REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wideokonferencje w świetle nowych wytycznych UODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
mec. Paweł Fedczyszyn
Chałas i Wspólnicy
Kancelaria Prawna
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie są wprost regulowane przepisami ogólnego rozporządzenia RODO. Ważne jest zatem przyjęcie pewnych standardów. Wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji opublikował Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Wideokonferencje w świetle prawa – są nowe wytyczne

Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. Na co powinniśmy zwracać szczególną uwagę? Aspekty praktyczne omawia mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

REKLAMA

Polecamy: Pracodawca w kryzysie

Kwestia ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie jest wprost regulowana przepisami ogólnego rozporządzenia RODO, wobec czego ważne jest przyjęcie pewnych standardów.  

Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorców czy pracodawców, ponieważ podczas komunikacji na odległość zazwyczaj dochodzi do sytuacji, w których uczestnicy udostępniają informacje o sobie m.in.: imię, nazwisko, wizerunek, pseudonim, numer IP czy informacje zawarte w cookies, będące w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO danymi osobowymi podlegającymi ochronie

– komentuje mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W zakresie rozmów prywatnych wykonywanych w celach osobistych nie spotykamy się z tym problemem, ponieważ rozporządzenie RODO nie ma zastosowania do takich sytuacji. Podstawowym pytaniem jest więc to, jakie dane osobowe można przetwarzać w sytuacjach służbowych i na jakiej podstawie prawnej powinno się to odbywać, aby przetwarzanie było zgodne z rozporządzeniem RODO.

Podmioty udostępniające narzędzia do wideokonferencji biznesowych odnotowują w ostatnich tygodniach rosnące zainteresowanie swoimi produktami. Z narzędzi korzystają wszyscy – zarówno nauczyciele podczas lekcji zdalnych, jak i firmy w swojej bieżącej działalności. Często robią to jednak bez świadomości aspektów prawnych, jakie się z tym wiążą.

Pierwszą ze wskazówek, która została zawarta w nowych wytycznych, jest zapoznanie się z obowiązującymi politykami prywatności lub regulaminami korzystania z serwisów do komunikacji zdalnej. Należy pamiętać, że dostawca usług wideokonferencji również będzie przetwarzać dane osobowe użytkowników. W związku z tym warto się zastanowić nad kwestią zawarcia stosownej umowy powierzenia przetwarzania, jeśli do takiego powierzenia będzie dochodzić. Często dostawcy usług wideokonferencji zawierają pewne postanowienia dotyczące powierzenia w swoich regulaminach. Należy zwrócić uwagę, w jakim zakresie dostawca usług wideokonferencji będzie osobnym administratorem, a w jakim podmiotem przetwarzającym np. pracodawcy chcącego w ten sposób zorganizować komunikację w organizacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Pamiętając o zasadnie privacy by design musimy skutecznie chronić dane osobowe naszych pracowników czy rozmówców, i w tym duchu należy dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia – najlepiej od dostawcy, który będzie nasze dane chronił w dostateczny sposób. Dostawca usług wideokonferencji musi dawać rękojmie należytego przetwarzania danych osobowych, w zakresie w którym jest samodzielnym administratorem lub jeśli ma pełnić rolę podmiotu przetwarzającego.

Firmy stosujące widokonferencje powinny wprowadzić określone zasady udziału w wewnętrznych spotkaniach, w   tym jakie dane można podawać, jakie nie, i jak można wykorzystywać narzędzia widokonferencji. Istotne jest by np. określić, że nagrywanie takich wideokonferencji jest zabronione -zarówno jeśli chodzi o obraz, jak i głos. To również dane osobowe. Ma to znaczenie w zakresie zasady ograniczenia przetwarzania danych osobowych i minimalizacji danych, a także samej definicji przetwarzania danych osobowych z art. 4 pkt 2) RODO. Utrwalenie wizerunku lub głosu bowiem stanowi już przetwarzanie danych. Pamiętajmy, że dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia danego celu i tylko w adekwatnym zakresie, również w trakcie rejestracji do konferencji dane nie powinny być zbierane nadmiarowo

– podkreśla mec. Fedczyszyn.

Warto pamiętać, iż polityka prywatności dostawcy usługi wideokonferencji to nie wszystko i musimy zadbać o spełnienie obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 RODO, w tym zebranie stosownych zgód. Gdy do osiągnięcia celów musimy dokonać zapisu przebiegu wideokonferencji lub nawet samego głosu pamiętajmy o stosownych zgodach na utrwalenie wizerunku lub głosu. Dzięki nim będziemy mogli udostępnić zapis przeprowadzonego spotkania np. na stronie Internetowej firmy. Takie zapisy powinny także zostać objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Urząd wskazuje, że dla zabezpieczenia danych w praktyce konieczne jest stosowanie haseł lub odpowiednich metod autoryzacyjnych służących do umożliwienia zapoznania się z informacjami przekazywanymi podczas spotkań tylko osobom upoważnionym. Do tego celu dobrze sprawdzą się kody PIN lub służbowe hasła. Warto także poinstruować swoich pracowników, aby nie publikowali niepotrzebnie pewnych informacji w trakcie wideo-czatu w polach do tego przeznaczonych. Urząd wskazuje także, że można korzystać funkcji zamazanego tła, gdy chcemy chronić informację o tym, gdzie przebywamy. Pamiętajmy, że  dane o lokalizacji również stanowią przedmiot ochrony na gruncie RODO

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Od naszej staranności zależy, czy umożliwimy osobom niepożądanym udział w spotkaniu (udostępniając link do połączenia w miejscu publicznie dostępnym – np. w mediach społecznościowych) oraz czy wybierzemy bezpiecznego dostawcę Internetu i należycie zabezpieczymy nasze połączenie silnym hasłem. Ataki z zewnątrz można ograniczyć, jeśli korzystamy z aplikacji webowych i nie instalujemy oprogramowania na naszym służbowym lub prywatnym komputerze, ponieważ te platformy są lepiej chronione niż nasze komputery.

Urząd zwraca uwagę, że gdy decydujemy się na formę zdalnego kontaktu, jaką jest wideokonferencja, należy korzystać z funkcji programów, które obejmują możliwość wyboru uczestników (opcja „poczekalnia”) lub możliwości ograniczenia korzystania z kamery lub mikrofonu tylko do sytuacji, gdy jest to niezbędne, a także zarządzania ustawieniami ekranu. Nie narażajmy też naszych dokumentów poprzez udostępnianie ich w niekontrolowany sposób, uporządkujmy pulpit i zadbajmy, by nie narażać plików na niepotrzebne udostępnienie, zwłaszcza, gdy mogą zawierać dane prawnie chronione. Zaczynając i kończąc pracę zdalną można dodatkowo stosować bezpieczne połączenia VPN, aby zminimalizować ryzyko utraty informacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Pamiętajmy także o tym, że gdy wyrazimy zgodę lub zaakceptujemy regulamin, nasze informacje mogą być dalej wykorzystywane w celach marketingowych przez podmiot, który zaprasza nas do udziału w spotkaniu. Zależy to także od właściciela platformy, który może mieć interes gospodarczy w uzyskaniu od nas danych w szerszym zakresie, a następnie przekazania ich podmiotom trzecim. Takie dane mogą zostać wykorzystane do profilowania w celach marketingowych przez dostawcę usługi.

Polecamy serwis: RODO w firmie

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MOPS: utrata zasiłku przez rentę wdowią [Przykład]

W przypadku gdy uzyskanie dochodu z tytułu części emerytury spowoduje przekroczenie kryterium dochodowego uprawniającego do zasiłku rodzinnego i utratę prawa do świadczeń, to w omawianym w artykule przykładzie zasiłki rodzinne z dodatkami nie będą przysługiwać już od 1 września 2025 r. (źródło: MRPiPS).

Renta wdowia ogranicza prawo do zasiłków z MOPS. Reguły. Przykład

Renta wdowia wpływa na prawo do zasiłku rodzinnego. Jakie obowiązują tu reguły? Podamy je na przykładzie. Źródło informacji: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Dodatek dopełniający: 2610 zł co miesiąc z ZUS. 200 tysięcy osób już dostaje, ale inni zostali pominięci. Sprawdź, co się zmieni w 2025

Dodatek dopełniający w wysokości 2 610,72 zł miał być przełomem dla osób z niepełnosprawnościami. Od marca 2025 roku świadczenie trafia już do ponad 200 tys. osób, ale nie każdy z orzeczeniem je dostaje. ZUS wypłaca je tylko wybranym, co budzi ogromne kontrowersje. Rząd zapowiada nowelizację przepisów. Sprawdź, kto może zyskać, a kto wciąż zostanie pominięty mimo podobnej sytuacji zdrowotnej.

Wielka rewolucja w ZUS coraz bliżej? Nowy projekt ustawy o ubezpieczeniach społecznych zapowiada koniec biurokracji, przejęcie rozliczeń przez ZUS i cyfrową obsługę płatników

Rząd szykuje największą od lat propozycję zmian w systemie ubezpieczeń społecznych. Zakłada ona, że to ZUS przejmie od przedsiębiorców obowiązek wyliczania i rozliczania składek, co ma uprościć procedury, zmniejszyć liczbę błędów i odciążyć miliony płatników. Reforma, przygotowana przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ma zostać wdrożona etapami do 2031 roku i wprowadzić m.in. jednolity plik ubezpieczeniowy oraz pełną cyfryzację rozliczeń.

REKLAMA

MOPS: renta wdowia obniża szanse na zasiłki [Komunikat MRPiPS]

Renta wdowia jest doliczana do dochodu odbierającego prawo do świadczeń rodzinnych z MOPS. Już dziś progi dla dochodu te są niskie (by nie rzecz mocniej), gdyż nie zostały zwaloryzowane na 2026 r. Wciąż wynoszą 674 zł na osobę w rodzinie. Jeżeli w rodzinie jest dziecko niepełnosprawne, limit wzrasta do 764 zł na osobę. Wszystko to kwoty netto. To dalej bardzo, bardzo niski limit (praktycznie poniżej minimum socjalnego).

Sprzedając nieruchomość, można stracić własność i nie otrzymać od nabywcy ani grosza. Akt notarialny przed tym nie zabezpiecza. Jest jednak na to sposób, choć nie powie o nim każdy notariusz

Nie każdy jest świadomy, że dokonując sprzedaży domu czy mieszkania (pomimo zachowania wymaganej formy aktu notarialnego), można nabawić się nie lada problemów, jeżeli nie zadba się o jeden mały szczegół transakcji – moment zapłaty ceny przez nabywcę nieruchomości (lub odpowiednie zabezpieczenie tej zapłaty). W jaki sposób przeprowadzić transakcję kupna-sprzedaży domu czy mieszkania, aby pod względem uzyskania zapłaty ceny za zbywaną nieruchomość – nie wiązała się ona z ryzykiem dla sprzedającego?

Tych opłat (wbrew powszechnej praktyce) szkoły i przedszkola nie mogą pobierać od rodziców w roku szkolnym 2025/2026. Ważna informacja dla rodziców uczniów i przedszkolaków, rozpoczynających rok szkolny

Bardzo częstym zjawiskiem jest obciążanie rodziców, przez szkoły, kosztami przygotowania posiłków w stołówce szkolnej, dla dzieci uczęszczających do szkół podstawowych (a w przypadku, gdy szkoła korzysta z usług firmy cateringowej – również kosztami ich dowozu). Jest to praktyka, która nie jest jednak zgodna z przepisami ustawy – Prawo oświatowe i orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego. Jak zatem jest z tymi obiadami w szkołach (i przedszkolach), kto i w jakim zakresie ponosi ich koszt oraz którym uczniom przysługuje całkowite zwolnienie z opłat za posiłki w roku szkolnym 2025/2026?

Za szkody najemcy zapłaci wynajmujący? Za co odpowiedzialność ponosi lokator?

Zaległości dotyczące płatności czynszu i rachunków, a także złe zachowanie najemcy prowadzące do konfliktów z sąsiadami. Tego najbardziej mogą obawiać się właściciele mieszkań rozważający ich wynajęcie. Zaległości czynszowe to częściej poruszany temat aniżeli konsekwencje złego zachowania lokatora w prywatnym mieszkaniu. Tymczasem obawy właścicieli mieszkań o skutki złego zachowania lokatora są czasem spore. Wzmacniają je uchwały wspólnot mieszkaniowych próbujące „przerzucić” na wynajmującego odpowiedzialność za nieodpowiednie zachowanie najemcy (np. spowodowanie szkód w częściach wspólnych budynku). Warto wyjaśnić, dlaczego takie uchwały są wątpliwe i poruszyć również inne aspekty złego zachowania lokatorów.

REKLAMA

1300 zł miesięcznie dla każdego dorosłego? Za to zniknąć muszą: 800+, zasiłki socjalne, 13 i 14 emerytura. Ministerstwo Finansów policzyło koszty wprowadzenia bezwarunkowego dochodu podstawowego (BDP)

W odpowiedzi na interpelację poselską, Jurand Drop, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, udzielił odpowiedzi na pytanie, czy jego resort pracuje nad wprowadzeniem w Polsce tzw. bezwarunkowego dochodu podstawowego (BDP) i jakie byłby koszty wypłaty każdemu dorosłemu obywatelowi 1300 zł tytułem BDP.

Koniec z nadużywaniem przez pracodawców umów zlecenia i umów o dzieło – zostaną one przekształcone w umowy o pracę. „Umowa o pracę zapewnia większą ochronę prawną, stabilność zatrudnienia, daje też dostęp do świadczeń i uprawnień pracowniczych”

W dniu 19 sierpnia br. do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów trafił przygotowany w MRPiPS projekt ustawy o Reformie Państwowej Inspekcji Pracy. Zakłada on m.in. uprawnienie Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych (czyli umów zlecenia i umów o dzieło) w umowy o pracę. Ma to istotnie ograniczyć nadużycia pracodawców względem pracowników, polegające na zawieraniu przez nich umów cywilnoprawnych z pracownikami, w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę.

REKLAMA