REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wideokonferencje w świetle nowych wytycznych UODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
mec. Paweł Fedczyszyn
Chałas i Wspólnicy
Kancelaria Prawna
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. /Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie są wprost regulowane przepisami ogólnego rozporządzenia RODO. Ważne jest zatem przyjęcie pewnych standardów. Wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji opublikował Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Wideokonferencje w świetle prawa – są nowe wytyczne

Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia wideokonferencji. Na co powinniśmy zwracać szczególną uwagę? Aspekty praktyczne omawia mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

REKLAMA

Polecamy: Pracodawca w kryzysie

Kwestia ochrony danych osobowych w kontekście wideokonferencji nie jest wprost regulowana przepisami ogólnego rozporządzenia RODO, wobec czego ważne jest przyjęcie pewnych standardów.  

Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorców czy pracodawców, ponieważ podczas komunikacji na odległość zazwyczaj dochodzi do sytuacji, w których uczestnicy udostępniają informacje o sobie m.in.: imię, nazwisko, wizerunek, pseudonim, numer IP czy informacje zawarte w cookies, będące w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO danymi osobowymi podlegającymi ochronie

– komentuje mec. Paweł Fedczyszyn, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W zakresie rozmów prywatnych wykonywanych w celach osobistych nie spotykamy się z tym problemem, ponieważ rozporządzenie RODO nie ma zastosowania do takich sytuacji. Podstawowym pytaniem jest więc to, jakie dane osobowe można przetwarzać w sytuacjach służbowych i na jakiej podstawie prawnej powinno się to odbywać, aby przetwarzanie było zgodne z rozporządzeniem RODO.

Podmioty udostępniające narzędzia do wideokonferencji biznesowych odnotowują w ostatnich tygodniach rosnące zainteresowanie swoimi produktami. Z narzędzi korzystają wszyscy – zarówno nauczyciele podczas lekcji zdalnych, jak i firmy w swojej bieżącej działalności. Często robią to jednak bez świadomości aspektów prawnych, jakie się z tym wiążą.

Pierwszą ze wskazówek, która została zawarta w nowych wytycznych, jest zapoznanie się z obowiązującymi politykami prywatności lub regulaminami korzystania z serwisów do komunikacji zdalnej. Należy pamiętać, że dostawca usług wideokonferencji również będzie przetwarzać dane osobowe użytkowników. W związku z tym warto się zastanowić nad kwestią zawarcia stosownej umowy powierzenia przetwarzania, jeśli do takiego powierzenia będzie dochodzić. Często dostawcy usług wideokonferencji zawierają pewne postanowienia dotyczące powierzenia w swoich regulaminach. Należy zwrócić uwagę, w jakim zakresie dostawca usług wideokonferencji będzie osobnym administratorem, a w jakim podmiotem przetwarzającym np. pracodawcy chcącego w ten sposób zorganizować komunikację w organizacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Pamiętając o zasadnie privacy by design musimy skutecznie chronić dane osobowe naszych pracowników czy rozmówców, i w tym duchu należy dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia – najlepiej od dostawcy, który będzie nasze dane chronił w dostateczny sposób. Dostawca usług wideokonferencji musi dawać rękojmie należytego przetwarzania danych osobowych, w zakresie w którym jest samodzielnym administratorem lub jeśli ma pełnić rolę podmiotu przetwarzającego.

Firmy stosujące widokonferencje powinny wprowadzić określone zasady udziału w wewnętrznych spotkaniach, w   tym jakie dane można podawać, jakie nie, i jak można wykorzystywać narzędzia widokonferencji. Istotne jest by np. określić, że nagrywanie takich wideokonferencji jest zabronione -zarówno jeśli chodzi o obraz, jak i głos. To również dane osobowe. Ma to znaczenie w zakresie zasady ograniczenia przetwarzania danych osobowych i minimalizacji danych, a także samej definicji przetwarzania danych osobowych z art. 4 pkt 2) RODO. Utrwalenie wizerunku lub głosu bowiem stanowi już przetwarzanie danych. Pamiętajmy, że dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia danego celu i tylko w adekwatnym zakresie, również w trakcie rejestracji do konferencji dane nie powinny być zbierane nadmiarowo

– podkreśla mec. Fedczyszyn.

Warto pamiętać, iż polityka prywatności dostawcy usługi wideokonferencji to nie wszystko i musimy zadbać o spełnienie obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 RODO, w tym zebranie stosownych zgód. Gdy do osiągnięcia celów musimy dokonać zapisu przebiegu wideokonferencji lub nawet samego głosu pamiętajmy o stosownych zgodach na utrwalenie wizerunku lub głosu. Dzięki nim będziemy mogli udostępnić zapis przeprowadzonego spotkania np. na stronie Internetowej firmy. Takie zapisy powinny także zostać objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Urząd wskazuje, że dla zabezpieczenia danych w praktyce konieczne jest stosowanie haseł lub odpowiednich metod autoryzacyjnych służących do umożliwienia zapoznania się z informacjami przekazywanymi podczas spotkań tylko osobom upoważnionym. Do tego celu dobrze sprawdzą się kody PIN lub służbowe hasła. Warto także poinstruować swoich pracowników, aby nie publikowali niepotrzebnie pewnych informacji w trakcie wideo-czatu w polach do tego przeznaczonych. Urząd wskazuje także, że można korzystać funkcji zamazanego tła, gdy chcemy chronić informację o tym, gdzie przebywamy. Pamiętajmy, że  dane o lokalizacji również stanowią przedmiot ochrony na gruncie RODO

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Od naszej staranności zależy, czy umożliwimy osobom niepożądanym udział w spotkaniu (udostępniając link do połączenia w miejscu publicznie dostępnym – np. w mediach społecznościowych) oraz czy wybierzemy bezpiecznego dostawcę Internetu i należycie zabezpieczymy nasze połączenie silnym hasłem. Ataki z zewnątrz można ograniczyć, jeśli korzystamy z aplikacji webowych i nie instalujemy oprogramowania na naszym służbowym lub prywatnym komputerze, ponieważ te platformy są lepiej chronione niż nasze komputery.

Urząd zwraca uwagę, że gdy decydujemy się na formę zdalnego kontaktu, jaką jest wideokonferencja, należy korzystać z funkcji programów, które obejmują możliwość wyboru uczestników (opcja „poczekalnia”) lub możliwości ograniczenia korzystania z kamery lub mikrofonu tylko do sytuacji, gdy jest to niezbędne, a także zarządzania ustawieniami ekranu. Nie narażajmy też naszych dokumentów poprzez udostępnianie ich w niekontrolowany sposób, uporządkujmy pulpit i zadbajmy, by nie narażać plików na niepotrzebne udostępnienie, zwłaszcza, gdy mogą zawierać dane prawnie chronione. Zaczynając i kończąc pracę zdalną można dodatkowo stosować bezpieczne połączenia VPN, aby zminimalizować ryzyko utraty informacji

– dodaje mec. Fedczyszyn.

Pamiętajmy także o tym, że gdy wyrazimy zgodę lub zaakceptujemy regulamin, nasze informacje mogą być dalej wykorzystywane w celach marketingowych przez podmiot, który zaprasza nas do udziału w spotkaniu. Zależy to także od właściciela platformy, który może mieć interes gospodarczy w uzyskaniu od nas danych w szerszym zakresie, a następnie przekazania ich podmiotom trzecim. Takie dane mogą zostać wykorzystane do profilowania w celach marketingowych przez dostawcę usługi.

Polecamy serwis: RODO w firmie

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Empatia zamiast strachu? Apel w sprawie małoletnich pasażerów

Kontrolerzy powinni być świadomi emocji dzieci i podchodzić do nich z empatią stosowną do ich wieku - podkreśla Rzeczniczka Praw Dziecka Monika Horna-Cieślak. Do biura RPD wpływa wiele zgłoszeń dotyczących łamania praw dziecka w środkach transportu publicznego.

Czym jest świadczenie urlopowe, ile wynosi w 2025 roku i czym różni się od tzw. wczasów pod gruszą. Podatki i składki ZUS

W sezonie wakacyjnym wielu pracowników zadaje sobie pytanie: czy oprócz wynagrodzenia za urlop przysługuje mi jakieś dodatkowe świadczenie? Odpowiedź brzmi: tak, jeśli spełnione są odpowiednie warunki — możesz otrzymać tzw. świadczenie urlopowe lub „wczasy pod gruszą”. Co to dokładnie oznacza? Wyjaśniamy!

Upoważnienie do opieki nad dzieckiem: do pobrania na wyjazd w wakacje [WZÓR]

Wakacje to okres częstych wyjazdów dzieci, czasami również z innymi osobami niż rodzice. Dzieci, które wyjeżdżają z babcią, dziadkiem, ciocią, wujkiem czy innymi osobami, muszą mieć ze sobą upoważnienie. Rodzice przygotowują takie pismo i najlepiej, aby podpisali je wspólnie.

Więcej i lepiej dla Ukraińców? Jest projekt zmian ustawy [dot. pobytu, 800 plus, świadczeń, zakwaterowania, pracy]

Więcej i lepiej dla Ukraińców? Jest projekt zmian ustawy w zakresie pobytu, świadczeń, zakwaterowania i pracy Ukraińców na terytorium Polski. Najważniejszym uprawnieniem jest przedłużenie tymczasowej ochrony i związanych z nią uprawnień dla uchodźców do 4 marca 2026 roku. Jednocześnie planowane są zmiany w procedurach pobytowych, rejestracji PESEL, a także w funkcjonowaniu ośrodków zbiorowego zakwaterowania.

REKLAMA

Jednorazowo 7000 zł z ZUS: łatwiej, szybciej, bez decyzji

Jednorazowo 7000 zł z ZUS: łatwiej, szybciej, bez decyzji. A wszystko to za sprawą rozporządzenia, które ma się zmienić, aby ułatwić świadczeniobiorcom sprawne uzyskanie pieniędzy i uniknięcie zbędnych procedur i biurokracji. Co zatem się zmieni?

Wygrana bez rekompensaty: Firma pokonała ZUS na całej linii, ale kosztów nie odzyskała

Firma pokonała ZUS, ale nie uzyskała rekompensaty. „Ponad 871 decyzji ZUS, 150 tys. stron dokumentacji, tysiące godzin pracy. Wszystkie sprawy wygrane przez przedsiębiorcę przed sądami w I i II instancji. W teorii - spektakularny sukces. W praktyce ekonomiczna porażka" - pisze dzisiejszy „Dziennik Gazeta Prawna".

Alarmujący raport NIK o sytuacji niepełnosprawnych. Jest źle, potrzebne są zmiany

Alarmujący raport NIK o sytuacji niepełnosprawnych. Jest źle, potrzebne są zmiany. Co to są warsztaty terapii zajęciowej (WTZ)? Kto organizuje i po co są warsztaty terapii zajęciowej (WTZ)? Co się dzieje z pieniędzmi z PFRON i jakie nadużycie wykryto - wszystko to wynika z najnowszego raportu NIK.

Abonament RTV: drożej w 2026 roku. Jakie zniżki za zapłatę z góry? Jakie kary za niepłacenie abonamentu i brak rejestracji odbiornika?

W 2026 roku obowiązywać będą wyższe stawki abonamentu RTV niż w 2025 roku. Tak wynika z rozporządzenia Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z 27 czerwca 2025 r. w sprawie wysokości opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych oraz zniżek za ich uiszczanie z góry za okres dłuższy niż jeden miesiąc w 2026 r. 

REKLAMA

22 lipca 2025 r.: rekonstrukcja rządu

Rekonstrukcja rządu odbędzie się we wtorek 22 lipca 2025 roku. Została opóźniona o tydzień na wniosek marszałka Sejmu Szymona Hołowni. Czym zostało podyktowane opóźnienie zmian w rządzie?

Co daje niepełnosprawność sprzężona?

Co daje niepełnosprawność sprzężona? Chociaż większość osób, które cierpi na różnego rodzaju zaburzenia powiedziałoby raczej: co odbiera niepełnosprawność sprzężona? (sic!). Odbiera zdrowie i jakość życia, a czasami nawet samo życie. W artykule skupimy się omówieniu podstawowych pojęć i uprawnień, szczególnie dla dzieci, związanych z niepełnosprawnością sprzężoną. Zatem: co to jest niepełnosprawność sprzężona? Jakie to są niepełnosprawności sprzężone? Czy autyzm to niepełnosprawność sprzężoną? Kto orzeka o niepełnosprawności sprzężonej?

REKLAMA