Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wideokonferencje w świetle nowych wytycznych UODO

mec. Paweł Fedczyszyn
Chałas i Wspólnicy
Kancelaria Prawna
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie są wprost regulowane przepisami ogólnego rozporządzenia RODO. Ważne jest zatem przyjęcie pewnych standardów. Wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji opublikował Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Wideokonferencje w świetle prawa – są nowe wytyczne

Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. Na co powinniśmy zwracać szczególną uwagę? Aspekty praktyczne omawia mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

REKLAMA

Polecamy: Pracodawca w kryzysie

Kwestia ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie jest wprost regulowana przepisami ogólnego rozporządzenia RODO, wobec czego ważne jest przyjęcie pewnych standardów.  

Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorców czy pracodawców, ponieważ podczas komunikacji na odległość zazwyczaj dochodzi do sytuacji, w których uczestnicy udostępniają informacje o sobie m.in.: imię, nazwisko, wizerunek, pseudonim, numer IP czy informacje zawarte w cookies, będące w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO danymi osobowymi podlegającymi ochronie

– komentuje mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W zakresie rozmów prywatnych wykonywanych w celach osobistych nie spotykamy się z tym problemem, ponieważ rozporządzenie RODO nie ma zastosowania do takich sytuacji. Podstawowym pytaniem jest więc to, jakie dane osobowe można przetwarzać w sytuacjach służbowych i na jakiej podstawie prawnej powinno się to odbywać, aby przetwarzanie było zgodne z rozporządzeniem RODO.

REKLAMA

Podmioty udostępniające narzędzia do wideokonferencji biznesowych odnotowują w ostatnich tygodniach rosnące zainteresowanie swoimi produktami. Z narzędzi korzystają wszyscy – zarówno nauczyciele podczas lekcji zdalnych, jak i firmy w swojej bieżącej działalności. Często robią to jednak bez świadomości aspektów prawnych, jakie się z tym wiążą.

Pierwszą ze wskazówek, która została zawarta w nowych wytycznych, jest zapoznanie się z obowiązującymi politykami prywatności lub regulaminami korzystania z serwisów do komunikacji zdalnej. Należy pamiętać, że dostawca usług wideokonferencji również będzie przetwarzać dane osobowe użytkowników. W związku z tym warto się zastanowić nad kwestią zawarcia stosownej umowy powierzenia przetwarzania, jeśli do takiego powierzenia będzie dochodzić. Często dostawcy usług wideokonferencji zawierają pewne postanowienia dotyczące powierzenia w swoich regulaminach. Należy zwrócić uwagę, w jakim zakresie dostawca usług wideokonferencji będzie osobnym administratorem, a w jakim podmiotem przetwarzającym np. pracodawcy chcącego w ten sposób zorganizować komunikację w organizacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

REKLAMA

Pamiętając o zasadnie privacy by design musimy skutecznie chronić dane osobowe naszych pracowników czy rozmówców, i w tym duchu należy dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia – najlepiej od dostawcy, który będzie nasze dane chronił w dostateczny sposób. Dostawca usług wideokonferencji musi dawać rękojmie należytego przetwarzania danych osobowych, w zakresie w którym jest samodzielnym administratorem lub jeśli ma pełnić rolę podmiotu przetwarzającego.

Firmy stosujące widokonferencje powinny wprowadzić określone zasady udziału w wewnętrznych spotkaniach, w   tym jakie dane można podawać, jakie nie, i jak można wykorzystywać narzędzia widokonferencji. Istotne jest by np. określić, że nagrywanie takich wideokonferencji jest zabronione -zarówno jeśli chodzi o obraz, jak i głos. To również dane osobowe. Ma to znaczenie w zakresie zasady ograniczenia przetwarzania danych osobowych i minimalizacji danych, a także samej definicji przetwarzania danych osobowych z art. 4 pkt 2) RODO. Utrwalenie wizerunku lub głosu bowiem stanowi już przetwarzanie danych. Pamiętajmy, że dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia danego celu i tylko w adekwatnym zakresie, również w trakcie rejestracji do konferencji dane nie powinny być zbierane nadmiarowo

– podkreśla mec. Fedczyszyn.

Warto pamiętać, iż polityka prywatności dostawcy usługi wideokonferencji to nie wszystko i musimy zadbać o spełnienie obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 RODO, w tym zebranie stosownych zgód. Gdy do osiągnięcia celów musimy dokonać zapisu przebiegu wideokonferencji lub nawet samego głosu pamiętajmy o stosownych zgodach na utrwalenie wizerunku lub głosu. Dzięki nim będziemy mogli udostępnić zapis przeprowadzonego spotkania np. na stronie Internetowej firmy. Takie zapisy powinny także zostać objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Urząd wskazuje, że dla zabezpieczenia danych w praktyce konieczne jest stosowanie haseł lub odpowiednich metod autoryzacyjnych służących do umożliwienia zapoznania się z informacjami przekazywanymi podczas spotkań tylko osobom upoważnionym. Do tego celu dobrze sprawdzą się kody PIN lub służbowe hasła. Warto także poinstruować swoich pracowników, aby nie publikowali niepotrzebnie pewnych informacji w trakcie wideo-czatu w polach do tego przeznaczonych. Urząd wskazuje także, że można korzystać funkcji zamazanego tła, gdy chcemy chronić informację o tym, gdzie przebywamy. Pamiętajmy, że  dane o lokalizacji również stanowią przedmiot ochrony na gruncie RODO

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Od naszej staranności zależy, czy umożliwimy osobom niepożądanym udział w spotkaniu (udostępniając link do połączenia w miejscu publicznie dostępnym – np. w mediach społecznościowych) oraz czy wybierzemy bezpiecznego dostawcę Internetu i należycie zabezpieczymy nasze połączenie silnym hasłem. Ataki z zewnątrz można ograniczyć, jeśli korzystamy z aplikacji webowych i nie instalujemy oprogramowania na naszym służbowym lub prywatnym komputerze, ponieważ te platformy są lepiej chronione niż nasze komputery.

Urząd zwraca uwagę, że gdy decydujemy się na formę zdalnego kontaktu, jaką jest wideokonferencja, należy korzystać z funkcji programów, które obejmują możliwość wyboru uczestników (opcja „poczekalnia”) lub możliwości ograniczenia korzystania z kamery lub mikrofonu tylko do sytuacji, gdy jest to niezbędne, a także zarządzania ustawieniami ekranu. Nie narażajmy też naszych dokumentów poprzez udostępnianie ich w niekontrolowany sposób, uporządkujmy pulpit i zadbajmy, by nie narażać plików na niepotrzebne udostępnienie, zwłaszcza, gdy mogą zawierać dane prawnie chronione. Zaczynając i kończąc pracę zdalną można dodatkowo stosować bezpieczne połączenia VPN, aby zminimalizować ryzyko utraty informacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Pamiętajmy także o tym, że gdy wyrazimy zgodę lub zaakceptujemy regulamin, nasze informacje mogą być dalej wykorzystywane w celach marketingowych przez podmiot, który zaprasza nas do udziału w spotkaniu. Zależy to także od właściciela platformy, który może mieć interes gospodarczy w uzyskaniu od nas danych w szerszym zakresie, a następnie przekazania ich podmiotom trzecim. Takie dane mogą zostać wykorzystane do profilowania w celach marketingowych przez dostawcę usługi.

Polecamy serwis: RODO w firmie

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rok akademicki 2023/2024. Co nowego?

    Łącznie nakłady na szkolnictwo wyższe i naukę wzrosną w roku 2024 o kilka miliardów złotych. Publikujemy list MEiN.

    Liczba umów o dzieło w I półroczu 2023 r. Czy nadal pracujemy na umowach śmieciowych?

    W pierwszym półroczu 2023 r. przekazano do ZUS 610,4 tys. formularzy RUD, na których zgłoszono 850,7 tys. umów o dzieło. To nieco więcej niż w analogicznych okresach w latach 2021-2022. Nie zmieniła się charakterystyka podmiotów, które zgłaszają umowy o dzieło, oraz ich wykonawców.

    Co deweloperzy sprzedają w największych miastach?

    Popyt jakiego nie widziano od lat - tak najkrócej można scharakteryzować sytuację na największych rynkach mieszkaniowych. W sierpniu 2023 r. deweloperzy sprzedali na sześciu największych rynkach prawie trzy razy więcej mieszkań niż rok wcześniej. Taki boom zasługuje na szerszą analizę. Właśnie dlatego eksperci portalu RynekPierwotny.pl postanowili sprawdzić, jakie mieszkania w sierpniu 2023 r. najczęściej sprzedawali deweloperzy. 

    Edukacja prawna

    Edukacja prawna to jedno z rozwiązań określonych w ustawie o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Na czym polega i jakie działania obejmuje?

    REKLAMA

    Nieodpłatne poradnictwo obywatelskie

    Kto może skorzystać z nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego? Co obejmuje taka porada? Jakie formalności są potrzebne? Oto najważniejsze informacje.

    Nowe przepisy mocno utrudniają zwolnienie pracownika. Co na to pracodawcy?

    Zmiany w prawie, które weszły w życie 22 września, budzą kontrowersje wśród pracodawców. Jak podkreśla Północna Izba Gospodarcza pozytywne jest to, że lepiej chronieni są pracownicy, którzy są w czasie okresu ochronnego lub np. w czasie choroby przewlekłej. Wadą zaś jest ochrona pracowników, którzy mogą uchylać się od zwolnienia z pracy, gdy to zapadło z powodów merytorycznych. 

    Jaka przyszłość czeka dane osobowe w erze nowych technologii?

    To zagadnienie nad którym dyskutowali uczestnicy Forum Nowych Technologii. Konferencja odbyła się w Warszawie 20 i 21 września 2023 r.. Wydarzenie zostało zorganizowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych we współpracy ze Stowarzyszeniem Prawa Nowych Technologii i Akademią Ekonomiczno-Humanistyczną.

    Ministerstwo Cyfryzacji: Ograniczamy bon 2500 zł tylko dla niektórych nauczycieli. Jesteś na liście?

    Przykra wiadomość dla nauczycieli. Bonu 2500 zł na zakup laptopa nie dostaną wszyscy nauczyciele.

    REKLAMA

    Referendum 2023. Jak będzie liczona frekwencja?

    Udział w referendum jest dobrowolny; frekwencja referendalna - która ma wpływ na to, czy referendum jest wiążące, czy nie - jest liczona na podstawie liczby ważnych kart wyjętych z urny - przypomina szefowa Krajowego Biura Wyborczego Magdalena Pietrzak.

    Umowy o dzieło nadal najczęściej podpisują mężczyźni

    W pierwszy półroczu 2023 r. – stanowili oni 52,81 proc. wykonawców. Co czwarty wykonawca umowy o dzieło to osoba w wieku 30-39 lat – 56,2 tys. Prawie 2 tys. umów podpisali wykonawcy w wieku 80 i więcej lat. Umowy o dzieło zawierane są najczęściej na jeden oraz osiem dni. 

    REKLAMA