Zrobiłeś plan urlopów na 2024 r.? Planowanie na wyrost jest niepotrzebne i nie zawsze się sprawdza.

• Planu urlopów ma pomagać pracodawcy i pracownikom
• Termin sporządzania planu można dostosować do swoich potrzeb

Planu urlopów ma pomagać pracodawcy i pracownikom

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Skoro ustawodawca wskazuje, że powinny, to znaczy, że nie muszą i istnieje także inny, zgodny z prawem, sposób postępowania. Od 2003 r. tworzenie planu urlopów nie jest już obowiązkowe, co wynika z art. 163 k.p. Pracodawca, u którego działa zakładowa organizacja związkowa musi uzyskać jej zgodę na rezygnację z tworzenia go, a ten, u którego taka organizacja nie działa, może samodzielnie i według własnego uznania podjąć decyzję o tym, czy będzie tworzył plan urlopów, czy woli ustalać terminy urlopów na bieżąco, po porozumieniu z pracownikami. Przed podjęciem decyzji o rezygnacji z planowania urlopów w tej formie, warto spojrzeć na nią nie jak na obciążającą niedogodność, ale jak na elastyczne narzędzie wspomagające organizację pracy.

Termin sporządzania planu można dostosować do swoich potrzeb

Z przepisów nie wynika termin, do którego trzeba sporządzić plan urlopów. W praktyce słusznie przyjmuje się, że należy to zrobić przed rozpoczęciem okresu, którego on dotyczy. Jeśli więc jest sporządzany na cały rok kalendarzowy, to trzeba przygotować go do ostatniego dnia roku poprzedzającego, czyli do 31 grudnia. Jeśli jest sporządzany na kwartał, należy dopilnować by planowanie zakończyło się przed końcem poprzedzającego go kwartału, a jeśli na miesiąc, przed końcem poprzedzającego go miesiąca. Największą zaletą planu urlopów jest bowiem to, że ustawodawca nie wskazał okresów, które ma on obejmować. Choć wielu pracodawców „z rozpędu” przygotowuje plan na cały rok kalendarzowy (bo tak robiło się „kiedyś”), to nie jest to konieczne. W zależności od potrzeb pracodawcy, plan urlopów może być znacznie bardziej elastycznym narzędziem wspomagającym organizację pracy i może obejmować miesiąc czy kwartał. Co więcej, jeśli jest to niezbędne z uwagi na specyfikę działalności danego zakładu pracy,  planowanie w poszczególnych działach może obejmować różne okresy. U tego samego pracodawcy mogą więc być tworzone zarówno plany miesięczne, kwartalne, jak i roczne – tak, aby planowanie było jak najbardziej realne i miało funkcję praktyczną, a nie stanowiło jedynie formalną podkładkę tego, że pracodawca wywiązuje się z ciążących na nim obowiązków.

Podstawa prawna
art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)