Najem prywatny i ryczałt: jeden zapis w umowie, żeby nie przepłacać za media

• Ryczałt jako jedyna forma opodatkowania najmu
• Co stanowi przychód, a co nim nie jest
• Umowa najmu jako kluczowy dokument podatkowy
• Trzy modele rozliczania mediów
• Stanowisko KIS i wyrok NSA
• Dokumentacja i deklaracja PIT-28
• Powołane interpretacje indywidualne i orzeczenia

Ryczałt jako jedyna forma opodatkowania najmu

Ryczałt oblicza się od przychodu: nie od dochodu. Nie można odliczyć kosztów remontów, odsetek od kredytów ani amortyzacji. Stawka podstawowa wynosi 8,5 proc. od przychodów do 100 000 zł rocznie; nadwyżka jest opodatkowana stawką 12,5 proc. Małżonkowie pozostający we wspólności majątkowej, którzy zdecydują się na opodatkowanie całości przychodów przez jedną osobę, korzystają z podwojonego progu: 200 000 zł.

Co stanowi przychód, a co nim nie jest

Zgodnie z art. 6 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne przychodem z najmu są pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika. Kluczowe jest pojęcie definitywnego przysporzenia majątkowego: aby kwota stanowiła przychód, musi trwale powiększać aktywa wynajmującego.

Jeśli właściciel lokalu otrzymuje od najemcy środki wyłącznie po to, by przekazać je dostawcom energii, wody lub zarządcy nieruchomości, nie dochodzi do realnego wzbogacenia. Wynajmujący pełni wówczas rolę pośrednika i przy spełnieniu określonych warunków formalnych kwoty te nie wchodzą do podstawy opodatkowania.

Do opłat, które przy prawidłowej umowie pozostają neutralne podatkowo, należą:

• energia elektryczna,
• gaz,
• woda zimna i ciepła,
• odprowadzanie ścieków,
• czynsz administracyjny do spółdzielni lub wspólnoty (w tym fundusz remontowy),
• opłaty za wywóz odpadów, a także koszty internetu i telewizji kablowej, jeśli umowa przypisuje je najemcy.

Warunkiem jest rozliczenie dokładnie według kwot wynikających z faktur dostawców bez żadnej marży.

Umowa najmu jako kluczowy dokument podatkowy

Sama intencja wyłączenia mediów z przychodu nie wystarczy musi z niej wynikać wprost treść umowy. Organy skarbowe podczas kontroli analizują dosłowne brzmienie zapisów umownych. Zamiast ogólnego zapisu „najemca będzie płacił 2500 zł miesięcznie za najem lokalu wraz z opłatami”, umowa powinna precyzyjnie rozdzielać dwa składniki: czynsz najmu jako wynagrodzenie właściciela oraz opłaty eksploatacyjne rozliczane według rzeczywistego zużycia na podstawie faktur.

Zalecanym sformułowaniem – wprost nawiązującym do argumentacji akceptowanej przez Dyrektora KIS – jest wskazanie, że „najemcę obciążają opłaty związane z eksploatacją przedmiotu najmu, a wynajmujący pełni jedynie rolę pośrednika w ich przekazywaniu do podmiotów uprawnionych”.

Trzy modele rozliczania mediów

Model cesji (najbezpieczniejszy): najemca podpisuje bezpośrednie umowy z dostawcami mediów. Pieniądze za prąd i gaz w ogóle nie przepływają przez konto właściciela, co eliminuje ryzyko podatkowe. Wadą jest ograniczona kontrola nad terminowością opłat.

Model zaliczkowy (najczęstszy): liczniki pozostają na właścicielu, ale najemca przelewa środki na podstawie kopii faktur lub odczytów podliczników. Przy odpowiednim zapisie umownym kwoty te są neutralne podatkowo. Wymaga comiesięcznych rozliczeń i archiwizacji dokumentów.

Model all-inclusive (niekorzystny): najemca płaci jedną stałą kwotę bez wyodrębniania składników. Cała wpłata uznawana jest za przychód wynajmującego – podatek płacony jest również od kosztów mediów lokatora.

Stanowisko KIS i wyrok NSA

Linia interpretacyjna organów podatkowych jest od kilku lat stabilna i korzystna dla podatników. Dyrektor KIS w interpretacji z 28 grudnia 2022 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.771.2022.1.JG) stwierdził, że jedynie czynsz najmu stanowi podstawę opodatkowania ryczałtem, a opłaty eksploatacyjne są neutralne podatkowo. Interpretacja z 3 października 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.642.2024.1.MW) potwierdziła, że media nie podlegają opodatkowaniu, o ile z umowy wynika obowiązek ich ponoszenia przez najemcę. Interpretacja z 15 września 2025 r. (sygn. 0115-KDST2-1.4011.355.2025.2.RH) dotyczyła opłat administracyjnych obejmujących fundusz celowy, utrzymanie części wspólnych i konserwację wind. Dyrektor KIS potwierdził, że wynajmujący pełni rolę pośrednika, a dodatkowe opłaty nie powiększają jego majątku.

Styczniowy wyrok NSA (sygn. akt II FSK 559/23) potwierdził, że przychód podatkowy musi mieć charakter definitywnego przysporzenia majątkowego. Sąd stwierdził, że kwoty refakturowane bez marży nie powiększają majątku wynajmującego i nie stanowią przychodu objętego ryczałtem. I to niezależnie od tego, czy najem prowadzony jest prywatnie, czy w ramach działalności gospodarczej.

Dokumentacja i deklaracja PIT-28

Wyłączenie opłat eksploatacyjnych z podstawy opodatkowania musi być udokumentowane. Wynajmujący powinien przechowywać przez pięć lat od końca roku podatkowego: umowę najmu z precyzyjnymi klauzulami o rozdziale kosztów, wyciągi bankowe z opisami przelewów, oryginały faktur od dostawców oraz protokoły zdawczo-odbiorcze z odczytami liczników.

W rocznej deklaracji PIT-28 wykazuje się sumę faktycznie otrzymanych kwot czynszu należnych wynajmującemu – bez uwzględniania refakturowanych mediów. Ryczałt wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu. Termin złożenia PIT-28 za rok 2025 upływa 30 kwietnia 2026 r.

Powołane interpretacje indywidualne i orzeczenia

• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28 grudnia 2022 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.771.2022.1.JG
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 października 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.642.2024.1.MW
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 września 2025 r., sygn. 0115-KDST2-1.4011.355.2025.2.RH
• wyrok NSA z 30 stycznia 2026 r., sygn. akt II FSK 559/23