REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 24 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Rząd chce aby od 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz aby prowadzono i przechowywano dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Główne zmiany dotyczą przede wszystkim przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców. Nowe rozwiązania znacznie zmniejszą obciążenia biurokratyczne pracodawców, w tym przedsiębiorców. Zmiany te mają swoje źródło w dokumencie: Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców). Nowe regulacje powinny obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Najważniejsze propozycje:

  1. Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat

Przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie tego okresu będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych (pracowników i zleceniobiorców) niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości. Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Korzystnie wpłynie to na bezpieczeństwo pracownika, który nie będzie musiał udowadniać przed ZUS poprawności danych zapisanych na jego koncie, co wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np.: zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Ponadto, rozwiązanie to wyeliminuje potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Polecamy produkt: E-składka. Jedno konto ZUS od 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy pracownicy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r., to pracodawca ich dokumentację pracowniczą będzie nadal przechowywał przez 50 lat.

Długie przechowywanie dokumentacji pracowniczej generuje u pracodawców koszty ok. 130 mln zł rocznie. Obecne regulacje nie gwarantują też ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia (emerytury lub renty) będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty (np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano).

W niektórych krajach obowiązują podobne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej lub krótsze: Finlandia – 10 lat, Dania – 5 lat, Niemcy 6-10 lat (do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych) i 10 lat (listy płac).

  1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Jednak pracodawca nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. Wybór formy zawsze będzie należał do niego.

Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej wpłynie na zmniejszenie kosztów u pracodawców związanych z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Skróci się też czas przeszukiwania akt osobowych i poprawi jakość dokumentacji (nie będzie dochodziło do jej zużycia).

Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

  1. Przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. blisko 77,8 proc. pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenie na rachunki płatnicze. Jednak na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie) wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uwaga na nowy sposób oszustów! Bazuje na zmianie przepisów. Każdy powinien wiedzieć i ostrzec seniorów

Koniec roku to moment, w którym oszuści intensyfikują swoje działania. W tym okresie często bazują na informacji o tym, że od nowego roku ma nastąpić zmiana przepisów, w związku z którą na obywateli zostaną nałożone nowe obowiązki. Warto więc wiedzieć, jaka jest prawda i odpowiednio wcześnie ostrzec seniorów.

31 października – ważna data dla studentów z rentą rodzinną. ZUS: Z tym obowiązkiem nie można się spóźnić

Jak co roku, do końca października część studentów pobierających rentę rodzinną z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ma obowiązek dostarczenia do ZUS-u zaświadczenia z uczelni potwierdzającego kontynuowanie nauki. Brak takiego dokumentu spowoduje wstrzymanie wypłaty renty rodzinnej.

Ograniczenia w używaniu fajerwerków. Toczą się prace na nowymi przepisami. Chodzi o dobrostan zwierząt. Już nie będzie można postrzelać w Sylwestra?

Rząd popiera zmiany zmierzające do ograniczenia możliwości używania fajerwerków i petard. Toczą się prace nad nowymi przepisami. Chodzi o materiały pirotechniczne klas F1, F2 i F3. Już nie będzie można strzelać w Sylwestra? Od kiedy?

Nowe uprawnienia dla młodzieży. Prezydent podpisał ustawę 15 października 2025 r.

W dniu 15 października 2025 r. Prezydent RP Karol Nawrocki podpisał szereg ustaw. Jedną z nich jest ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz ustawy o funduszu sołeckim (dalej jako: ustawa). Co zmienia i jakie są jej konsekwencje? Warto wiedzieć - bo ustawa zacznie obowiązywać już od 1 stycznia 2026 roku. i daje nowe prawa młodzieży!

REKLAMA

Sejm przegłosował zakaz hodowli na futro. Polacy czekali co najmniej 10 lat

17 października Sejm ponadpartyjną większością poparł wprowadzenie zakazu hodowli zwierząt na futro w Polsce. Na piątkowym głosowaniu 339 posłów zagłosowało za zakazem, 78 przeciw, a 19 wstrzymało się od głosu. Jeśli zmiany zostaną zaakceptowane przez Senat i prezydenta, ustawa wejdzie w życie jeszcze w tym roku, a fermy futrzarskie w Polsce będą musiały zamknąć działalność do końca 2033 roku.

Nowe obowiązki dla spółek. KRS ujawni, kto naprawdę prowadzi rejestry akcjonariuszy

Przedsiębiorcy będą musieli zgłaszać do KRS informacje o podmiotach prowadzących rejestry akcjonariuszy. Reforma KSH kończy erę nieprzejrzystości i wprowadza większe bezpieczeństwo obrotu. Zmiany oznaczają też nowe koszty administracyjne i technologiczne, ale przyniosą firmom jasność prawną i ochronę przed ryzykiem błędnych wpisów.

Mieszkasz w mieszkaniu partnera, koleżanki lub krewnego? Zapłacisz podatek. W przepisach nie ma pojęcia uprzejmości. Za to wskazują, jak wycenić nieodpłatne świadczenie

Mieszkanie kątem u dalszej rodziny to obecnie raczej rzadkość. Nadal jednak często spotykane są przejściowe uprzejmości wobec bliskich i przyjaciół, czy wspólne życie w mieszkaniu partnera na początkowym etapie związku. Od takiej uprzejmości trzeba jednak zapłacić podatek.

Kiedy zmienić opony na zimowe w 2025 – czy w tym roku to już obowiązek? Warto uważać na symbole 3PMSF oraz M+S

Jak co roku, kierowców w Polsce dręczy pytanie, czy to już pora zmiany opon letnich na zimowe. Jesienią aura za oknem bywa niejednoznaczna, w nocy zaskakując nas pierwszymi przymrozkami, zaś w słoneczne dni nadal oferując nawet kilkanaście stopni Celsjusza na plusie.

REKLAMA

Skrócony czas pracy właśnie staje się rzeczywistością: 6 [zamiast 8] godzin pracy dziennie, 3-dniowy weekend albo dodatkowe dni urlopu, bez zmniejszenia wynagrodzenia [MRPiPS wydało komunikat]

W dniu 15 października 2025 r. MRPiPS ogłosiło wyniki naboru do pilotażowego programu pn. „Skrócony czas pracy – to się dzieje”, w którym mogli wystartować przedsiębiorcy (i nie tylko) z całej Polski. Za udział w programie, każdy pracodawca będzie mógł otrzymać nawet 1 mln zł dofinansowania, a ponad tysiące pracowników, już niebawem, będzie mogło pracować 4 (zamiast 5) dni w tygodniu albo po 6 lub 7 (zamiast 8) godzin dziennie bądź skorzystać z dodatkowych dni urlopu, zachowując przy tym prawo do dotychczasowego wynagrodzenia.

Dni opieki na dzieci z różnych związków to prawdziwa łamigłówka. Pracodawcy nie wiedzą co robić. Korzystają ci, którzy znają swoje prawa

Ile dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem mogą wykorzystać pracownicy, którzy mają dzieci z różnych związków? Podzielenie tego uprawnienia to prawdziwa łamigłówka. Wygrać mogą tylko te osoby, które znają swoje prawa.

REKLAMA