Tachografy w busach (DMC 2,5-3,5 tony) obowiązkowe od lipca 2026 r. Jest kilka wyjątków. Kara 12 tys. zł za brak nowoczesnego urządzenia G2V2

• Tachografy w busach to rewolucja - dużo pracy, kosztów i formalności
• Nie każdy bus musi mieć tachograf – jakie pojazdy obejmą nowe przepisy?
• Montażu tachografu to nie wszystko - trzeba wyrobić: kartę przedsiębiorstwa, karty kierowców
• Jak firma transportowa ma się przygotować do zmian?

Tachografy w busach to rewolucja - dużo pracy, kosztów i formalności

Od 1 lipca 2026 roku, przedsiębiorcy z sektora transportu lekkiego, którzy chcą nadal wykonywać międzynarodowe przewozy towarów, będą musieli spełniać identyczne przepisy z zakresu czasu pracy i stosowania urządzeń kontrolnych, jak firmy z flotami ciężarówek. Nowe regulacje zostały wprowadzone na podstawie unijnego rozporządzenia 561/2006 i są częścią Pakietu Mobilności – zbioru zasad dotyczących transportu drogowego, realizowanego na obszarze Unii Europejskiej. Wdrażanie zmian rozpoczęło się już w 2020 roku.

- Niewielu przewoźników ma świadomość wielkości czekającego ich przedsięwzięcia. Zakup i montaż nowej generacji tachografów to zaledwie jedna z kilku czynności, których trzeba dokonać do końca czerwca 2026 roku. Firmy będą musiały wyrobić karty kierowców, przeszkolić personel z zakresu obsługi urządzeń rejestrujących i czasu pracy oraz dostosować procedury wewnętrze. Wyposażenie się w oprogramowanie do odczytu danych lub zlecenie rozliczania zewnętrznej firmie pomoże przedsiębiorcom transportowym w spełnieniu nowych wymogów prawnych. Przepisy te stanowią więc duże wyzwanie finansowe i logistyczne dla branży przewozów lekkich, szczególnie dla mniejszych firm, wykorzystujących tylko lub głównie busy - wyjaśnia Mateusz Włoch, ekspert ds. analiz i szkoleń z Grupy Eurowag.

Obowiązującym urządzeniem rejestrującym będzie wyłącznie tachograf inteligentny drugiej generacji (G2V2) – najnowszy, homologowany model cyfrowy, który od 2 lat jest obligatoryjnie instalowany w nowych ciężarówkach. Brak montażu urządzenia na czas lub zamontowanie starszego typu tachografu w busie spowoduje niespełnienie wymogów prawnych, co w Polsce wiąże się z karą w wysokości 12 000 zł.

Nie każdy bus musi mieć tachograf – jakie pojazdy obejmą nowe przepisy?

Obowiązek instalacji tachografu G2V2 będzie dotyczyć pojazdów o DMC 2,5-3,5 tony, które wykonują międzynarodowy transport drogowy na terytorium krajów UE, Szwajcarii i państw EOG. Przepisy obejmą zarówno nowe pojazdy, jak i aktualnie zarejestrowane, o ile będą użytkowane za granicą.

Busy o DMC do 3,5 tony, które służą wyłącznie do przewozów krajowych, nie będą musiały instalować tachografów. Istnieje także wyjątek dla busów wykonujących międzynarodowy transport na potrzeby własne kierowcy lub firmy, ale pod warunkiem, że prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia kierowcy. Ponadto z obowiązku stosowania urządzeń rejestrujących, także w transporcie międzynarodowym, zwolnione są busy do przewozów osób (do 9 osób razem z kierowcą).

- Szacuje się, że w Polsce obowiązek montażu tachografów obejmie niemal 40 000 pojazdów dostawczych o DMC 2,5–3,5 tony. Zakup jednego inteligentnego tachografu drugiej generacji to koszt rzędu 1000 euro (ponad 4000 zł) bez montażu. Przy dużych flotach może być to spore obciążenie finansowe. Co więcej, większość jeżdżących po europejskich drogach busów nie jest fabrycznie przystosowana do instalacji takiego urządzenia. Część przedsiębiorstw może zatem zrezygnować z funkcjonowania w dotychczasowy sposób i np. zdecydować się na zamianę lekkich busów na ciężarówki, a nawet zaprzestać międzynarodowych przewozów i ograniczyć się tylko do krajowej działalności. Dużo tutaj zależy od tego, czy obecnie wykonywane przewozy będą dalej opłacalne – szczególnie w związku z podleganiem pod restrykcyjne zasady dotyczące m.in. czasu pracy – dodaje Mateusz Włoch z Grupy Eurowag.

Montażu tachografu to nie wszystko - trzeba wyrobić: kartę przedsiębiorstwa, karty kierowców

Instalacja tachografu związana jest szeregiem obowiązków, będących całkowitą nowością dla wielu firm z sektora transportu lekkiego. Firmy zostają zobligowane do wyrobienia karty przedsiębiorstwa, a kierowcy busów do wyposażenia się w kartę kierowcy. Karta kierowcy służy do rejestrowania czasu jazdy, pracy i odpoczynku, natomiast karta przedsiębiorstwa jest niezbędna do blokowania tachografu i do odczytywania danych z urządzenia. Aby otrzymać takie karty, firma musi opłacić i złożyć wnioski do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (PWPW) – z odpowiednim wyprzedzeniem, by zdążyć przed 1 lipca 2026 roku.

Do zmian trzeba przygotować personel - szczególnie kierowców busów, których wkrótce dotyczyć będą takie same przepisy o czasie jazdy i odpoczynku, jak kierowców ciężarówek. Wielu z nich nigdy nie miało styczności z tachografami. Dlatego kluczowe dla sukcesu przedsięwzięcia są szkolenia z obsługi tachografu, ale też z czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków oraz procedur przeprowadzania kontroli.

- Aby uniknąć kosztownych błędów i naruszeń firma przewozowa powinna zadbać o edukację całego personelu odpowiedzialnego za transport: od kadry zarządzającej, przez kierowców busów, po spedytorów i dysponentów oraz pracowników biurowych. Pracownicy muszą nauczyć się efektywnego planowania tras, zgodnego z obowiązującymi przepisami o czasie jazdy i odpoczynków. Należy przestrzegać obowiązujących limitów oraz trafnie odczytywać i interpretować dane pobrane z urządzeń rejestrujących, co może okazać się dużym wyzwaniem dla całego przedsiębiorstwa. Warto zatem o zmianach pomyśleć już teraz, w szczególności, że oprócz dotkliwych sankcji finansowych za brak tachografu, inspektorzy mogą unieruchomić pojazd za granicą i skierować go do warsztatu w celu zamontowania urządzenia na koszt przewoźnika. - podkreśla Mateusz Włoch.

Jak firma transportowa ma się przygotować do zmian?

Każda firma transportowa, planująca dalej wykorzystywać busy w przewozach międzynarodowych, powinna jak najszybciej podjąć czynności, które pozwolą dostosować się do nowych wymogów prawnych. Zacząć należy od weryfikacji floty w celu ustalenia liczby potrzebnych do montażu tachografów G2V2. Następnym krokiem jest umówienie instalacji urządzeń w autoryzowanym serwisie – najlepiej jak najszybciej, bo po nowym roku ceny mogą wzrosnąć, a kolejki się wydłużyć. W najbliższym czasie należy także złożyć wnioski o karty kierowców i kartę przedsiębiorstwa, zaplanować szkolenia dla różnych grup pracowników oraz zaktualizować procedury wewnętrzne. Decydujący wpływ na przyszłość firmy może mieć wybór narzędzi do odczytu i analizy danych z tachografów oraz planowania transportu.

- Objęcie kierowców busów przepisami z zakresu czasu pracy może mieć istotny wpływ na rentowność zleceń transportowych, zwłaszcza na krótkodystansowych trasach międzynarodowych. Na znaczeniu zyskuje skuteczne planowanie transportu i wybieranie najbardziej opłacalnych tras z użyciem odpowiednich narzędzi. W Eurowag dysponujemy rozwiązaniami, które wraz z tachografami G2V2 współtworzą kompletny, zintegrowany ekosystem do zarządzania transportem, a niezbędne informacje o transporcie są gromadzone w jednym miejscu. Nasza telematyka GBox umożliwia zdalny odczyt danych z tachografu i kart kierowców, a pozyskane dane mogą trafić do systemu analizy czasu pracy 4Trans. Na ich podstawie system klasy TMS może dynamicznie korygować trasy i planować kolejne zlecenia czy szacować obciążenie floty. Przewoźnicy, którzy podejdą do zmiany strategicznie, nie tylko spełnią obowiązki prawne, ale mają realną szansę zwiększyć efektywność działania i zyskać przewagę nad konkurencją – podsumowuje ekspert.

Więcej praktycznych wskazówek przewoźnicy znajdą w e-booku Eurowag, który w całości poświęcony jest zmianom od 1 lipca 2026 roku. Omówione zostały w nim, m.in. zasady użytkowania tachografu, działania niezbędne do podjęcia w celu sprostania przepisom, w tym także obowiązki dotyczące rozliczania czasu pracy kierowców oraz potencjalne trudności, które firma może napotkać w procesie wdrażania zmian.