E-faktury w KSeF. Jak wystawiać bez dobrego Internetu?

• Posłanka Iwona Małgorzata Krawczyk pyta ministra o KSeF: jak wystawiać e-faktury bez dobrego Internetu?
• Resort finansów: w KSeF będzie tryb offline i aplikacje, ale bez wsparcia w rozbudowie Internetu

Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To narzędzie ma uprościć rozliczenia podatkowe i uszczelnić system VAT, ale już dziś budzi sporo obaw. Do biur poselskich i samorządowych spływają sygnały od firm, które zmagają się z niestabilnym Internetem – a bez niego nie da się wystawić faktury w KSeF. Chodzi m.in. o utratę połączeń przy transakcjach bezgotówkowych, problemy z kasami online czy brak możliwości przesyłania dokumentów księgowych. Posłanka Iwona Krawczyk skierowała w tej sprawie interpelację do ministra finansów. Resort odpowiada, że przygotował rozwiązania awaryjne i narzędzia wsparcia, ale nie prowadzi prac nad poprawą infrastruktury telekomunikacyjnej.

Posłanka Iwona Małgorzata Krawczyk pyta ministra o KSeF: jak wystawiać e-faktury bez dobrego Internetu?

Interpelacja nr 11513 do ministra finansów i gospodarki w sprawie zapewnienia warunków infrastrukturalnych dla skutecznego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w kontekście powtarzających się problemów z łącznością i transmisją danych:

"Panie Ministrze,
w związku z uchwaleniem w dniu 25 lipca 2025 r. ustawy nowelizującej ustawę o podatku od towarów i usług (VAT) (druk sejmowy nr 1407), która zakłada obowiązkowe stosowanie elektronicznego fakturowania za pośrednictwem systemu KSeF w relacjach gospodarczych kluczowe staje się zapewnienie nieprzerwanego i powszechnego dostępu do stabilnych usług transmisji danych jako warunku technicznego prawidłowego wykonania obowiązków podatkowych przez przedsiębiorców. Do biur poselskich i samorządowych zgłaszane są liczne przypadki występowania istotnych problemów w tym zakresie, w szczególności:

• braku możliwości przeprowadzania transakcji bezgotówkowych z powodu utraty połączenia z siecią,
• zakłóceń w pracy kas rejestrujących online,
• niemożności bieżącej obsługi systemów księgowych i przesyłania dokumentów elektronicznych do organów skarbowych.

Problemy te mają charakter systemowy i występują zarówno w gminach wiejskich, jak i w małych miastach - w sposób istotny wpływając na możliwość wykonywania przez przedsiębiorców podstawowych czynności ewidencyjno-podatkowych. Panie Ministrze, w związku z powyższym proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów przeprowadziło ocenę ryzyka związanego z ograniczoną dostępnością stabilnego Internetu na potrzeby funkcjonowania systemu KSeF, w tym w ujęciu terytorialnym?
2. Czy w ramach wdrożenia systemu KSeF przewidziano mechanizmy umożliwiające działanie w trybie awaryjnym w sytuacjach braku dostępu do sieci?
3. Czy ministerstwo prowadzi współpracę z Ministerstwem Cyfryzacji w zakresie usuwania barier infrastrukturalnych utrudniających wykonywanie obowiązków podatkowych drogą elektroniczną?
4. Jakie instrumenty wsparcia przewidziano dla przedsiębiorców z obszarów o niedostatecznym poziomie infrastruktury cyfrowej w kontekście obowiązku korzystania z KSeF?
5. Czy planowane jest uruchomienie systemu monitorowania jakości i dostępności usług transmisji danych w powiązaniu z lokalizacjami prowadzenia działalności gospodarczej?

Z uwagi na obowiązkowy charakter przepisów dotyczących KSeF oraz bezpośredni wpływ jakości infrastruktury telekomunikacyjnej na ich wykonalność proszę o potraktowanie sprawy jako priorytetowej".

Resort finansów: w KSeF będzie tryb offline i aplikacje, ale bez wsparcia w rozbudowie Internetu

Odpowiedź na interpelację nr 11513 w sprawie zapewnienia warunków infrastrukturalnych dla skutecznego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w kontekście powtarzających się problemów z łącznością i transmisją danych:

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania zawarte w interpelacji nr 11513 przedstawia wyjaśnienia. Ministerstwo Finansów wskazuje także, że ilekroć w poniższej odpowiedzi używa się pojęcia:

• KSeF 1.0 - rozumie się przez to KSeF w wersji funkcjonującej od 2022 r. w wersji fakultatywnej,
• KSeF 2.0 - rozumie się przez to KSeF w wersji obligatoryjnej, który produkcyjnie będzie funkcjonował od 1 lutego 2026 r.

1. Czy Ministerstwo Finansów i Gospodarki przeprowadziło ocenę ryzyka związanego z ograniczoną dostępnością stabilnego Internetu na potrzeby funkcjonowania systemu KSeF, w tym w ujęciu terytorialnym?

Ministerstwo Finansów nie prowadziło analiz oceny ryzyka związanego z ograniczoną dostępnością stabilnego Internetu na potrzeby funkcjonowania systemu KSeF w ujęciu terytorialnym. Niemniej, analizując możliwości zmian pod kątem biznesowym i prawnym oraz analizie możliwości technicznych przygotowania systemu, Ministerstwo Finansów przygotowało usprawnienia, które będą wspierać przedsiębiorców i osoby wystawiające faktury we wdrożeniu obligatoryjnego KSeF. Najważniejszym z nich jest wprowadzenie bezterminowo możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”. Konstrukcja rozwiązania realizuje dwa postulowane przez przedsiębiorców w trakcie przeprowadzanych konsultacji cele:

Po pierwsze, ułatwienia w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny. Po drugie, z rozwiązania można skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu, które wynikają np. z jakości sieci transmisyjnej. Taki system pozwala na wyeliminowanie obaw przedsiębiorców związanych z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w KSeF. Konstrukcja rozwiązania realizuje dwa postulowane przez przedsiębiorców w trakcie przeprowadzanych konsultacji cele.

2. Czy w ramach wdrożenia systemu KSeF przewidziano mechanizmy umożliwiające działanie w trybie awaryjnym w sytuacjach braku dostępu do sieci?

Ustawa o podatku VAT zapewnia rozwiązania w zakresie wystawiania faktur w sytuacji:

1. niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu - tzw. tryb offline,
2. awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu),
3. awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu).

Ad 1.

Użytkownicy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostaną odpowiednio wcześniej poinformowani o planowanych pracach serwisowych. Przerwy techniczne będą miały charakter krótkotrwały i zaplanowany, a ich terminy zostaną zakomunikowane z wyprzedzeniem, tak aby podatnicy mogli się do nich przygotować, ponieważ w czasie prac serwisowych nie będzie możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Informacje o niedostępności systemu będą publikowane w formie komunikatu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF).

W trakcie niedostępności systemu, będzie możliwe wystawianie faktur w trybie offline. Podatnik wystawia wtedy fakturę w postaci elektronicznej zgodnej z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Po zakończeniu okresu niedostępności KSeF podmiot, który wystawił fakturę, jest zobowiązany przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności systemu. Fakturę wystawioną w powyższy sposób podatnik może przekazać w sposób uzgodniony, w tym również poza KSeF:

• podmiotom innym niż zarejestrowanym do VAT,
• podmiotom nieposługującym się NIP, w tym konsumentom i podmiotom zagranicznym, lub
• podmiotom korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME.

W takim przypadku wystawiający jest zobowiązany oznaczyć tę fakturę kodem weryfikującym. Pozostali podatnicy - krajowi, otrzymują fakturę w KSeF.

Ad 2.

Zgodnie z art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT, awaria Krajowego Systemu e-Faktur będzie ogłaszana na BIP MF.Ponadto zostanie przygotowany dodatkowy niezależny od KSeF interfejs informujący podatnika o awarii systemu. Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. We wskazanym interfejsie będzie pojawiał się komunikat o awarii w określonym przedziale czasowym zakreślonym wskazanymi datami.

W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika elektroniczny wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 - datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany opatrzyć kodem weryfikującym i może przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W czasie awarii, fakturę wystawioną w ten sposób, podatnik może udostępnić każdemu nabywcy. Faktury wystawione w trakcie trwania awarii wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF.

Ad 3.

W przypadkach nadzwyczajnych, gdy nie będzie możliwe ogłoszenie awarii na stronie BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym,, będzie ona ogłaszana za pomocą środków masowego przekazu (zgodnie z art. 106ne ust. 3 ustawy, wraz z procedurą określoną w art. 106ng ustawy). W takim przypadku faktury i faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad, tj. podatnicy będą mogli wystawiać faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

Faktury wystawione w tym okresie nie będą podlegały obowiązkowi przesłania ich do Krajowego Systemu e-Faktur po zakończeniu tej awarii.

3. Czy Ministerstwo prowadzi współpracę z Ministerstwem Cyfryzacji w zakresie usuwania barier infrastrukturalnych utrudniających wykonywanie obowiązków podatkowych drogą elektroniczną?

W ramach projektu KSeF Ministerstwo Finansów nie prowadzi z Ministerstwem Cyfryzacji prac nad usuwaniem barier infrastrukturalnych utrudniających wykonywanie obowiązków podatkowych drogą elektroniczną. Ministerstwo Cyfryzacji bierze natomiast czynny udział w procesie konsultacji ustawy KSeF oraz aktów wykonawczych do ustawy w sprawie wdrażania KSeF 1.0 oraz 2.0.

4. Jakie instrumenty wsparcia przewidziano dla przedsiębiorców z obszarów o niedostatecznym poziomie infrastruktury cyfrowej, w kontekście obowiązku korzystania z KSeF?

Ministerstwo Finansów dokłada wszelkich starań, aby ułatwić podatnikom proces wdrażania KSeF. W tym celu udostępniamy bezpłatne narzędzia dla podatników do obsługi KSeF:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 - aplikacja online umożliwiająca korzystanie z systemu podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników w celu wystawiania i odbierania e-Faktur oraz zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami i certyfikatami KSeF; pozwala także na podgląd e-Faktury i pobranie UPO;
• Aplikacja Mobilna KSeF - aplikacja pozwalająca na wygodne i szybkie wystawianie e-Faktur przy użyciu smartfona, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca. Możliwe jest także przeglądanie oraz pobranie wystawianych e-Faktur, zarządzanie wizytówką podatnika czy utworzenie wersji roboczej e-Faktury;
• E-mikrofirma - narzędzie, które umożliwia powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

5. Czy planowane jest uruchomienie systemu monitorowania jakości i dostępności usług transmisji danych w powiązaniu z lokalizacjami prowadzenia działalności gospodarczej?

Centrum Informatyki Resortu Finansów nie świadczy usług transmisji danych, w konsekwencji nie ma technicznej możliwości ich monitorowania w powiązaniu z lokalizacjami prowadzenia działalności gospodarczej.

Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów
Zbigniew Stawicki
Warszawa, 28 sierpnia 2025 r.