Pracodawców obciążają nowe obowiązki. Pamiętasz o tym? Sprawdź wymiary urlopów i okresy wypowiedzenia i przekaż pracownikowi ten dokument. Nie narażaj się na karę.

• Pracodawcę obciąża obowiązek informacyjny
• Wymiar urlopu wypoczynkowego się zmienia, a pracodawca musi o tym poinformować
• Z biegiem czasu okres wypowiedzenia się wydłuża

Pracodawcę obciąża obowiązek informacyjny

Jednym z obowiązków, które od lat obciążają pracodawcę zatrudniającego pracownika jest obowiązek informacyjny. Jest to czynność, którą kadrowcy wykonują od lat i w pewnym sensie automatycznie. Wiadomo bowiem, że jeśli zawiera się nową umowę o pracę, to niezbędnym elementem procesu zatrudnienia jest przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że informacje te stanowią swego rodzaju uzupełnienie postanowień umowy o pracę i przybliżają pracownikowi zasady prawa pracy, które będą miały zastosowanie podczas jego zatrudniania. Na gruncie prawa pracy to pracodawca jest bowiem podmiotem profesjonalnym, który z założenia posiada większą wiedzę niż jego pracownicy.

Jednak choć obowiązek informacyjny istnieje od lat, to jednak pracodawcy muszą pamiętać, że w kwietniu 2023 roku wprowadzono w tym zakresie kłopotliwe dla nich zmiany. Od tego czasu są bowiem zobowiązani do aktualizowania informacji przekazanych pracownikowi, jeśli którykolwiek z elementów ulegnie zmianie. Mimo wielu ułatwień, z których mogą obecnie korzystać działy kadr, jest to obowiązek kłopotliwy, szczególnie w przypadku zatrudniania dużej ilości pracowników. Katalog informacji, które pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi w ramach informacji, o której mowa, ma 13 pozycji. W kontekście aktualizacji, na szczególną uwagę zasługuje wśród nich wymiar urlopu wypoczynkowego oraz długość okresu wypowiedzenia. To bowiem te elementy najczęściej ulegają zmianie w czasie trwania stosunku pracy i sprawiają, że pracodawca ma obowiązek dopełnić obowiązku informacyjnego. 

Wymiar urlopu wypoczynkowego się zmienia, a pracodawca musi o tym poinformować

W przypadku urlopu wypoczynkowego jego wymiar jest uzależniony od długości zatrudnienia. Choć w przestrzeni publicznej pojawia się wiele głosów dotyczących konieczności zmiany obowiązujących w tym zakresie przepisów i uniezależnienia wymiaru urlopu od tego wskaźnika, to jak na razie nie wprowadzono w tym zakresie zmian i wymiar urlopu wypoczynkowego nadal co do zasady wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Dodatkowym utrudnieniem w zakresie obliczania właściwego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi jest to, że chodzi w tym wypadku o ogólny okres zatrudnienia, który obejmuje również wskazane przez ustawodawcę okresy nauki. Należy więc do niego zaliczyć z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkoły policealnej - 6 lat,
• szkoły wyższej - 8 lat.

Okresy te nie podlegają sumowaniu, a do urlopowego stażu pracy należy zawsze zaliczyć okres nauki w szkole programowo najwyższej. Obecnie powszechnym zjawiskiem jest to, że pracownicy jednocześnie pracują i kształcą się, a więc urlopowy staż pracy może się zmieniać nie tylko w związku tym, że minie kolejny rok pracy danego pracownika. Pracodawcy muszą więc w tym zakresie zachować czujność. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku, gdy pobierania nauki w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki – zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika. 

Z biegiem czasu okres wypowiedzenia się wydłuża

Drugim elementem informacji przekazywanej pracownikowi, który ulega zmianom jest okres wypowiedzenia, którego długość jest uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Takie brzmienie przepisów sprawia, że konieczność zaktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia zachodzi już po 6 miesiącach zatrudnienia u danego pracodawcy, bo wówczas okres wypowiedzenia umowy wydłuża się z 2 tygodni do 1 miesiąca.