REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wideokonferencje w świetle nowych wytycznych UODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
mec. Paweł Fedczyszyn
Chałas i Wspólnicy
Kancelaria Prawna
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie są wprost regulowane przepisami ogólnego rozporządzenia RODO. Ważne jest zatem przyjęcie pewnych standardów. Wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji opublikował Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Wideokonferencje w świetle prawa – są nowe wytyczne

Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. Na co powinniśmy zwracać szczególną uwagę? Aspekty praktyczne omawia mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

REKLAMA

Polecamy: Pracodawca w kryzysie

Kwestia ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie jest wprost regulowana przepisami ogólnego rozporządzenia RODO, wobec czego ważne jest przyjęcie pewnych standardów.  

Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorców czy pracodawców, ponieważ podczas komunikacji na odległość zazwyczaj dochodzi do sytuacji, w których uczestnicy udostępniają informacje o sobie m.in.: imię, nazwisko, wizerunek, pseudonim, numer IP czy informacje zawarte w cookies, będące w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO danymi osobowymi podlegającymi ochronie

– komentuje mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W zakresie rozmów prywatnych wykonywanych w celach osobistych nie spotykamy się z tym problemem, ponieważ rozporządzenie RODO nie ma zastosowania do takich sytuacji. Podstawowym pytaniem jest więc to, jakie dane osobowe można przetwarzać w sytuacjach służbowych i na jakiej podstawie prawnej powinno się to odbywać, aby przetwarzanie było zgodne z rozporządzeniem RODO.

Podmioty udostępniające narzędzia do wideokonferencji biznesowych odnotowują w ostatnich tygodniach rosnące zainteresowanie swoimi produktami. Z narzędzi korzystają wszyscy – zarówno nauczyciele podczas lekcji zdalnych, jak i firmy w swojej bieżącej działalności. Często robią to jednak bez świadomości aspektów prawnych, jakie się z tym wiążą.

Pierwszą ze wskazówek, która została zawarta w nowych wytycznych, jest zapoznanie się z obowiązującymi politykami prywatności lub regulaminami korzystania z serwisów do komunikacji zdalnej. Należy pamiętać, że dostawca usług wideokonferencji również będzie przetwarzać dane osobowe użytkowników. W związku z tym warto się zastanowić nad kwestią zawarcia stosownej umowy powierzenia przetwarzania, jeśli do takiego powierzenia będzie dochodzić. Często dostawcy usług wideokonferencji zawierają pewne postanowienia dotyczące powierzenia w swoich regulaminach. Należy zwrócić uwagę, w jakim zakresie dostawca usług wideokonferencji będzie osobnym administratorem, a w jakim podmiotem przetwarzającym np. pracodawcy chcącego w ten sposób zorganizować komunikację w organizacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Pamiętając o zasadnie privacy by design musimy skutecznie chronić dane osobowe naszych pracowników czy rozmówców, i w tym duchu należy dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia – najlepiej od dostawcy, który będzie nasze dane chronił w dostateczny sposób. Dostawca usług wideokonferencji musi dawać rękojmie należytego przetwarzania danych osobowych, w zakresie w którym jest samodzielnym administratorem lub jeśli ma pełnić rolę podmiotu przetwarzającego.

Firmy stosujące widokonferencje powinny wprowadzić określone zasady udziału w wewnętrznych spotkaniach, w   tym jakie dane można podawać, jakie nie, i jak można wykorzystywać narzędzia widokonferencji. Istotne jest by np. określić, że nagrywanie takich wideokonferencji jest zabronione -zarówno jeśli chodzi o obraz, jak i głos. To również dane osobowe. Ma to znaczenie w zakresie zasady ograniczenia przetwarzania danych osobowych i minimalizacji danych, a także samej definicji przetwarzania danych osobowych z art. 4 pkt 2) RODO. Utrwalenie wizerunku lub głosu bowiem stanowi już przetwarzanie danych. Pamiętajmy, że dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia danego celu i tylko w adekwatnym zakresie, również w trakcie rejestracji do konferencji dane nie powinny być zbierane nadmiarowo

– podkreśla mec. Fedczyszyn.

Warto pamiętać, iż polityka prywatności dostawcy usługi wideokonferencji to nie wszystko i musimy zadbać o spełnienie obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 RODO, w tym zebranie stosownych zgód. Gdy do osiągnięcia celów musimy dokonać zapisu przebiegu wideokonferencji lub nawet samego głosu pamiętajmy o stosownych zgodach na utrwalenie wizerunku lub głosu. Dzięki nim będziemy mogli udostępnić zapis przeprowadzonego spotkania np. na stronie Internetowej firmy. Takie zapisy powinny także zostać objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Urząd wskazuje, że dla zabezpieczenia danych w praktyce konieczne jest stosowanie haseł lub odpowiednich metod autoryzacyjnych służących do umożliwienia zapoznania się z informacjami przekazywanymi podczas spotkań tylko osobom upoważnionym. Do tego celu dobrze sprawdzą się kody PIN lub służbowe hasła. Warto także poinstruować swoich pracowników, aby nie publikowali niepotrzebnie pewnych informacji w trakcie wideo-czatu w polach do tego przeznaczonych. Urząd wskazuje także, że można korzystać funkcji zamazanego tła, gdy chcemy chronić informację o tym, gdzie przebywamy. Pamiętajmy, że  dane o lokalizacji również stanowią przedmiot ochrony na gruncie RODO

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Od naszej staranności zależy, czy umożliwimy osobom niepożądanym udział w spotkaniu (udostępniając link do połączenia w miejscu publicznie dostępnym – np. w mediach społecznościowych) oraz czy wybierzemy bezpiecznego dostawcę Internetu i należycie zabezpieczymy nasze połączenie silnym hasłem. Ataki z zewnątrz można ograniczyć, jeśli korzystamy z aplikacji webowych i nie instalujemy oprogramowania na naszym służbowym lub prywatnym komputerze, ponieważ te platformy są lepiej chronione niż nasze komputery.

Urząd zwraca uwagę, że gdy decydujemy się na formę zdalnego kontaktu, jaką jest wideokonferencja, należy korzystać z funkcji programów, które obejmują możliwość wyboru uczestników (opcja „poczekalnia”) lub możliwości ograniczenia korzystania z kamery lub mikrofonu tylko do sytuacji, gdy jest to niezbędne, a także zarządzania ustawieniami ekranu. Nie narażajmy też naszych dokumentów poprzez udostępnianie ich w niekontrolowany sposób, uporządkujmy pulpit i zadbajmy, by nie narażać plików na niepotrzebne udostępnienie, zwłaszcza, gdy mogą zawierać dane prawnie chronione. Zaczynając i kończąc pracę zdalną można dodatkowo stosować bezpieczne połączenia VPN, aby zminimalizować ryzyko utraty informacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Pamiętajmy także o tym, że gdy wyrazimy zgodę lub zaakceptujemy regulamin, nasze informacje mogą być dalej wykorzystywane w celach marketingowych przez podmiot, który zaprasza nas do udziału w spotkaniu. Zależy to także od właściciela platformy, który może mieć interes gospodarczy w uzyskaniu od nas danych w szerszym zakresie, a następnie przekazania ich podmiotom trzecim. Takie dane mogą zostać wykorzystane do profilowania w celach marketingowych przez dostawcę usługi.

Polecamy serwis: RODO w firmie

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS: W 2026 r. nowe zaświadczenia dla pracodawcy. A w nich potwierdzenia okresów potrzebnych do przeliczenia stażu pracy. Wnioski tylko przez PUE ZUS

Kto składa wnioski i otrzymuje zaświadczenia z ZUS? Pracownicy, którzy będą mieli 2 lata na wdrożenie najnowszego przywileju z Kodeksu Pracy. Polega on na ponownym przeliczeniu okresu zatrudnienia poprzez uwzględnienie w nim umów cywilnoprawnych i prowadzenia własnej firmy. Np. w 2026 r. pracodawca doliczy pracownikowi do okresu zatrudnienia (staż pracy) 4 lata przepracowane na umowie zlecenia z okresu studiów w 2018 r. Dzięki temu będzie miał dłuższy urlop (26 dni a nie 20 dni) czy wyższą odprawę. UWAGA! Pracodawca nie załatwi dokumentów niezbędnych do przeliczenia stażu pracy za pracownika. Musi mieć dokument (zaświadczenie) będący podstawą prawną. To wystawia ZUS tylko na wniosek pracownika.

Kredyty hipoteczne oparte na WIBOR: Kontrowersje, stanowisko TSUE i analiza potencjalnego powództwa o usunięcie „wadliwego” wskaźnika

W 2025 roku kredyty hipoteczne w Polsce pozostają silnie uzależnione od wskaźnika WIBOR (Warsaw Interbank Offered Rate), który determinuje oprocentowanie zmiennych rat kredytu lub pożyczki. Według danych z lipca 2025 r., WIBOR 3M wynosi 4,96%, a WIBOR 6M – 4,79%, co po serii obniżek stóp procentowych NBP (ostatnia we wrześniu o 0,25 pp.) przyniosło ulgę kredytobiorcom. Prognozy wskazują na potencjalny dalszy spadek do ok. 4,18% w ciągu najbliższych miesięcy, co mogłoby obniżyć raty o 60-70 zł przy umowie kredytu opiewającej na 400 tys. zł.

Ustawa o zawodzie psychoterapeuty: szansa na zmianę czy kolejny chaos?

Czy ustawa o zawodzie psychoterapeuty uporządkuje rynek i zwiększy bezpieczeństwo pacjentów, czy raczej wprowadzi dodatkowy chaos? O tym, jakie szanse i zagrożenia wiążą się z projektowanymi zmianami, opowiada dr hab. Łukasz Gawęda, prof. IP PAN, psycholog i badacz mechanizmów zaburzeń psychicznych.

Widmo bankructwa wisi nad polskimi firmami. Co trzeci przedsiębiorca obawia się zamknięcia biznesu

Dużo firm w Polsce boi się dziś, że ich klienci nie zapłacą na czas – wynika z najnowszego raportu. Zatory płatnicze pochłaniają tygodniowo nawet kilkanaście godzin pracy i kosztują firmy utratę płynności, reputacji i szans rozwojowych. Aż 30% przedsiębiorstw z sektora MŚP przyznaje, że w perspektywie dwóch lat ryzykuje upadłość.

REKLAMA

Przeprowadzka dla niższych podatków? Możesz nieświadomie zmienić prawo spadkowe i narazić rodzinę na kłopoty

Coraz więcej Polaków wybiera Cypr, Maltę czy Dubaj, by obniżyć podatki. Ale mało kto zdaje sobie sprawę, że taka decyzja może diametralnie zmienić zasady dziedziczenia majątku. Różnica między rezydencją podatkową a miejscem zwykłego pobytu w prawie spadkowym sprawia, że nieprzemyślana zmiana może kosztować rodzinę lata sporów i ogromne pieniądze.

Senat: Licytacja elektroniczna mieszkania przez komornika. To standard jeszcze w tym roku

Zasadą staje się bowiem licytacja elektroniczna nieruchomości przez komornika. Ustawa nowelizująca odpowiednio kodeksu postępowania cywilnego jest w Senacie.

Kancelaria, która słucha i sprzedaje - jak budować nowoczesną markę w zgodzie z wartościami?

Marketing kancelarii to nie fast food. Budowanie marki kancelarii to proces na lata. Przemyślana i wdrażana na bieżąco strategia, długoterminowe i krótkoterminowe plany, odpowiednio dobrane narzędzia - brzmi jak wyzwanie. Czy to się opłaca?

Jest decyzja! 10 listopada dniem wolnym od pracy. Jednak nie dla wszystkich

Premier zdecydował, że 10 listopada 2025 roku będzie dniem wolnym od pracy dla urzędników państwowych. Dzięki tej decyzji pracownicy służby cywilnej będą mieli czterodniowy weekend, który potrwa od soboty 8 listopada do wtorku 11 listopada, czyli Narodowego Święta Niepodległości. Oto szczegóły.

REKLAMA

Rzecznik Generalny TSUE przeciwny podważaniu metody wyznaczania WIBOR. Nie będzie masowego kwestionowania wszystkich umów z WIBOR-em

W większości sporów sądowych o WIBOR konsumenci zarzucają bankom, że nie wskazały w umowie metody ustalania WIBOR. Kategoryczna opinia Rzecznika Generalnego Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w tym zakresie znacząco zmniejsza szanse konsumentów na skuteczne podważenie WIBOR w swoich umowach kredytowych – piszą radca prawny Bartłomiej Rybicki oraz radca prawny Bartłomiej Ślażyński z Kancelarii Radców Prawnych Anety Ciechowicz-Jaworskiej i Bartłomieja Ślażyńskiego.

Bon kaucyjny za zwrócone butelki i puszki? MKiŚ: to zgodne z prawem ale tylko gdy bon da się wymienić na pieniądze przez co najmniej 1 miesiąc

Ministerstwo Klimatu i Środowiska w komunikacie z 16 września 2025 r. poinformowało, że Polskie przepisy o systemie kaucyjnym jednoznacznie wskazują, że przy zwrocie opakowania ze znakiem kaucji, osobie zwracającej butelkę lub puszkę należy się zwrot w formie pieniężnej (np. w gotówce albo na kartę). Dopuszczalne prawnie jest jednak wydanie (np. przez automat) bonu lub kuponu, z kwotą kaucji - o ile taki druk da się łatwo spieniężyć i będzie on ważny przynajmniej miesiąc.

REKLAMA