W oparciu o przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych można wyróżnić dwie grupy samochodów firmowych – stanowiących własność podatnika i wprowadzonych do ewidencji jego środków trwałych.
Pierwszą grupę stanowią samochody osobowe, tj. takie samochody, które nie posiadają homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz których dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg. Do drugiej grupy natomiast zaliczają się samochody ciężarowe, tj. samochody, które posiadają homologację producenta lub importera wymaganą dla samochodów innych niż osobowe (np. samochody „z kratką”) oraz których dopuszczalna ładowność jest równa lub przekracza 500 kg.
W zależności od tego, do której grupy zakwalifikujemy dany samochód, w pewnym zakresie różnie będą rozliczane koszty związane z jego nabyciem i eksploatacją. I tak, wydatki na nabycie samochodu osobowego rozliczane są w formie odpisów amortyzacyjnych, dokonywanych od kwoty równej cenie nabycia samochodu, jednakże nie wyższej niż równowartości 20 tys. euro przeliczonych na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. Analogicznie, składki na ubezpieczenie samochodu osobowego stanowią koszt uzyskania przychodu tylko w proporcji, w jakiej pozostaje kwota 20 tys. euro (według średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia) do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Ograniczenia te nie mają natomiast zastosowania do samochodów ciężarowych. Zarówno bowiem koszty nabycia tych samochodów rozliczane są w formie odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych (tj. bez ograniczeń), jak i składki na ubezpieczenie stanowią koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.
Pomimo tych różnic w podatkowym podejściu do poszczególnych grup samochodów firmowych, należy podkreślić, iż w znacznym zakresie ich rozliczenie będzie odbywało się na podobnych zasadach. Podobieństwa dotyczą między innymi pozostałych wydatków związanych z eksploatacją samochodów, które stanowią koszt uzyskania przychodu podatnika na zasadach ogólnych, straty powstałej w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz koszty remontów powypadkowych, które stanowią koszt uzyskania przychodu podatnika tylko, jeżeli samochód był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym, czy też rat leasingowych (leasing finansowy), które również rozliczane będą na zasadach ogólnych, tj. spłata wartości rozliczana będzie w formie odpisów amortyzacyjnych, natomiast opłaty za korzystanie stanowić będą koszt uzyskania przychodów.
