Jak kalkulować ceny usług księgowych

Zapewne osoby początkujące, zakładające biuro rachunkowe oraz takie, które zastanawiają się nad jego wyborem, zadają sobie pytanie - jakie ceny można zaoferować, żeby pozyskać klientów a jednocześnie zachować opłacalność?

Oczywiście nie ma jedynie słusznej odpowiedzi. Nawet zorientowanie się w widełkach cenowych jakie funkcjonują na lokalnym rynku biur rachunkowych niewiele daje. Dlatego warto policzyć. To małe ćwiczenie z kalkulacji na pewno przyda się również później, kiedy trzeba będzie posłużyć radą klientowi.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Jak przyciągnąć nowe firmy do biura rachunkowego

Na jakie niezbędne, miesięczne wydatki biura rachunkowego trzeba będzie zapracować?

Rodzaj	wydatek/koszt
	całkowity	roczny	miesięczny
amortyzacja komputera Autopromocja Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych Sprawdź	2 500,00	833,33	69,44
amortyzacja urządzenia wielofunkcyjnego	1 000,00	333,33	27,78
eksploatacja urządzeń			100,00
ubezpieczenie		700,00	58,33
składka samorządowa			50,00
dostęp do bazy prawnej		1 500,00	125,00
szkolenia		1 000,00	83,33
regał i biurko	1 000,00	333,33	27,78
dojazdy			100,00
telekomunikacja			100,00
inne koszty			100,00
Razem			841,67

Z założenia koszty wynajęcia lokalu nie zostały uwzględnione. Zazwyczaj przy niewielkim rozmiarze działalność, usługi są świadczone we własnym lokalu lub lokalu zleceniodawcy.

Czy można ograniczyć ponoszone wydatki? Częściowo tak. Może uda się zaoszczędzić na dojazdach, telekomunikacji oraz pozycji inne koszty. Na pewno nie są możliwe oszczędności na obowiązkowym ubezpieczeniu OC i obowiązkowej składce na rzecz Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

Polecamy: Instrukcja obsługi klienta biura rachunkowego

Warto się wręcz zastanowić czy składka na OC nie powinna być znacznie wyższa, bo tym samym wyższa gwarantowana suma ubezpieczenia lepiej zabezpieczy początkującego księgowego czy doradcę podatkowego i oczywiście jego klienta.

W żadnym wypadku nie należy oszczędzać na wydatkach na szkolenia oraz na dostęp do bazy prawnej. W naszej rzeczywistości prawnej, zmieniającej się jak w kalejdoskopie, bieżący dostęp do przepisów jest po prostu niezbędny. Informacje przekazywane przez prasę codzienną i portale internetowe są oczywiście pomocne ale nie można ich traktować jako źródła wiedzy fachowej. 

Takim źródłem mogą być wyłącznie przepisy, a pomocniczo – komentarze, orzeczenia, wyjaśnienia. Dostęp do profesjonalnych, dobrze skonstruowanych baz prawnych bardzo oszczędza czas przy poszukiwaniu rozwiązań oraz wyjaśnianiu wątpliwości.

Z kolei szkolenia pozwalają nie tylko na zdobycie nowej bądź ugruntowanie posiadanej wiedzy ale także są doskonałym forum wymiany doświadczeń pomiędzy uczestnikami. Czasami trudno stwierdzić czy więcej wiadomości można uzyskać na sali wykładowej czy na przerwie pomiędzy zajęciami.

Jak widać z wyliczenia, na pewno nie opłaca się rozpoczynanie działalności dla jednego klienta, który za świadczenie usług jest skłonny zapłacić 500 zł. To nie pokryje nawet niezbędnych wydatków. A do tego trzeba przecież dodać wynagrodzenie za wykonaną pracę zależne od ilości godzin poświęconych na wykonanie zlecenia i ustalonej przez siebie stawki godzinowej.

Trudne pytanie „za ile” powraca więc jak bumerang. Jaki ustalić stawkę godzinową? Niestety, tu najpierw obie strony transakcji powinny ustalić za jaki zakres i poziom usług będą ustalały stawkę godzinową. Oto tylko kilka podstawowych kwestii, które na początek warto wyjaśnić:
- Jaki ma być zakres usługi – rodzaj urządzenia księgowego, zakres sporządzanych rozliczeń, raportów, deklaracji?
- Jeśli usługa obejmuje obliczenie płac i rozliczenia podatkowe oraz ubezpieczeniowe pracowników to czy ze sprawami kadrowymi i w jakim zakresie?
- Kto będzie prowadził ewidencję magazynową?
- Czy usługa obejmuje tylko prowadzenie ksiąg i ewidencji + rozliczenie podatków, a może klient spodziewa się „w cenie” uzyskiwania bieżących informacji i porad?
- W jakim języku trzeba się będzie porozumiewać z klientem lub jego pracownikami?
- Czy dostarczenie dokumentów będzie obciążało klienta czy świadczącego usługę?
- Czy dokumenty będą dostarczane raz w miesiącu czy może kilka razy?
- Czy w firmie klienta jest kompetentna osoba, która może rozwiać wątpliwości jeśli dokumenty nie są jednoznaczne?
- W jakim terminie od dostarczenia dokumentów powinno być zakończone wykonanie usługi?

Ustalenie tych i wielu jeszcze innych szczegółów ma istotny wpływ nie tylko na kalkulację ceny usługi. Przede wszystkim dokładne określenie zakresu i poziomu świadczenia pozwala klientowi zorientować się czego może oczekiwać, a z czym ewentualnie powinien poradzić sobie we własnym zakresie.

Wbrew dość rozpowszechnionej opinii nie wszystko da się oprzeć na outsourcingu. Z istoty rzeczy zarówno ewidencja czasu pracy jak i ewidencja kasowa mogą być prowadzone tylko na miejscu, w firmie zleceniodawcy.

Po ustaleniu zakresu swoich zadań księgowy lub doradca podatkowy na ogół już wie, że nie będzie w stanie poprowadzić ksiąg rachunkowych za 500 zł, bo nie zrobi tego rzetelnie. Może się wówczas okazać, że magiczne 500 powracające w tym artykule, należy ustalić z klientem w innej walucie. Obowiązujące przepisy przecież na to pozwalają. 

Polecamy: Odpowiedzialność biur rachunkowych

I jeszcze jeden ale ważny element kalkulacji. Nawet początkujący nie mogą zapomnieć że są również podatnikami i muszą „nakarmić Fiskusa”.

Krystyna J. Ptasinska
doradca podatkowy nr 06349
www.ptasinska.pl