REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 24 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Rząd chce aby od 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz aby prowadzono i przechowywano dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Główne zmiany dotyczą przede wszystkim przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców. Nowe rozwiązania znacznie zmniejszą obciążenia biurokratyczne pracodawców, w tym przedsiębiorców. Zmiany te mają swoje źródło w dokumencie: Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców). Nowe regulacje powinny obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Najważniejsze propozycje:

  1. Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat

Przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie tego okresu będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych (pracowników i zleceniobiorców) niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości. Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Korzystnie wpłynie to na bezpieczeństwo pracownika, który nie będzie musiał udowadniać przed ZUS poprawności danych zapisanych na jego koncie, co wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np.: zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Ponadto, rozwiązanie to wyeliminuje potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Polecamy produkt: E-składka. Jedno konto ZUS od 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy pracownicy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r., to pracodawca ich dokumentację pracowniczą będzie nadal przechowywał przez 50 lat.

Długie przechowywanie dokumentacji pracowniczej generuje u pracodawców koszty ok. 130 mln zł rocznie. Obecne regulacje nie gwarantują też ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia (emerytury lub renty) będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty (np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano).

W niektórych krajach obowiązują podobne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej lub krótsze: Finlandia – 10 lat, Dania – 5 lat, Niemcy 6-10 lat (do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych) i 10 lat (listy płac).

  1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Jednak pracodawca nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. Wybór formy zawsze będzie należał do niego.

Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej wpłynie na zmniejszenie kosztów u pracodawców związanych z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Skróci się też czas przeszukiwania akt osobowych i poprawi jakość dokumentacji (nie będzie dochodziło do jej zużycia).

Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

  1. Przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. blisko 77,8 proc. pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenie na rachunki płatnicze. Jednak na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie) wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Bon energetyczny to jednorazowe świadczenie. Co jak ktoś będzie miał problemy z prądem za pół roku?

    Znamy pierwsze szczegóły dofinansowania od rządu dla osób, które będą miały kłopoty po podwyżce cen prądu. Nosi nazwę "bon energetyczny". Niestety to jednorazowe świadczenie, a nie stała pomoc dla osób ubogich.

    Nowe regulacje dotyczące cen energii w Polsce

    Minister klimatu i środowiska, Paulina Hennig-Kloska, zapowiedziała w Polsat News, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Obecnie ceny energii, gazu oraz ciepła są zamrożone w ramach wprowadzonych przez poprzedni rząd tarcz antyinflacyjnych; przepisy wygasają w połowie roku.

    Jakie będą emerytury od kwietnia 2024? ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS

    Od kwietnia 2024 roku ZUS będzie korzystać z nowej tablicy GUS do obliczania wysokości nowo przyznawanych emerytur. Najnowsza tablica dalszego trwania życia powoduje obliczenie emerytury osoby w wieku 60 lat niższej o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż na podstawie poprzedniej tablicy.

    Kilka dodatków osłonowych na jeden adres. Jak z tym było w dodatku węglowym?

    Jeszcze przez miesiąc można składać wnioski o dodatek osłonowy. Stałym problemem jest złożenie kilku wniosków z jednego adresu. Częsta sytuacja, gdy w domu na parterze mieszkają teściowie, na piętrze młode małżeństwo z dzieckiem.

    REKLAMA

    Afera Funduszu Sprawiedliwości. Przedstawicielowi Fundacji Profeto usłyszał zarzuty

    W kontekście śledztwa dotyczącego Funduszu Sprawiedliwości, prokuratura postawiła zarzuty przedstawicielowi Fundacji Profeto, organizacji kościelnej działającej od 2014 roku. Zarzuty wynikają z faktu, że fundacja otrzymała ponad 66 milionów złotych, mimo że jej projekt nie spełniał wymogów formalnych ani merytorycznych.

    Byli mundurowi mogą wrócić do policji. Korpus oficerów młodszych bez limitu czasu na decyzję [Nowelizacja ustawy o Policji]

    Rząd ułatwi powrót do służby policjantom, którzy z niej odeszli. Zmieni ustawę o Policji.

    Podwyższenie limitu wydatków komitetów wyborczych w wyborach do PE

    Podwyższenie limitu wydatków komitetów wyborczych w wyborach do Parlamentu Europejskiego zakłada projekt rozporządzenia Ministra Finansów.

    Podwyżka dla nauczycieli WF-u dorabiających po godzinach i w weekendy

    Dodatkową pracę oferuje minister sportu i prowadzony przez niego program "Aktywna szkoła". Program promuje udostępnianie sportowych obiektów szkolnych po godzinach pracy szkoły. 

    REKLAMA

    Szykują się spore zmiany w leczeniu. Resort zdrowia zakasał rękawy

    W środę do konsultacjach publicznych skierowany został projekt nowelizacji rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu leczenia szpitalnego. Dotyczy on leczenia ostrej fazy udaru niedokrwiennego. Ministerstwo Zdrowia ma zamiar wprowadzić także modyfikacje w obszarze gwarantowanych usług stomatologicznych. Projekt zmian zakłada rozszerzenie listy gwarantowanych usług, między innymi o realizację co najmniej dwóch wizyt adaptacyjnych w trzecim roku życia dla dzieci, które doświadczają lęku dentystycznego.

    Kiedy 13 emerytura 2024 KRUS? Ile będzie wynosić?

    13 emerytura z KRUS wypłacana będzie w kwietniu, w terminach płatności świadczeń emerytalno-rentowych, razem z emeryturą, rentą lub rodzicielskim świadczeniem uzupełniającym. Trzynastka z KRUS wynosi 1 780,96 zł brutto.

    REKLAMA