Wypłata nagrody jubileuszowej po doniesieniu dokumentów, a składki ZUS 2026. Nowe zasady stażu pracy to często dodatkowe pieniądze dla pracowników

• Nowe zasady stażu pracy 2026. Co można doliczyć?
• Wypłata nagrody jubileuszowej po doniesieniu dokumentów 2026. Kiedy będzie możliwa?
• Doliczenie stażu pracy może dać nagrodę jubileuszową. Przykład
• Jedna czy kilka nagród jubileuszowych?
• Jakie dokumenty trzeba donieść do pracodawcy?
• Od kiedy obowiązują nowe przepisy?
• Jak uzyskać zaświadczenie o stażu pracy z ZUS krok po kroku?
• W jakim terminie należy dostarczyć zaświadczenie pracodawcy?
• Dla kogo to może oznaczać wypłatę pieniędzy, kto może zostać pominięty?

Nowe zasady stażu pracy 2026. Co można doliczyć?

Od 2026 roku zmieniają się zasady ustalania stażu pracy. Do okresu pracy będzie można doliczyć nie tylko klasyczne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że chodzi m.in. o okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej, świadczenia usług czy udokumentowanej pracy zarobkowej za granicą.

To ważna zmiana, bo dla wielu osób wcześniejsze lata pracy na zleceniu albo własnej działalności dotąd nie dawały takich samych uprawnień pracowniczych jak etat. Po zmianach mogą one podnieść ogólny staż pracy, a w wielu przypadkach przyspieszyć nabycie prawa do nagrody jubileuszowej.

Wypłata nagrody jubileuszowej po doniesieniu dokumentów 2026. Kiedy będzie możliwa?

Nagroda jubileuszowa nie przysługuje każdemu pracownikowi z samego Kodeksu pracy. Zależy od przepisów dotyczących danej grupy zawodowej. Takie zasady obowiązują m.in. u pracowników samorządowych, służby cywilnej, nauczycieli, pracowników instytucji kultury, części pracowników budżetówki albo od regulaminów wewnętrznych u pracodawcy.

Jeżeli jednak w danym miejscu pracy nagroda jubileuszowa obowiązuje, nowe zasady mogą mieć duże znaczenie. Po doliczeniu wcześniejszych okresów pracy może się okazać, że pracownik osiągnął wymagany próg stażu, np. 20, 25 albo 30 lat pracy. Wtedy, po udokumentowaniu tych okresów, pracodawca powinien przeliczyć staż i sprawdzić, czy powstało prawo do wypłaty.

Najczęściej nagrody jubileuszowe są przyznawane co 5 lat, zaczynając zwykle od 20 lat stażu pracy, a potem 25, 30, 35, 40, czasem także po 45 latach pracy. Wysokość nagrody zwykle rośnie wraz ze stażem, Przykładowo za 20 lat pracy często przysługuje 75% miesięcznego wynagrodzenia, a za 40 lub 45 lat nawet kilkaset procent pensji. W firmach prywatnych nagroda jubileuszowa nie jest obowiązkowa z Kodeksu pracy. Może jednak wynikać z regulaminu wynagrodzenia albo umowy o pracę.

MRPiPS wyjaśnia, że jeśli po doliczeniu nowych okresów na podstawie zaświadczenia z ZUS pracownik osiągnie lub przekroczy staż wymagany do nagrody jubileuszowej, pracodawca ma obowiązek ją wypłacić niezwłocznie po udokumentowaniu stażu.

Polecamy: Kodeks pracy 2026

Doliczenie stażu pracy może dać nagrodę jubileuszową. Przykład

Przykładowo pracownik samorządowy ma 16 lat stażu pracy. W przeszłości przez 5 lat prowadził działalność gospodarczą i opłacał składki. Po doliczeniu tego okresu jego staż wzrasta do 21 lat. To oznacza, że może osiągnąć próg uprawniający do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy.

Ministerstwo wskazuje, że w takiej sytuacji pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić nagrodę za 20 lat pracy, pod warunkiem że pracownik prawidłowo udokumentuje ten okres.

Jedna czy kilka nagród jubileuszowych?

Może zdarzyć się także sytuacja, że po doliczeniu nowych okresów staż pracy wzrośnie tak bardzo, że pracownik „przeskoczy” więcej niż jeden próg, np. z 16 do 26 lat. Wtedy nie oznacza to automatycznie wypłaty kilku nagród naraz.

Według stanowiska MRPiPS, jeżeli po doliczeniu okresów pracownik spełnia warunki do więcej niż jednej nagrody, pracodawca wypłaca jedną nagrodę, najwyższą, do której pracownik ma prawo.

Jakie dokumenty trzeba donieść do pracodawcy?

Kluczowe będą dokumenty potwierdzające okresy, które mają zostać doliczone do stażu. Zaświadczenie potwierdzające takie okresy wydaje ZUS. Jeżeli ZUS nie będzie mógł wydać zaświadczenia, np. z powodu bardzo dawnych okresów pracy, pracownik będzie mógł udowodnić staż własnymi dokumentami.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że to pracownik musi złożyć wniosek i dostarczyć dokumenty potwierdzające okresy, które chce doliczyć do stażu.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Nowe zasady stosuje się od 1 stycznia 2026 roku w sektorze finansów publicznych, a od 1 maja 2026 roku u pozostałych pracodawców.

To oznacza, że pracownicy budżetówki mogli od początku roku występować o przeliczenie stażu. W firmach prywatnych nowe zasady zaczęły działać od początku maja, ale również tam mogą mieć znaczenie, jeśli pracodawca przewiduje nagrody jubileuszowe w regulaminie albo innych wewnętrznych przepisach.

Jak uzyskać zaświadczenie o stażu pracy z ZUS krok po kroku?

• Logujemy się na swoje konto ZUS: www.zus.pl/ezus/logowanie.
• W menu wyszukujemy zakładkę „Kreator wniosku «stażowe»” i kliknij, aby otworzyć.
• Po wejściu w zakładkę, klikamy w pole „Utwórz nowy wniosek” i kliknij „Pokaż”.
• Następnie klikamy uzupełnij wniosek (częściowo uzupełniony już o Twoje dane) i wyślij.

W jakim terminie należy dostarczyć zaświadczenie pracodawcy?

Zaświadczenie należy dostarczyć pracodawcy w ciągu 24 miesięcy, licząc od:

• 1 stycznia 2026 roku - jeżeli jesteś zatrudniony u pracodawcy z sektora publicznego,
• 1 maja 2026 roku - jeżeli jesteś zatrudniony u pracodawcy z sektora prywatnego.

Jeżeli w tych terminach pracownik nie udowodni jakiegoś okresu pracy, pracodawca nie wliczy go do okresu zatrudnienia, od którego należą się uprawnienia pracownicze.

Dla kogo to może oznaczać wypłatę pieniędzy, kto może zostać pominięty?

Największe znaczenie nowe przepisy będą miały dla osób, które przez lata pracowały poza etatem, a dziś są zatrudnione na umowę o pracę. Chodzi m.in. o osoby, które wcześniej pracowały na zleceniu, prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą, współpracowały przy działalności albo wykonywały pracę zarobkową za granicą.

Jednocześnie pojawiają się pytania, czy nowe zasady obejmą wszystkich w takim samym zakresie. Część środowiska wojskowego alarmuje, że przepisy mogą nie dotyczyć osób pełniących służbę na podstawie odrębnych ustaw.

W oficjalnych materiałach rządowych wymieniono część służb mundurowych m.in. Policję, Służbę Ochrony Państwa, Straż Graniczną, Państwową Straż Pożarną czy Służbę Celno-Skarbową, jednak brakuje jasnego potwierdzenia, że nowe zasady obejmą także wysługę lat w wojsku. Oznacza to, że osoby wstępujące do służby po latach prowadzenia firmy lub pracy na zleceniu mogą nie otrzymać takich samych uprawnień jak pracownicy objęci Kodeksem pracy i nie dostaną nagród jubileuszowych.

Projekt rządowy rzeczywiście dotyczy przede wszystkim zmian w Kodeksie pracy oraz "okresu zatrudnienia", a żołnierze zawodowi funkcjonują na podstawie odrębnych przepisów programatycznych MON (Ustawa o obronie Ojczyzny z 2022 r.). To może powodować lukę.

Podstawa prawna: