Jak rozliczyć zarząd wspólnoty

We wspólnotach mieszkaniowych - zgodnie z ustawą o własności lokali - zarząd (zarządzanie) nieruchomością wspólną musi być powierzony zarządowi rozumianemu jako rodzaj organu tejże jednostki organizacyjnej albo firmie zarządzającej (zarządcy, administratorowi). I chociaż każdy właściciel ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzaniu nieruchomością wspólną, to jednak członkowie dużej wspólnoty (liczącej więcej niż siedem lokali) obowiązani są podjąć uchwałę w sprawie wyboru zarządu. I przeważnie podejmują. A ponieważ do zarządu najczęściej wchodzą osoby, które nie mają czasu ani przygotowania do tego, by prowadzić profesjonalnie wszystkie sprawy wspólnoty, łącznie z rachunkowością, to wspólnoty najczęściej zawierają również umowy z firmami zarządzającymi.

Powołanie zarządu

Uchwała powołująca zarząd zapada większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów (pierwotnemu właścicielowi, często wchodzącemu w skład wspólnoty, np. gminie, od której lokatorzy mieli prawo kupić mieszkania, przysługuje udział w wysokości określonej ułamkiem, w którego mianowniku znajduje się liczba oznaczająca łączną powierzchnię użytkową wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi, a w liczniku - liczba oznaczająca powierzchnię wszystkich lokali niewyodrębnionych). Możliwe jest jednak podjęcie uchwały mówiącej, że w konkretnym głosowaniu, na każdego właściciela przypadałby jeden głos. Dotyczy to również wybierania zarządu.

Do tego organu mogą być zgłoszone na zebraniu właścicieli, po czym wybrane, wyłącznie osoby fizyczne (nigdy prawne). Wolno powołać do tej funkcji właściciela lokalu lub kogoś spoza tego grona. Liczebność zarządu może być dowolna, choć zdrowy rozsądek nakazuje nie wybierać zbyt wielu osób, żeby nie utrudniać podejmowania decyzji. I nie ma przeszkód, by we wspólnocie był albo tylko zarząd, albo zarząd i firma zarządzająca, albo jedynie ta ostatnia.

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Co więcej, podejmuje on nie tylko czynności zwykłego zarządu, lecz także składa oświadczenia pozwalające wykonywać uchwały w sprawach, które ustawa określa jako czynności przekraczające zwykły zarząd (np. prowadzące do zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, czy związane z kapitalnymi remontami budynków).

Patowa sytuacja

Zdarza się, że poszczególne osoby należące do zarządu, całe zarządy (jedno- lub wieloosobowe), a także firmy zarządzające nie wypełniają sprawnie i z korzyścią dla mocodawcy swoich obowiązków. Wówczas z pozoru najprostszym sposobem wyjścia z impasu jest odwołanie niesprawdzających się członków zarządu lub rozwiązanie umowy z firmą zarządczą. W praktyce kłopot z tym bywa spory, ponieważ ktoś musi sprawować zarząd, a szczególnie tam, gdzie sprawy poszły źle, nikt się nie kwapi do ponoszenia odpowiedzialności za skutki nierzadko społecznie pełnionej funkcji (często wspólnota nie płaci członkom zarządu, ale nie ma przeszkód, by nawet podpisać z nimi umowę o pracę). Firm zarządzających jest natomiast na rynku dostatek, ale bez polecenia trudno wybrać taką, która będzie dobra i niezbyt droga.

Najrozsądniejsze jest w takiej sytuacji działanie według schematu: n ten, kto się zorientował, że działanie zarządców idzie w złym kierunku, musi przekonać o tym innych właścicieli lokali n inicjator zmian musi wziąć na siebie poprowadzenie procedury prowadzącej do zwolnienia zarządców z pełnienia obowiązków n inicjator ów powinien liczyć się z tym, że jeśli nie uda się znaleźć dobrej firmy zarządzającej, to - choćby prowizorycznie - będzie musiał dać się wybrać do zarządu.

PRZYKŁAD: CO MOŻE ZEPSUĆ ZARZĄDCA

We wspólnocie powstałej w dawnym komunalnym budynku trzeba wyremontować wszystkie wspólne części nieruchomości. Pieniędzy uzbieranych na funduszu remontowym nie wystarczy na wszystko, więc właściciele lokali mieszkalnych i użytkowych musieliby wziąć kredyt. Wynajęta przed laty firma zarządzająca - spółka, która powstała z dawnej administracji gminnej - ma dostać od banku, w którym trzyma pieniądze wielu zarządzanych przez siebie wspólnot, prowizję za przyprowadzenie klienta pożyczającego kilkaset tysięcy złotych. Nie spieszyła się więc z zabieganiem o kredyt termomodernizacyjny. Teraz nalega jednak na szybkie załatwienie formalności, bo drożeje robocizna i potrzebne materiały. Właściciel jednego z mieszkań zainteresował się przynoszonymi mu przez dozorcę projektami uchwał do podjęcia, czyli - do podpisu - i zorientował się, że mają one prowadzić do zawarcia umowy korzystnej przede wszystkim dla banku, a nie dla wspólnoty, i że członkowie zarządu nie widzą tego lub nie chcą widzieć. Może oczywiście głosować przeciwko takiej uchwale, ale to nie załatwia problemu. Powinien więc rozpocząć procedurę prowadzącą do wymiany zarządu i kolejną - zmierzającą do rozwiązania umowy z firmą zarządzającą.

Zwalnianie zarządu

Zwalnianie osób niekompetentnych lub szkodzących z rozmysłem wspólnocie trzeba zacząć od zarządu, po to, by móc wybrać nowy, który rozwiąże umowę ze źle działającym zarządcą. Rzadko bowiem stary zarząd zechce zwolnić firmę zarządzającą, z którą współdziałał bez przekonywania mieszkańców, że to niepotrzebne.

Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali zawieszeni w czynnościach lub odwołani. Jest to suwerenna decyzja mieszkańców, która nawet nie wymaga skomplikowanych uzasadnień. Uchwała w tej sprawie - jak każda inna - może być podjęta na zebraniu lub choćby częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Ważne jest jednak, że zebranie w takiej sytuacji, kiedy nie zechce go zwołać z własnej inicjatywy ani zarząd, ani zarządca, można zorganizować na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej jedną dziesiatą udziałów w nieruchomości wspólnej. W praktyce trzeba to będzie wymusić na zarządzie, mimo że nie ma on prawa oceniać, czy wniosek jest zasadny.

PRZYKŁAD: FUNKCJA I ETAT

Zarząd wspólnoty nie sprawdzał się od dawna. Nie podejmował sam decyzji ani nawet rzetelnie nie pilnował poczynań firmy zarządzającej, z którą wspólnota (posługując się tym właśnie dwuosobowym zarządem) podpisała umowę o zarządzanie. Z jednym z członków zarządu wspólnota podpisała umowę o pracę, sądząc pierwotnie, że za minimalne wynagrodzenie będzie on czynił wszystko to, za co profesjonalnemu zarządcy trzeba drogo płacić. Nie udało się to jednak głównie z powodu braku przygotowania członka zarządu do administrowania majątkiem wspólnym właścicieli lokali. Stąd kolejna umowa - tym razem z firmą zarządzającą. Wspólnota odwołała więc członka, ale - o czym nikt nie pomyślał - nie rozwiązała z nim automatycznie umowy o pracę. Trzeba to było zrobić oddzielnie. Członek zarządu został więc pozbawiony prawa kierowania wspólnotą i reprezentowania jej na zewnątrz, ale po to, by stracić etat, powinien dostać wypowiedzenie pracy, zgodnie z kodeksem pracy. Dlatego dopóki, nawet teoretycznie, pracuje, należy mu się wynagrodzenie.

Zwalnianie firmy

Gdy z firmą zarządzającą wspólnota podpisała umowę o zarządzanie nieruchomością wspólną na mocy uchwały podjętej przez większość właścicieli lokali, to rozwiązać ją może w ten sam sposób - po podjęciu uchwały przez właścicieli, na piśmie, z zachowaniem terminu wypowiedzenia zapisanego w umowie. I choć obowiązuje wolność umów przy kontraktowaniu z różnymi zarządcami, to każda powinna - choćby dla uniknięcia nieporozumień - zawierać klauzulę mówiącą o możliwości wypowiedzenia i terminach obowiązujących w takich sytuacjach strony. Jeśli tego rodzaju postanowień w umowie brak, to najczęściej będzie można zastosować przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu. Jeśli bowiem nawet założyć, że strony, czyli wspólnota i firma zarządzająca, zawarły kontrakt nienazwany, to z całą pewnością jest to umowa o świadczenie usług, a do nich - zgodnie z art. 750 k.c. - stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

PRZYKŁAD: JAK ROZWIĄZAĆ UMOWĘ Z ZARZĄDCĄ

Umowa wspólnoty mieszkaniowej z firmą zarządzającą nie zawierała terminu wypowiedzenia. Wspólnota mogła więc działając przez zarząd, wypowiedzieć umowę - zgodnie z art. 746 k.c. - w każdym czasie. Musiała jednak uiścić owemu zarządcy wynikające z umowy wynagrodzenie do końca wypowiedzenia, które określiła w uchwale na 30 dni licząc od końca miesiąca, w którym umowę wypowiedziała. Nie mogło tu jednak być mowy o naprawianiu szkody, czego próbowała domagać się spółka zarządzająca, ponieważ wspólnota wypowiedziała umowę z ważnego powodu. Zarządca starał się bowiem doprowadzić do zawarcia przez wspólnotę niekorzystnych umów.

Podstawa prawna

l Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80 ze zm.).

l Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).

DOBROMIŁA NIEDZIELSKA-JAKUBCZYK
dobromila.niedzielska@infor.pl