Czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w regulaminie?

Zgodnie z art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych zgoda to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie. Zgoda nie może wynikać z oświadczenia woli o innej treści – czyli zgoda nie może być zawarta w regulaminie, którego zaakceptowanie wiąże się ze zgodą na warunki świadczenia usługi.

Umieszczenie w regulaminie zgody, oznacza że wynika ona z oświadczenia woli zgody na zasady świadczenia usługi określone w regulaminie. Zatem taka zgoda jest domniemana i nieważna. A jeżeli została pozyskana właśnie w ten sposób, to został złamany art. 49.1. ustawy o ochronie danych osobowych, mówiący, że: Kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Wystarczyłoby tuż pod formularzem dodać krótką, obowiązkową formułkę (nad lub pod akceptowaniem regulaminu):

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych zawartych w formularzu przez (pełna nazwa i adres) w celu (określić ten cel wprost). Dane podaję dobrowolnie, wiedząc że przysługuje mi prawo wglądu i ich edycji.

Można w tym miejscu dopisać informację o tym, czy dane osobowe będą udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów prawa (aby w pełni zaspokoić obowiązek informacyjny wynikający z art. 24 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych). Jednakże obowiązek informacyjny może zostać spełniony właśnie w regulaminie, gdyż nie wymaga oddzielnego zaakceptowania. Tam można podać dane administratora, informacje o podstawach prawnych, sposób odwołania zgody, itd.

Dla zainteresowanych umieszczam kilka odniesień do decyzji i interpretacji GIODO w zakresie zgody:

Zamieszczanie zgody w umowie

Zgoda powinna być osobna

Co powinien określać regulamin konkursu w zakresie przetwarzania danych

A także warto sięgnąć do orzecznictwa w zakresie umieszczania zgody na marketing w regulaminach (II SA 2135/02 – Wyrok).