Skarbówka potwierdza: prezenty od pracodawcy nie zawsze z PIT!

• Prezenty dla pracowników
• Darowizna czy przychód? Kluczowe rozróżnienie
• Obowiązek podatkowy po stronie pracownika i jego granice
• Cztery warunki, które muszą być spełnione
• Praktyczne wskazówki dla pracodawcy

Firmowe prezenty okolicznościowe to praktyka powszechna, a zarazem podatkowo niejednoznaczna. Przez lata pracodawcy i pracownicy zmagali się z pytaniem, czy upominek wręczony z okazji prywatnego wydarzenia: ślubu, jubileuszu czy narodzin potomka stanowi przychód ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić zaliczkę na PIT. Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej porządkuje tę kwestię i wyznacza warunki, przy spełnieniu których pracodawca może spać spokojnie.

Prezenty dla pracowników

Z wnioskiem o interpretację wystąpiła spółka akcyjna zatrudniająca pracowników na podstawie umów o pracę, umów zlecenia oraz powołania. Spółka planowała przekazywać obdarowanym drobne upominki, karty podarunkowe, bilety do kina czy teatru, z okazji urodzin, ślubu, narodzin dziecka lub innych ważnych wydarzeń osobistych. Kluczowe dla późniejszej kwalifikacji podatkowej było to, że prezenty miały charakter dobrowolny, nie wynikały z żadnego regulaminu wynagradzania ani zapisów umownych, a ich wręczanie odbywało się w sposób nieformalny, często za pośrednictwem współpracowników.

Spółka podkreśliła we wniosku, że świadczenia te mają stanowić formę gratulacji, a nie gratyfikacji. Obdarowani nie prowadzą działalności gospodarczej, posiadają nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce, a przekazanie upominku nie wiąże się z żadnym świadczeniem wzajemnym z ich strony.

Darowizna czy przychód? Kluczowe rozróżnienie

Organ interpretacyjny zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy. Podstawą rozstrzygnięcia było zakwalifikowanie upominków jako darowizny w rozumieniu art. 888 § 1 Kodeksu cywilnego — świadczenia bezpłatnego, bez ekwiwalentu, dokonywanego kosztem majątku darczyńcy. Skoro tak, uruchamia się art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który wprost wyłącza z opodatkowania PIT przychody podlegające przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn.

Innymi słowy: prezenty kwalifikowane jako darowizna nie generują przychodu ze stosunku pracy ani z działalności wykonywanej osobiście, a zatem pracodawca nie ma obowiązku obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dotyczy to wszystkich trzech grup obdarowanych: pracowników etatowych, zleceniobiorców i członków zarządu powołanych uchwałą.

Obowiązek podatkowy po stronie pracownika i jego granice

Wyłączenie z PIT nie oznacza, że temat podatku znika całkowicie. Zgodnie z ustawą o podatku od spadków i darowizn obowiązek podatkowy ciąży na obdarowanym, czyli na pracowniku lub zleceniobiorcy. W przypadku darowizn między podmiotami niezaliczonymi do I ani II grupy podatkowej (a taką relację reprezentuje spółka i jej pracownik) zastosowanie ma III grupa podatkowa. Kwota wolna od podatku od spadków i darowizn wynosi dla tej grupy 5308 zł w okresie pięciu lat od pierwszej darowizny tego samego darczyńcy.

W praktyce oznacza to, że drobne upominki okolicznościowe, karta podarunkowa za 200 zł na urodziny czy bilet do teatru za 150 zł mieszczą się swobodnie w tym limicie i nie rodzą po stronie pracownika obowiązku złożenia deklaracji ani zapłaty podatku. Problem pojawi się dopiero, gdy suma prezentów od tego samego pracodawcy przekroczy wspomnianą kwotę w ciągu pięciu lat.

Cztery warunki, które muszą być spełnione

Interpretacja nie jest bezwarunkowym „zaproszeniem” do obdarowywania załogi bez konsekwencji podatkowych. Z uzasadnienia organu wynikają cztery kluczowe przesłanki, które muszą być spełnione łącznie, by upominek mógł zostać zakwalifikowany jako darowizna:

1. Brak związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych - prezent musi być powiązany z prywatnym wydarzeniem w życiu pracownika, a nie z wynikami pracy ani zajmowanym stanowiskiem.
2. Dobrowolność i nieformalność - upominek nie może wynikać z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania ani żadnego innego wiążącego dokumentu wewnętrznego.
3. Brak świadczenia wzajemnego - obdarowany nie zobowiązuje się do niczego w zamian; jest to czysty akt przysporzenia majątkowego.
4. Charakter gratulacji, nie gratyfikacji - świadczenie ma uczcić ważne wydarzenie osobiste, a nie wynagrodzić za pracę lub zmotywować do jej wykonywania.

Niespełnienie któregokolwiek z powyższych warunków może zmienić kwalifikację prawną upominku - z darowizny na świadczenie wynikające ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, a to oznacza konieczność odprowadzenia zaliczki na PIT.

Praktyczne wskazówki dla pracodawcy

Interpretacja indywidualna, choć wiążąca wyłącznie dla podmiotu, który o nią wnioskował, stanowi cenną wskazówkę dla pozostałych pracodawców. Chcąc skorzystać z omówionej konstrukcji podatkowej, warto zadbać o kilka elementów organizacyjnych:

• Nie ujmować prezentów okolicznościowych w regulaminie wynagradzania ani w umowach - ich wprowadzenie do dokumentów wiążących zmienia charakter prawny świadczenia.
• Archiwizować dokumentację okazjonalną — informacje o zdarzeniach, z którymi wiąże się prezent (data ślubu, urodzin, narodzin dziecka), mogą być pomocne w razie kontroli.
• Prowadzić ewidencję przekazanych upominków per pracownik — pozwoli to kontrolować, czy suma świadczeń nie przekroczyła kwoty wolnej od podatku od spadków i darowizn (5308 zł w ciągu pięciu lat).
• Rozważyć wystąpienie o własną interpretację indywidualną - zwłaszcza jeśli skala programu prezentów jest duża lub jeśli firma stosuje bardziej rozbudowany model obdarowywania pracowników.

Nowe stanowisko KIS wpisuje się w utrwaloną już linię interpretacyjną, którą zapoczątkowało orzecznictwo Trybunału Konstytucyjnego m.in. wyrok z 8 lipca 2014 r. potwierdzające, że nie każde świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika jest przychodem ze stosunku pracy. Diabeł tkwi w szczegółach, jednak przy właściwym ustrukturyzowaniu praktyki prezentowej pracodawca może budować relacje w zespole bez zbędnych obciążeń fiskalnych.

Źródło:

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 marca 2026 r., sygn. 0111-KDIB2-2.4015.209.2025.4.PB oraz 0113-KDIPT2-3.4011.978.2025.5.GG