisy obligują pracodawców?
• W jaki sposób ustalić liczbę osób zatrudnionych?
• Aktualny stan prawny

Kim jest sygnalista?

Bez względu na to czy podmiot należy do sektora publicznego czy też prywatnego, wszędzie zdarzają się przypadki nadużyć prawa lub nielegalnych działań. Często czynności te polegają np. na  działaniu na szkodę przedsiębiorstwa/instytucji czy też na działaniach korupcyjnych. Działania te są bardzo niebezpieczne i wywierają zawsze daleko idące konsekwencje. Sygnalista  (z ang. „whistleblower”) to osoba, której rolą jest zgłoszenie tego typu negatywnych działań w podmiocie gospodarczym. Jest to pojęcie bardzo szerokie, gdyż nie oznacza jedynie zatrudnionego pracownika (bez względu na charakter zawartej umowy) ale także osoby niezatrudnione ale powiązane bezpośrednio z podmiotem gospodarczym np. dostawcę czy podwykonawcę. W przestrzeni publicznej niejednokrotnie pojawia się błędne przekonanie, iż sygnalista to postać negatywna określana mianem „donosiciela”, podczas gdy sama koncepcja funkcji sygnalisty jest z goła odmienna. Sygnalista, to osoba, która w interesie publicznym oraz w dobrej wierze informuje o nieprawidłowościach w danej organizacji. Postawa ta powinna być postrzegana jako odpowiedzialna społecznie i mająca na celu zwiększenie bezpieczeństwa pracy, prowadzenia działalności czy działania instytucji publicznych.

Zgodnie z definicją zamieszczoną w projekcie ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, prokurent, członek zarządu przedsiębiorca, akcjonariusz, stażysta, wolontariusz czy praktykant.

Ochrona sygnalistów

Przepisy obowiązujące zarówno na poziomie krajowym jak i unijnym przed wejściem w życie dyrektywy o ochronie sygnalistów były dosyć ubogie i niejednolite. Podstawowym celem dyrektywy było zatem ujednolicenie tych przepisów na poziomie całej Unii Europejskiej a także wprowadzenie kompleksowych regulacji dotyczących ochrony praw osób zgłaszających naruszenia. Przepisy przewidują określenie szczegółowych form i kanałów przekazywania przez sygnalistów informacji o działaniach niepożądanych, zapewniając przy tym pełną poufność oraz przede wszystkim wprowadzają całkowity zakaz prowadzenia jakichkolwiek działań odwetowych wobec osób uwidaczniających nadużycie.

Dotychczasowe przepisy a w wielu krajach, całkowity brak regulacji w tym zakresie powodował, iż osoby posiadające wiedzę na temat nieprawidłowości, w obawie o konsekwencje ewentualnych działań represyjnych, nie informowały o wykrytych nadużyciach. 

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy

Do czego przepisy obligują pracodawców?

Przepisy w zakresie ochrony sygnalistów nakładają na pracodawcę kilka podstawowych obowiązków:

• Wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych określających zasady, formy i kanały zgłaszania nieprawidłowości,
• Implementację środków ochrony sygnalistów,
• Wdrożenie rozwiązań zapobiegających przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami w związku z podejmowaniem działań zgłoszeniowych,
• Prowadzenie rejestru zgłoszeń i administrowanie tymi danymi,
• Zapewnienie warunków umożliwiających skuteczność wdrożonych w organizacji regulacji.

Istotne jest zatem, aby wprowadzone regulacje zapewniały między innymi dostępność kanałów zgłoszeniowych w danej organizacji i w żaden sposób nie ograniczały możliwości dokonywania takich zgłoszeń. Dobrym rozwiązaniem, byłoby również zapewnienie kilku możliwych kanałów do informowania o naruszeniach, które będą jednocześnie dostosowane do specyfiki prowadzonej działalności oraz komunikacji występującej w danym podmiocie. Podstawową funkcją jaką powinien posiadać wdrożony przez organizację kanał komunikacyjny jest zapewnienie sygnalistom ich anonimowości a co za tym idzie ochrony ich praw w tym zakresie.

W ustawie określone zostały również regulacje dotyczące odszkodowań, o które będą mogli ubiegać się sygnaliści wobec, których podjęto działania odwetowe. Odszkodowanie z tego tytułu będzie przysługiwało w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowe w poprzednim roku. Aktualnie wynosi ono 7155,48 zł.

Sygnaliści w administracji publicznej. Przewodnik dla pracodawców

W jaki sposób ustalić liczbę osób zatrudnionych?

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Ilość 50 pracowników, nie będzie miała zastosowania do podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Są to przede wszystkim:

• podmioty zajmujące się udzielaniem kredytów, banki, instytucje parabankowe
• firmy ubezpieczeniowe,
• podmioty świadczące usługi finansowe, obrót papierami wartościowymi, instrumentami rynku pieniężnego, fundusze inwestycyjne,
• firmy świadczące usługi audytu,
• biura rachunkowe,
• podmioty świadczące doradztwo dla przedsiębiorstw gospodarczych w zakresie struktury kapitałowej, strategii przemysłowej i kwestii z nimi związanych, jak również doradztwo i usługi dotyczące łączenia się oraz nabywania przedsiębiorstw gospodarczych,

Aktualny stan prawny

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii została przyjęta przez UE 23 października 2019 r. i weszła w życie 16 grudnia 2019 r. Czasu na jej wdrożenie było w takim razie sporo. Niestety dotychczas regulacje te nie zostały zaimplementowane w Polsce. W związku z powyższym na nasz kraj nałożona została kara w wysokości 7 mln euro oraz kara okresowa za każdy kolejny dzień zwłoki w wysokości 40 tys. Co prawda, rządowy projekt ustawy trafił już do Sejmu i jest tam obecnie procedowany, jednak Unia Europejska nie ocenia zamiarów a faktycznie wdrożone rozwiązania. Nowe regulacje mają wejść w życie po trzech miesiącach od dnia ogłoszenia ich w Dzienniku Ustaw. Szacuje się, że mogą zacząć obowiązywać w IV kwartale 2024 roku.

Paulina Marcula-Kurek, Payroll Manager w Nexia Advicero