REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 24 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Rząd chce aby od 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz aby prowadzono i przechowywano dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Główne zmiany dotyczą przede wszystkim przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców. Nowe rozwiązania znacznie zmniejszą obciążenia biurokratyczne pracodawców, w tym przedsiębiorców. Zmiany te mają swoje źródło w dokumencie: Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców). Nowe regulacje powinny obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Najważniejsze propozycje:

  1. Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat

Przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie tego okresu będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych (pracowników i zleceniobiorców) niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości. Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Korzystnie wpłynie to na bezpieczeństwo pracownika, który nie będzie musiał udowadniać przed ZUS poprawności danych zapisanych na jego koncie, co wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np.: zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Ponadto, rozwiązanie to wyeliminuje potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Polecamy produkt: E-składka. Jedno konto ZUS od 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy pracownicy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r., to pracodawca ich dokumentację pracowniczą będzie nadal przechowywał przez 50 lat.

Długie przechowywanie dokumentacji pracowniczej generuje u pracodawców koszty ok. 130 mln zł rocznie. Obecne regulacje nie gwarantują też ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia (emerytury lub renty) będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty (np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano).

W niektórych krajach obowiązują podobne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej lub krótsze: Finlandia – 10 lat, Dania – 5 lat, Niemcy 6-10 lat (do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych) i 10 lat (listy płac).

  1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Jednak pracodawca nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. Wybór formy zawsze będzie należał do niego.

Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej wpłynie na zmniejszenie kosztów u pracodawców związanych z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Skróci się też czas przeszukiwania akt osobowych i poprawi jakość dokumentacji (nie będzie dochodziło do jej zużycia).

Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

  1. Przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. blisko 77,8 proc. pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenie na rachunki płatnicze. Jednak na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie) wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dla kogo certyfikaty cyberbezpieczeństwa? Czy są obowiązkowe? Ustawa o krajowym systemie certyfikacji cyberbezpieczeństwa już weszła w życie

Certyfikaty cyberbezpieczeństwa są przeznaczone dla profesjonalistów IT, w tym dla administratorów systemów i sieci, specjalistów od bezpieczeństwa, inżynierów oraz osób aspirujących do tych ról, aby potwierdzić ich wiedzę i umiejętności praktyczne w zakresie ochrony przed zagrożeniami cyfrowymi. Certyfikacja obejmuje także produkty, usługi i procesy ICT, a ich celem jest informowanie konsumentów o poziomie bezpieczeństwa cyfrowego oraz wspieranie polskich firm na rynkach europejskich. Czy i dla kogo uzyskanie certyfikatów cyberbezpieczeństwa jest obligatoryjne?

Będą kolejne ograniczenia dot. ogrzewania kominkami. Nowelizacja rozporządzenia ws. warunków technicznych budynków

Od początku 2025 roku Ministerstwo Rozwoju i Technologii, a po ostatniej rekonstrukcji rządu Ministerstwo Finansów i Gospodarki prowadzi prace nad zmianą Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Poprzednia poważniejsza nowelizacja tego rozporządzenia miała miejsce w roku 2021. Dotychczasowe zmiany tego rozporządzenia każdorazowo i stopniowo wprowadzały nowe ograniczenia dla instalacji kominków, pieców i trzonów kuchennych. W projekcie najnowszych zmian tendencja ta jest utrzymana. I niestety, tak jak przy poprzednich zmianach, wprowadzane ograniczenia nie mają żadnego uzasadnienia technicznego.

Osoby niepełnosprawne i opiekunowie z podwyżką 99 zł. Świadczenie pielęgnacyjne w 2026 r. Tylko stopień znaczny. Stopień umiarkowany poszkodowany w zasiłku pielęgnacyjnym 215,84 zł

Bo zasiłek pielęgnacyjny nie będzie miał podwyżki (aż do początku 2028 r.). Jak rząd tłumaczy dlatego, że 1 mln osób z zasiłkiem pielęgnacyjnym może się starać o świadczenie wspierające, które otrzymywało na koniec marca 2025 r. około 120 000 osób niepełnosprawnych (stopień znaczny). Zupełnie inna sytuacja w 2026 r. (i kolejnych latach jest w świadczeniu pielęgnacyjnym (zarówno "starym" jak i "nowym"). W 2026 r. świadczenie to będzie podwyższone o 99 zł. To 3% podwyżka na 2026 r. Nie tak duża jak w latach minionych, kiedy mieliśmy galopująca inflację. Ale porównując z 0% podwyżki dla zasiłku pielęgnacyjnego, nie wygląda to źle. Opiekunowie osób niepełnosprawnych otrzymają w 2026 r.

WIBOR w umowach kredytu. Czy opinia Rzeczniczki Generalnej TSUE, to sukces konsumentów, czy banków?

W dniu 11 września 2025 r. Rzeczniczka Generalna Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydała opinię w sprawie C-471/24 z wniosku o wydanie orzeczenia w trybie prejudycjalnym złożonego przez Sąd Okręgowy w Częstochowie. Opinia ta jest całkowicie korzystna dla kredytobiorców i niekorzystna dla banków – twierdzi Radca Prawny Michał Kanabaja z Kancelarii Rachelski i Wspólnicy.

REKLAMA

Najniższa krajowa 2026: 4806 zł brutto. Ile netto na rękę minimalnego wynagrodzenia? W jakich umowach trzeba stosować minimalną stawkę godzinową?

Opublikowano już rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. W tym akcie prawnym określono, że od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wyniesie 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych – 31,40 zł. Czy trzeba zmieniać (aneksować) umowy o pracę od nowego roku? Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca nie wypłaca minimalnego wynagrodzenia? W jakich umowach trzeba stosować minimalną stawkę godzinową? Wyjaśniamy.

System kaucyjny 2025: od października mała rewolucja, a sklepy nie są gotowe? Dodatkowe koszty i brak miejsca na składowanie butelek i puszek

Zaledwie kilkanaście dni pozostało do wprowadzenia systemu kaucyjnego w Polsce. Zgodnie z przepisami, które zaczną obowiązywać od 1 października, wszystkie sklepy o powierzchni powyżej 200 m kw. będą musiały zbierać opakowania objęte systemem, z kolei mniejsze punkty sprzedaży mogą przystąpić do programu dobrowolnie. Zmiany są nowością nie tylko dla przedsiębiorców – badania pokazują, że z systemu kaucyjnego korzystało dotychczas zaledwie 28 proc. Polaków . Pozytywnie oceniły go trzy na cztery osoby z tej grupy, co potwierdza coraz większe przywiązanie konsumentów do kwestii ekologicznych w handlu detalicznym. Choć są one ważne również dla właścicieli sklepów, przepisy w obecnym kształcie rodzą w ich opinii zbyt wiele wyzwań finansowych i organizacyjnych.

Rewolucja mieszkaniowa dla seniorów. Nowe przepisy pozwolą osobom starszym uciec z „więzienia czwartego piętra” i zamieszkać wygodnie już od 2026 roku

Nowa ustawa wprowadzająca umowy najmu senioralnego lokalu to prawdziwa rewolucja dla starszych mieszkańców Polski. Już od 1 stycznia 2026 roku seniorzy mieszkający powyżej trzeciego piętra bez windy będą mogli zamienić swoje mieszkania na lokale dostosowane do ich potrzeb – bez konieczności spełniania kryteriów dochodowych. Projekt wprost rozwiązuje problem tzw. „więźniów czwartego piętra” i daje gminom narzędzia do elastycznego zarządzania mieszkaniowym zasobem, poprawiając jakość życia milionów osób starszych w całym kraju.

System kaucyjny od 1 października 2025 r. Nie zgniataj, nie niszcz butelek i puszek, bo nie dostaniesz zwrotu kaucji. Czy trzeba mieć paragon?

W dniu 1 października 2025 roku zacznie obowiązywać w Polsce system kaucyjny. Przedsiębiorcy wprowadzający napoje w opakowaniach objętych systemem zobowiązani są do umieszczania na tych opakowaniach oznakowania wskazującego na objęcie opakowania systemem kaucyjnym i określającego wysokość kaucji. Przy zwrocie do sklepu butelki plastikowej o pojemności do 3 litrów, czy puszki metalowej do 1 litra (jeżeli są oznaczone znakiem systemu kaucyjnego) - otrzymasz 50 groszy za każdą taką butelkę, czy puszkę. Za zwrot każdej butelki szklanej (ze znakiem systemu kaucyjnego) o objętości do 1,5 litra, otrzymasz 1 zł. Nie trzeba mieć paragonu, by dostać zwrot kaucji.

REKLAMA

Ustawowy zakaz zamieszczania w internecie zdjęć dzieci przez rodziców – rząd podjął decyzję po interwencji RPO

W związku z pogłębiającym się problemem tzw. sharentingu, który polega na upowszechnianiu w środowisku cyfrowym, w szczególności w mediach społecznościowych, wizerunku dzieci przez rodziców i inne osoby – na skutek podjętej w tej sprawie interwencji przez Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) – Ministerstwo Cyfryzacji zajęło stanowisko w sprawie wprowadzenia w Polsce generalnego, ustawowego zakazu (lub ograniczenia) zamieszczania w internecie zdjęć dzieci.

Sąd: Jak liczyć zachowek od mieszkania [Wyrok w sprawie wydziedziczonego synka i trójki wnuków]

W artykule przedstawiam przykład (za wyrokiem sądu) obliczania zachowku dla rodziny, w której spadkodawca miał trójkę dzieci i trójkę wnuków. Córka przejęła mieszkanie po ojcu na podstawie testamentu, pozostałe dzieci (i wnuki) nie otrzymali nic. Wnuki (3 osoby) dziedziczą dlatego, że ich ojciec (syn zmarłego spadkobiercy) także zmarł. Jak sąd obliczył zachowek? Przedstawiam to krok po kroku.

REKLAMA