Co zrobić w razie utraty dokumentów

Kradzież w hotelu

Okradziono mnie w hotelu. Zawiadomiłem o tym od razu dyrekcję. Oprócz pieniędzy zginął mi też dowód osobisty. Czy o utracie dowodu osobistego muszę jeszcze kogoś dodatkowo zawiadomić?

Tak. O kradzieży rzeczy z pokoju w hotelu należy niezwłocznie zawiadomić dyrekcję. Trzeba przekazać jej listę utraconych przedmiotów. Jeżeli wśród tych skradzionych rzeczy znajdował się też dowód osobisty, to wówczas należy niezwłocznie o tym zawiadomić najbliższy organ gminy.

Zawiadomienia dokonuje okradziony właściciel dowodu, który go utracił. Nie może tym obowiązkiem obarczyć dyrekcji hotelu, z którego zginęły jego rzeczy.

O utracie dowodu osobistego wystarczy zawiadomić organ gminy, na terenie której znajduje się hotel. Osoba okradziona nie musi przerywać urlopu i wracać do swojego miejsca zamieszkania, aby w tamtejszym organie gminy złożyć zawiadomienie o utracie dokumentu. Nie ma też obowiązku powiadamiać o utracie dowodu osobistego tego organu, który go wystawił.

Organ gminy, który został zawiadomiony o utracie dowodu osobistego, wydaje poszkodowanemu zaświadczenie potwierdzające, że taki fakt miał miejsce. Jest ono ważne aż do czasu wydania nowego dokumentu.

Dokument zastępczy zamiast dowodu 

Mam tylko dowód osobisty. Czy w razie jego utraty mogę dostać jakiś dokument zastępczy, abym mógł pobierać pieniądze w banku i odbierać korespondencję na poczcie?

Tak. Organ gminy, który zostaje powiadomiony o utracie dowodu, wydaje zaświadczenie o utracie dowodu osobistego. Zaświadczenie to jest czymś w rodzaju dokumentu zastępczego, ponieważ poszkodowany ma prawo okazywać je w tych wszystkich sytuacjach, w których konieczne jest okazanie dowodu osobistego. Na przykład przedstawia się zaświadczenie wówczas, gdy: pobiera się pieniądze w kasie banku, wypłaca gotówkę na poczcie, jest się legitymowanym przez policję.

Organ gminy zawiadomiony o utracie zawiadomienia nie może odmówić wydania zaświadczenia i odesłać poszkodowanego do gminy właściwej dla jego miejsca zamieszkania albo do gminy, która wystawiła utracony dowód osobisty.

Zaświadczenie o utracie dowodu osobistego jest ważne aż do momentu wydania nowego dokumentu tożsamości.

Trzeba zawiadomić urząd o znalezieniu dowodu

Złodziej wyrwał mi torebkę na ulicy i razem z pieniędzmi straciłam też dowód osobisty. Rozpoczęłam procedurę związaną z wyrobieniem nowego dokumentu. Ostatnio otrzymałam utracony dowód osobisty przesyłką pocztową. Czy muszę kogoś o tym zawiadomić?

Tak. Jeżeli zgłoszony jako utracony dowód osobisty odnalazł się, to wówczas jego właściciel powinien niezwłocznie zawiadomić o tym organ gminy, w której złożył wniosek o wyrobienie nowego dokumentu. Taka procedura obowiązuje wówczas, jeżeli w miejsce zgłoszonego jako utracony, nie został jeszcze wydany nowy dokument.

Może się zdarzyć, że utracony dowód osobisty odnajdzie się dopiero wówczas, gdy gmina wydała już poszkodowanemu nowy dokument. Wtedy właściciel powinien niezwłocznie oddać utracony dokument do właściwego organu gminy. Natomiast nadal będzie mógł posługiwać się nowym dowodem osobistym.

Obowiązek wymiany zniszczonego dowodu osobistego

Dziecko zalało mój dowód mlekiem. Czy muszę go wymienić na nowy, skoro dokument stał się częściowo mało czytelny?

Tak. Jeżeli dowód osobisty został uszkodzony i trudno na jego podstawie jest ustalić tożsamość właściciela, to wówczas należy wymienić go na nowy dokument. W tym celu trzeba zgłosić się do urzędu gminy i dopełnić tam formalności.

W tym przypadku nie ma żadnego znaczenia, kiedy upływa termin ważności dowodu osobistego. Istotne jest jedynie to, że został on zniszczony w takim stopniu, że na jego podstawie trudno jest ustalić tożsamość właściciela. Na przykład: zostało zniszczone zdjęcie albo zamazane imię bądź nazwisko.

Kto wydaje nowy dowód

Zgubiłam dowód osobisty. Czy mogę złożyć wniosek o wydanie nowego?

Tak. Dowód osobisty w miejsce zagubionego powinien wydać wójt, prezydent miasta albo burmistrz. Dokument wydaje organ właściwy według miejsca pobytu osoby, która go straciła.

Gdyby nie miała ona stałego miejsca pobytu, to wówczas bierze się pod uwagę ostatnie miejsce pobytu stałego tej osoby.

Informacja o stracie dowodu w ewidencji

Czy gmina prowadzi także ewidencję utraconych dowodów osobistych?

Tak. Gminy prowadzą ewidencję wydanych i utraconych dowodów osobistych. Robią to w formie informatycznej. Dane osobowe z takiej ewidencji można przetwarzać metodami informatycznymi.

W ewidencji gromadzone są dane zgłoszone przy ubieganiu się o wydanie lub wymianę dowodu osobistego: nazwisko i imiona, poprzednie imiona i nazwiska, nazwisko rodowe, imiona i nazwiska rodowe rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, wzrost, kolor oczu, płeć, fotografie i podpis osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego. Ewidencja obejmuje też numery i serie aktualnych i poprzednich dowodów tej osoby. Zawiera również daty wydania dowodów osobistych.

Paszport ma okres ważności

Co mogę zrobić z paszportem, którego termin ważności już upłynął? Czy rzeczywiście nie mogę się nim już posługiwać?

Tak. Paszport jest ważny przez dziesięć lat od jego wydania. Może być też ważny na krótszy okres, na przykład wówczas, gdy wydano go małoletniemu, który wprawdzie ukończył już pięć lat, ale nie ma jeszcze 14 lat.

Wtedy paszport jest ważny tylko przez pięć lat od daty wydania. Po utracie ważności paszportu należy wyrobić nowy dokument. Gdyby paszport utracił ważność podczas pobytu właściciela za granicą, to na podstawie tego dokumentu ma on prawo wjazdu do Polski.

Trzeba zgłosić utratę paszportu

Podczas przeprowadzki do innego mieszkania prawdopodobnie zginął mój paszport. Na razie nie planuję wyjazdu za granicę. Czy muszę zgłosić utratę paszportu, jeżeli nie uda mi się go odnaleźć?

Tak. O utracie paszportu należy niezwłocznie zawiadomić organ paszportowy. Takimi organami są: minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych, wojewoda oraz konsul.

Jeżeli paszport zostanie skradziony lub zgubiony za granicą, to wówczas należy zawiadomić niezwłocznie polskiego konsula, w tym kraju, w którym zdarzenie nastąpiło.

Jeżeli właściciel paszportu nie ma pewności, czy rzeczywiście on zaginął, to przed zawiadomieniem organu paszportowego radzimy jeszcze raz dokładnie przeszukać rzeczy i upewnić się, czy przypadkiem się nie odnajdzie.

Gdyby już po zgłoszeniu zaginięcia paszport znalazł się, to organ paszportowy nie zwróci go osobie, której został wcześniej wydany. Odnaleziony paszport należy zwrócić i aby móc wyjechać za granicę, uzyskać nowy dokument.

W takim przypadku należy zwrócić odnaleziony paszport, bez względu na to, czy właściciel ma już nowy dokument w miejsce utraconego, czy też o wydanie nowego jeszcze nie występował. Paszport zgłoszony jako utracony, zniszczony lub znaleziony traci ważność już w tym dniu, w którym dokonano zawiadomienia o jego utracie, zniszczeniu lub znalezieniu.

Podstawa prawna:
- art. 40, art. 42, art. 44e, art. 45 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.),
- art. 2, 36 ustawy z 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych (Dz.U. z 2006 r. nr 143, poz. 1027).

Przygotowała MAŁGORZATA PIASECKA-SOBKIEWICZ