Czy trzeba wykazać ekwiwalent

Niektórzy pracownicy uzyskali w ubiegłym roku zgodę pracodawcy na urlop. Wykupili następnie wycieczki lub wczasy, w tym zagraniczne. Pracodawcy jednak odwołali tych pracowników z urlopu tuż przed wyjazdem. Pracownicy nie otrzymali zwrotu kosztów z biur turystycznych. W związku z tym przedstawili pracodawcom dowody poniesienia wydatków (faktury dokumentujące wykupienie wycieczek i wczasów). Na tej podstawie pracownicy otrzymali od pracodawcy rekompensaty finansowe z tytułu poniesionych wydatków. Obecnie pracownicy ci nie są pewni, czy powinni uwzględnić te kwoty w zeznaniu PIT za 2006 rok.

Otóż zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie podlega opodatkowaniu. Należy go bowiem traktować jako szczególnego rodzaju odszkodowanie, jakie otrzymuje pracownik w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, mimo że poniósł wydatki z tego tytułu.

Co do zasady, odszkodowania są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Dotyczy to jednak odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku rekompensat za zapłacone, lecz niewykorzystane wyjazdy urlopowe takimi odrębnymi przepisami są regulacje zawarte w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Określają one zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników.

Regulacje zawarte w art. 167 par. 2 kodeksu pracy stanowią, że pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Kwota zwrotu zwolnionego z podatku nie powinna przekraczać tej, którą wcześniej poniósł pracownik, np. wykupując w biurze turystycznym wakacyjny wyjazd. Od kwoty w takiej wysokości pracodawca nie powinien więc potrącać zaliczek na podatek dochodowy.

Zatem pracownicy, którzy otrzymali od pracodawcy rekompensaty finansowe z tytułu poniesionych wydatków w związku z odwołaniem z urlopu, nie muszą uwzględnić tych kwot w rocznym zeznaniu PIT.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl