REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe pracownika a RODO – zmiany

Dane osobowe pracownika a RODO – zmiany. / fot. fotolia
Dane osobowe pracownika a RODO – zmiany. / fot. fotolia

REKLAMA

REKLAMA

RODO wymusza zmiany w Kodeksie pracy. Zmienią się przepisy dotyczące danych osobowych osób chętnych do pracy i pracowników. Które dane osobowe mogą być pozyskiwane i przetwarzane przez pracodawcę? Czy wymagana jest zgoda pracownika? Kto jest uprawniony do przetwarzania tych informacji?

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE nazywane w skrócie ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (rozporządzenie o ochronie danych osobowych – RODO) obowiązuje w Polsce od 25 maja 2018 r. i wymusza wprowadzenie zmian w licznych przepisach prawnych obowiązujących na obszarze Polski. W związku z RODO powstał projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. Ustawa wpłynie na zmianę około 170 innych aktów prawnych. Dnia 6 listopada 2018 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy. Dnia 27 listopada 2018 r. skierowano go do I czytania na posiedzeniu Sejmu. W art. 4 niniejszej ustawy wprowadza się modyfikacje w Kodeksie pracy.

REKLAMA

Pojęcie „obowiązku prawnego”

Zmiany mają na celu przede wszystkim dostosowanie brzmienia obowiązujących przepisów prawa pracy do art. 6 ust. 1 lit c. RODO, który wprowadził przesłankę istnienia „obowiązku prawnego" jako podstawy pobierania danych osobowych. W świetle art. 6 RODO [Zgodność przetwarzania z prawem]:

1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: […] c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; […]

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF.

Dane osobowe pozyskiwane przez pracodawcę

Nowe brzmienie przepisów Kodeksu pracy w art. 221 § 1-3 wskazuje na kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 221 § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca żąda udostępnienia wskazanych danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Udokumentowanie danych osobowych pozyskanych od tych osób może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Jednocześnie norma prawna nie zwalnia pracodawców od konieczności oceny, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie. W związku z powyższym projekt przewiduje, że pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Powyższa noma służy pełnej realizacji przewidzianej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasady minimalizmu przetwarzania danych.

Inne dane osobowe pracownika

Art. 221 § 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Inne dane osobowe (niewymienione w katalogu obligatoryjnych danych pozyskiwanych przez pracodawcę) będą mogły być pobierane m.in. gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Przy czym należy podkreślić, że obowiązek taki wynikać może zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej regulacji może być art. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, zgodnie z którym w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Zgoda pracownika

Przepisy RODO przyznają także państwom członkowskim swobodę w określeniu zasad przetwarzania przez pracodawców danych osobowych pracowników, w tym poprzez uzależnienie ich gromadzenia od wyrażenia zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika.

Art. 221 § 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.”.

Gromadzenie danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, zgodnie z projektem, możliwe będzie również na podstawie zgody. Zgoda, o której mowa w projekcie, musi odpowiadać wszystkim wymogom przewidzianym zarówno w RODO, jak również w projektowanych przepisach Kodeksu pracy. W szczególności, w przypadku danych szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (w przeciwieństwie do przetwarzania danych zwykłych, które mogą być pozyskiwane z inicjatywy pracodawcy, pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie), co wyraźnie przesądza projekt. Zastosowanie znajdzie tutaj również treść art. 9 RODO, który jednoznacznie przesądza wymóg odbierania w takim przypadku zgody ,,wyraźnej'' - czego brak jest w przypadku art. 6 RODO. W związku z powyższym w ocenie projektodawcy, zgoda o której mowa w art. 9 RODO oraz przepisach Kodeksu pracy, powinna mieć formę wyraźnego działania w postaci np. wyraźnego oświadczenia woli pracowników i nie będzie wystarczającym uznanie, że zgodą jest wyraźne działanie potwierdzające, przyzwalające na przetwarzanie danych osobowych.

Art. 221b § 3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.”.

Projekt przesądza także, że do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych nadane przez pracodawcę, a osoby dopuszczone do ich przetwarzania są obowiązane do zachowania tajemnicy.

Dane osobowe, których pracodawca nie może przetwarzać

Z możliwości przetwarzania danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika na podstawie ich zgody wyłączone jednak zostaną dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (tj. dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa).

Art. 221a § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1. z późn. zm.3)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”. […]

§ 3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Oznacza to, iż tego rodzaju dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika (na podstawie art. 10 RODO).

Biorąc pod uwagę istniejącą praktykę, pokazującą silne dążenie pracodawców do pozyskiwania tego rodzaju danych oraz nierówność stron stosunku pracy, istnieje zbyt duże ryzyko, że dane te byłyby w stosunkach pracy pobierane za zgodą nadmiarowo. Taka regulacja ma zatem zapobiec tego rodzaju sytuacjom.

Art. 221a § 2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Brak zgody bez negatywnych konsekwencji

Jednocześnie zgodnie z projektowanymi przepisami brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie będzie mogło powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika w zakresie stosunku pracy.

3 podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Mając również na względzie konieczność wyjaśnienia spójności przepisów Kodeksu pracy z RODO należy wskazać, iż projektowane regulacje opierają się na trzech podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych wynikających z ww. rozporządzenia.

Pracodawca pozyskując obligatoryjne dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika spełni przesłankę niezbędności wypełnienia „obowiązku prawnego" ciążącego na administratorze, zawartą w art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane osobowe, które pracodawca będzie przetwarzał na podstawie zgody pracownika, będą zawarte w podstawie określonej w art. 6 ust. 1 lit. RODO, a w przypadku danych szczególnie chronionych na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO. W pozostałym zakresie zastosowanie znajdą inne przesłanki przetwarzania danych osobowych przewidziane w art. 6 i art. 9 RODO. Przykładem może być chociażby art. 9 ust. 2 lit. c RODO, w którym mowa, że podstawą przetwarzania danych osobowych może być ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody.

Art. 221b § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Art. 221a § 2 stosuje się odpowiednio.

§ 2. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

W przypadku danych biometrycznych projektodawca zaproponował, aby mogły być one także pobierane od pracownika i przetwarzane w sytuacjach, w których podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Obecna regulacja udostępniania danych osobowych w Kodeksie pracy

Dla porównania - obecna regulacja Kodeksu pracy (na dzień 6 listopada 2018 r.):

Art. 221. [Udostępnianie danych osobowych] § 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. imiona rodziców;
  3. datę urodzenia;
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
  5. wykształcenie;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

  1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);

§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

§ 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

§ 5. W zakresie nieuregulowanym w § 1–4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna:

Projekt z 22 października 2018 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679

Źródło: Rada Ministrów

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    NSZZ "Solidarność" przyłącza się do strajku rolników. I żąda od D. Tuska walki z polityką klimatyczną UE. Zarzuty wobec premiera

    NSZZ "Solidarność" przyłączył się do strajku rolników. I żąda od D. Tuska walki z polityką klimatyczną UE. Równolegle NSZZ RI "Solidarność" wystąpiła przeciwko wypowiedzi premiera w związku z zapowiedzią uznania przejść drogowych i dróg do nich za infrastrukturę krytyczną. Wynika z niej, że związkowcy blokują nie tylko zboże z Ukrainy, ale i transporty związane z wojną (broń, leki). Związkowcy kategorycznie zaprzeczają. 

    Jakie świadczenia i obowiązki ma obywatel Ukrainy w Polsce w 2024 roku? PESEL UKR, samochód, karta pobytu, praca, świadczenia i pomoc socjalna

    Dzіsiaj, 22 lutego 2024 r. weszła w życie Ustawa o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, Ukraińcy i członkowie ich rodzin, którzy przybyli do Polski od 24 lutego 2022 r., będą mogli korzystać z ochrony tymczasowej do 30 czerwca br., a dodatkowo do końca roku przedłużono ulgi podatkowe dla osób niosących pomoc humanitarną.

    Sejm za nowelizacją Prawa farmaceutycznego zakładającą dostępność bez recepty tzw. tabletki dzień po

    Uchwalona przez Sejm nowelizacja Prawa farmaceutycznego zakłada dostępność bez recepty jednego z hormonalnych środków antykoncepcyjnych - octanu uliprystalu - dla osób powyżej 15 lat.

    Branża opieki senioralnej w Polsce na progu przełomu

    Podjęcie przez premiera Donalda Tuska osobiście tematu polityki senioralnej w Polsce jako jednego z kluczowych dla agendy jego nowego rządu koalicyjnego w Polsce pokazuje dobitnie, przed jakimi problemami stoi branża opieki senioralnej w kontekście wyzwań związanych z presją nieuchronnych zmian demograficznych, skutkujących dynamicznie rosnącym zapotrzebowaniem na kwalifikowane usługi opiekuńcze w grupie wiekowej 60+. Z podobną sytuacją jak w Polsce mamy do czynienia w całej starzejącej się w zastraszającym tempie Europie Zachodniej. Jednakże wielorakie społeczno-polityczne przyczyny tego procesu nie są tematem tej krótkiej analizy dotyczącej status quo opieki senioralnej w Polsce.

    REKLAMA

    Kompensacja szkód wynikających ze zdarzeń medycznych w pytaniach i odpowiedziach

    Począwszy od 6 września 2023 roku w przypadku zaistnienia zdarzenia medycznego, pacjenci mogą ubiegać się o świadczenie kompensacyjne z Funduszu Kompensacyjnego Zdarzeń Medycznych, którego dysponentem jest Rzecznik Praw Pacjenta. Postępowanie w sprawie świadczenia kompensacyjnego przed Rzecznikiem Praw Pacjenta zastępuje dotychczas funkcjonujące postępowanie o ustalenie zdarzenia medycznego, przeprowadzane przez wojewódzkie komisje ds. orzekania o zdarzeniach medycznych, które ostatecznie zakończą swoje działania z dniem 1 lipca 2024 roku.

    Narodowe Święto Niepodległości zmieni datę? Będziemy je obchodzić 7 października zamiast 11 listopada? Sejm rozpatruje petycję w tej sprawie

    Narodowe Święto Niepodległości obchodzone jest corocznie 11 listopada. Do Sejmu trafiła petycja, której autor proponuje, by to święto obchodzić 7 października. Tego dnia przypada rocznica wydania w 1918 r. przez Radę Regencyjną orędzia do Narodu Polskiego, w którym proklamowano  Polskę Zjednoczoną Niepodległą. Czy będzie dodatkowy dzień wolny od pracy?

    Świadczenie pieniężne za zakwaterowanie i wyżywienie Ukraińców. Nowelizacja rozporządzenia zmieni wniosek o to świadczenie

    Zmieni się wniosek o świadczenie pieniężne za zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy. Jest to konsekwencja przedłużenia okresu legalnego pobytu Ukraińców na terytorium Polski do 30 czerwca 2024 r.

    Zmiana miejsca głosowania w wyborach samorządowych w 2024 roku

    Jak zmienić miejsce głosowania w w wyborach samorządowych w 2024 roku? Od 21 lutego działa zmodyfikowana usługa rozpatrywania wniosków o ujęcie wyborcy w stałym obwodzie głosowania w wyborach samorządowych - powiedział w 22 lutego w Sejmie wiceminister cyfryzacji Michał Gramatyka. Ma ona przyspieszyć wydawanie przez urzędników decyzji ws. wniosków osób chcących zagłosować poza swoim obwodem wyborczym.

    REKLAMA

    Elastyczna organizacja czasu pracy nie tylko dla rodziców. Sprawdź, kto jeszcze może z niej skorzystać zgodnie z przepisami.

    Elastyczna organizacja czasu pracy ma na celu umożliwienie pracownikom pogodzenia obowiązków zawodowych i związanych z pracą. Jednak prawo do niej mają nie tylko rodzice. Sprawdź, kto jeszcze.

    Świadczenie honorowe – założenia projektu ustawy

    Na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zostały opublikowane główne założenia do projektu ustawy o świadczeniu honorowym z tytułu ukończenia 100 lat życia. Projekt określa zasady i tryb postępowania w sprawie przyznawania prawa do ww. świadczenia.

    REKLAMA